Crea un argumento empresarial de ERP en cinco pasos con plantillas prediseñadas

“Nuestra ERP actual está bien. ¿Por qué arreglar lo que no está dañado?”

Es una pregunta común de los líderes empresariales y empleados de primera línea que son reacios a una renovación importante del sistema de TI o simplemente no se dan cuenta de los beneficios que se están perdiendo. Pero el impulso de la industria continúa creciendo para trasladar las operaciones financieras de software on-premises heredado a aplicaciones más nuevas que pueden satisfacer mejor los requisitos comerciales actuales. Las empresas e instituciones están replanteando o ampliando sus modelos y estrategias de negocio e implementando nuevas tecnologías con las capacidades para apoyar esos nuevos enfoques. Cuando las empresas deciden reemplazar una aplicación central, como ERP, la opción más común hoy en día es una aplicación basada en la nube. Sin embargo, dado que un ERP es tan central para las operaciones diarias, muchos ejecutivos solo ven el riesgo de hacer cualquier cambio. Con un argumento empresarial para ERP bien definido, puedes abrir los ojos y oídos de los líderes empresariales clave que deben aprobar tal movimiento y ganar al personal que usará los sistemas todos los días.

¿Qué es un argumento empresarial para ERP?

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un software que las organizaciones usan para supervisar sus operaciones comerciales diarias, cubriendo funciones como contabilidad, adquisiciones, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento, y operaciones de la cadena de suministro. Un argumento empresarial para ERP es un documento de estilo de presentación que describe detalladamente la justificación, las razones y los beneficios esperados de implementar un nuevo sistema ERP dentro de una organización. La mayoría de las empresas tienen un sistema ERP (o múltiples aplicaciones) en funcionamiento para gestionar estas funciones, por lo que el caso de negocio se centra en las razones para migrar de los sistemas on-premises existentes a la nube. Las razones para hacer un cambio deben estar directamente vinculadas a la estrategia de la empresa y las capacidades necesarias para ejecutar esa estrategia. El caso de negocio sirve como la hoja de ruta para que las partes interesadas y los responsables de la toma de decisiones evalúen y aprueben la inversión en una nueva solución de ERP.

Por qué es importante construir un caso de negocio para modernizar el ERP

Un caso de negocio para ERP es crucial para obtener la aprobación y financiamiento para un proyecto de ERP, ya que el caso de negocio proporciona a los tomadores de decisiones clave una comprensión clara de los beneficios anticipados, los costos, los riesgos y las estrategias asociadas con la implementación de un nuevo sistema ERP. Tener un caso de negocio ayuda a enfocar al equipo en lo que es importante y en las razones por las que se está realizando la transformación. Tener este enfoque mejora el nivel de compromiso para hacer que funcione. También es valioso para entusiasmar a los empleados sobre un mejor sistema de software, o al menos estar dispuestos a darle una oportunidad justa.

Cuando una organización comienza a considerar seriamente la implementación de un nuevo sistema ERP, el liderazgo generalmente crea un equipo de proyecto, y el primer trabajo de ese equipo es construir un caso de negocio para ERP. Cuando las empresas deciden reemplazar una aplicación central, como ERP, la opción más común es una aplicación basada en la nube. El caso de negocio proporciona la oportunidad de profundizar en cómo el nuevo software ERP proporcionará las capacidades empresariales necesarias para ejecutar la estrategia de la empresa y cuantificar el valor de esas capacidades. El caso de negocio podría vincular nuevas capacidades de software como la inteligencia artificial (IA) para mejores pronósticos que ayuden a impulsar el desempeño empresarial. Podría mostrar cómo un ERP basado en la nube reduce los costos de las actualizaciones frecuentes, facilitando y abaratando el acceso a nuevas capacidades de TI. Al explicar y mostrar el valor frente al costo, el equipo se acerca más a decidir si seguir adelante con el proyecto, incluyendo encontrar la solución de ERP adecuada y obtener la aprobación de los líderes.

Conclusiones clave

• El argumento empresarial para ERP es el primer paso para proporcionar a los ejecutivos y las partes interesadas corporativas el contexto de por qué se necesita un nuevo sistema ERP.
• Un argumento empresarial para ERP explica a fondo la evaluación del costo-beneficio y el potencial de retorno de inversión (ROI) de implementar un nuevo sistema.
• El argumento empresarial para ERP debe ofrecer una visión general de alto nivel del proyecto de implementación de una ERP y también detallar cómo se implementará el nuevo sistema, incluyendo cronogramas, fases y los recursos necesarios.

