La automatización de las finanzas en detalle

Megan O’Brien | Estratega de contenidos | 30 de julio de 2024

Los avances en software que automatiza las tareas de gestión financiera están redefiniendo el papel que juegan los equipos de finanzas dentro de las empresas. Con la tecnología de automatización financiera manejando tareas que anteriormente eran manuales, como la entrada de datos, la conciliación de facturas y la reconciliación, los equipos de finanzas tienen la capacidad de centrarse en tareas estratégicas de valor agregado.

Con estas herramientas de automatización, los equipos de finanzas tienen más tiempo para centrarse en analizar temas puntuales, como qué impulsó los ingresos y las ganancias del último trimestre y prever cómo será el próximo trimestre, ya que les lleva menos tiempo y esfuerzo cerrar los libros y reportar los resultados. Y la IA muestra potencial para automatizar muchas más tareas y procesos financieros. A medida que los CFO reimaginan cómo opera el departamento de finanzas, la automatización financiera es un paso esencial para crear una función más autónoma que pueda ofrecer resultados más precisos más rápido y proporcionar mayor visibilidad y comprensión de los resultados, todo mientras se reducen los costos.

¿Qué es la automatización financiera?

La automatización financiera se refiere al uso de tecnología para completar procesos que históricamente se han realizado manualmente. Permite que áreas con tareas repetitivas y que consumen tiempo, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y administración de nómina, se automatizan con poca o ninguna necesidad de intervención humana. Las empresas adoptan la automatización financiera porque ayuda a reducir los costos laborales y puede disminuir errores debido a la entrada manual de datos y cálculos. También puede acelerar procesos, como el cierre financiero, al automatizar pasos como la reconciliación de cuentas. Utilizar la automatización financiera para obtener datos precisos en manos de los líderes empresariales más pronto puede ayudarles a tomar mejores decisiones sobre presupuestos, inversiones, contrataciones, gestión de efectivo y más.

Conclusiones clave:

  • La automatización financiera es el uso de tecnología para hacerse cargo de tareas previamente manuales y que consumen tiempo en el departamento de finanzas.
  • Las tecnologías que facilitan la automatización financiera incluyen software ERP, automatización de procesos robóticos, inteligencia artificial, aprendizaje automático y computación en la nube.
  • Las áreas principales para la automatización incluyen cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina y gestión de gastos.
  • Los beneficios de la automatización financiera pueden incluir reducción de errores, ahorro de tiempo y costos, aumento de la eficiencia y reducción del fraude.
  • Los avances en inteligencia artificial están impulsando las capacidades de la automatización financiera hacia adelante.

La automatización financiera en detalle

La automatización financiera utiliza tecnología avanzada —como software ERP, automatización de procesos robóticos (RPA), inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML)— para automatizar procesos manuales que consumen mucho tiempo dentro del departamento de finanzas. Automatizar estos procesos financieros implica configurar una serie de tareas en lo que se llama un flujo de trabajo, que especifica los pasos predefinidos necesarios para ejecutar una tarea —como pagar una factura o verificar que los niveles de ventas e inventario coincidan. El software de automatización financiera activa cada paso en ese flujo de trabajo y lo ejecuta, de modo que todo el proceso se pueda manejar con intervención humana limitada o nula.

La función de finanzas es un área principal para la automatización porque tiene muchos procesos repetitivos de alto volumen, como la entrada de datos, la conciliación, la facturación y las aprobaciones. Un ejemplo de una conciliación automatizada podría ser el software de una empresa que compara continuamente las ventas de productos con los niveles de inventario para detectar cualquier desbalance, lo que podría sugerir robo si los niveles de inventario son más bajos de lo que dictan las ventas. La tecnología de automatización financiera puede manejar estas actividades manuales a una velocidad más rápida con menos errores, permitiendo al equipo de finanzas centrarse en crear valor y impulsar la estrategia para la organización. En nuestro ejemplo de conciliación de ventas e inventario, los equipos de finanzas podrían trabajar con operaciones para identificar la causa de cualquier desbalance.

¿Qué procesos financieros deben automatizarse?

Al pensar en qué procesos financieros automatizar, considera dos factores importantes: ¿cuál es el beneficio de automatizar y cuánta parte del proceso se puede automatizar? Busca procesos donde la tecnología exista para ejecutar un proceso completo, o un elemento completo dentro de un proceso, con poca o ninguna intervención humana. Ese nivel de automatización ofrecerá los principales beneficios: menor costo, salida más rápida y, posiblemente, mayor precisión. Con ese criterio en mente, aquí hay seis flujos de trabajo financieros listos para la automatización, con ejemplos de cómo se pueden automatizar elementos de ese flujo de trabajo.

