En medio de una montaña rusa de cambios regulatorios y de mercado durante las últimas dos décadas, Keller Williams, la franquicia inmobiliaria más grande del mundo, estaba “tan enfocada en el crecimiento y en servir a nuestros franquiciados que no nos estábamos cuidando a nosotros mismos”, dice Tamara Hurwitz, vicepresidenta de operaciones tecnológicas e innovación de KW.
El equipo de finanzas de KW estaba trabajando con un sistema de gestión financiera on-premises altamente personalizado mientras también dependía de hojas de cálculo y aprobaciones por correo electrónico para actividades como la planificación presupuestaria y los informes. Esos procesos en su mayoría manuales y los silos de datos que creaban hacían casi imposible tomar decisiones financieras oportunas y fundamentadas. Algo tan simple como generar un informe financiero actualizado para un ejecutivo podía tomar horas al equipo.
“Dejaban lo que estaban haciendo y no se hacía nada más hasta que se generaba el informe”, dice Hurwitz.
Después de evaluar varios sistemas alternativos, con la ayuda del socio Accelalpha, KW consolidó sus procesos principales de gestión financiera en Oracle Cloud Financials, parte de la suite Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), el 1 de enero de 2024. El personal financiero experimentó rápidamente mayores eficiencias al automatizar procesos manuales, como aprobaciones de facturas y gestión de gastos.
En junio de 2024, KW implementó Oracle Fusion Data Intelligence junto con Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM).
Después de ejecutar su planificación mensual basada en hojas de cálculo en paralelo con Oracle Cloud EPM Planning durante los primeros meses, KW utilizó la nueva aplicación exclusivamente por primera vez en septiembre sin interrupciones. También se usará para el próximo ciclo de planificación anual, eliminando el proceso de meses de conciliación y consolidación de presupuestos usando hojas de cálculo y aprobaciones por correo electrónico. Con cada iteración mensual, el personal financiero está ahorrando tiempo en los procesos de conciliación de cuentas y cierre utilizando Oracle Cloud EPM Financial Consolidation and Close y Account Reconciliation.
Con los silos de datos eliminados, es más fácil para el personal financiero acceder a datos financieros de todas las fuentes de Oracle Cloud ERP y EPM para crear informes ad hoc. En general, la automatización de informes de KW, la integración de fuentes de datos y el uso de Oracle Smart View for Office han reducido el tiempo de generación de informes financieros de la empresa en un 90 %, estima Hurwitz. “Ahora, con Oracle, podemos hacer todo más rápido y más fácil”, dice.
“Nos dimos cuenta de que, aunque tenemos tecnología de punta para servir a nuestros franquiciados y agentes afiliados, estábamos trabajando internamente con sistemas más antiguos. Ahora, con Oracle Cloud ERP y Analytics, somos más inteligentes que nunca. Y apenas hemos comenzado".
KW también lanzó un portal de autoservicio, conectado a Oracle Cloud ERP mediante servicios de integración de Oracle Cloud Infrastructure integration services, que ayuda a los franquiciados y agentes afiliados a actualizar información, como cuentas bancarias, en línea, eliminando la necesidad de llamar al soporte y que un coordinador de servicios realice los cambios. El portal ha reducido los errores de ingreso de datos, ahorrado tiempo considerable al personal de soporte y proporcionado una auditoría de los cambios realizados, cuándo y por quién, dice Hurwitz.
KW apenas ha comenzado a explorar cómo aprovechar las capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático dentro de la plataforma Oracle Fusion Data Intelligence. Hurwitz prevé un día en que la plataforma de comercio electrónico orientada al cliente estará integrada con sus nuevas aplicaciones financieras.
“Antes, utilizábamos fuentes externas para obtener información sobre la industria y la economía para tomar decisiones basadas en lo que pensábamos que iba a suceder”, dice. “Ahora, podemos combinar esa información externa con mucha más información interna para obtener inteligencia procesable que nos ayudará a tomar decisiones basadas en datos para guiar el negocio".
Por ejemplo, cuando la iniciativa KSCORE de KW, un programa a través del cual las personas pueden obtener su licencia de bienes raíces sin costo, esté integrada con Oracle Cloud ERP, la empresa podrá determinar si un individuo que toma una clase o currículo específico se traduce directamente en mayores ventas para sus franquiciados. En consecuencia, KW podría recomendar esas clases. “No solo nos hará más inteligentes”, dice Hurwitz, “sino que también hará que nuestros franquiciados y agentes afiliados tengan más éxito”.
Oracle Fusion Cloud HCM cumple con los objetivos centrados en las personas de la empresa.
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