5 pasos para construir un argumento empresarial para un nuevo ERP

Crear un argumento empresarial para ERP requiere colaboración multifuncional para identificar todas las necesidades de un nuevo sistema de software importante, los beneficios que traería y la justificación para la inversión. Aquí están los pasos principales para crear un argumento empresarial para ERP.

1. Evaluar el software actual frente a las necesidades futuras

Al construir un argumento empresarial para ERP en la nube, comienza basando el esfuerzo en la estrategia de la empresa y las capacidades necesarias para ejecutar esa estrategia. Mira hacia tus necesidades futuras. Luego, identifica las brechas entre esas capacidades y el estado actual de los sistemas de ERP de tu organización y los procesos empresariales relacionados. Si es posible, compárate con algunas empresas similares para identificar áreas de oportunidad. Hay numerosos beneficios potenciales al actualizar la tecnología, pero no lograrás muchos de esos beneficios si no entiendes dónde, cómo y por qué estás quedándote corto. No deseas migrar un proceso ineficaz a un nuevo sistema de ERP. Proporcionar un contexto sobre por qué se necesita un nuevo sistema de ERP ayuda a las partes interesadas a comprender cómo será el esfuerzo de transformación dado tu estado actual.

Realiza una evaluación del sistema existente

Trabajando con varios stakeholders empresariales, evalúa las fortalezas y debilidades de tu software y procesos actuales. Por ejemplo, ¿estás utilizando las tecnologías más recientes y puedes agregar regularmente nuevas capacidades a medida que surgen y están disponibles? Haz esta evaluación por diferentes funciones, como finanzas, planificación y adquisiciones. La idea es identificar los problemas, determinar dónde existen ineficiencias y detallar cómo estas limitaciones afectan a la organización.

Audita los procesos empresariales actuales

Realiza una revisión exhaustiva de los procesos y flujos de trabajo empresariales para identificar cuellos de botella, redundancias y áreas de mejora, como actualizaciones de sistemas que consumen mucho tiempo y tareas manuales.

Enumera los costos actuales del proceso

Estima los costos operativos asociados con el sistema ERP existente, incluidos licencias de software, hardware, capacitación, consultoría, personal, mantenimiento continuo, actualizaciones y otros gastos asociados.

Describe las ineficiencias del proceso existente

Identifica y documenta los problemas actuales, las ineficiencias y las limitaciones en los sistemas y procesos existentes, como datos faltantes o difíciles de acceder, tareas excesivamente manuales o la falta de datos en tiempo real.

Suma el costo de las ineficiencias relacionadas con un ERP on-premises

Cuantifica el impacto financiero de las ineficiencias relacionadas con el sistema ERP on-premises actual, como el mantenimiento manual y los tiempos de inactividad disruptivos, u otras limitaciones del sistema como la falta de flexibilidad y la necesidad de personalizaciones.

2. Determinar los requisitos de un ERP y los costos estimados

Este paso determinará si un nuevo sistema de ERP abordará las brechas de capacidad que identificaste en el paso 1. Es importante establecer objetivos y metas claramente definidos que tu organización aspira a alcanzar con un ERP en la nube. Este paso describe qué abordará o mejorará el nuevo sistema de ERP dentro de la empresa en comparación con el ERP on-premises.

Determina los requisitos funcionales

Realiza un análisis exhaustivo de los sistemas existentes para determinar los requisitos funcionales y las características que el nuevo sistema de ERP debe tener para apoyar los procesos empresariales y cumplir con los objetivos organizacionales.

Enumera las características y módulos requeridos

Identifica los beneficios que te interesan y especifica las características y módulos esenciales necesarios en el sistema de ERP para mejorar los procesos empresariales y agregar capacidades, como previsiones avanzadas utilizando capacidades de aprendizaje automático e IA.

Realiza un análisis de brechas funcionales

Identifica cualquier brecha entre las capacidades del sistema actual y la funcionalidad del sistema de ERP en la nube propuesto. Busca hojas de ruta de productos en los sitios web de las empresas para ayudarte en este proceso.

Crea un plan de implementación y despliegue

Para que las partes interesadas actúen sobre un caso de negocio propuesto para un ERP, necesitan ver un plan detallado sobre cómo se implementará el sistema de ERP de reemplazo, incluidos cronogramas, fases, recursos necesarios, junto con posibles desafíos y estrategias de mitigación.

Estima los costos de un ERP para más de cinco años

Pronostica los costos totales asociados con la implementación, licencias y mantenimiento del sistema de ERP durante un periodo prolongado.