Cuentas por pagar (AP)

  1. Captura de facturas: usando tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), las facturas en papel pueden ser escaneadas, leídas y convertidas automáticamente en datos digitales, eliminando la necesidad de entrada manual de datos de facturas.

  2. Conciliación y verificación: después de capturar los datos de las facturas, la tecnología de automatización financiera compara y coincide automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega correspondientes.

  3. Flujo de trabajo de aprobación: basado en reglas predefinidas establecidas por la organización, las facturas se envían al personal o departamento relevante para su aprobación. También se pueden configurar alertas y recordatorios automáticos para agilizar el proceso de aprobación.

  4. Ejecutar el pago: una vez que una factura es aprobada, el pago se realiza automáticamente al proveedor o con una intervención humana mínima.

  5. Conciliación e informes: después del pago, se lleva a cabo un proceso de conciliación automatizada para coincidir las transacciones de pago con los estados de cuenta bancarios y verificar que las cantidades y los beneficiarios se alineen. La tecnología de automatización financiera en AP también puede generar informes detallados sobre métricas como patrones de gasto, rendimiento de proveedores y oportunidades de ahorro de costos.

  6. Optimización de efectivo: utilizando análisis predictivo y ML, las empresas pueden compilar automáticamente datos de todas las fuentes relevantes para predecir continuamente los flujos de efectivo futuros La IA puede sugerir horarios de pago óptimos basados en esos hallazgos para asegurarte de que las facturas se paguen a tiempo, mientras se mantienen reservas de efectivo saludables.

Automatizar estos seis procesos financieros puede generar beneficios significativos.

Accounts Receivable

  1. Comunicación con clientes: con la automatización financiera, se pueden enviar comunicaciones personalizadas automáticamente a los clientes para recordarles pagos próximos o vencidos.

  2. Facturación: las facturas se generan automáticamente y se entregan digitalmente a los clientes. Si se aplica IVA o impuesto sobre las ventas, un sistema automatizado identificará la tasa impositiva aplicable para cada transacción para asegurar que se cobre la cantidad correcta de impuestos.

  3. Procesamiento de pagos digitales: con un proceso de pago digital, los clientes tienen acceso a una variedad de opciones de pago y pueden establecer pagos automáticos recurrentes. Después de que una empresa recibe los pagos, un sistema automatizado envía avisos de recibo de pago a los clientes.

  4. Análisis de cuentas por cobrar (AR): la IA en el software de automatización financiera puede ayudar a las empresas a usar los historiales de pago de los clientes para adaptar programas de descuentos por pago a cada proveedor, en un proceso conocido como descuento dinámico.

Payroll

  1. Transferencia de datos: con sistemas conectados, los datos pueden transferirse automáticamente hacia y desde los sistemas de RR. HH., hojas de tiempo y contabilidad.

  2. Cálculo de impuestos: los cálculos y depósitos de impuestos federales, estatales y locales, además de todas las presentaciones de formularios fiscales federales, estatales y locales trimestrales y anuales, se calculan automáticamente.

  3. Deducción de beneficios: los beneficios para empleados, como el seguro de salud y los planes de jubilación, se calculan y deducen.

  4. Cálculo de salarios: los salarios, incluyendo situaciones como salarios por hora variables, bonificaciones, horas extras, pago de vacaciones, tiempo libre pagado y pago retroactivo, se calculan automáticamente.

  5. Programación y emisión de pagos: la automatización financiera se encarga de la emisión de pagos a empleados a través de depósitos directos electrónicos de cheques.

  6. Registro en el libro mayor: los registros en el libro mayor para nómina son automáticos para mantener las cuentas actualizadas y equilibradas.

Expense Management

  1. Captura de recibos: la automatización financiera elimina la necesidad de entrada manual de datos utilizando OCR para extraer automáticamente datos relevantes de los recibos, como el nombre del proveedor, monto, fecha y categoría.

  2. Creación y categorización de informes de gastos: usando datos de los recibos, los informes de gastos se generan automáticamente y se categorizan según reglas predefinidas.

  3. Verificaciones de cumplimiento de políticas: las verificaciones de cumplimiento de políticas se automatizan con la tecnología que compara los gastos presentados con las políticas y directrices de gasto de la empresa. Los gastos no conformes se marcan automáticamente para revisión adicional.

  4. Flujos de trabajo de aprobación: la tecnología de automatización dirige los informes de gastos a los aprobadores designados según reglas predefinidas, como el monto del gasto o la jerarquía del empleado, y notifica a los aprobadores cuando se requiere acción.

  5. Procesamiento de reembolsos: el proceso de reembolso se automatiza con herramientas que calculan los gastos aprobados y los montos reembolsables según las políticas de la empresa. El sistema genera informes de reembolso e inicia pagos a los empleados.

