إنشاء حالة أعمال ERP في 5 خطوات باستخدام القالب

"ERP الحالي لدينا على ما يرام. لماذا إصلاح ما لم يتم كسره؟"

إنه سؤال شائع من قادة الأعمال وموظفي الخطوط الأمامية الذين يترددون في إجراء إصلاح شامل لنظام تكنولوجيا المعلومات الرئيس أو لا يدركون الفوائد التي يفتقدونها. لكن يستمر زخم الصناعة في البناء لتحويل عمليات الإدارة المالية من البرامج المحلية القديمة إلى التطبيقات الأحدث التي يمكنها تلبية متطلبات الأعمال الحالية بشكل أفضل. تُعيد الشركات والمؤسسات التفكير في نماذج واستراتيجيات أعمالها أو توسع نطاقها وتنفذ تقنيات جديدة ذات إمكانات لدعم تلك النُهج الجديدة. عندما تقرر الشركات استبدال تطبيق أساس، مثل ERP، يكون الاختيار هذه الأيام غالبًا لتطبيق قائم على السحابة. نظرًا إلى أن ERP مركزي جدًا للعمليات اليومية، إلا أن العديد من المديرين التنفيذيين لا يرون سوى المخاطر في إجراء أي تغيير. باستخدام حالة أعمال ERP مُحددة جيدًا، يمكنك فتح عيون وآذان قادة الأعمال الرئيسة الذين يجب عليهم الموافقة على هذه الخطوة وكسب الموظفين الذين يستخدمون الأنظمة كل يوم.

ما المقصود بحالة أعمال ERP؟

يمثل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) برنامج تستخدمه المؤسسات للإشراف على عمليات أعمالها اليومية، ويغطي وظائف مثل المحاسبة، والمشتريات، وإدارة المشروعات، وإدارة المخاطر والامتثال، وعمليات سلسلة التوريد. تمثل حالة أعمال ERP مستند على نمط عرض تقديمي يوضح بشكل شامل الأساس المنطقي والمبررات والمزايا المتوقعة لتنفيذ نظام ERP جديد داخل المؤسسة. تمتلك معظم الشركات نظام ERP (أو تطبيقات مُتعددة) لتشغيل هذه الوظائف، لذا؛ تركز حالة الأعمال على أسباب الترحيل من الأنظمة المحلية الحالية إلى السحابة. يجب أن ترتبط أسباب إجراء التغيير مباشرةً باستراتيجية الشركة والإمكانات اللازمة لتنفيذ هذه الاستراتيجية. تمثل حالة الأعمال خارطة طريق لأصحاب المصلحة وصناع القرار لتقييم الاستثمار والموافقة عليه في حل ERP جديد.

سبب أهمية إنشاء حالة أعمال لتحديث ERP

تعد حالة أعمال ERP أمرًا بالغ الأهمية للحصول على الموافقة والتمويل لمشروع ERP، إذ توفر حالة الأعمال لصناع القرار الرئيسين فهمًا واضحًا للمزايا والتكاليف والمخاطر والاستراتيجيات المتوقعة المرتبطة بتنفيذ نظام ERP جديد. يساعد وجود حالة أعمال في تركيز الفريق على ما هو مهم وأسباب إجراء التحول. يزيد وجود هذا التركيز من مستوى الالتزام لجعلها مناسبة. من المفيد أيضًا تحفيز الموظفين على الحصول على نظام برمجي أفضل—أو على الأقل الاستعداد لمنحه فرصة عادلة.

عندما تبدأ المؤسسة في التفكير بجدية في تنفيذ نظام ERP جديد، تنشئ القيادة عادةً فريق مشروع، وتتمثل أول مهمة لهذا الفريق في إنشاء حالة أعمال ERP. عندما تقرر الشركات استبدال تطبيق أساس، مثل ERP، يكون الاختيار في الغالب تطبيقًا قائمًا على السحابة. توفر دراسة الجدوى فُرصة للتعمق في طريقة توفير برامج ERP الجديدة لإمكانات الأعمال اللازمة للتنفيذ وفقًا إلى استراتيجية الشركة وتحديد قيمة هذه الإمكانات. قد تربط حالة الأعمال إمكانات برمجية جديدة مثل الذكاء الاصطناعي بتوقعات أفضل تساعد في تحسين أداء الأعمال. قد توضح كيف يقلل ERP المستند إلى السحابة من تكاليف الترقيات المتكررة، مما يجعل الوصول إلى إمكانات تكنولوجيا المعلومات الجديدة أسهل وأكثر فعالية من ناحية التكلفة. من خلال توضيح القيمة مقابل التكلفة وعرضها، يقترب الفريق من تحديد إذا كان يتم متابعة المشروع، بما في ذلك العثور على حل ERP المناسب وتأمين الموافقة من القيادة.

