Por Pablo Franceskin
Publicado en febrero 2012
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Implementación de Oracle IPM: “Una respuesta a la complejidad del Ciclo de Vida de Cuentas por Pagar” Asimismo, el proceso de pagos es uno de los más consumidores de papel en las organizaciones. Atenta constantemente contra las tendencias de reducción en el uso de papel, impresiones, etc. Aquí entra en juego un factor muy importante para la responsabilidad social de la organización: el impacto ecológico. Sumado al impacto, este elemento, se traduce nuevamente en sobrecostos ocultos de la organización. Para diseñar un correcto proceso de pagos, es necesario evaluar, ajustar y optimizar el Ciclo de Vida de las Facturas dentro de la organización: desde el momento de la entrega por el proveedor, todo su proceso de aprobación, hasta el momento en que es aprobada y su pago emitido. El principal implicado durante el ciclo, es el sector de Cuentas por Pagar(Accounts Payables) pero afecta a todos los sectores de la organización que interactúen con facturas y pagos. |
El ciclo en cuestión es conocido como el Ciclo de Cuentas por Pagar (Accounts Payables Workflow), el cual cuenta con diversos jugadores, problemáticas e implicancias para la organización. Se enuncian a continuación las principales y las que el presente desarrollo aborda para comprometer su solución:
-Facturas físicas: el punto de inicio del proceso es la recepción de la factura física del proveedor. En primera instancia provoca un consumo de papel y su costo de archivo, que contradice todas las nuevas tendencias paperless. Si bien existe el proceso de facturación digital, se tiene una adopción lenta en los países de Latinoamérica. Asimismo, se le suma la constante duplicidad de facturas enviadas por los proveedores para asegurarse su pago.
-Flujo de aprobación: antes de ser contabilizada y pagada, la factura debe recorrer diversos sectores de la organización para su evaluación y firma. Dicho proceso requiere que el papel viaje físicamente sector a sector, facilitando la perdida de información, encolamiento en “pilas de papel”, detención del proceso y retrasos. En muchos casos hasta provocando reimpresiones o nuevas solicitudes al proveedor de su factura.
-Visibilidad del flujo de aprobación: al desplazarse la factura física se pierde control y seguimiento ¬ de cada documento, su tiempo de aprobación, su estado. Asimismo, es imposible conocer la cantidad de facturas por sector, los implicados en el proceso, los cuellos de botella, etc.
-Integración con Sistemas Financieros: el punto final del ciclo es la creación de la factura del proveedor en el sistema financiero (Comúnmente un ERP) de la organización para su contabilización, emisión de cheque y pago. Este proceso al ser manual puede provocar el error en la carga, la duplicidad de facturas, y especialmente, el consumo de tiempo para el capturar datos de forma.
Ante las situaciones/problemáticas planteadas responde el proyecto de automatización. El cual es posible bautizar como: “Una respuesta a la complejidad del Ciclo de Vida de Cuentas por Pagar”.
El proyecto plantea la implementación de una solución de digitalización, gestión de flujo automático e integración con Sistemas Financieros para la Administración de todo el Ciclo de Vida de Cuentas por Pagar, y la gestión de sus participantes.
El proyecto se basa en la utilización de la solución de digitalización y administración de contenido (imágenes) ya consolidada en mercado - Oracle IPM + Oracle Document Capture -, montando sobre ella la personalización y adaptación necesaria para responder a las necesidades.
El proyecto cuenta con los siguientes requerimientos y características para cumplimentar la solución de la coyuntura planteada, divididos en las etapas que al ciclo y la organización aplican:
- Digitalización:
Implementación de una o más estaciones de trabajo con el producto de digitalización - Oracle Document Capture -, captura y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de imágenes. La estación realizará la digitalización de la factura, e incorpora los metadatos de la factura automáticamente (ej. número de factura, monto, proveedor, etc). La herramienta de captura validará los datos básicos contra la base de datos del Sistema Financiero (ej. Proveedor, Órden de Compra (PO), 3-way matching (Correlación de cantidades en la factura con las indicadas en el acuse de recibo y a su vez con las solicitadas en la órden de compra), y adicionará todos los datos relevantes faltantes (ej. Número de Proveedor, solicitante, recibos, Ubicación del Proveedor, etc.)
