أتمتة الإدارة المالية بالتفصيل

تعمل التطورات في البرامج التي تؤتمت مهام الإدارة المالية على إعادة تحديد الدور الذي تلعبه فِرق الإدارة المالية داخل الشركات. باستخدام معالجة تكنولوجيا الأتمتة المالية للمهام اليدوية السابقة، مثل إدخال البيانات ومطابقة الفواتير والتسوية، تتمتع فِرق الإدارة المالية بعرض النطاق الترددي للتركيز على المهام الاستراتيجية ذات القيمة المضافة.

باستخدام أدوات الأتمتة هذه، تتمتع فِرق الإدارة المالية بمزيد من الوقت للتركيز على تحليل مجالات مثل ما تعزيز الإيرادات والأرباح في الربع الماضي والتنبؤ بشكل الربع القادم، إذ يستغرق الأمر وقتًا وجهدًا أقل لإغلاق الدفاتر والإبلاغ عن النتائج. يعرض الذكاء الاصطناعي إمكانية أتمتة المزيد من المهام والعمليات المالية. مع إعادة المديرين الماليين تصور طريقة عمل قسم الشؤون المالية، تعد أتمتة الإدارة المالية خطوة حاسمة في إنشاء وظيفة أكثر استقلالية يمكنها تقديم نتائج أدق بشكل أسرع وتوفر رؤية وفهمًا أكبر للنتائج—كل ذلك مع تقليل التكاليف.

ما المقصود بأتمتة الإدراة المالية؟

تشير أتمتة الإدارة المالية إلى استخدام التكنولوجيا لإكمال العمليات التي تم إجراؤها يدويًا في السابق. تسمح بأتمتة المجالات التي تستغرق وقتًا طويلاً والمهام المتكررة، مثل حسابات المدفوعات والمقبوضات وإدارة كشوف الرواتب، مع عدم الحاجة إلى التدخل البشري. تتبنى الشركات الأتمتة المالية لأنها تساعد في خفض تكاليف العمالة ويمكنها تقليل الأخطاء بسبب الإدخال اليدوي للبيانات والعمليات الحسابية. كما يمكنها تسريع العمليات، مثل الإغلاق المالي، من خلال أتمتة خطوات مثل تسوية الحسابات. يمكن أن يساعد استخدام أتمتة الإدارة المالية للحصول على بيانات دقيقة في أيدي قادة الأعمال عاجلاً في اتخاذ قرارات أفضل حول الموازنات والاستثمارات والتوظيف وإدارة النقدية والمزيد.

النقاط الرئيسة:

• تمثل الأتمتة المالية استخدام التكنولوجيا لتولي المهام اليدوية السابقة والمستهلكة للوقت في قسم الشؤون المالية.
• تشمل التقنيات التي تسهل أتمتة الإدارة المالية برامج ERP وأتمتة العمليات الروبوتية والذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي والحوسبة السحابية.
• تشمل المجالات الرئيسة للأتمتة حسابات المدفوعات والمقبوضات وكشوف الرواتب وإدارة النفقات.
• يمكن أن تشمل مزايا أتمتة الإدارة المالية تقليل الأخطاء، وتوفير الوقت والتكلفة، وزيادة الكفاءة، والحد من الاحتيال.
• تقود التطورات في الذكاء الاصطناعي إمكانات أتمتة الإدارة المالية نحو الأمام.

شرح أتمتة الإدارة المالية

تستخدم أتمتة الإدارة المالية التكنولوجيا المتقدمة—مثل برامج ERP وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA) والذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML)—لأتمتة العمليات اليدوية المُستهلكة للوقت داخل قسم الشؤون المالية. تشمل أتمتة عمليات الإدارة المالية هذه إعداد سلسلة من المهام في ما يسمى بسير العمل، والذي يحدد الخطوات المحددة مُسبقًا اللازمة لتنفيذ مهمة—مثل دفع فاتورة أو التحقق من مطابقة مستويات المبيعات والمخزون. تحفز برامج أتمتة الإدارة المالية كل خطوة في سير العمل هذا وتنفذها بحيث يمكن التعامل مع العملية بأكملها بتدخل بشري مُحدود أو بدون تدخل بشري.

تعد وظيفة الإدارة المالية مجالًا رئيسًا للأتمتة لأنها تحتوي على الكثير من العمليات المتكررة وكبيرة الحجم، مثل إدخال البيانات والتسوية وتحرير الفواتير والموافقات. يمكن أن يكون أحد الأمثلة على التسوية الآلية هو برنامج لدى الشركة يقارن باستمرار مبيعات المنتجات بمستويات المخزون لتحديد أي اختلالات، مما قد يشير إلى السرقة إذا كانت مستويات المخزون أقل مما تمليه المبيعات. يمكن لتقنية أتمتة الإدارة المالية التعامل مع هذه الأنشطة اليدوية بسرعة أكبر مع أخطاء أقل، مما يسمح للفريق المالي بالتركيز على إنشاء قيمة وتعزيز استراتيجية المؤسسة. في مثالنا حول تسوية المبيعات والمخزون، يمكن لفِرق الإدارة المالية العمل مع العمليات لاستئصال سبب أي اختلال.

ما العمليات المالية التي ينبغي أن تؤتمت؟

عند التفكير في العمليات المالية التي يجب أتمتتها، ضع في اعتبارك عاملين كبيرين: ما الفائدة من الأتمتة، وما المقدار الذي يجب أن يؤتمت من العملية. ابحث عن العمليات التي توجد فيها التكنولوجيا لتشغيل عملية كاملة، أو عنصر كامل داخل عملية، مع مشاركة بشرية ضئيلة أو معدومة. يقدم ذلك المستوى من الأتمتة تدابير الفائدة الرئيسة: انخفاض التكلفة، وزيادة سرعة الإنتاج، وربما دقة أكبر. مع وضع هذه المعايير في الاعتبار، إليك ست مهام سير عمل مالية جاهزة للأتمتة مع أمثلة حول طريقة أتمتة عناصر سير العمل هذا.