  6. Gestión de excepciones: a medida que evolucionan las capacidades de aprendizaje automático, los sistemas de gestión de gastos pueden ser capaces de hacer juicios sobre qué gastos necesitan revisión humana y cuáles pueden ser aprobados automáticamente. Los líderes solo tendrían que aprobar las excepciones de gastos marcadas.

Planificación financiera

  1. Recolección e integración de datos: la tecnología de automatización financiera extrae información relevante de varias fuentes de datos a lo largo de la empresa. Luego puede limpiar y procesar los datos identificando errores, inconsistencias o valores faltantes, y notificando al personal de finanzas sobre las áreas que necesitan atención.

  2. Análisis de datos: la tecnología de aprendizaje automático puede escanear datos para ayudar a descubrir correlaciones, valores atípicos o excepciones —ayudando a mejorar la precisión de la planificación y reduciendo en gran medida el tiempo dedicado a los procesos de planificación y análisis de datos.

  3. Informes y paneles de control: los informes financieros, como estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo, se crean automáticamente. También puede generar paneles de control y visualizaciones dinámicas que proporcionan información en tiempo real sobre métricas financieras clave para los interesados.

  4. Presupuestación y pronósticos: los tediosos procesos de presupuestación a nivel de empresa y departamental se automatizan. Las plantillas de presupuesto pueden ser pobladas y actualizadas dinámicamente desde el libro mayor de la empresa. Las avanzadas tecnologías de automatización financiera permiten a las empresas actualizar pronósticos en tiempo real a medida que cambian los factores clave; realizar análisis de variaciones de forma automatizada; incorporar rápidamente flujos de datos financieros, operativos y de terceros; y utilizar capacidades de planificación predictiva para medir el impacto de posibles resultados futuros.

  5. Planificación de escenarios: se crean rápidamente escenarios y modelos hipotéticos en profundidad para medir el impacto de cada decisión y se actualizan automáticamente en función de los factores cambiantes.

Compras y aprovisionamiento

  1. Abastecimiento: los equipos pueden abastecer proveedores a través de un proceso estructurado y automatizado con una plataforma centralizada para comunicarse, comparar ofertas, almacenar documentos relacionados con el abastecimiento y evaluar las negociaciones en función de los objetivos de ahorro.

  2. Contratos de aprovisionamiento: la automatización financiera acelera la creación de RFx utilizando redacción guiada soportada por IA y plantillas y cláusulas legales preaprobadas. Los flujos de trabajo de colaboración y aprobación integrados aceleran la finalización de contratos. También puede entregar automáticamente alertas anticipadas de contratos que están por vencer.

  3. Compras: la creación de órdenes de compra y los flujos de trabajo para la ruta de las PO hacia los aprobadores están automatizados. Se configuran reglas de aprobación para asegurar el cumplimiento de gastos, y cualquier excepción o anomalía se identifica automáticamente.

  4. Analíticas de aprovisionamiento: la IA automatiza la clasificación de gastos y también entrega información procesable para ayudar a las empresas a aumentar el valor del negocio. Por ejemplo, la IA puede identificar patrones de gasto para ayudar a los equipos de aprovisionamiento a racionalizar la base de suministro de una empresa y negociar mejores precios; identificar cambios en las necesidades de suministro y compra para encontrar los mejores proveedores para el negocio; y obtener información sobre el rendimiento de los proveedores en relación con las obligaciones contractuales, como precio, servicio y desempeño en la entrega.

  5. Gestión de facturas: las tareas relacionadas con la recepción de artículos pedidos, el procesamiento de facturas y el envío de pagos están automatizadas. Después de que se haya ingresado una orden de compra, un recibo y una factura en el sistema, la automatización financiera también puede realizar una conciliación de tres vías para correlacionar datos en estos documentos.

  6. Gestión de proveedores: las solicitudes de cambio de proveedores se rastrean, dirigen y aprueban automáticamente para ayudar a mantener los controles.

¿Qué tecnologías se utilizan en la automatización financiera?

La automatización financiera depende del software, incluidas las aplicaciones ERP que gestionan los datos financieros centrales de las empresas y les ayudan a automatizar procesos manuales en áreas como facturación, aprovisionamiento, conciliación de cuentas e informes financieros. A un nivel más básico, aquí hay algunas de las tecnologías amplias utilizadas en la automatización financiera.

