Cómo realizar un seguimiento de los gastos empresariales en 6 sencillos pasos

Confección de presupuestos

Todas las empresas deben ser conscientes de su presupuesto, y rastrear de cerca los gastos empresariales ayuda tanto en el establecimiento como en el cumplimiento de los presupuestos. En el aquí y ahora, la mayoría de los líderes de equipo y departamento son responsables de cumplir con sus presupuestos, y con el seguimiento regular de los gastos pueden detener cualquier gasto excesivo desde el principio. Con cada ciclo de presupuestación que pasa, los equipos de planificación y análisis financiero (FP&A) pueden obtener información sobre los patrones de gasto y ajustar futuros presupuestos para reflejarlos con mayor precisión. Si, al rastrear los gastos, se hace evidente que un gasto se está volviendo demasiado grande, una empresa puede investigar opciones de proveedores de menor costo o cambios en la política. Por ejemplo, si los costos de viaje de los empleados están aumentando, la empresa podría implementar una política que requiera la aprobación previa del líder del empleado, o de un gerente, antes de que un empleado pueda reservar un viaje.

Deducciones fiscales

Otra razón clave por la que las empresas deben mantener un control estricto sobre sus gastos empresariales necesarios y ordinarios es porque la mayoría son deducibles de impuestos, es decir, las empresas pueden restar esos gastos de sus ingresos brutos, reduciendo la cantidad de impuestos locales, regionales y federales que pagan sobre esos ingresos. En general, las deducciones fiscales incluyen salarios y sueldos, beneficios estándar para empleados, materias primas y otros insumos de productos, alquiler de propiedades comerciales, depreciación de activos comerciales, publicidad, costos de transporte, gastos de viaje, capacitación, suministros de oficina, primas de seguros, gastos de intereses, deudas incobrables e incluso una variedad de impuestos en sí mismos. Esa lista podría continuar por días, y puede haber variaciones en cualquier país dado. En los EE. UU., por ejemplo, el 50 % del costo de las comidas de los empleados mientras viajan es deducible.

Flujo de efectivo

Dado que el flujo de caja es esencial para la salud financiera de una empresa, los equipos financieros a cargo de la gestión de efectivo necesitan un seguimiento preciso y oportuno de los gastos comerciales. Su trabajo es monitorear de cerca qué dinero entra por los bienes y servicios que venden sus empresas y, lo que es más pertinente para esta discusión, qué dinero sale. Gastos como viajes y entretenimiento, o T&E, para que los empleados se relacionen con clientes y se reúnan con compañeros de trabajo pueden sumar una cantidad significativa y altamente variable de desembolso de efectivo si no se establecen las políticas y expectativas adecuadas. Siempre y cuando estos gastos se rastreen con precisión, se resten de ingresos igualmente precisos, entonces el CFO puede tener la confianza de que la empresa no se quedará sin efectivo para pagar sus facturas y que sus previsiones de flujo de caja son un reflejo verdadero de la situación financiera actual de la empresa. Al rastrear los gastos empresariales cuando ocurren, las organizaciones financieras pueden tomar medidas inmediatas, ya sea a través de recortes de costos, aumento de los préstamos u otros pasos, para mejorar el flujo de caja, si es necesario, en lugar de esperar hasta que las cifras se hayan consolidado semanas o meses después cuando ya es demasiado tarde.

Ahorro de costos

Relacionado con lo anterior, si una empresa sabe exactamente en qué está gastando casi en tiempo real, puede adoptar más prácticas financieras ágiles, aprovechando las oportunidades para buscar opciones de menor costo, renegociar contratos para obtener descuentos por volumen o retrasar compras cuando ciertos precios estén subiendo. Rastrear con precisión los gastos empresariales a medida que ocurren también facilita reducir la duplicación, tanto no intencionada como fraudulenta. Por ejemplo, los líderes en diferentes unidades de marketing pueden haberse suscrito a diversos servicios de fotos de stock, cuando obtendrían un mejor trato consolidando su uso con un solo proveedor.

1. Establecer cuentas empresariales y relaciones bancarias

Las relaciones bancarias, incluidas con los proveedores de tarjetas de crédito comerciales, proporcionan una base para los esfuerzos de seguimiento de gastos empresariales. Integrar las tarjetas de crédito empresariales con los sistemas de gestión de gastos significa que los gastos de los empleados cargados a esas tarjetas pueden poblar automáticamente el sistema, reduciendo errores y ahorrando tiempo a ellos y a los equipos financieros. Algunos sistemas de ERP incluso incorporan servicios bancarios en la aplicación, para que los equipos de adquisiciones puedan acceder a financiamiento y pagos directamente en la aplicación para transacciones B2B. Estas compañías bancarias también proporcionan los fondos de capital de trabajo necesarios para gestionar cuentas por pagar y por cobrar. Dado que el efectivo y los datos necesarios para gestionar los gastos empresariales fluyen a través de estos proveedores de servicios financieros, una colaboración fuerte y bien integrada ofrece grandes dividendos. Al establecer tales relaciones bancarias, las empresas también pueden encontrar más fácil obtener préstamos para compras más grandes que expanden el negocio, adquirir equipos especializados o financiar una campaña de marketing.