حساب المدفوعات (AP)

1. تسجيل الفواتير: باستخدام تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR)، يمكن مسح الفواتير الورقية وقراءتها وتحويلها تلقائيًا إلى بيانات رقمية، مما يلغي الحاجة إلى إدخال بيانات الفواتير اليدوية.
   
   
2. المطابقة والتحقق: بعد تسجيل بيانات الفواتير، تقارن تقنية أتمتة الإدارة المالية تلقائيًا الفواتير وتطابقها مقابل أوامر الشراء وإيصالات التسليم المقابلة.
   
   
3. سير عمل الاعتماد: استنادًا إلى القواعد المحددة مُسبقًا التي تم تعيينها بواسطة المؤسسة، يتم توجيه الفواتير إلى الأفراد أو القسم ذي الصلة للاعتماد. يمكن أيضًا إعداد التنبيهات والتذكيرات التلقائية لتسريع عملية الاعتماد.
   
   
4. تنفيذ المدفوعات: بمجرد اعتماد الفاتورة، يتم إجراء الدفع للمورِّد تلقائيًا أو بأقل تدخل بشري.
   
   
5. التسوية وإعداد التقارير: بعد الدفع، يتم إجراء عملية تسوية آلية لمطابقة معاملات الدفع بكشوف حسابات البنك للتحقق من توافق المبالغ والمستفيدين. يمكن لتقنية الأتمتة المالية في AP أيضًا إنشاء تقارير مُفصلة عن المقاييس مثل أنماط الإنفاق وأداء المورِّدين وفرص توفير التكلفة المحتملة.
   
   
6. تحسين النقدية: باستخدام التحليلات التنبؤية والتعلم الآلي، يمكن للشركات تجميع البيانات تلقائيًا من جميع المصادر ذات الصلة للتنبؤ باستمرار بالتدفقات النقدية المستقبلية. يمكن للذكاء الاصطناعي بعد ذلك اقتراح جداول دفع مثالية بناءً على هذه النتائج للتأكد من دفع الفواتير في الوقت المحدد مع الحفاظ على احتياطيات نقدية سليمة.
   
   

حساب مستحقة القبض

1. التواصل مع العملاء: باستخدام أتمتة الإدارة المالية، يمكن إرسال الرسائل المُخصصة تلقائيًا إلى العملاء لتذكيرهم بالمدفوعات القادمة أو المتجاوزة تاريخ الاستحقاق.
   
   
2. تحرير الفواتير: يتم إنشاء الفواتير آليًا وتسليمها إلى العملاء رقميًا. في حال تطبيق ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة المبيعات، يحدد النظام الآلي معدل الضريبة الساري لكل معاملة لضمان تحصيل المبلغ الصحيح للضريبة.
   
   
3. معالجة المدفوعات الرقمية: باستخدام عملية الدفع الرقمي، يمكن للعملاء الوصول إلى مجموعة متنوعة من خيارات الدفع ويمكنهم إنشاء مدفوعات تلقائية. بعد أن تتلقى الشركة المدفوعات، يرسل النظام الآلي إشعارات إيصال الدفع إلى العملاء.
   
   
4. تحليل الحسابات المدينة: يمكن للذكاء الاصطناعي في برامج أتمتة الإدارة المالية مساعدة الشركات على استخدام سجلات الدفع للعملاء لتخصيص برامج خصم الدفع لكل مورِّد، في عملية تُعرف بالخصم الديناميكي.
   
   

كشوف الرواتب

1. نقل البيانات: مع وجود الأنظمة المُتصلة، يمكن نقل البيانات تلقائيًا من أنظمة الموارد البشرية والجداول الزمنية والمحاسبة وإليها.
   
   
2. احتساب الضريبة: يتم احتساب عمليات الحساب والإيداعات للضرائب الفيدرالية والخاصة بالولايات والمحلية بالإضافة إلى كل الإيداعات ربع السنوية والسنوية لنماذج الضريبة الفيدرالية والخاصة بالولايات والمحلية آليًا.
   
   
3. استقطاع المزايا: يتم احتساب مزايا الموظف، مثل التأمين الصحي وخطط التقاعد واستقطاعها.
   
   
4. احتساب الأجور: يتم آليًا احتساب الأجور، بما في ذلك حالات مثل الأجور المتغيرة بالساعة والمكافآت والعمل الإضافي ومدفوعات الإجازات والإجازات المدفوعة والأجر بأثر رجعي.
   
   
5. جدولة المدفوعات وإصدارها: تتعامل أتمتة الإدارة المالية مع إصدار مدفوعات الموظفين عبر الإيداعات الإلكترونية المباشرة لشيكات الرواتب.
   
   
6. ترحيل دفتر الأستاذ العام: يتم آليًا ترحيل دفتر الأستاذ العام لكشف الرواتب للحفاظ على تحديث الحسابات ومتوازنة.
   
   

إدارة النفقات

1. تسجيل الإيصالات: تلغي أتمتة الإدارة المالية الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا باستخدام OCR لاستخراج بيانات الإيصالات ذات الصلة تلقائيًا، مثل اسم المورِّد والمبلغ والتاريخ والفئة.
   
   
2. إنشاء تقرير المصروفات وتصنيفه: باستخدام البيانات من الإيصالات، يتم إنشاء تقارير المصروفات وتصنيفها آليًا على أساس القواعد المُحددة مُسبقًا.
   
   
3. عمليات التحقق من الامتثال للسياسة: تتم أتمتة عمليات التحقق من الامتثال للسياسات باستخدام التكنولوجيا التي تقارن النفقات المُقدمة مقابل سياسات الإنفاق للشركة وإرشاداتها. يتم وضع علامة آليًا على المصروفات غير المتوافقة لإجراء المزيد من المراجعة.
   
   
4. عمليات سير عمل الاعتماد: توجِّه تقنية الأتمتة تقارير المصروفات إلى جهات الاعتماد المعينة استنادًا إلى قواعد مُحددة مُسبقًا، مثل مبلغ المصروفات أو التدرج الوظيفي، وإبلاغ جهات الاعتماد عندما يكون الإجراء مطلوبًا.
   