  • Automatización de procesos robóticos (RPA): la RPA es una forma de automatización de procesos empresariales que utiliza bots de software para automatizar tareas empresariales repetitivas y de alto volumen. La RPA está impulsada por procesos, lo que significa que sigue reglas y procesos definidos por un usuario final para imitar acciones humanas. Ejemplos de lo que la RPA puede hacer incluyen extraer y procesar datos estructurados de documentos, copiar y pegar datos, abrir correos electrónicos, descargar archivos adjuntos y procesar transacciones en entornos digitales estructurados.
  • Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML): las tecnologías de IA y ML son un paso adelante de la RPA, haciendo el salto de la automatización impulsada por procesos a la automatización impulsada por datos. Mientras que las tecnologías impulsadas por procesos, como la RPA, imitan la acción humana, las herramientas impulsadas por datos imitan el pensamiento humano. La IA y el ML están guiados por datos y contexto, lo que les permite usar entradas no estructuradas, aplicar su propia lógica y manejar procesos menos rutinarios —extendiendo significativamente el rango de procesos que se pueden automatizar. El procesamiento de lenguaje natural (NLP), que permite a los computadores comprender, generar y manipular el lenguaje humano, cae bajo el paraguas de la IA. La IA también abarca inteligencia artificial generativa (GenAI), que puede producir varios tipos de contenido, incluidos texto, imágenes, código, audio, música y videos. Ejemplos de capacidades de IA y ML incluyen el reconocimiento de voz e imagen, modelado predictivo, generación de recomendaciones personalizadas, detección de anomalías, reconocimiento de patrones y la extracción de datos tanto estructurados como no estructurados de documentos.
  • Computación en la nube: la computación en la nube juega un papel crucial en la automatización financiera, disminuyendo algunas de las barreras de entrada al proporcionar infraestructura y servicios escalables, flexibles, rentables y potentes para las organizaciones. Los sistemas de ERP basados en la nube permiten a las empresas acceder a capacidades financieras sofisticadas, con actualizaciones frecuentes de características y menos requisitos de mantenimiento. Las aplicaciones en la nube también permiten escalabilidad, acomodando necesidades cambiantes y empresas en crecimiento. Las organizaciones pueden acceder a soluciones de infraestructura como servicio (IaaS), plataforma como servicio (PaaS) y software como servicio (SaaS), y dependiendo de sus necesidades, para desplegar rápidamente capacidad informática; desarrollar aplicaciones personalizadas; y acceder a aplicaciones financieras sofisticadas listas para usar. Muchas aplicaciones de computación en la nube ofrecen potentes capacidades de análisis de datos para generar información en tiempo real —accesible desde cualquier lugar, incluso a través de teléfonos inteligentes.

Beneficios de la automatización de finanzas

Los CFO y sus equipos tienen una larga lista de tareas por hacer, y esta sigue creciendo. Las empresas aún necesitan que sus equipos de finanzas completen tareas importantes, como procesar pagos y cerrar los libros, mientras también asumen roles más estratégicos, analíticos y consultivos. La automatización financiera puede ayudar a proporcionar la eficiencia, visibilidad y precisión necesarias para prosperar en esta nueva realidad. Estos son ejemplos de algunos de los beneficios.