2. Llevar un registro de los recibos y facturas

Las empresas deben rastrear los recibos y facturas empresariales a medida que ocurren. Al monitorear recibos y facturas, es posible prever necesidades de efectivo y ajustar el gasto según sea necesario, monitorear el cumplimiento de la política de gastos, responder a auditorías, cumplir con las regulaciones de informes financieros y, de otro modo, mantener las cosas relativamente simples cuando llega la temporada de impuestos.

3. Elegir un sistema de contabilidad

Los sistemas de software de contabilidad varían en tamaño y alcance, desde hojas de cálculo y software rudimentario de contabilidad e impuestos hasta sofisticadas suites de aplicaciones empresariales. En general, las empresas grandes, multinacionales y de rápido crecimiento necesitarán aplicaciones financieras integradas con características avanzadas de informes y análisis de datos que cubran algunos o más de los siguientes aspectos: gestionar cuentas por pagar y por cobrar, integrar la planificación y presupuestación financiera, controlar los desembolsos de efectivo, automatizar tareas rutinarias de finanzas y soportar la previsión de efectivo, todo mientras manejan múltiples monedas, eliminan duplicación y fraude, y ayudan a las empresas a gestionar el riesgo financiero. Cada vez más, estos sistemas de gestión de gastos integrarán inteligencia artificial en la aplicación, apoyando tareas como la introducción y conciliación de facturas y pagos para mejorar la precisión. Un sistema financiero basado en la nube suele ser más escalable que un sistema on-premises, lo que significa que puede responder a picos de demanda como el cierre trimestral o la presentación de impuestos. También es, en general, más fácil de implementar, actualizar con nuevas funciones e integrar con aplicaciones de inventario, cadena de suministro, adquisiciones y otras (especialmente cuando es parte de una suite).

4. Integrar el software con las cuentas

Usar software de contabilidad sin conectarlo a las cuentas bancarias de la empresa es como tener un coche deportivo pero nunca sacarlo a la carretera: claro, la vida cotidiana será mejor que antes, pero no obtendrás el máximo potencial de la inversión. Cuantos más sistemas e instituciones estén vinculados, más poderoso será el software. La mayoría de las aplicaciones financieras incluyen salvaguardas para prevenir usos malintencionados. ¿Por qué ingresar datos manualmente cuando se pueden cargar automáticamente a intervalos establecidos? ¿Por qué iniciar sesión por separado en una cuenta bancaria empresarial cuando el sistema puede realizar transacciones?

5. Decidir entre contabilidad en efectivo o devengada

En realidad, esta no es una elección, ya que las empresas más grandes, incluidas todas las que cotizan en bolsa, deben usar la contabilidad devengada para los gastos (y los ingresos). Pero vale la pena tener una comprensión clara de los dos enfoques contables en lo que respecta a los gastos. Estos pueden registrarse cuando ocurren (el método de contabilidad devengada) o cuando se han pagado (el método de contabilidad en efectivo). Estos registros pueden ocurrir al mismo tiempo, como cuando una empresa paga en efectivo por material de producción a un mayorista. Pero cuando se utilizan tarjetas de crédito, facturas y órdenes de compra, hay un intervalo entre cuando se prestan bienes y servicios y cuando se pagan.

La variedad más simple es la contabilidad en efectivo, donde los gastos empresariales se registran en los libros solo cuando se ha pagado el dinero al proveedor. Este tipo de sistema contable es fácil de mantener y ofrece una indicación muy clara de cuánto dinero hay en el banco en un momento dado, por lo que las startups y las empresas más pequeñas a veces dependen de él. Sin embargo, puede no ofrecer una imagen verdadera de la situación financiera de la empresa: una empresa puede acumular muchos gastos a crédito mientras recibe pagos en efectivo por ventas, por lo que parece tener mucho efectivo cuando en realidad no es así. Por eso los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) utilizan la contabilidad devengada.

La contabilidad devengada registra las transacciones cuando ocurren pero antes de que haya cambiado de manos algún dinero. Entonces, un restaurante registraría el costo de comprar ingredientes (cuentas por pagar) de inmediato, incluso si se compraron a crédito. Este método contable ayuda a evitar picos y valles financieros repentinos, lo que resulta en una visión más precisa de la salud financiera de la empresa. En los EE. UU., las empresas con menos de 25 millones de dólares en ingresos pueden elegir cómo registrar sus gastos, pero deben ser consistentes y precisas. Las empresas con 25 millones de dólares en ingresos o más están obligadas a usar la contabilidad devengada. Las reglas varían en diferentes países.

6. Revisar regularmente los gastos empresariales

El software de contabilidad puede producir informes mensuales y trimestrales que proporcionan información sobre lo que se está gastando y dónde, pero también pueden ofrecer información sobre gastos en tiempo real. Cada uno de estos conjuntos de análisis ofrece la oportunidad de monitorear los gastos a medida que ocurren y comenzar a elaborar el plan de presupuesto para el año siguiente. Por ejemplo, un CFO de una empresa farmacéutica nota que la cantidad invertida en gastos de viaje y entretenimiento para su fuerza de ventas ha estado aumentando durante varios meses. La empresa puede responder renegociando sus relaciones preferentes con aerolíneas y hoteles, moviendo más reuniones de ventas a videoconferencias o creando nuevos procesos de preaprobación para gastos de entretenimiento de alto costo.