   
5. معالجة التعويضات: تتم أتمتة عملية التعويض باستخدام أدوات لحساب المصروفات المعتمدة والمبالغ القابلة للتعويض على أساس سياسات الشركة. ينشئ النظام تقارير التعويضات ويشرع في مدفوعات للموظفين.
   
   
6. إدارة الاستثناءات: مع تطور إمكانات التعلم الآلي، قد تتمكن أنظمة إدارة النفقات من إصدار أحكام بشأن النفقات التي تحتاج إلى مراجعة بشرية والتي يمكن اعتمادها تلقائيًا. يتعين على المديرين بعد ذلك اعتماد استثناءات المصروفات المميزة بعلامات فحسب.
   
   

التخطيط المالي

1. جمع البيانات وتكاملها: تستخرج تقنية أتمتة الإدارة المالية المعلومات ذات الصلة من مصادر البيانات المختلفة عبر الأعمال. يمكنها بعد ذلك مسح البيانات ومعالجتها من خلال تحديد الأخطاء أو أوجه عدم الاتساق أو القيم المفقودة وإخطار موظفي الإدارة المالية بالمجالات التي تحتاج إلى اهتمام.
   
   
2. تحليل البيانات: يمكن لتقنية التعلم الآلي مسح البيانات للمساعدة في الكشف عن الارتباطات أو القيم الشاذة أو الاستثناءات—مما يساعد في تحسين دقة التخطيط وتقليل الوقت المستغرق في عمليات التخطيط وتحليل البيانات بشكل كبير.
   
   
3. إعداد التقارير ولوحات المعلومات: يتم إنشاء التقارير المالية تلقائيًا، مثل بيانات الدخل والميزانية العمومية وبيانات التدفق النقدي. كما يمكنها إنشاء لوحات معلومات وتصورات ديناميكية توفر رؤى في الوقت الفعلي حول المقاييس المالية الرئيسة لأصحاب المصلحة.
   
   
4. إعداد الموازنة والتنبؤ: تتم أتمتة عمليات إعداد الموازنات المملة على مستوى الشركة والإدارات. يمكن ملء قوالب الموازنة وتحديثها ديناميكيًا من دفتر الأستاذ العام للشركة. تُمكِّن تقنيات الأتمتة المالية المتقدمة الشركات من تحديث التوقعات في الوقت الفعلي مع تغير العوامل المؤثرة الأساسية؛ وإجراء تحليلات مؤتمتة للتباين؛ والدمج السريع للتدفقات المستمرة للبيانات المالية والتشغيلية وبيانات الجهات الخارجية؛ واستخدام إمكانات التخطيط التنبؤي لقياس تأثير النتائج المستقبلية المحتملة.
   
   
5. تخطيط السيناريوهات: يتم إنشاء سيناريوهات ونماذج "ماذا لو" مُتعمقة بسرعة لقياس تأثير كل قرار ويتم تحديثها تلقائيًا استنادًا إلى برامج التشغيل المُتغيرة.
   
   

الشراء والمشتريات

1. التوريد: يمكن للفِرق التوريد إلى المورِّدين من خلال عملية منظمة وآلية باستخدام منصة مركزية للتواصل ومقارنة العطاءات وتخزين المستندات المتعلقة بالتوريد وتقييم المفاوضات مقابل أهداف التوفير.
   
   
2. عقود الشراء: تسرع أتمتة الإدارة المالية من إنشاء RFx باستخدام الكتابة الموجَّهة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والقوالب المعتمدة مُسبقًا والفقرات القانونية. يسرّع التعاون المدمج وتدفقات الاعتماد استكمال العقود. كما يمكنها أيضًا تقديم تنبيهات مُسبقة للعقود منتهية الصلاحية تلقائيًا.
   
   
3. الشراء: يتم أتمتة إنشاء أمر الشراء وسير العمل لتوجيه PO إلى جهات الاعتماد. يتم تهيئة قواعد الاعتماد لضمان توافق الإنفاق، ويتم تحديد أي استثناءات أو حالات شاذة تلقائيًا.
   
   
4. تحليلات المشتريات: يؤتمت الذكاء الاصطناعي تصنيف الإنفاق كما يقدم رؤى قابلة للتنفيذ لمساعدة الشركات على زيادة قيمة الأعمال. على سبيل المثال، يمكن للذكاء الاصطناعي تحديد أنماط الإنفاق لمساعدة فِرق الشراء على ترشيد قاعدة التوريد للشركة والتفاوض على أسعار أفضل؛ وتحديد التغييرات في احتياجات التوريد والشراء للعثور على أفضل المورِّدين للأعمال؛ واكتساب رؤى حول أداء المورِّدين مقابل الالتزامات التعاقدية، مثل السعر والخدمة وأداء التسليم.
   
   
5. إدارة الفواتير: تتم أتمتة المهام المتعلقة باستلام الأصناف المطلوبة ومعالجة الفواتير وتحويل المدفوعات. بعد إدخال أمر الشراء والاستلام والفاتورة في النظام، يمكن للأتمتة المالية أيضًا إجراء مطابقة ثلاثية لربط البيانات بهذه المستندات.
   
   
6. إدارة المورِّدين: يتم تتبع طلبات تغيير المورِّدين وتوجيهها واعتمادها آليًا للمساعدة في صيانة عناصر التحكم.
   
   

ما التقنيات المستخدمة في أتمتة الإدارة المالية؟

تعتمد أتمتة الإدارة المالية على البرامج، بما في ذلك تطبيقات ERP التي تدير البيانات المالية الأساسية للشركات وتساعدها على أتمتة العمليات اليدوية في مجالات مثل الفوترة والمشتريات وتسوية الحسابات وإعداد التقارير المالية. على مستوى أساس أكثر، إليك بعض التقنيات العريضة المستخدمة في أتمتة الإدارة المالية.