- WorkflowOracle IPM
La imagen y los metadatos serán enviados a un flujo de aprobación (BPEL), contenido en el sistema de administración de imágenes Oracle IPM, en el que cada usuario aprobador tendrá su propia Bandeja de Entrada (Inbox). El ítem de aprobación llegará al usuario conteniendo la información de la factura validada y la imagen para su aprobación. Conlleva la premisa de “work to the user”, es decir, el trabajo viaja hacia el usuario, y y le requiere su interacción gestionando el tiempo implicado, en contraposición, con un documento, entre otros cientos, sobre su escritorio aguardando su reconocimiento.
- Carga de datos adicionales y aprobación
La ventana de visualización del ítem de aprobación será personalizado de manera de que en cada ítem de aprobación realizar la carga de información relevante para el procesamiento:
• Estado de la factura.
• Distribución contable, utilizando y validando flexfields (campos contables) del Sistema Financiero.
• Distribución y calculo impositivo.
• Órdener de Compra (PO), Liberaciónes (Releases), Recibos (Receipts) & Solicitantes (Requestors).
• Three way matching anticipado.
• Validación de montos de factura, aprobado y distribuido.
• Comentarios adicionales.
A través de cualquiera de estos campos el sistema permitirá realizar búsquedas que habiliten al usuario obtener las facturas. Ej. por proveedor, fecha, PO, comentarios, etc.
- Histórico
Cada ítem de ap probación será personalizado a fin de contener en su información los pasos ejecutados por el workflow. Dicho histórico permitirá a cada aprobador conocer las etapas que recorrió.
- Aprobación final e importación al Sistema Financiero
• Una vez cumplidos todos los pasos del flujo, los metadatos serán enviados, junto con la imagen, a través de una acción personalizada, a la interface del Sistema Financiero (ej. component interface de Oracle People Soft, tabla de interface AP de Oracle E-Business Suite, etc.). Dicho proceso creará automáticamente la factura en el Sistema Financiero, sin necesidad de carga manual.
• En el proceso de importación se contemplará la liga segura a la imagen.
• El Sistema Financiero contará con una personalización que le permitirá en el moomento de la búsqueda de la factura, el pago, o cualquier otra etapa relacionada con la factura, visualizar la imagen directamente desde el Sistema Financiero. (requerirá el login de usuario ó IPM)
- Actualización en Sistema Financiero
Cuando la factura sea actualizada (ej. validada o pagada) en el Sistema Financiero un trigger actualizara la información del sistema de administración de imágenes Oracle I IPM, a fin de mantener sincronización entre ambas bases. Esto permitirá al usuario realizar la búsqueda de la factura y contemplar en los metadatos todos los datos de contabiliización necesarios (ej. fecha de pago, modalidad, estado de validación, etc.)
- Reportes
Los reportes principales refieren a:
• Tiempo de ciclo de vida total de aprobación.
• Cantidad y montos de facturas aprobadas por usuario o sector.
• Cantidad total de facturas diarias, mensuales y anuales, por proveedor, sector y usuario.
• Cuentas de distribución contable afectadas a lo largo dell ciclo.
Beneficios principales de la implementación:
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• Reducción del uso del papel (PaperLess). |
Estructura de implantación Modelo
Experiencias anteriores de implementación, permiten la definición de un plan modelo, expuesto a continuación.
La extensión del proyecto podrá variar según la magnitud de la organización, la complejidad del flujo aprobación y las personalizaciones requeridas para adaptarse al ciclo de cada compañía..
Publicado por Pablo Franceskin, Consultor del partner de Oracle Interservices Consulting.