3. Calcular el retorno de la inversión

Para determinar si un nuevo ERP es la decisión correcta, deseas proporcionar un análisis detallado del posible retorno de la inversión (ROI). Normalmente, este análisis se basa en comparar las ganancias, como el aumento de los ingresos, mejor flujo de caja, mayor productividad del personal, menores costos de capital y menores costos de soporte, con los costos de implementación y suscripción continua. Comparará el costo total de propiedad del nuevo sistema frente al costo de mantener y operar el sistema existente. Normalmente, se apoya en gran medida en puntos de referencia de la industria, estudios de analistas y modelos de madurez de procesos empresariales para evaluar una gama de modelos conservadores y probables para los retornos y costos. El plan también debe proporcionar un cronograma estimado para cuánto tiempo tomará poner en marcha el nuevo sistema y cuándo se lograrán los beneficios esperados. Deseas que las partes interesadas comprendan cómo se ve el éxito y cómo medirás ese éxito en el futuro.

Aborda primero las necesidades comerciales críticas

Destaca cómo el sistema ERP aborda las brechas de capacidad críticas enumeradas en la fase de evaluación, como la necesidad de automatización de procesos, análisis integrados, aprendizaje automático y capacidades colaborativas para mejorar la precisión y velocidad en la toma de decisiones.

Muestra mejoras en las operaciones comerciales

Demuestra cómo el nuevo sistema de ERP puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa y aumentar la productividad. Las ganancias de eficiencia pueden provenir de estandarizar, simplificar y automatizar procesos empresariales desarticulados. Cita métricas que estos cambios pueden mejorar, como la entrega a tiempo a los clientes o la reducción de los días de ventas pendientes.

Demuestra menores costos generales

El menor costo total de propiedad (TCO) es un valor potencial para pasar a un ERP basado en la nube, lo que reduce los costos de mantenimiento y elimina las actualizaciones, liberando al personal de TI para que se concentre en iniciativas que agreguen más valor. También elimina el gasto de capital para actualizaciones de hardware y operaciones de instalaciones de centros de datos. Se pueden lograr ahorros adicionales simplificando y automatizando los procesos empresariales.

Proporcionar una estrategia para realizar y medir ahorros

Detalla estrategias y planes para realizar los ahorros de costos anticipados a través de la implementación de un ERP. Deseas crear indicadores clave de rendimiento (KPI) y puntos de referencia para rastrear una vez que tu organización esté operativa y utilizando la solución, de modo que puedas cuantificar el ROI.

Construir un plan de financiamiento de un ERP

Describe un plan de financiamiento que detalle los recursos financieros necesarios para el proyecto de implementación de un ERP, incluidos los costos del software, requisitos de personal, soporte del integrador de sistemas y otros gastos.

4. Crear un plan de implementación y despliegue

Una preocupación fundamental para los líderes empresariales y los empleados girará en torno a si una renovación de un ERP será disruptiva. Si se migra a un sistema de ERP basado en la nube, querrán saber cómo manejarás la reducción de tus sistemas locales mientras aumentas tus aplicaciones en la nube. Los empleados estarán ansiosos por entender cómo cambiará su trabajo diario, mientras que los ejecutivos querrán conocer los riesgos potenciales que podrían ralentizar las operaciones. En esta sección, deseas abordar esas preocupaciones mientras muestras la viabilidad del proyecto y ofreces un cronograma realista. La rendición de cuentas es clave: muestra cómo rastrearás los resultados y qué sucederá si no se están logrando.

Crear un plan de personal

Desarrolla un plan que describa las personas, habilidades y roles necesarios para el proyecto de ERP. ¿Necesitarás contar con la experiencia y capacidad de un integrador de sistemas? Considera cómo dotarás de personal a cualquier capacitación necesaria para apoyar a las personas clave que trabajan en los nuevos sistemas.

Encontrar formas de minimizar el tiempo de inactividad empresarial

Presenta estrategias para minimizar las interrupciones durante la transición al nuevo sistema, asegurando la continuidad de las operaciones y reduciendo el riesgo de pérdida de datos, tiempo de inactividad y reprocesamiento durante la migración. Por ejemplo, detalla el despliegue por regiones y funciones de las nuevas capacidades de un ERP. Sé claro sobre cuándo dejarán de funcionar los sistemas heredados y cuándo y cómo (y por cuánto) se transferirán los datos. Asimismo, establece un plan de pruebas para integraciones con aplicaciones existentes, bases de datos y sistemas de terceros para evitar problemas que puedan interrumpir el flujo de datos.

Mostrar el plan para minimizar los riesgos de implementación

Identifica y evalúa los riesgos potenciales asociados con la implementación del ERP, junto con estrategias para mitigar estos riesgos, como pruebas exhaustivas, simulaciones de puestas en marcha y asegurarse de que todo el hardware, software y redes sean compatibles y estén actualizados para soportar el nuevo sistema ERP.