• أتمتة العمليات الروبوتية (RPA): تعد أتمتة العمليات الروبوتية شكلاً من أشكال أتمتة عمليات الأعمال التي تستخدم روبوتات البرامج لأتمتة مهام الأعمال ذات الحجم الكبير والمتكرر. تعتمد RPA على العمليات، مما يعني أنها تتبع القواعد والعمليات المحددة بواسطة المستخدم النهائي لمحاكاة الإجراءات البشرية. تتضمن الأمثلة على ما يمكن لـ RPA القيام به استخراج البيانات المنظمة ومعالجتها من المستندات ونسخ البيانات ولصقها وفتح رسائل البريد الإلكتروني وتنزيل المرفقات ومعالجة المعاملات في البيئات الرقمية المنظمة.
• الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML): تُعد تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي خطوة من أتمتة العمليات الروبوتية، مما يؤدي إلى الانتقال من الأتمتة القائمة على العمليات إلى الأتمتة القائمة على البيانات. في حين أن التقنيات القائمة على العمليات، مثل أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) تحاكي العمل البشري، فإن الأدوات القائمة على البيانات تحاكي الفكر البشري. يتم توجيه الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي بالبيانات والسياق، مما يسمح لهما باستخدام المدخلات غير المنظمة، وتطبيق منطقهما الخاص، ومعالجة العمليات الأقل حفظ تلقائي—توسيع نطاق العمليات التي يمكن أتمتتها بشكل كبير. تقع معالجة اللغة الطبيعية (NLP)، التي تمكن أجهزة الكمبيوتر من فهم اللغة البشرية وإنشائها ومعالجتها، تحت مظلة الذكاء الاصطناعي. يشمل الذكاء الاصطناعي أيضًا الذكاء الاصطناعي التوليدي (GenAI)، الذي يمكن أن ينتج أنواعًا مُختلفة من المحتوى، بما في ذلك النصوص والصور والرموز والصوت والموسيقى ومقاطع الفيديو. تتضمن أمثلة إمكانات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي التعرف على الكلام والصور، والنمذجة التنبؤية، وإنشاء التوصيات المُخصصة، والكشف عن أوجه الخلل، والتعرف على الأنماط، واستخراج كل من البيانات المنظمة وغير المنظمة من المستندات.
• الحوسبة السحابية: تلعب الحوسبة السحابية دورًا بالغ الأهمية في أتمتة الإدارة المالية، مما يقلل من بعض الحواجز التي تحول دون الدخول من خلال توفير بنية تحتية وخدمات قوية ومرنة وفعَّالة من ناحية التكلفة وقابلة للتوسع للمؤسسات. تتيح أنظمة ERP المستندة إلى السحابة للشركات الوصول إلى الإمكانات المالية المتطورة، مع تحديثات الميزات المتكررة ومتطلبات الصيانة الأقل. تسمح التطبيقات السحابية أيضًا بقابلية التوسع وتلبية الاحتياجات المُتغيرة والشركات المتنامية. يمكن للمؤسسات الاستفادة من المنصات للبنية التحتية كخدمة (IaaS)، والمنصة كخدمة (PaaS)، والبرمجيات كخدمة (SaaS)، واعتمادًا على احتياجاتها، لنشر قدرة الحوسبة بسرعة؛ وتطوير تطبيقات مُخصصة؛ والاستفادة من التطبيقات المالية المُتطورة الجاهزة للتشغيل. توفر العديد من تطبيقات الحوسبة السحابية إمكانات تحليلات البيانات القوية لتحفيز الرؤى في الوقت الفعلي—التي يمكن الوصول إليها في أي مكان، بما في ذلك عبر الهواتف الذكية.

مزايا الإدراة المالية

يمتلك المديرون الماليون وفِرقهم قائمة مهام طويلة—وتستمر في النمو. لا تزال الشركات بحاجة إلى أن تكمل فِرق الإدارة المالية لديها مهام مهمة، مثل معالجة المدفوعات وإغلاق الدفاتر، مع القيام أيضًا بأدوار أكثر استراتيجية وتحليلية واستشارية. يمكن أن تساعد أتمتة الإدارة المالية على توفير الكفاءة والرؤية والدقة اللازمة للازدهار في هذا الواقع الجديد. هذه أمثلة على بعض المزايا.

