Cómo crear un programa de mejora de las competencias de éxito

1. Identificar la carencia de competencias

Los equipos de RR.HH. pueden identificar las carencias actuales creando un proceso para evaluar continuamente las competencias del personal y compararlas con los requisitos de los puestos de trabajo para ver cuáles faltan. Para hacerlo de manera efectiva, los equipos de RR. HH. deben trabajar con los líderes empresariales para mirar hacia el futuro y comprender qué habilidades es probable que necesiten sus departamentos en los próximos años para llevar a cabo iniciativas estratégicas. Este proceso se denomina análisis de carencias de cualificaciones y es un paso esencial porque permite a cualquier empresa identificar las áreas en las que las carencias podrían perjudicar al negocio, de modo que pueda trabajar activamente para subsanarlas. Muchas empresas piensan que se trata de un esfuerzo periódico; pero las más eficaces tratan el inventario de competencias y el proceso de análisis de carencias como algo continuo.

Pensemos sólo en un ejemplo: La informática y los datos. Según una encuesta de octubre de 2023 ManpowerGroup realizada a más de 40.000 empresas de todo el mundo, los empleadores afirman que las competencias en TI y datos son las más difíciles de encontrar. Por ello, es probable que muchas empresas necesiten mejorar de algún modo la cualificación de sus empleados en estos ámbitos. Sin embargo, se trata de categorías amplias. Juntos, los líderes empresariales y de RR.HH. deben utilizar los perfiles de talento para supervisar las competencias técnicas de sus equipos e identificar las áreas específicas que ayudarán a cada empleado a rendir a un nivel superior y a la empresa a lograr sus resultados.

2. Establecer objetivos claros

Para que cualquier programa de mejora de las cualificaciones tenga éxito, debe tener objetivos claros con los que estén de acuerdo las partes interesadas. Si bien RR. HH. puede colaborar con los líderes empresariales para identificar y subsanar las carencias de competencias, el Consejero Delegado, el Director Financiero y otros ejecutivos también deben hacer suya la visión. Su apoyo y presupuesto son necesarios para que una organización cree programas de capacitación impactantes a fin de mejorar el desempeño de los empleados; y es más probable que RR. HH. obtenga apoyo y financiación si los ejecutivos comprenden cómo beneficiará a la empresa alcanzar sus objetivos de mejora de las competencias. Si los líderes empresariales y RRHH explican por qué un programa de mejora de las competencias les ayudará a obtener los resultados adecuados con un enfoque unificado, eso será aún más persuasivo.

Los empleados también necesitan objetivos de aprendizaje bien definidos que sean específicos para sus puestos y aspiraciones, de modo que sepan que están desarrollando habilidades que aportan un valor empresarial real. Algunas plataformas de capacitación de empleados ofrecen rutas de aprendizaje personalizadas para ayudarles a desarrollar conjuntos de competencias más relevantes. Esta orientación centrada también capacita a las personas para asumir un papel activo en su trayectoria profesional.

3. Adaptar el contenido a las necesidades de los empleados

Las iniciativas de perfeccionamiento deben ayudar a los empleados a desarrollar competencias específicas que mejoren su desempeño y los resultados de la empresa. Los esfuerzos educativos masivos no son útiles en la práctica. Por ejemplo, aunque muchas empresas sienten curiosidad por utilizar la IA para mejorar la productividad o la calidad u obtener otros beneficios cuantificables, no es necesario que todos los departamentos aprendan a crear los grandes modelos lingüísticos que hacen funcionar las herramientas de IA. Sin embargo, a un vendedor puede resultarle útil aprender a utilizar herramientas de IA generativa para redactar borradores de correos electrónicos de presentación. Es fundamental adaptar el contenido del aprendizaje a cada persona y a las competencias específicas que necesita para destacar en su puesto o reciclarse para pasar a otro.

He aquí otro ejemplo: Supongamos que una empresa de construcción identifica a un trabajador de primera línea como candidato prometedor para un puesto directivo. Su gerente podría sugerirle un curso específico de e-learning o un itinerario de aprendizaje en la plataforma de aprendizaje de la empresa para ayudarle a perfeccionar sus competencias de liderazgo y prepararle para dar el siguiente paso en su carrera. O, si el departamento de TI de una empresa está cambiando a un nuevo lenguaje de programación para el desarrollo de aplicaciones, sus desarrolladores de software pueden necesitar capacitación práctica para aprender el nuevo lenguaje y ampliar sus conocimientos para poder apoyar nuevas iniciativas empresariales.

La creación de trayectorias profesionales personalizadas es crucial para desarrollar las capacidades que necesita una empresa, y también puede aumentar la retención de los empleados, al mantener valiosas capacidades y conocimientos dentro de la misma. En una encuesta 2024 de LinkedIn realizada a más de 2.600 alumnos y profesionales del aprendizaje y el desarrollo y de RR. HH, 8 de cada 10 personas afirmaron que el aprendizaje "añade propósito a su trabajo" y 7 de cada 10 afirmaron que les ayuda a sentirse más conectados con sus gerentes.