Sé realista sobre los plazos

Establece plazos realistas para la implementación, considerando las complejidades y desafíos potenciales. Mapea las fases de despliegue, como por geografías, funciones comerciales u otros factores. En el caso de aplicaciones en la nube, el tiempo de implementación suele ser más corto que los sistemas convencionales on-premises, pero ser realista sobre los tiempos y la gestión del cambio necesaria es fundamental para establecer credibilidad y gestionar expectativas.

Efectuar la rendición de cuentas

Define tu enfoque para rastrear el logro de beneficios, quién es responsable de ellos y qué acciones pueden tomar los equipos si no se están alcanzando.

5. Presenta tu argumento empresarial

Una vez que hayas establecido el propósito de la implementación del ERP, los beneficios y costos anticipados, y el plan para entregar esos beneficios, es hora de presentar tu argumento empresarial a los stakeholders. En esta etapa, no estás proponiendo una estrategia de implementación detallada paso a paso, aunque tienes eso en su lugar y listo para profundizar si se te pregunta. En cambio, deseas destilar esos datos exhaustivos, análisis y planes en una visión general de alto nivel que comunique claramente a los ejecutivos la necesidad, beneficios, costos, riesgos y estrategias para la migración a un ERP.

Conoce a tu audiencia

Al presentar el caso de negocio del ERP a los tomadores de decisiones, como la dirección o un comité de revisión, anticipa las preguntas o preocupaciones que puedan tener y trata de adaptar la presentación para abordar sus prioridades e intereses.

Usa la visualización de datos

Aprovecha las herramientas de visualización de datos para ilustrar los beneficios, ahorros de costos y ROI de la implementación del nuevo sistema ERP.

No omitas los aspectos financieros

Sí, estás dando una visión de alto nivel del proyecto. Pero necesitas proporcionar proyecciones financieras detalladas, análisis de costo-beneficio y un desglose del ROI esperado para respaldar tu argumento. El director ejecutivo y otros tomadores de decisiones de la dirección necesitan datos financieros concretos para justificar este tipo de inversión.

Descarga la plantilla del argumento empresarial para ERP (DOC)

ERP más fácil que nunca con Oracle

Crear un argumento empresarial realista y práctico para un ERP en la nube requiere una comprensión profunda del estado actual de tu empresa y sus necesidades futuras, así como la capacidad de demostrar claramente los beneficios potenciales que el ERP en la nube puede aportar a la organización.

Oracle Fusion Cloud ERP integra completamente la gestión financiera, adquisiciones, gestión del rendimiento y la cadena de suministro y la manufactura en una sola plataforma para ofrecer información holística en todo el negocio con datos en tiempo real. Al automatizar procesos que solían ser manuales, Oracle Cloud ERP ayuda a los equipos financieros a responder rápidamente a las condiciones comerciales en rápida evolución. También admite la colaboración dentro de la suite de aplicaciones para compartir datos de forma instantánea y resolver problemas, y ofrece prácticas recomendadas integradas y estandarizadas que fomentan la eficiencia de los procesos. Con Oracle Cloud ERP, tu equipo de TI ya no se centrará en el soporte de hardware y los costosos ciclos de actualización, sino que podrá centrarse en ayudar a la organización a sacar el máximo provecho de sus capacidades. Las actualizaciones trimestrales ofrecen las últimas innovaciones, por lo que nunca tendrás que preocuparte por la obsolescencia del software o soportar otra actualización disruptiva. Para las empresas que están trabajando en su estrategia de reemplazo de ERP, Oracle Business Value Services puede ayudarlas a definir y articular el argumento empresarial. Oracle también ofrece opciones de financiamiento que pueden ayudar a las empresas a gestionar los costos iniciales del proyecto.

Preguntas frecuentes sobre el argumento empresarial para ERP

¿Qué es un argumento empresarial para ERP?
El argumento empresarial para ERP sirve como la justificación estratégica y económica de una implementación de ERP, proporcionando a las partes interesadas los beneficios, costos y riesgos del nuevo sistema.

¿Cómo se escribe un argumento empresarial para ERP?
Escribir un argumento empresarial para ERP implica la participación multifuncional para proporcionar una comprensión profunda de la necesidad y los beneficios de implementar un nuevo sistema ERP.

¿Cuáles son los casos de uso de ERP?
Los casos de uso son documentos que detallan cómo los empleados u otras aplicaciones de software interactuarán con el nuevo sistema de ERP, explicando cómo se debe utilizar el software para cumplir objetivos particulares y realizar tareas empresariales.