  • Reducción de errores: la automatización financiera ayuda a minimizar este riesgo al automatizar áreas propensas a errores humanos, como la entrada de datos y los cálculos. También puede automatizar la validación de datos para ayudar a asegurar la precisión y calidad de los datos.
  • Ahorros de tiempo y costos: con los equipos de finanzas enfrentando presión para hacer más con menos, el ahorro de costos y tiempo es uno de los principales beneficios de la automatización. En una encuesta de 2024 realizada por Duke University’s Fuqua School of Business y los bancos de la Reserva Federal de Richmond y Atlanta, el 87 % de los CFO encuestados dijeron que estaban implementando automatización por los beneficios de ahorro de costos. Y, en el informe de 2023 de Amex Trendex: Edición B2B de American Express, el 36 % de las empresas encuestadas dijo que la automatización de pagos por sí sola estaba ahorrando a su equipo de finanzas más de 500 horas al año.
  • Mayor visibilidad: las plataformas de automatización financiera pueden consolidar datos financieros de diversas fuentes en un repositorio central, permitiendo que todos en la organización tengan acceso a la información correcta, según sus privilegios de acceso. Pueden generar informes en tiempo real, paneles de control y análisis, para que los equipos de finanzas puedan monitorear el rendimiento financiero, rastrear KPI y observar tendencias con información actualizada. Estas herramientas también mantienen auditorías completas que documentan las transacciones financieras, actividades y cambios realizados dentro del sistema, ayudando a las organizaciones a demostrar el cumplimiento de estándares de auditoría y controles internos. Con acceso en tiempo real a datos financieros precisos, información y análisis de toda la organización, las partes interesadas pueden tomar decisiones más informadas.
  • Eficiencia mejorada: la automatización puede acelerar drásticamente el ritmo de las operaciones financieras, a menudo mejorando la precisión. La automatización financiera permite a las organizaciones aumentar la eficiencia y mejorar el rendimiento empresarial al automatizar la entrada y el procesamiento de datos, optimizar flujos de trabajo, acelerar el procesamiento de transacciones, proporcionar informes y análisis en tiempo real, reducir tasas de error, optimizar la asignación de recursos, hacer cumplir el cumplimiento y más.
  • Colaboración mejorada: la integración de la automatización en el departamento de finanzas puede mejorar la colaboración de múltiples maneras. Con muchas organizaciones adoptando la automatización financiera a través de plataformas de computación en la nube, el acceso remoto y distribuido mejora, lo que significa que equipos en múltiples ubicaciones pueden interactuar en torno a una fuente de datos compartida. La información centralizada, los flujos de trabajo, los datos y las comunicaciones permiten a los miembros del equipo trabajar juntos de manera más efectiva. Y, con menos tareas manuales, la función financiera tiene la capacidad de colaborar en iniciativas estratégicas a través de diferentes áreas funcionales y departamentos dentro de la organización.
  • Reducción del fraude: uno de los mayores beneficios de la automatización financiera es la reducción del fraude, y los CFO lo están teniendo en cuenta. En un informe de octubre de 2023 de PYMNTS, el 63 % de los CFO encuestados reportó que utilizaba algún nivel de automatización especializada para la prevención del fraude en los seis meses anteriores. Los sistemas automatizados pueden analizar grandes cantidades de datos, detectar patrones e identificar transacciones o comportamientos sospechosos mucho más rápido que los humanos, lo que los convierte en herramientas ideales para ayudar a las organizaciones a detectar y prevenir el fraude de manera proactiva. La IA muestra un fuerte potencial para la detección de fraude, ya que puede analizar rápidamente grandes conjuntos de datos para detectar anomalías y desbalances que podrían señalar un problema.
  • Informes en tiempo real: los procesos manuales tradicionales significaban que las funciones financieras requerían un tiempo de respuesta significativo para generar informes. Estos informes se centraban en información histórica, lo que significaba que, para cuando llegaban a los interesados, es probable que los datos estuvieran obsoletos. La velocidad y precisión de la automatización financiera permiten la supervisión e informes en tiempo real de datos financieros críticos, lo que facilita una toma de decisiones más rápida y una corrección de rumbo proactiva.
  • Mejora en la mitigación de riesgos: al aprovechar la automatización financiera, las organizaciones pueden hacer cumplir el cumplimiento al automatizar verificaciones de cumplimiento, reglas de validación y flujos de trabajo de aprobación. La tecnología mantiene auditorías y documentación completas, proporcionando un registro detallado y cronológico de las actividades financieras. Los sistemas de automatización financiera monitorean las transacciones, actividades y anomalías en tiempo real, generando alertas sobre riesgos potenciales o actividades sospechosas.

Riesgos de la automatización financiera

Los líderes financieros deben abordar los riesgos potenciales, así como los beneficios que conlleva la automatización financiera. No abordar adecuadamente estos riesgos puede resultar en que las empresas tomen decisiones basadas en datos inexactos o enfrenten un mayor riesgo de cumplimiento. Aquí hay algunas áreas clave a considerar al evaluar los riesgos potenciales.