4. Elegir los métodos de entrega adecuados

Las personas aprenden de forma diferente. Algunas prefieren ver videos o leer, mientras que otras prefieren la capacitación en el puesto de trabajo. Y el desarrollo de algunas competencias requiere un aprendizaje práctico para ser eficaz. Ya seas carpintero, maquinista, decorador de tortas o flebotomista, ver un video sobre cómo realizar una tarea no es lo mismo que hacerla. Ofrecer a los empleados contenidos pertinentes en formatos adecuados es esencial para ayudarles a alcanzar sus objetivos de aprendizaje.

Más allá de la variedad y relevancia de los contenidos, considera también qué tipo de plataforma de aprendizaje se adapta mejor a los distintos segmentos de tu personal. Por ejemplo, algunas plataformas de aprendizaje sólo están disponibles en computadoras portátiles y de escritorio. Las enfermeras, los vendedores, los trabajadores del sector manufacturero y otros profesionales no suelen tener acceso a una estación de trabajo exclusiva. Por lo tanto, si tu empresa tiene este último tipo de profesionales, debes considerar la adopción de una plataforma con capacidades móviles y contenidos breves para que el aprendizaje sea más accesible.

5. Utilizar la tecnología y las herramientas

La plataforma de aprendizaje adecuada facilita acompañar la evolución de cada empleado, sugiere oportunidades de desarrollo basadas en sus funciones y aspiraciones, y comprende la matriz de habilidades de la empresa, gracias a procesos automatizados, inteligencia artificial y conectividad que cruza las actividades. Intentar llevar a cabo estas tareas de forma manual supone un desafío para el departamento de RR. HH, ya que las competencias de una empresa cambian constantemente.

Además, sin una plataforma específica, algunos directivos pueden encargarse ellos mismos de mejorar las competencias de sus departamentos para colmar las carencias. Estos esfuerzos aislados pueden causar problemas imprevistos. El más importante es la fragmentación de los datos, que impide conocer las competencias de los colaboradores y limita la movilidad interna. Por ejemplo, sin una visibilidad general de las habilidades de sus empleados, una empresa puede pasar por alto a un empleado que es ideal para un puesto vacante y, en su lugar, contratar a un candidato externo que no es tan adecuado. La visibilidad es esencial para los programas de mejora de las competencias, ya que permite a los directivos y al RR.HH. hacer el mejor uso posible de las competencias de que disponen y ver qué carencias existen y sus progresos para subsanarlas.

6. Proporcionar soporte y comentarios continuos

Los empleados necesitan ayuda para identificar las competencias que deben adquirir para desarrollar su carrera profesional. Esta orientación puede provenir en parte de plataformas de aprendizaje con herramientas de IA integradas que formulan recomendaciones. También dependen de las indicaciones de los gerentes y de los comentarios sobre la implementación de las nuevas competencias. Sin embargo, menos de la mitad de los profesionales de RRHH afirman que sus directivos incentivan a los empleados a crecer, según los 223 encuestados por HR.com entre noviembre de 2023 y enero de 2024. La razón puede ser que los directivos no cuentan con el apoyo necesario para ayudar a sus equipos.

Aunque es probable que los directivos sepan qué habilidades deben mejorar los empleados para ser más eficaces en este momento, es posible que no puedan prever cómo cambiarán los puestos en los próximos años. Otro posible obstáculo es que los directivos no siempre tienen tiempo o capacidad para ayudar a los empleados a aprender. Una encuesta realizada por Gallup en 2023, en la que participaron más de 37.000 profesionales, reveló que los directivos estadounidenses tienen más probabilidades de estar agotados y desvinculados que el resto de empleados. ¿La razón? Tienen más trabajo con menos recursos. Las empresas deben apoyar a los directivos garantizando que dispongan de cargas de trabajo manejables, de visibilidad de los perfiles de competencias de los empleados y de los avances para eliminar las carencias de competencias. Junto a esta visibilidad, necesitan herramientas que les ofrezcan recomendaciones de capacitación y orientación para ayudarles a crear equipos bien desarrollados.

7. Promover el compromiso y la participación

Deloitte califica la cultura de la empresa como la columna vertebral de los planes de aprendizaje y desarrollo en un informe 2023; y el entorno adecuado es crucial para el éxito de un programa de mejora de las competencias. El fomento de una cultura del aprendizaje que promueva el compromiso de los empleados comienza con los ejecutivos y otros líderes empresariales, que pueden hacer del aprendizaje una clara prioridad organizativa hablando positivamente sobre su impacto en las carreras profesionales y en la estrategia de la empresa. Del mismo modo, los directivos pueden promover la participación en programas de mejora de las cualificaciones incentivando a los empleados a fijarse objetivos anuales de aprendizaje y a pensar en su progresión profesional.

Sin embargo, hablar no es suficiente. Una organización puede afirmar que valora el aprendizaje, pero ofrecer a los empleados itinerarios de aprendizaje personalizados, tiempo dedicado para realizar los módulos de capacitación, herramientas para guiarles y contenidos relevantes que les ayuden a desarrollar habilidades vitales demuestra que la empresa valora realmente ese enfoque. Tu empresa puede mejorar sus iniciativas de mejora de las competencias mostrando cómo el aprendizaje está conectado con las prioridades empresariales, cómo añade valor para los empleados, y asegurándose de que la plataforma de aprendizaje es fácil de usar. También es útil promocionar a menudo tu programa de mejora de las competencias.