• تقليل الأخطاء: تساعد أتمتة الإدارة المالية على تقليل هذا الخطر من خلال أتمتة المناطق المعرضة للخطأ البشري، مثل إدخال البيانات والعمليات الحسابية. كما يمكنها أتمتة التحقق من صحة البيانات للمساعدة في ضمان دقة البيانات وجودتها.
• التوفير في الوقت والتكاليف: مع مواجهة فِرق الإدارة المالية لضغوط للقيام بالمزيد مع توفير أقل في التكلفة والوقت، تمثل هذه إحدى أهم مزايا الأتمتة. في استطلاع أجرته Fuqua School of Business بجامعة ديوك في عام 2024 وبنوك الاحتياطي الفيدرالي في ريتشموند وأتلانتا، قال 87% من المديرين الماليين الذين شملهم الاستطلاع إنهم ينفذون الأتمتة لمزايا توفير التكاليف. في تقرير Amex Trendex لعام 2023 من American Express: إصدار B2B، قالت 36% من الشركات التي شملها الاستطلاع إن أتمتة الدفع وحدها توفر لفريقها المالي أكثر من 500 ساعة في السنة.
• زيادة الرؤية: يمكن لمنصات أتمتة الإدارة المالية دمج البيانات المالية من مصادر متنوعة في مستودع مركزي، مما يسمح للجميع في المؤسسة بالوصول إلى المعلومات الصحيحة، بناءً على امتيازات الوصول الخاصة بهم. يمكنهم إنشاء تقارير ولوحات معلومات وتحليلات في الوقت الفعلي، حتى تتمكن فِرق الإدارة المالية من مراقبة الأداء المالي وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسة ومراقبة الاتجاهات باستخدام معلومات محدثة. تحافظ هذه الأدوات أيضًا على مسارات تدقيق شاملة توثق المعاملات المالية والأنشطة والتغييرات التي تم إجراؤها داخل النظام، مما يساعد المؤسسات على إظهار الالتزام بمعايير التدقيق والضوابط الداخلية. من خلال الوصول في الوقت الفعلي إلى البيانات المالية الدقيقة والرؤى والتحليلات من جميع أنحاء المؤسسة، يمكن لأصحاب المصلحة اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل.
• تحسين الكفاءة: يمكن للأتمتة تسريع وتيرة العمليات المالية بشكل كبير، مع تحسين الدقة غالبًا. تتيح أتمتة الإدارة المالية للمؤسسات رفع الكفاءة وتحسين أداء الأعمال من خلال أتمتة إدخال البيانات ومعالجتها، وتبسيط عمليات سير العمل، وتسريع معالجة المعاملات، وتوفير التقارير والتحليلات في الوقت الفعلي، وتقليل معدلات الأخطاء، وتحسين تخصيص الموارد، وفرض الامتثال، والمزيد.
• تعزيز التعاون: يمكن أن يؤدي دمج الأتمتة في قسم الشؤون المالية إلى تعزيز التعاون بطرق مُتعددة. مع تبني العديد من المؤسسات لأتمتة الإدارة المالية من خلال منصات الحوسبة السحابية، يتحسن الوصول عن بُعد والموزع، مما يعني أن الفِرق في مواقع متعددة يمكن أن تتفاعل حول مصدر بيانات مشترك واحد. تتيح المعلومات وسير العمل والبيانات والاتصالات المركزية لأعضاء الفريق العمل معًا بشكل أكثر فعالية. مع تقليل المهام اليدوية، تتميز الإدارات المالية بنطاق ترددي عريض للتعاون في المبادرات الاستراتيجية عبر مختلف المجالات الوظيفية والإدارات داخل المؤسسة.
• الحد من الاحتيال: تتمثل إحدى أكبر مزايا أتمتة الإدارة المالية في الحد من الاحتيال—ويبدي المديرون الماليون اهتمامًا بذلك. في تقرير صادر عن PYMNTS في أكتوبر 2023، أفاد 63% من المديرين الماليين الذين شملهم الاستطلاع باستخدام مستوى ما من الأتمتة المُتخصصة لمنع الاحتيال في الأشهر الستة الماضية. يمكن للأنظمة المؤتمتة تحليل كميات هائلة من البيانات واكتشاف الأنماط وتحديد المعاملات أو السلوكيات المشبوهة بسرعة أكبر بكثير من البشر، مما يجعلها أدوات مثالية لمساعدة المؤسسات على اكتشاف الاحتيال ومنعه بشكل استباقي. يُظهر الذكاء الاصطناعي إمكانات قوية للكشف عن الاحتيال، لأنه يمكنه تحليل مجموعات البيانات الكبيرة بسرعة لتحديد أوجه الخلل والاختلال التي قد تشير إلى مشكلة.
• إعداد التقارير في الوقت الفعلي: تعني العمليات التقليدية اليدوية أن وظائف الإدارة المالية تتطلب وقتًا كبيرًا لإنشاء التقارير. تركز هذه التقارير على الرؤى السابقة، مما يعني أنه بحلول الوقت الذي تصل فيه إلى أصحاب المصلحة، من المرجح أن تكون الرؤى قديمة. تتيح سرعة أتمتة الإدارة المالية ودقتها مراقبة البيانات المالية المهمة وإعداد تقارير عنها في الوقت الفعلي، ما يتيح اتخاذ قرارات أسرع وتصحيح المسار الاستباقي.
• تحسين تخفيف المخاطر: من خلال الاستفادة من أتمتة الإدارة المالية، يمكن للمؤسسات فرض الامتثال من خلال أتمتة عمليات التحقق من الامتثال وقواعد التحقق ومهام سير عمل الاعتماد. تحافظ هذه التكنولوجيا على مسارات ووثائق شاملة لمراجعة الحسابات، وتوفر سجلاً مُفصلاً ومتسلسل زمنيًا للأنشطة المالية. تراقب أنظمة أتمتة الإدارة المالية المعاملات المالية والأنشطة والحالات الشاذة في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى إصدار تنبيهات للمخاطر المحتملة أو الأنشطة المشبوهة.

مخاطر أتمتة الإدارة المالية

يجب على قادة الإدارة المالية معالجة المخاطر المحتملة وكذلك المزايا التي تأتي مع أتمتة الإدارة المالية. قد يؤدي الفشل في معالجة هذه المخاطر بشكل مناسب إلى اتخاذ الشركات قرارات بناءً على بيانات غير دقيقة أو مواجهة مخاطر امتثال متزايدة. فيما يلي بعض المجالات الرئيسة التي يجب مراعاتها عند تقييم المخاطر المحتملة.