  • Cumplimiento: un sistema financiero automatizado sin los controles y salvaguardas adecuados puede aumentar el riesgo de cumplimiento. Los procesos financieros automatizados dependen de datos financieros precisos y confiables para la toma de decisiones y los informes. Si hay inexactitudes o errores en los datos que se proporcionan a la tecnología, esto podría llevar a violaciones de cumplimiento o a declaraciones erróneas en los informes financieros. Los sistemas de automatización financiera también deben cumplir con los requisitos regulatorios y los estándares de la industria que rigen la privacidad de los datos, la seguridad y las transacciones financieras. Para mitigar los riesgos de cumplimiento, las organizaciones deben implementar un marco de gestión de cumplimiento robusto que incluya políticas, procedimientos, controles, mecanismos de monitoreo y auditorías regulares. Es fundamental que las empresas sepan exactamente dónde y cómo se utilizan estas tecnologías en la organización.
  • Habilidades/talento: en una encuesta de 2023 a ejecutivos de negocios realizada por Forrester, la preocupación de los empleados por ser reemplazados por la automatización fue uno de los tres principales problemas que obstaculizaban la adopción de la automatización de tareas de finanzas y contabilidad. Cuando no se gestiona adecuadamente, la adopción de la automatización financiera puede asustar a algunos de tus mejores talentos. Las empresas también pueden necesitar mejorar las habilidades de su fuerza laboral a medida que automatizan, para ayudar a las personas a hacer la transición de completar tareas rutinarias a realizar trabajos analíticos más profundos. Dicho esto, el riesgo de talento de no adoptar la automatización puede ser mayor. La misma encuesta encuentra que más de la mitad de los encuestados tienen dificultades para retener empleados debido al alto volumen de trabajo manual de bajo valor. Para aliviar la preocupación de los empleados en torno a la automatización, la dirección necesita crear y comunicar una visión convincente donde todos puedan ver su papel junto a la automatización y comprender cómo esta mejorará sus trabajos. Los ejecutivos deben asignar financiamiento y tiempo para que los profesionales de finanzas adquieran las habilidades necesarias para prosperar en un entorno mejorado por la automatización.
  • Tecnología: la implementación de tecnología conlleva inherentemente algunos riesgos. La tecnología mal diseñada o implementada, la integración ineficaz con sistemas existentes, o la elección incorrecta de software para el la empresa pueden afectar el ROI de un proyecto de automatización financiera. Pueden ocurrir problemas de rendimiento si la infraestructura de TI de la empresa no tiene la capacidad o escalabilidad para ejecutar nuevas herramientas de automatización financiera. Los sistemas de automatización financiera pueden no ser compatibles con la infraestructura de TI de la empresa. Es fundamental que las organizaciones evalúen su infraestructura de TI existente, los problemas potenciales y cómo mitigar mejor esos problemas. Agregar con éxito la automatización financiera puede requerir más que simplemente añadir una nueva tecnología y en su lugar requerir una reevaluación integral de los sistemas y procesos existentes.
  • Seguridad: el sistema de automatización incorrecto, o uno que no esté implementado o gestionado de manera efectiva, puede introducir riesgos de seguridad, incluyendo brechas de datos, amenazas internas, y ataques de malware y ransomware. Dado que la automatización de los procesos financieros tiende a involucrar el manejo de datos financieros sensibles, incluida la información del cliente, detalles de pago y registros de transacciones, las empresas deben tomar las medidas adecuadas para asegurar los datos y seguir todas las regulaciones de privacidad aplicables. No todos los sistemas de automatización son iguales, por lo que las empresas deben investigar cómo cada uno maneja el cifrado de datos, autenticación, autorización y copias de seguridad, así como los estándares de seguridad y certificaciones que sigue. Internamente, las empresas deben implementar controles de acceso, auditorías y capacitación para los empleados sobre los riesgos de seguridad y responsabilidades que conllevan los procesos financieros automatizados.
  • Brechas de habilidades y capacitación: el avance rápido de la automatización ha cambiado las habilidades necesarias en finanzas, por lo que los líderes financieros buscan construir una fuerza laboral con conocimiento de la tecnología y cómo trabajar eficazmente junto a ella. Las investigaciones indican que muchas organizaciones se están quedando atrás. En un informe de 2024 de Pluralsight, el 95 % de los ejecutivos encuestados creían que las iniciativas de IA fracasarían sin personal que pudiera utilizar estas herramientas de manera efectiva. Sin embargo, una encuesta de 2023 realizada por el Boston Consulting Group encontró que, aunque el 86 % de los trabajadores creían que necesitarían capacitación en IA y automatización, solo el 14 % informó haber recibido alguna capacitación hasta la fecha. Sin cerrar la brecha de habilidades, es poco probable que se alcance el ROI completo de la automatización financiera.
  • Sistemas heredados: la dificultad de integrar nueva tecnología con sistemas heredados se citó como uno de los principales problemas que obstaculizaban la adopción de la automatización financiera, según la encuesta de Forrester. Los sistemas heredados plantean desafíos significativos para las iniciativas de automatización financiera debido a su tecnología obsoleta, complejidad y limitaciones. Los sistemas obsoletos carecen de interfaces de programación de aplicaciones (API) modernas y capacidades de integración, lo que dificulta —si no imposibilita— conectarse con el nuevo software de automatización. Dado que los sistemas heredados no se integran, crean silos de datos e inconsistencias, lo que causa problemas en la extracción, agregación y normalización de datos para fines de automatización. También es probable que carezcan de la escalabilidad y las capacidades de rendimiento requeridas por las herramientas de automatización y posiblemente de la infraestructura de seguridad adecuada. Las organizaciones que intentan hacer que las iniciativas de automatización funcionen en sus sistemas heredados corren el riesgo de incurrir en altos costos, personalización extensa y otros obstáculos que pueden obstaculizar o prevenir el éxito de los esfuerzos de automatización.

Cómo configurar la automatización financiera

Implementar la automatización financiera puede ser una tarea considerable, particularmente para las empresas que aún utilizan sistemas heredados. Para aprovechar al máximo su inversión, las empresas deben seguir un proceso medido y exhaustivo que evalúe la configuración existente, identifique los recursos necesarios para actualizarla y detalle una estrategia de implementación. Incluso después de la implementación, las empresas deberán monitorear, iterar y mejorar los procesos automatizados para asegurar que todo funcione como se espera. A continuación te presentamos una hoja de ruta de alto nivel para comenzar.