النقاط الرئيسة

• تمثل حالة أعمال ERP الخطوة الأولى في تزويد المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة في الشركات بسياق حول سبب الحاجة إلى نظام ERP جديد.
• تحلل حالة أعمال ERP تقييم التكلفة والفائدة وعائد الاستثمار المحتمل بشكل شامل لتنفيذ نظام جديد.
• يجب أن تقدم حالة أعمال ERP نظرة عامة رفيعة المستوى على مشروع ERP، ثم تفصّل أيضًا طريقة تنفيذ النظام الجديد، بما في ذلك الجداول الزمنية والمراحل والموارد المطلوبة.

5 خطوات لإنشاء حالة أعمال لنظام ERP جديد

يتطلب إنشاء حالة أعمال ERP تعاونًا متعدد الوظائف لتحديد جميع الاحتياجات للحصول على نظام برمجي جديد رئيس والمزايا التي يجلبها وتبرير جدوى الاستثمار. فيما يلي الخطوات الرئيسة لإنشاء حالة أعمال ERP.

1. تقييم البرامج الحالية مقابل الاحتياجات القادمة

عند إنشاء حالة أعمال ERP للسحابة، ابدأ بترسيخ الجهد المبذول في استراتيجية الشركة والإمكانات اللازمة للتنفيذ بناءً على تلك الاستراتيجية. انظر في احتياجاتك المستقبلية. بعد ذلك، حدد الفجوات بين هذه الإمكانات والحالة الحالية لأنظمة ERP في مؤسستك وعمليات الأعمال ذات الصلة. إذا كان ذلك مُمكنًا، فقارن نفسك ببعض الأقران لتحديد مجالات الفرص. توجد العديد من المزايا المحتملة لترقية التكنولوجيا، لكنك لن تكتسب العديد من هذه المزايا إذا كنت لا تفهم أين وكيف ولماذا أنت متخلف عن الترقية. لا تريد ترحيل عملية غير فعّالة إلى نظام ERP جديد. يساعد توفير سياق حول سبب الحاجة إلى نظام ERP جديد أصحاب المصلحة على فهم شكل جهد التحول بالنظر إلى حالتك الحالية.

إجراء تقييم للنظام الموجود

العمل مع مختلف أصحاب المصلحة في الأعمال، وتقييم نقاط القوة والضعف في البرامج والعمليات الحالية لديك. على سبيل المثال، هل تستخدم أحدث التقنيات، وهل يمكنك إضافة إمكانات جديدة بانتظام عند ظهورها وتوافرها؟ قم بإجراء هذا التقييم عبر وظائف مُختلفة، مثل الإدارة المالية والتخطيط والمشتريات. تتمثل الفكرة في معرفة نقاط الضعف، وتحديد أين توجد أوجه القصور، ومعرفة طريقة تأثير هذه القيود على المؤسسة.

تدقيق عمليات الأعمال الحالية

يمكنك إجراء مراجعة شاملة لعمليات الأعمال وسير العمل لتحديد المشكلات وحالات التكرار ونطاقات التحسين، مثل تحديثات النظام المستهلكة للوقت والمهام اليدوية.

عرض تكاليف العملية الحالية

يمكنك تقدير التكاليف التشغيلية المرتبطة بنظام ERP الحالي، بما في ذلك ترخيص البرامج والأجهزة والتدريب والاستشارات والموظفين والصيانة المستمرة والترقيات والنفقات الأخرى المرتبطة.

تحديد أوجه القصور الحالية في العملية

تحديد نقاط الصعوبة وأوجه القصور والقيود الحالية في الأنظمة والعمليات الحالية وتوثيقها، مثل البيانات المفقودة أو التي يصعب الوصول إليها، أو المهام اليدوية بشكل مفرط، أو نقص البيانات في الوقت الفعلي.

إضافة تكلفة أوجه القصور المتعلقة بـ ERP المحلي

يمكنك تحديد التأثير المالي لأوجه القصور المتعلقة بنظام ERP المحلي الحالي، مثل الصيانة اليدوية وأوقات التعطل المزعجة أو قيود النظام الأخرى مثل الافتقار إلى المرونة والحاجة إلى التخصيصات.