• الامتثال: يمكن لنظام مالي مؤتمت دون الضوابط والضمانات المناسبة أن يزيد من مخاطر الامتثال. تعتمد العمليات المالية المؤتمتة على البيانات المالية الدقيقة والموثوقة لاتخاذ القرارات وإعداد التقارير. إذا كانت توجد أخطاء أو أخطاء في البيانات التي تقدمها التكنولوجيا، فقد يؤدي ذلك إلى انتهاكات للامتثال أو أخطاء في التقارير المالية. يجب أن تتوافق أنظمة أتمتة الإدارة المالية أيضًا مع المتطلبات التنظيمية ومعايير الصناعة التي تحكم خصوصية البيانات والأمان والمعاملات المالية. للتخفيف من مخاطر الامتثال، يجب على المؤسسات تنفيذ إطار قوي لإدارة الامتثال يتضمن السياسات والإجراءات والضوابط وآليات الرصد وعمليات التدقيق المنتظمة. من المهم أن تعرف الشركات بالضبط أين يتم استخدام هذه التقنيات في المؤسسة وكيف ذلك.
• المهارات/المواهب: في استطلاع أجرته شركة Forrester عام 2023 حول المديرين التنفيذيين للأعمال، كان قلق الموظفين بشأن استبدالهم بالأتمتة أحد أهم ثلاث مشكلات تعوق اعتماد أتمتة مهام الإدارة المالية والمحاسبة. عند عدم إدارتها بشكل مناسب، يمكن أن يبعد تبني أتمتة الإدارة المالية بعض أفضل المواهب لديك. قد تحتاج الشركات أيضًا إلى تعزيز مهارات القوى العاملة لديها أثناء الأتمتة، لمساعدة الأشخاص على تحقيق قفزة من إكمال المهام الروتينية إلى القيام بعمل تحليلي أعمق. مع ذلك، قد يكون الخطر على المواهب المتمثل في عدم تبني الأتمتة أكبر. وجد الاستطلاع نفسه أن أكثر من نصف المستجيبين يعانون في الحفاظ على الموظفين بسبب الحجم الكبير للعمل اليدوي المنخفض القيمة. للخفض من تخوف الموظفين حول الأتمتة، تحتاج القيادة إلى إنشاء رؤية مُقنعة ونقلها يمكن فيها للجميع رؤية دورهم إلى جانب الأتمتة وفهم طريقة جعل الأتمتة وظائفهم أفضل. يحتاج المديرون التنفيذيون إلى تخصيص التمويل ووقت الموظفين لمتخصصي الإدارة المالية لاكتساب المهارات اللازمة للازدهار في بيئة مُعززة بالأتمتة.
• التكنولوجيا: ينطوي تنفيذ التكنولوجيا بطبيعته على بعض المخاطر. يمكن للتكنولوجيا سيئة التصميم أو التنفيذ، أو التكامل غير الفعَّال مع الأنظمة الحالية، أو الاختيار الخاطئ لبرامج الأعمال أن تغتال عائد الاستثمار لمشروع أتمتة الإدارة المالية. قد تحدث مشكلات في الأداء إذا لم يكن لدى البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الشركة القدرة أو قابلية التوسع لتشغيل أدوات أتمتة مالية جديدة. قد لا تكون أنظمة أتمتة الإدارة المالية متوافقة مع البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في الشركة. من المهم للمؤسسات تقييم البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات والمشكلات المحتملة وطريقة التخفيف منها بشكل أفضل. قد تستغرق إضافة أتمتة الإدارة المالية بنجاح أكثر من مجرد إضافة تقنية بسيطة، وبدلاً من ذلك تتطلب إعادة تقييم شاملة للأنظمة والعمليات الحالية.
• الأمان: يمكن لنظام الأتمتة الخاطئ، أو نظام لم يتم تنفيذه أو إدارته بفعالية أن يقدم مخاطر أمنية بما في ذلك انتهاكات البيانات وتهديدات الجهات الداخلية وهجمات البرامج الضارة وبرامج الفدية. نظرًا إلى أن أتمتة العمليات المالية تميل إلى تضمين التعامل مع البيانات المالية الحساسة، بما في ذلك معلومات العملاء وتفاصيل الدفع وسجلات المعاملات، يجب على الشركات اتخاذ الخطوات المناسبة لتأمين البيانات واتباع جميع لوائح الخصوصية المعمول بها. لا يتم إنشاء جميع أنظمة الأتمتة على قدم المساواة، لذلك؛ يجب على الشركات التحقق من طريقة معالجة كل منها لتشفير البيانات والمصادقة والترخيص والنسخ الاحتياطي، بالإضافة إلى معايير الأمان والشهادات التي تتبعها. يجب على الشركات داخليًا تنفيذ ضوابط الوصول ومسارات التدقيق وتدريب الموظفين على المخاطر والمسؤوليات الأمنية التي تأتي مع العمليات المالية المؤتمتة.
• سد الفجوات في المهارات والتدريب: أدى التقدم السريع للأتمتة إلى تغيير المهارات اللازمة في الإدارة المالية، لذلك؛ يسعى قادة الإدارة المالية إلى بناء قوة عاملة لديها معرفة بالتكنولوجيا وطريقة العمل بفعالية بجانبها. تشير الأبحاث إلى أن العديد من المؤسسات مقصرة في ذلك الجانب. في تقرير صدر عام 2024 عن Pluralsight، اعتقد 95% من المديرين التنفيذيين الذين شملهم الاستطلاع أن مبادرات الذكاء الاصطناعي تفشل بدون الموظفين الذين يمكنهم استخدام هذه الأدوات بفعالية. مع ذلك، أظهر استطلاع أجرتها مجموعة بوسطن الاستشارية في عام 2023 أنه في حين يعتقد 86% من العمال أنهم يحتاجون إلى تدريب في مجال الذكاء الاصطناعي والأتمتة، أفاد 14% فقط منهم بتلقي أي تدريب حتى الآن. بدون سد الفجوة في المهارات، من غير المرجح تحقيق عائد الاستثمار الكامل لأتمتة الإدارة المالية.
• الأنظمة القديمة: تم الاستشهاد بصعوبة دمج التكنولوجيا الجديدة بالأنظمة القديمة باعتبارها واحدة من أهم المشكلات التي تعوق اعتماد الأتمتة المالية، وفقًا إلى استطلاع Forrester. تطرح الأنظمة القديمة تحديات كبيرة لمبادرات أتمتة الإدارة المالية بسبب التكنولوجيا القديمة والتعقيد والقيود. تفتقر الأنظمة القديمة إلى واجهات برمجة التطبيقات الحديثة (API) وإمكانات التكامل، مما يجعل من الصعب—إن لم يكن من المستحيل—ربطها ببرامج الأتمتة الأحدث. نظرًا إلى عدم تكامل الأنظمة القديمة، فإنها تنشئ مستودعات بيانات وأوجه عدم اتساق، مما يتسبب في حدوث مشكلات في استخراج البيانات وتجميعها وتطبيعها لأغراض الأتمتة. كما أنها تفتقر على الأرجح إلى قابلية التوسع وإمكانات الأداء المطلوبة بواسطة أدوات الأتمتة وربما البنية التحتية المناسبة للأمان. تخاطر المؤسسات التي تحاول جعل مبادرات الأتمتة تعمل في أنظمتها القديمة بارتفاع التكاليف والتخصيص المكثف والعقبات الأخرى التي يمكن أن تعوق أو تمنع نجاح جهود الأتمتة.

طريقة إعداد الأتمتة المالية

يمكن أن يكون تنفيذ الأتمتة المالية مهمة كبيرة—خاصةً بالنسبة إلى الشركات التي لا تزال تستخدم الأنظمة القديمة. للحصول على أقصى استفادة من استثماراتها، يجب على الشركات اتباع عملية مدروسة وشاملة تقيِّم الإعداد الموجود بالفعل، وتحدد الموارد المطلوبة لتحديثها، وتفاصيل استراتيجية التنفيذ. حتى بعد التنفيذ، تحتاج الشركات إلى مراقبة العمليات المؤتمتة وتكرارها وتحسينها لضمان عمل كل شيء كما هو متوقع. إليك خريطة طريق عالية المستوى للبدء بها.

