Listo para el despegue: Heathrow se prepara para expandirse unificando sus departamentos de RR. HH. y Finanzas

London Heathrow Airport tiene una visión clara: proporcionar a los pasajeros el mejor servicio aeroportuario del mundo.

Para lograr esta ambiciosa visión, una parte clave es recuperarse con éxito de la pandemia y reiniciar la expansión del aeropuerto. Antes de la pandemia, Heathrow era uno de los aeropuertos más concurridos del mundo conectando el Reino Unido con Europa y el mundo, y desde donde más de 80 aerolíneas vuelan a 185 destinos en 84 países. A medida que el Reino Unido deja atrás la covid, Heathrow se centra en la recuperación y en recuperar su lugar en la cima a nivel global. A más largo plazo, tiene planes de expandir y construir una tercera pista para aumentar sustancialmente el tráfico de pasajeros.

Pero como cualquier viajero sabe, los aeropuertos más grandes no siempre son mejores. Heathrow necesitaba recurrir a la tecnología para facilitar las cosas a los pasajeros, desde planificar viajes hasta desplazarse por el aeropuerto y llegar a los destinos, y proporcionar a los empleados herramientas modernas para desbloquear todo su talento y potencial. Para lograr esta visión, el equipo de Heathrow necesitaba cuidar de algo que los pasajeros nunca vieron. El equipo tuvo que modernizar los sistemas de RR. HH. y finanzas del aeropuerto, la base administrativa de las operaciones aeroportuarias.

En 2019, Heathrow lanzó Project Magenta, una actualización importante de la gestión interna que reemplazaría su software por aplicaciones en la nube, a saber, Oracle Fusion Cloud ERP y Oracle Fusion Cloud HCM. Heathrow eligió a Oracle para automatizar tareas repetitivas, garantizar la innovación a través de actualizaciones habituales de productos y dar a los empleados un mayor acceso a sus datos financieros y de personal.

Cuando la pandemia detuvo temporalmente los viajes por vía aérea, Heathrow se vio obligado inicialmente a poner el proyecto en pausa para priorizar la protección financiera del negocio, pero cambió su enfoque tan pronto como pudo.

"Sentíamos que el argumento empresarial seguía siendo sólido", comenta Caroline Knight, responsable de Tecnología de Heathrow. "Aunque la expansión del aeropuerto se detuvo, ¿qué sucedería si nuestros sistemas no estuvieran listos cuando las operaciones volvieran a repuntar? Necesitábamos permitir que nuestros colegas atendieran a las necesidades de los consumidores".

Se hizo evidente que la automatización de Oracle ayudará al aeropuerto a mejorar la eficiencia operativa, clave en un sector con costos fijos elevados y regulaciones estrictas. La plataforma unificada de aplicaciones en la nube estandariza las tareas de RR. HH. y finanzas, lo que permite a los compañeros ahorrar tiempo y liberarlos para centrarse en atender a los pasajeros. Las herramientas intuitivas proporcionan a los compañeros acceso a más datos y les ayudan a acelerar la toma de decisiones, trabajar mejor en equipo y, en última instancia, disfrutar de un equilibrio entre la vida laboral y personal: beneficios que se erigieron como vitales cuando la pandemia había tenido un efecto perjudicial sobre la moral de los trabajadores.

Cuando se reinició el proyecto, los miembros del equipo de Magenta habían aprendido una lección: cuando estaban contra la pared podrían ser increíblemente útiles.

De hecho, las presiones por que se ejecutara el proyecto durante la pandemia fomentaron la cohesión. Lo que comenzó siendo un equipo de equipos, en presentación de Heathrow, Oracle y Capgemini, el consultor tecnológico del aeropuerto, se convirtió en una fuerza unificada.

"No importaba de dónde venías, eras parte del equipo de Magenta", dice Knight. "Fuimos más allá de la estructura normal de clientes y socios, y todos nos movimos en la misma dirección. Estar en modo de crisis propició que se crearan vínculos más fuertes".

"La crisis hizo al equipo más creativo. Tuvimos que replantearnos fundamentalmente cómo nos organizamos, tomamos decisiones y mantenemos a todos conectados a distancia", dice.

El trabajo remoto y la gestión de proyectos virtuales resultaron ser una bendición. "Aunque algunos de nosotros nunca nos habíamos reunido en persona, de alguna manera extraña creo que el trabajo remoto resultaba más sencillo", dice Knight. "Si hubiéramos estado en la oficina, la gente habría venido aquí de diferentes partes del país o del mundo, mientras que algunos aún trabajaban de manera virtual. Ese tipo de logística puede ralentizarte. Con todo el mundo trabajando en remoto, era fácil planificar, ser ágil y conseguir retener a los empleados".

Ella compara las reuniones virtuales con "invitar a extraños a nuestros hogares. Aunque veíamos a la gente en las pantallas, pudimos conocernos mejor, saber quiénes somos y qué nos hace conectar".