2. تحديد متطلبات ERP والتكاليف المقدرة

تحدد هذه الخطوة إذا كان نظام ERP الجديد يعالج ثغرات الإمكانات التي حددتها في الخطوة الأولى. من المهم وضع أهداف وغايات محددة بوضوح تهدف مؤسستك إلى تحقيقها باستخدام ERP السحابي. توضح هذه الخطوة ما يعالجه نظام ERP الجديد أو يتحسن داخل الشركة مقارنةً بنظام ERP المحلي.

معرفة المتطلبات الوظيفية

يمكنك إجراء تحليل شامل للأنظمة الحالية لتحديد المتطلبات والميزات الوظيفية التي يجب أن تكون في نظام ERP الجديد لدعم عمليات الأعمال وتحقيق الأهداف التنظيمية.

عرض الميزات والوحدات المطلوبة

حدد المزايا التي تهمك واختر الميزات والوحدات الرئيسة اللازمة في نظام ERP لتحسين عمليات الأعمال وإضافة الإمكانات، مثل التنبؤ المتقدم باستخدام إمكانات التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي.

إجراء تحليل الفجوة الوظيفية

يمكنك تحديد أي فجوات بين إمكانات النظام الحالي ووظائف نظام ERP السحابي المُقترح. ابحث عن خرائط طريق المنتج لمساعدتك في هذه العملية على مواقع الويب الخاصة بالشركة.

إنشاء خطة تنفيذ ونشر

لكي يتصرف أصحاب المصلحة بناءً على حالة أعمال ERP المقترحة، يحتاجون إلى رؤية خطة توضح بالتفصيل طريقة تنفيذ نظام ERP البديل، بما في ذلك الجداول الزمنية والمراحل والموارد المطلوبة، إلى جانب التحديات المحتملة واستراتيجيات التخفيف.

تقدير تكاليف ERP لأكثر من خمس سنوات

يمكنك التنبؤ بإجمالي التكاليف المرتبطة بتنفيذ نظام ERP وترخيصه وصيانته على مدار فترة ممتدة.

3. حساب عائد الاستثمار

لتحديد إذا كان ERP الجديد هو القرار الصحيح، فيمكنك تقديم تحليل مفصل لعائد الاستثمار المحتمل (ROI). يعتمد هذا التحليل عادةً على مقارنة المكاسب—مثل زيادة الإيرادات، وتحسين التدفق النقدي، وزيادة إنتاجية الموظفين، وخفض تكاليف رأس المال، وتقليل تكاليف الدعم—مقابل التنفيذ وتكاليف الاشتراك المستمرة. يقارن هذا بين التكلفة الإجمالية للملكية للنظام الجديد وتكلفة الحفاظ على النظام الحالي وصيانته. تعتمد بشكل كبير على معايير الصناعة عادةً، ودراسات المحللين، ونماذج نضج العمليات التجارية لتقييم مجموعة من نماذج العائدات والتكاليف المحافظة والمحتملة. ينبغي أن توفر الخطة أيضًا إطارًا زمنيًا حول مقدار مدى سرعة وضع النظام الجديد ومتى يتم تحقيق الفوائد المتوقعة. تريد أن يفهم أصحاب المصلحة كيف يبدو النجاح وكيف تقيس هذا النجاح في المستقبل.

تلبية احتياجات الأعمال المهمة أولاً

يمكنك تسليط الضوء على طريقة معالجة نظام ERP ثغرات الإمكانات الحرجة المدرجة في مرحلة التقييم، مثل الحاجة إلى أتمتة العمليات والتحليلات المُضمنة والتعلم الآلي والإمكانات التعاونية لتحسين دقة اتخاذ القرار وسرعته.

عرض عمليات الأعمال المُحسنة

يمكنك إظهار كيف يمكن لنظام ERP الجديد المساعدة في تحسين الكفاءة التشغيلية وتحسين الإنتاجية. يمكن أن تأتي مكاسب الكفاءة من توحيد عمليات الأعمال المنفصلة وتبسيطها وأتمتتها. استشهد بالمقاييس التي يمكن أن تتحسن بها هذه التغييرات، مثل التسليم في الوقت المحدد للعملاء أو تقليل أيام استحقاق المبيعات.

عرض تكاليف إجمالية أقل

يعد خفض التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) إحدى القيم المحتملة للانتقال إلى ERP المستند إلى السحابة، مما يقلل من تكاليف الصيانة ويزيل الترقيات ويوفر لموظفي تكنولوجيا المعلومات التركيز على مبادرات ذات قيمة مُضافة أكبر. كما يلغي أيضًا نفقات رأس المال لتحديثات الأجهزة وعمليات مرافق مركز البيانات. يمكن أن تنتج الوفورات الإضافية عن تبسيط عمليات الأعمال وأتمتتها.