8. Medir y evaluar los progresos

La única forma de saber si tu programa está funcionando es acompañar los parámetros que te ayuden a medir los avances con respecto a tus objetivos. Un objetivo básico puede ser aumentar las tasas de finalización de los programas de capacitación. Algunas plataformas de HCM permiten acompañar los índices de finalización de cursos con paneles que muestran lo cerca que está la empresa de subsanar una brecha, lo que facilita la medición del progreso. Es especialmente beneficioso cuando los líderes empresariales también tienen esta visibilidad para que puedan ver lo cerca que están de alcanzar los objetivos en materia de competencias. Además, pueden compartir las actualizaciones con sus departamentos para motivar a los equipos a completar una capacitación esencial y cumplir sus objetivos.

Sin embargo, las tasas de finalización de los cursos sólo cuentan una parte de la historia. ¿Son los empleados más eficaces en sus funciones con sus nuevas competencias? ¿Está mejor la empresa? Para responder a estas preguntas, RR.HH. podría acompañar otros indicadores clave de rendimiento, como las evaluaciones del desempeño de los empleados y los índices de productividad, para ver si la mejora de las competencias mejora los resultados como se espera. Puede que la puntuación de satisfacción de los huéspedes de una cadena hotelera aumente después de que el personal de recepción reciba capacitación sobre gestión de conflictos, lo que les ayuda a afrontar mejor situaciones difíciles. Tal vez los costos de los envíos urgentes disminuyan cuando los gerentes de logística desarrollen capacidades analíticas más avanzadas para anticiparse a los problemas de transporte y resolverlos antes.

Si una empresa espera que su programa de mejora de las competencias genere más candidatos internos cualificados, la medición de los índices de promoción y movilidad interna mostrará si se están cumpliendo esas expectativas. Además, los índices de retención de empleados y las puntuaciones de satisfacción de empleados y clientes pueden indicar si el personal está más satisfecho, lo que suele ser un subproducto de las oportunidades de aprendizaje. También es fundamental recabar periódicamente la opinión de los empleados sobre el programa de mejora de las competencias para encontrar áreas de mejora y garantizar que satisface tanto sus necesidades como las de la empresa.

9. Fomentar el aprendizaje continuo

Muchos líderes empresariales creen que sus empresas no están haciendo lo suficiente para mejorar la cualificación del personal. Impartir una capacitación pertinente y valiosa en un programa de mejora de las competencias es un paso inicial, pero las empresas también deben fomentar el aprendizaje continuo de varias maneras. Es esencial crear un entorno de aprendizaje en el que se hable regularmente de la mejora de las competencias en las comunicaciones con los empleados y en las conversaciones individuales con los directivos.

Además, las empresas pueden ofrecer a su personal tiempo dedicado a centrarse en el desarrollo de sus capacidades. También podrían incentivar a los directivos a ayudar a los empleados a encontrar tiempo en el trabajo para aprender durante los períodos en los que hay menos tareas que hacer. Si se requiere capacitación, las empresas deben garantizar que los empleados dispongan de tiempo durante el horario laboral para realizarla. Los empleados que se sienten presionados por la empresa para progresar y creen que deben aprender en su propio tiempo pueden crear cierto resentimiento.

La movilidad interna es otra forma de fomentar el aprendizaje continuo. Las empresas que intentan promocionar primero a sus empleados antes de considerar a candidatos externos crean un poderoso incentivo para que su personal mejore las competencias. Además, siguiendo esa línea de pensamiento, algunas empresas incentivan a sus profesionales para que adquieran competencias demandadas ofreciendo primas o días libres adicionales cuando los empleados obtienen certificaciones específicas o alcanzan objetivos que repercuten en la empresa de forma significativa.

10. Celebrar el éxito y reconocer los logros

Una de las formas más claras de demostrar a los empleados que la empresa valora la mejora de las competencias es celebrar los éxitos individuales y empresariales que facilita. Los directivos deben reconocer cuando los empleados alcanzan los objetivos de aprendizaje durante las conversaciones individuales y celebrarlo en las reuniones de equipo. A mayor escala, pueden compartir cómo el logro de los objetivos de aprendizaje repercute positivamente en la empresa para despertar el entusiasmo.

Supongamos que un departamento de TI tiene como objetivo que el 25% de los miembros del equipo reciban una certificación relacionada con la IA al final del año fiscal. El líder puede compartir actualizaciones periódicas para destacar los progresos y dar ejemplos de cómo el personal ha aplicado los nuevos conocimientos para impulsar un resultado. En otro ejemplo, si la contratación interna aumenta año tras año porque los empleados están más cualificados y preparados para asumir responsabilidades adicionales, celebra ese logro y asegúrate de que el personal lo sepa. Es una forma excelente de motivarlos para que aprovechen su programa de mejora de las competencias.