  1. Evalúa los procesos actuales: evalúa tus procesos financieros existentes para identificar oportunidades de automatización. No todos los procesos son buenos candidatos para la automatización, particularmente en las etapas iniciales del despliegue de la automatización. Prioriza las tareas que son repetitivas, de alto volumen y que no requieren un alto nivel de pensamiento humano. El resultado de este paso es una lista integral y priorizada de lo que deseas automatizar en tu organización.

  2. Evalúa la configuración existente: analiza los sistemas que la empresa ya tiene en funcionamiento. ¿Tienes problemas con silos de datos o procesos empresariales desconectados? ¿Están integrados tus sistemas? Debido a que la automatización financiera depende de sistemas conectados con datos confiables, tu organización puede necesitar hacer cambios para asegurar que la solución tenga una base sólida sobre la cual operar.

  3. Selecciona herramientas de automatización: investiga y selecciona las herramientas de automatización que satisfagan las necesidades, requisitos y presupuesto de tu organización. Las cosas importantes a considerar al evaluar soluciones son funcionalidad, escalabilidad, seguridad, facilidad de uso, capacidades de integración y reputación del proveedor. ¿Puede la solución integrarse con tu sistema actual? ¿Cumple con las necesidades que delineaste en pasos anteriores? ¿Le dará a tu empresa margen para crecer y cambiar —incluyendo la adición de nuevas capacidades de IA y GenAI— mientras evoluciona y se expande?

  4. Planifica la estrategia de implementación: desarrolla una estrategia de implementación detallada que defina el alcance, la línea de tiempo, los recursos y los hitos. Asegúrate de definir roles y responsabilidades para las partes interesadas clave. Designa KPI que medirán el impacto y éxito de tu iniciativa de automatización financiera.

  5. Configura flujos de trabajo: configura flujos de trabajo identificando primero las tareas que componen el trabajo. Luego crea las reglas y la lógica que rigen cómo deben hacerse esas tareas. Las reglas y la lógica suelen ser una serie de declaraciones condicionales que actúan como instrucciones que indican al programa qué acciones tomar y cómo pasar de una tarea a otra. Por ejemplo, un flujo de trabajo de gestión de gastos podría consistir en lo siguiente:
    • Un empleado presenta un informe de gastos.
    • Se envía automáticamente un correo electrónico al líder del empleado para notificarle sobre el informe de gastos.
    • El líder aprueba el informe de gastos.
    • Se envía una notificación al equipo de finanzas del informe de gastos aprobado.
    • El departamento de finanzas aprueba el informe de gastos.
    • Se realiza el reembolso.
    • El recibo, el gasto y el informe se almacenan.

  6. Prueba los flujos de trabajo: prueba los flujos de trabajo de automatización, la integración de datos y el rendimiento del sistema en un entorno controlado para asegurar que la automatización funcione como se espera. Reúne comentarios de los usuarios para identificar cualquier problema o área de mejora.

  7. Despliega y monitorea: despliega los procesos automatizados en producción y monitorea de cerca su rendimiento, efectividad e impacto en las operaciones empresariales. Asegúrate de prestar atención a los KPI y la retroalimentación de los usuarios para evaluar el éxito de la iniciativa de automatización y hacer ajustes según sea necesario.

  8. Itera y mejora: crea una cultura de mejora continua en torno a tu iniciativa de automatización financiera. Itera y mejora tus procesos basándote en comentarios, insights y lecciones aprendidas. Particularmente considerando el rápido avance de la IA en la automatización financiera, siempre habrá espacio para una mayor optimización, innovación y expansión.

Cómo saber si la automatización financiera es adecuada para tu empresa

Determinar la preparación organizacional para la automatización financiera es multifacético e implica evaluar varias áreas. Desde un nivel fundamental, es primero importante determinar si tu infraestructura de TI actual puede soportar la automatización financiera y qué se necesitaría en términos de recursos para actualizarla si no.

El apoyo de las partes interesadas clave —como la alta dirección, los equipos de finanzas y los departamentos de TI— en torno a la automatización financiera será un factor esencial para el éxito. Hay un miedo muy real a que la automatización reemplace trabajos, lo que puede resultar en una cultura que no es receptiva al cambio. Los líderes deben invertir tiempo y recursos en una gestión del cambio efectiva. Necesitan mostrar al personal cómo la automatización hará que los trabajos de finanzas sean más interesantes y gratificantes, así como mejorar sus perspectivas de carrera.

Desde una perspectiva de talento, la dirección necesita evaluar si tiene las habilidades, la experiencia y los recursos necesarios para implementar y gestionar iniciativas de automatización. Dado que la automatización cambia fundamentalmente la naturaleza del trabajo, un programa de mejora de habilidades será invaluable para ayudar a las personas a pasar de tareas más manuales a trabajos de mayor nivel, analíticos y colaborativos.