توفير استراتيجية لتحقيق الوفورات وقياسها

تفصيل الاستراتيجيات والخطط لتحقيق وفورات في التكلفة المتوقعة من خلال تنفيذ ERP. تريد إنشاء مؤشرات أداء رئيسة (KPI) ومقاييس أداء لتتبعها بمجرد أن تبدأ مؤسستك في العمل وتستخدم الحل حتى تتمكن من تحديد عائد الاستثمار.

إنشاء خطة تمويل ERP

يمكنك تحديد خطة تمويل توضّح بالتفصيل الموارد المالية المطلوبة لمشروع تنفيذ ERP، بما في ذلك تكلفة البرامج ومتطلبات الموظفين ودعم وحدة تكامل النظام والنفقات الأخرى.

4. إنشاء خطة تنفيذ ونشر

يدور الاهتمام الرئيس لقادة الأعمال والموظفين حول إذا كان إصلاح ERP مزعجًا أم لا. في حال الانتقال إلى ERP قائم على السحابة، تصبح رغبتهم نحو معرفة طريقة إدارة تقليص نطاق أنظمتك المحلية في ظل تعزيز التطبيقات السحابية. يصبح الموظفون حريصين على فهم طريقة تغيير مهامهم اليومية، في حين يرغب المديرون التنفيذيون في معرفة المخاطر المحتملة التي يمكن أن تبطئ العمليات. في هذا القسم، تريد معالجة هذه المخاوف مع عرض الجدوى من المشروع وتقديم إطار زمني واقعي. المسئولية عن الحساب هي المفتاح: بمكنك عرض طريقة تتبع النتائج وما يحدث إذا لم يتم تحقيقها.

إنشاء خطة توظيف

وضع خطة تحدد الأشخاص والمهارات والأدوار اللازمة لمشروع ERP. هل تحتاج إلى الاستعانة بالخبرة والقدرة لوحدة تكامل النظام؟ فكّر في طريقة توفير الموظفين لأي تدريب مطلوب لدعم الأشخاص الرئيسين الذين يعملون على أنظمة جديدة.

البحث عن سُبل لتقليل وقت توقف العمل لأدنى حد

يمكنك تقديم استراتيجيات لتقليل الاضطرابات أثناء الانتقال إلى النظام الجديد إلى الحد الأدنى، وضمان استمرارية العمليات وتقليل مخاطر فقدان البيانات ووقت التعطل وإعادة العمل أثناء الترحيل. على سبيل المثال، حدد بالتفصيل نشر إمكانات ERP الجديدة حسب المناطق والوظائف. كُن واضحًا بشأن وقت إيقاف تشغيل الأنظمة القديمة ومتى وكيف يتم نقل البيانات (ومقدارها). بالمثل، قم بوضع خطة اختبار للتكاملات باستخدام التطبيقات وقواعد البيانات وأنظمة الجهات الخارجية الحالية لتجنب المشكلات التي قد تعوق تدفق البيانات.

عرض خطة تقليل مخاطر التنفيذ

حدد المخاطر المحتملة المرتبطة بتنفيذ ERP وقم بتقييمها بجانب استراتيجيات للتخفيف من هذه المخاطر، مثل الاختبار الشامل، ومراحل التشغيل الوهمية، وضمان توافق جميع الأجهزة والبرامج والشبكات وتحديثها لدعم نظام ERP الجديد.

كُن واقعيًا بشأن المخططات الزمنية

وضع مخططات زمنية واقعية للتنفيذ، مع مراعاة التعقيدات والتحديات المحتملة. تخطيط مراحل النشر، مثل المناطق الجغرافية أو وظائف الأعمال أو عوامل أخرى. في حالة التطبيقات السحابية، يكون غالبًا وقت التنفيذ أقصر من الأنظمة التقليدية المحلية المطلوبة، لكن يظهر كونك واقعيًا بشأن التوقيت وإدارة التغيير المطلوبة بأنه بالغ الأهمية لإثبات المصداقية وإدارة التوقعات.

إظهار المسئولية عن الحساب

حدد نهجك لتتبع تحقيق المزايا، ومعرفة المسؤول عنها، والإجراءات التي يمكن لفِرق العمل اتخاذها إذا لم يتم تحقيق المزايا.