1. تقييم العمليات الحالية: تقييم العمليات المالية الحالية لتحديد فُرص الأتمتة. ليست كل عملية مرشحة جيدة للأتمتة، خاصةً في المراحل الأولى من نشر الأتمتة. ينبغي إعطاء الأولوية إلى المهام المتكررة والكبيرة الحجم والتي لا تتطلب مستوى عالٍ من التفكير البشري. تمثل نتيجة هذه الخطوة قائمة شاملة ومرتبة حسب الأولوية لما تريد أتمته في مؤسستك.
   
   
2. تقييم الإعداد الحالي: تحليل الأنظمة الموجودة لدى الشركة بالفعل. هل تعاني من مشكلات مع مستودعات البيانات أو عمليات الأعمال غير المتصلة؟ هل أنظمتك متكاملة؟ نظرًا إلى أن أتمتة الإدارة المالية تعتمد على الأنظمة المتصلة مع بيانات موثوقة، فقد تحتاج مؤسستك إلى إجراء تغييرات لضمان أن يكون للحل أساس قوي يمكن العمل عليه.
   
   
3. تحديد أدوات الأتمتة: البحث عن أدوات الأتمتة التي تلبي احتياجات مؤسستك ومتطلباتها وميزانيتها وتحديدها. تمثل الأشياء المهمة التي يجب مراعاتها عند تقييم الحلول الوظائف وقابلية التوسع والأمان وسهولة الاستخدام وإمكانات التكامل وسمعة المورِّد. هل يمكن أن يتكامل الحل مع نظامك الحالي؟ هل يلبي الاحتياجات التي حددتها في الخطوات السابقة؟ هل يمنح شركتك مجالًا للنمو والتغيير—بما في ذلك إضافة إمكانات الذكاء الاصطناعي وGenAI الجديدة—مع تطورها وتوسعها؟
   
   
4. استراتيجية تنفيذ الخطة: تطوير استراتيجية تنفيذ تفصيلية تحدد النطاق والجدول الزمني والموارد والمراحل الرئيسة. تأكد من تحديد الأدوار والمسؤوليات لأصحاب المصلحة الرئيسين. تعيين مؤشرات أداء رئيسة لقياس تأثير مبادرة الأتمتة المالية ونجاحها.
   
   
5. إعداد عمليات سير العمل: إعداد عمليات سير العمل من خلال تحديد المهام التي تشكل المهمة أولاً. ثم إنشاء القواعد والمنطق الذي يتحكم في طريقة تنفيذ هذه المهام. تكون القواعد والمنطق غالبًا سلسلة من جمل if-then التي تعمل مثل التعليمات لتخبر البرنامج بالإجراءات التي يجب اتخاذها وطريقة الانتقال من مهمة إلى أخرى. على سبيل المثال، قد يتكون سير عمل إدارة المصروفات مما يلي:
   • تقديم الموظف تقرير مصروفات.
   • إرسال بريد إلكتروني آليًا إلى مدير الموظف لإخطاره بتقرير المصروفات.
   • اعتماد المدير تقرير المصروفات.
   • إرسال إخطار إلى الفريق المالي بتقرير المصروفات المعتمد.
   • اعتماد الإدارة المالية تقرير المصروفات.
   • إجراء السداد.
   • تخزين الإيصال والمصروفات والتقرير.
     
     
6. اختبار مهام سير العمل: اختبار عمليات سير عمل الأتمتة وتكامل البيانات وأداء النظام في بيئة خاضعة إلى التحكم لضمان عمل الأتمتة كما هو متوقع. جمع ملاحظات من المستخدمين لتحديد أي مشكلات أو مجالات للتحسين.
   
   
7. النشر والمراقبة: نشر العمليات المؤتمتة في الإنتاج ومراقبة أدائها وفعاليتها وتأثيرها على عمليات الأعمال عن كثب. تأكد من مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسة وتعليقات المستخدمين لتقييم نجاح مبادرة الأتمتة وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
   
   
8. التكرار والتحسين: إنشاء ثقافة التحسين المستمر حول مبادرة الأتمتة المالية. تكرار عملياتك وتحسينها بناءً على الملاحظات والرؤى والدروس المُستفادة. مع الأخذ في الاعتبار بشكل خاص التقدم السريع للذكاء الاصطناعي في أتمتة الإدارة المالية، يوجد دائمًا مجال لمزيد من التحسين والابتكار والتوسع.
   
   

طريقة معرفة إذا كانت أتمتة الإدارة المالية مناسبة لعملك

إن تحديد الجاهزية التنظيمية لأتمتة الإدارة المالية متعدد الأوجه ويتضمن تقييم العديد من المجالات. بدايةً بالمستوى التأسيسي، من المهم أولاً تحديد إذا كانت البنية التحتية الحالية لتكنولوجيا المعلومات يمكنها دعم أتمتة الإدارة المالية وما قد يتطلبه الترقية من ناحية الموارد إن لم يمكنها ذلك.

يصبح توافق أصحاب المصلحة الرئيسين—مثل مجموعة كبار الموظفين وفِرق الإدارة المالية وأقسام تكنولوجيا المعلومات—حول أتمتة الإدارة المالية عامل نجاح بالغ الأهمية. يوجد خوف حقيقي للغاية من الأتمتة التي تحل محل الوظائف، مما قد يؤدي إلى ثقافة لا تقبل التغيير. يجب على القادة استثمار الوقت والموارد في إدارة التغيير الفعَّالة. إنهم بحاجة إلى أن يظهروا إلى الموظفين كيف تجعل الأتمتة وظائف الإدارة المالية أكثر إثارة للاهتمام ومجزية، بالإضافة إلى تحسين آفاقهم المهنية.