Finalmente, desde un punto de vista práctico, están las preguntas críticas sobre el costo y quién proporcionará el software de automatización financiera. Por ejemplo, ¿los costos y beneficios potenciales de la automatización se alinean con el presupuesto y las prioridades de tu organización? ¿Puedes plantear un claro caso de negocio para invertir en sistemas de ERP que apoyen la automatización financiera? ¿Has encontrado al proveedor de tecnología adecuado para tu organización? Implementar la automatización financiera no es una tarea única, sino una iniciativa de transformación a largo plazo. Querrás asegurarte de tener al partner adecuado a bordo.

Adopta la automatización con Oracle

El futuro de las finanzas está aquí, y ya está remodelando el panorama competitivo para las empresas. Las organizaciones que no replanteen sus procesos financieros para incorporar tecnologías avanzadas enfrentan riesgos, incluidos el rezago frente a los competidores, la disminución en la atracción y retención de talento, la pérdida de información valiosa, informes inexactos y una reducción en la productividad de los empleados. Invertir en automatización financiera tiene un impacto significativo en la capacidad de una organización para tomar decisiones centradas en datos y mantenerse al día con los cambios continuos en su sector y mercado.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) y Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) ayudan a las empresas a automatizar y conectar procesos financieros, incluidos cuentas por cobrar y cuentas por pagar, gestión de efectivo, activos fijos e informes. Las capacidades de IA en Oracle Fusion Cloud Applications incluyen descuentos dinámicos para crear planes de pago personalizados para proveedores y pronósticos de efectivo para generar automáticamente pronósticos semanales. Oracle Cloud Applications se ejecuta en Oracle Cloud Infrastructure (OCI), proporcionando un conjunto completo de aplicaciones en la nube sobre una infraestructura en la nube de última generación específicamente diseñada para ejecutarlas. Esta combinación única permite a las organizaciones implementar poderosas funciones de IA tradicional y generativa integradas dentro de Oracle Fusion Cloud Applications. ¿Cuál es el resultado final? Mejores datos para trabajar y más tiempo para que el equipo de finanzas se concentre en utilizar esos datos.

Preguntas frecuentes sobre automatización financiera

¿Se automatizará completamente la función financiera?
El impacto de la automatización en el departamento de finanzas es significativo, con Accenture estimando que hasta el 80 % del trabajo transaccional de la función podría ser automatizado. Sin embargo, es poco probable que los profesionales de finanzas sean reemplazados por completo por la automatización. La profesión financiera aún requerirá la participación humana para proporcionar creatividad, juicio, inteligencia emocional, construcción de relaciones y pensamiento crítico. La automatización se encargará de las tareas manuales y repetitivas que tradicionalmente ocupaban una parte significativa del tiempo, permitiendo que el personal de finanzas se enfoque en análisis más complejos y en la toma de decisiones estratégicas.

¿Qué es RPA en finanzas?
RPA, o automatización de procesos robóticos, utiliza bots de software de poco código para manejar procesos recurrentes y que consumen tiempo en finanzas. RPA es ideal para automatizar procesos basados en reglas con conjuntos de datos estructurados en finanzas que requieren poca o ninguna toma de decisiones humana. Algunos ejemplos incluyen extraer datos, completar formularios y enrutar aprobaciones.

¿Qué es la automatización inteligente en finanzas?
La automatización inteligente, también conocida como automatización de procesos inteligentes, combina varias tecnologías avanzadas, incluidas RPA, aprendizaje automático, procesamiento de lenguaje natural e IA para ofrecer capacidades más avanzadas que RPA por sí sola. A diferencia de RPA, que completa tareas siguiendo reglas definidas por humanos en scripts de software, la automatización inteligente puede adaptarse y aprender de la experiencia. La automatización inteligente puede analizar datos estructurados y no estructurados, adaptarse a circunstancias cambiantes y mejorar el rendimiento con el tiempo al identificar patrones y tomar decisiones basadas en experiencias pasadas. Esto permite a la automatización inteligente manejar tareas complejas y cognitivas que requieren habilidades de toma de decisiones y resolución de problemas similares a las humanas. Por ejemplo, en el caso de las facturas, RPA puede procesar facturas que siguen reglas y plantillas predefinidas que consisten en datos estructurados en forma de números y valores. Sin embargo, la automatización inteligente puede interpretar y extraer datos de diversos formatos de factura que incluyen datos no estructurados, aprendiendo formatos específicos de proveedores y adaptándose a desviaciones.

Oracle Cloud ERP te brinda la agilidad para adoptar nuevos modelos y procesos comerciales rápidamente, de modo que reducirás los costos, manejarás pronósticos más precisos y acelerarás la innovación. Descubre cómo.