5. تقديم حالة العمل الخاصة بك

بمجرد تحديد الغرض من تنفيذ ERP والمزايا والتكاليف المتوقعة وخطة تقديم هذه المزايا، حان الوقت لنقل حالة عملك إلى أصحاب المصلحة. في هذه المرحلة، لا تضع استراتيجية تنفيذ تفصيلية شاملة، على الرغم من أن لديك ذلك موجودًا وجاهزًا للتعمق في حالة السؤال حوله. بدلاً من ذلك، تريد تحويل تلك البيانات والتحليلات والخطط الشاملة إلى نظرة عامة عالية المستوى تنقل بوضوح إلى المديرين التنفيذيين الحاجة والمزايا والتكاليف والمخاطر والاستراتيجيات لترحيل ERP.

التعرّف على جمهورك

أثناء تقديم حالة أعمال ERP إلى صنّاع القرار، مثل المديرين التنفيذيين من مستوى كبار الموظفين أو لجنة المراجعة، توقع الأسئلة أو المخاوف التي قد تكون لديهم، وحاول تخصيص العرض التقديمي لمعالجة أولوياتهم واهتماماتهم.

استخدام تصور البيانات

استفد من أدوات مؤثرات عرض البيانات لتوضيح المزايا ووفورات التكلفة وعائد الاستثمار لتنفيذ نظام ERP الجديد.

لا تتخطى الشؤون المالية

نعم، تقدم عرضًا رفيع المستوى للمشروع. لكنك تحتاج إلى تقديم توقعات مالية مُفصلة وتحليلات للتكاليف والمزايا وتقسيم عائد الاستثمار المتوقع لدعم حالتك. يحتاج الرئيس التنفيذي وغيره من صناع القرار على مستوى كبار الموظفين إلى بيانات مالية صعبة لتبرير هذا النوع من الاستثمار.

تنزيل نموذج حالة أعمال ERP (DOC)

أصبح ERP أسهل من أي وقت مضى مع Oracle

تتطلب صياغة حالة أعمال ERP سحابية واقعية وعملية فهمًا دقيقًا للحالة الحالية لشركتك واحتياجاتها المستقبلية والقدرة على إظهار المزايا المحتملة التي يمكن أن يقدمها ERP السحابي للمؤسسة بوضوح.

تدمج Oracle Fusion Cloud ERP الإدارة المالية والمشتريات وإدارة الأداء وسلسلة التوريد والتصنيع بالكامل في منصة واحدة لتقديم رؤى شاملة عبر الأعمال بأكملها باستخدام البيانات في الوقت الفعلي. من خلال أتمتة العمليات التي كانت يدوية، تساعد Oracle Cloud ERP فِرق الإدارة المالية على الاستجابة بسرعة لظروف الأعمال سريعة التغير. كما تدعم التعاون داخل مجموعة التطبيقات للمشاركة الفورية للبيانات وحل المشكلات، ويقدم أفضل الممارسات المُدمجة والموحدة التي تشجع على كفاءة العمليات. باستخدام Oracle Cloud ERP، لم يعد فريق تكنولوجيا المعلومات يركز على دعم الأجهزة ودورات الترقية المُكلفة ويمكنه بدلاً من ذلك التركيز حول مساعدة المؤسسة في تحقيق أقصى استفادة من إمكاناتك. توفر التحديثات ربع السنوية أحدث الابتكارات حتى لا تشعر بالقلق أبدًا بشأن تقادم البرامج أو تحمل ترقية مزعجة أخرى. بالنسبة للشركات التي تعمل على استراتيجية استبدال ERP، يمكن أن تساعد خدمات Oracle Business Value Services في تحديد حالة الأعمال وصياغتها. توفر Oracle أيضًا خيارات تمويل يمكن أن تساعد الشركات في إدارة التكاليف الأولية للمشروع.

الأسئلة الشائعة حول حالة أعمال ERP

ما المقصود بحالة الأعمال لـ ERP؟
تعمل حالة الأعمال ERP بصفتها مبرر استراتيجي واقتصادي لتنفيذ ERP، مما يوفر لأصحاب المصلحة مزايا النظام الجديد وتكاليفه ومخاطره.

كيف تكتب حالة أعمال ERP؟
تتضمن كتابة حالة أعمال ERP مشاركة متعددة الوظائف لتقديم فهم عميق للحاجة إلى تنفيذ نظام ERP جديد والاستفادة منه.

ما هي حالات استخدام ERP؟
تمثل حالات الاستخدام مستندات توضح بالتفصيل طريقة تفاعل الموظفين أو تطبيقات البرامج الأخرى مع نظام ERP الجديد، وتشرح طريقة استخدام البرنامج لتحقيق أهداف مُعينة وتنفيذ مهام الأعمال.