من منظور المواهب، تحتاج القيادة إلى تقييم إذا كانت لديها المهارات والخبرات والموارد اللازمة لتنفيذ مبادرات الأتمتة وإدارتها. مع تحويل الأتمتة طبيعة العمل بشكل أساس، يثبت برنامج صقل المهارات أنه لا يقدر بثمن لمساعدة الأشخاص على الانتقال من مهام يدوية أكثر إلى عمل تحليلي وتعاوني عالي المستوى.

أخيرًا، من الناحية العملية، توجد أسئلة بالغة الأهمية حول التكلفة ومن يوفر برنامج أتمتة الإدارة المالية. على سبيل المثال، هل تتماشى التكاليف والفوائد المحتملة للأتمتة مع ميزانية مؤسستك وأولوياتها؟ هل يمكنك تحديد حالة عمل واضحة للاستثمار في أنظمة ERP التي تدعم الأتمتة المالية؟ هل وجدت موفر التكنولوجيا المناسب لمؤسستك؟ تنفيذ الأتمتة المالية ليس مهمة لمرة واحدة، بل مبادرة تحويل طويلة الأجل. تريد التأكد من أن لديك الشريك المناسب معك.

اعتماد الأتمتة باستخدام أنظمة Oracle

إن مستقبل الإدارة المالية هنا، وهو يعيد بالفعل تشكيل المشهد التنافسي للشركات. تواجه المؤسسات التي لا تعيد التفكير في عملياتها المالية لدمج التقنيات المُتقدمة مخاطر، بما في ذلك التخلف عن المنافسين، وانخفاض جذب المواهب والاحتفاظ بها، وفقدان الرؤى، وإعداد التقارير غير الدقيقة، وانخفاض إنتاجية الموظفين. الاستثمار في أتمتة الإدراة المالية له تأثير كبير على قدرة المؤسسة على اتخاذ قرارات تركز على البيانات ومواكبة التغيير المستمر في مجالها وسوقها.

يساعد كل من تخطيط موارد المؤسسة (ERP) في Oracle Fusion Cloud وإدارة الأداء المؤسسي (EPM) في Oracle Fusion Cloud الشركات على أتمتة العمليات المالية وربطها بما في ذلك المقبوضات والمدفوعات وإدارة النقدية والأصول الثابتة وإعداد التقارير. تتضمن إمكانات الذكاء الاصطناعي في تطبيقات Oracle Fusion Cloud خصمًا ديناميكيًا لإنشاء خطط دفع مُخصصة للمورّدين والتنبؤ النقدي لإنشاء تنبؤات أسبوعية تلقائيًا. تعمل تطبيقات Oracle Cloud على Oracle Cloud Infrastructure (OCI)، مما يوفر مجموعة كاملة من التطبيقات السحابية بالإضافة إلى بنية تحتية سحابية من الجيل التالي مصممة خصيصًا لتشغيلها. تتيح هذه المجموعة الفريدة للمؤسسات نشر ميزات الذكاء الاصطناعي التقليدية والتوليدية القوية المضمنة في تطبيقات Oracle Fusion Cloud. ما النتيجة النهائية؟ بيانات أفضل للعمل مع فريق الإدارة المالية وتخصيص المزيد من الوقت للتركيز على استخدام تلك البيانات.

الأسئلة الشائعة حول أتمتة الإدارة المالية

هل تكون الإدارة المالية مؤتمة بالكامل؟
يعد تأثير الأتمتة على قسم الشؤون المالية مهمًا، إذ تُقدر Accenture أنه يمكن أتمتة ما يصل إلى 80% من أعمال المعاملات الخاصة بالوظيفة. مع ذلك، من غير المحتمل أن يتم استبدال المتخصصين الماليين بالكامل بالأتمتة. تظل مهنة الإدارة المالية بحاجة إلى مشاركة بشرية لتوفير الإبداع البشري والحكم والذكاء العاطفي وبناء العلاقات والتفكير النقدي. تتعامل الأتمتة مع المهام اليدوية والمتكررة التي تستغرق عادةً عرض نطاق ترددي كبير، مما يسمح لموظفي الإدارة المالية بالتركيز على التحليل الأكثر تعقيدًا واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

ما المقصود بـ RPA في الإدارة المالية؟
تستخدم RPA أو أتمتة العمليات الروبوتية روبوتات البرامج منخفضة التعليمات البرمجية للتعامل مع العمليات المتكررة والمستهلكة للوقت في الإدارة المالية. تعد أتمتة العمليات الروبوتية مثالية لأتمتة العمليات القائمة على القواعد مع مجموعات البيانات المنظمة في الإدارة المالية التي تتطلب اتخاذ قرارات بشرية قليلة أو معدومة. تتضمن بعض الأمثلة استخراج البيانات وملء النماذج واعتمادات التوجيه.

ما المقصود بالأتمتة الذكية في الإدارة المالية؟
تجمع الأتمتة الذكية (IA)، والمعروفة أيضًا باسم أتمتة العمليات الذكية، بين العديد من التقنيات المُتقدمة، بما في ذلك أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)، والتعلم الآلي، ومعالجة اللغة الطبيعية، والذكاء الاصطناعي لتقديم إمكانات أكثر تقدمًا من أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) وحدها. على عكس RPA، التي تكمل المهام باتباع القواعد المحددة من البشر في البرامج النصية، يمكن لـ IA التكيف والتعلم من التجربة. يمكن لـ IA تحليل البيانات المنظمة وغير المنظمة والتكيف مع الظروف المُتغيرة وتحسين الأداء بمرور الوقت من خلال تحديد الأنماط واتخاذ القرارات بناءً على التجارب السابقة. يسمح هذا لـ IA بمعالجة المهام المعرفية المُعقدة التي تتطلب اتخاذ القرارات الشبيهة بالبشر وقدرات حل المشكلات. على سبيل المثال، عندما يتعلق الأمر بالفواتير، يمكن لـ RPA معالجة الفواتير التي تتبع القواعد والنماذج المحددة مُسبقًا والتي تتكون من بيانات منظمة في شكل أرقام وقيم. مع ذلك، يمكن لـ IA تفسير البيانات واستخراجها من تنسيقات الفواتير المتنوعة التي تتضمن بيانات غير منظمة وتنسيقات خاصة بمورِّدي التعلم والتكيف مع الانحرافات.