Knight subraya la mayor autonomía que proporciona el trabajo remoto, dando a las personas más libertad para tomar decisiones y crear un equipo más ágil. "Al final, casi doblábamos en velocidad la realización de tareas clave en comparación con la situación previa a la pandemia, y la calidad de nuestro trabajo también mejoró", dice. "La necesidad fue realmente la madre de la creatividad. Nos vimos obligados a innovar".

Tras su implantación en octubre de 2021, Heathrow logró unificar todo el conjunto de procesos de negocio en todas las funciones de recursos humanos y finanzas. Tareas tan dispares como contratar nuevos compañeros, adquirir bienes y generar ingresos se reúnen en una sola suite, lo que permite que el aeropuerto aproveche al máximo la eficiencia mediante la automatización y el acceso a datos precisos en tiempo real, acelerando así la toma de decisiones. Oracle Integration Cloud proporciona una capa subyacente de conectividad que une la nueva plataforma con todo el patrimonio digital de Heathrow.

Una vez completado el proyecto Magenta, los equipos no operativos están dispuestos a asociarse eficazmente para enfrentar cualquier cosa que depare el futuro para el tráfico de pasajeros. Abril de 2022 fue uno de los meses con más afluencia que el aeropuerto había visto en dos años.

"La plataforma de Oracle hace muchas cosas bien, pero en resumen, funciona", dice Knight. "Ahora tenemos un conjunto estándar de procesos, donde todos saben dónde y cómo hacer las cosas. Hemos implantado un producto estándar con personalizaciones mínimas y un aspecto coherente, por lo que es más fácil para los empleados utilizarlo y mantenerlo".

En el mundo empresarial actual, brindar a los compañeros grandes aplicaciones empresariales es importante para retener el talento, de la misma manera que una buena oficina hace de una empresa un lugar agradable y eficiente para trabajar.

"Si deseas atraer y mantener el talento adecuado, debes proporcionar una gran experiencia laboral", dice el director de personal Paula Stannett. "He perdido personas en el pasado que dijeron que no habían venido para perder el tiempo trabajando en hojas de cálculo". Antes de Oracle Cloud HCM, las personas gestionaban las revisiones de rendimiento con una plantilla de Word y realizaban revisiones salariales anuales por completo en hojas de cálculo, con un equipo íntegramente formado por personas que trabajaban en numerosas versiones. Esos sistemas dificultaron la creación de un equipo de primera clase.

"Oracle HCM ha transformado todo eso", dice Stannett. "De lo que he visto hasta ahora, casi todo el mundo es capaz de realizar estas tareas rápidamente y por sí mismo. Las tareas que antes tardaban en realizarse de 20 a 50 horas se realizan en una fracción de ese tiempo".

Además de ahorrar tiempo, la plataforma produce información más actualizada y precisa. El sistema de HCM está unificado con aplicaciones de ERP que abarcan finanzas, contabilidad y compras. Una de estas aplicaciones, Oracle Billing and Revenue Management, fortalece las transacciones B2B de Heathrow con aerolíneas, gestionando ingresos anuales de varios millones de libras. Heathrow utiliza esta aplicación para crear nuevos modelos de negocio que incluyan uso complejo y facturación basada en suscripciones. Además, crea la oportunidad de maximizar la automatización de los flujos de facturación nuevos y existentes, como Retail Concessions y Telecoms Infrastructure.

"Oracle Fusion Cloud ha demostrado por qué es la plataforma más competitiva del mercado", afirma Javier Echave, director financiero de Heathrow. "Más allá de las ventajas técnicas, lo que nos entusiasma es ver cómo ahora todos tienen acceso a los datos, de modo que pueden innovar a medida que crean un nuevo valor para los pasajeros y para el mundo".

Las finanzas y los recursos humanos tocan todos los objetivos de Heathrow, desde expandir e impulsar el crecimiento del negocio hasta hacerlo de una manera sostenible. Todos estos esfuerzos dependen de tener información precisa para tomar las decisiones correctas.

"Nos apasiona mejorar nuestra sostenibilidad y reducir nuestra huella de carbono", dice Echave. "¿Cómo podemos preservar los beneficios de las aerolíneas mientras ayudamos al planeta? La mejora de la resolución de problemas es lo que convierte a Magenta en una transformación real. Es el comienzo del viaje. Están sucediendo cosas tremendas".

Heathrow se asoció con Capgemini y Oracle Consulting para apoyar el proyecto Magenta.

"La transición a la nube es un compromiso fundamental. Es una evidencia de la alianza sólida y colaborativa que se ha construido entre Capgemini y Heathrow, con la que pudimos modernizar un patrimonio de TI tan complejo sin problemas durante un período de cambios significativos para la industria de la aviación", dice Steve Baldwin, director de cuentas de Capgemini. "Desde la puesta en marcha del programa, Heathrow ya ha logrado importantes beneficios gracias a las optimizaciones de la TI, incluida la capacidad de ofrecer una experiencia de usuario mejorada a sus empleados".