¿Qué es la vinculación?

Puede que ya estés familiarizado con la contratación y la orientación del empleado, pero ¿qué pasa con el proceso de vinculación de este? A menudo, las organizaciones sienten que si su orientación es lo suficientemente buena, no necesitan concentrarse o trabajar para mejorar el proceso de vinculación de sus empleados. Sin embargo, merece la pena el esfuerzo, especialmente si te interesa retener a tus empleados, lograr que compartan los valores de tu compañía y operar como una organización productiva.

Se ha escrito mucho sobre las ventajas de la vinculación: la reducción del esfuerzo manual, el menor tiempo para que los empleados empiecen a ser productivos y el aumento de la retención de personal. Los datos publicados también apuntan a un ROI sólido: UrbanBound estima que las empresas británicas y estadounidenses gastan 37 mil millones de dólares al año para retener empleados improductivos que no entienden cuál es su trabajo, mientras que, sorprendentemente, el 35 % de esas empresas gasta 0 dólares en la vinculación.

Estas estadísticas muestran cuánto se desperdicia a causa de una vinculación deficiente o inexistente, pero ¿cuáles son las razones para invertir en procesos de vinculación más sofisticados? Gracias a mejores prácticas de vinculación, es más probable que tus empleados vean el beneficio de trabajar para tu compañía. En última instancia, esto lleva a tu personal a desear participar y contribuir más a su trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre la orientación y la vinculación?

Las diferencias entre la orientación del empleado y la vinculación pueden parecer insignificantes, pero no lo son. La mayoría de los empleadores ofrecen orientación básica estándar a sus nuevos empleados. No obstante, por sí sola, esta no es suficiente para mejorar las tasas de retención.

La orientación implica asegurarse de que los nuevos empleados conozcan su fecha y hora de inicio, asignarles una estación de trabajo, revisar las políticas de recursos humanos(RR. HH.) y realizar los trámites necesarios. Una sesión de orientación no suele durar más de unas pocas horas, o en algunos casos, unos días. La orientación es mínima y solo ofrece la información estrictamente necesaria para que los nuevos empleados entiendan lo que deben hacer.

¿Cuánto tiempo tarda el proceso de vinculación del empleado?

La incorporación de los empleados es un proceso mucho más extenso, que puede durar hasta 12 meses. Aunque parezca una cantidad de tiempo excesiva que dedicar a los nuevos empleados, puede resultar valiosa a largo plazo. Pasar este prolongado período con los nuevos empleados les brinda la oportunidad sumergirse en el funcionamiento de la compañía. Esta inmersión se logra mediante formación y exposición a recursos que permiten a los empleados comprender su papel en la compañía, y no simplemente a las políticas de RR. HH.

Gracias a una formación exhaustiva, los empleados rinden mejor, lo que a su vez ayuda a mejorar su retención y su satisfacción. ¿Cómo puede marcar una diferencia el pasar de la orientación a la vinculación? Veamos más de cerca el proceso de vinculación de los empleados.

El mejor proceso de vinculación de los empleados sumerge a estos en la cultura empresarial

Muchos empleados abandonan su trabajo debido a la insatisfacción y la sensación de estar infravalorados por sus superiores. Si buscas los mejores talentos, la tasa de retención y el compromiso de los empleados son importantes para tu organización, es probable que dispongas de un proceso de vinculación efectivo.

Con las soluciones de vinculación de empleados, es importante que los empleadores vean a los empleados no solo como trabajadores, sino también como personas. Esto implica escuchar a tus nuevos empleados, conocer sus preocupaciones y hacer que se sientan valorados.

Al prestar atención a la historia de tus empleados, es más probable que, a cambio, estos se preocupen por la historia y los objetivos de tu compañía. Los motivarás para que cuiden más la empresa en la que trabajan y aumentarás su compromiso profesional.

El proceso de vinculación también es un gran momento para generar confianza en los empleados y dejar claro lo que se espera de ellos. Informar de lo que la compañía puede hacer por los empleados también es beneficioso. Esto puede incluir mencionar oportunidades de ascenso, incentivos, eventos corporativos o beneficios de la compañía.

Al tomar el tiempo para demostrar que los nuevos empleados son valorados, no hay riesgo de que ninguno de ellos se sienta como si se le dejara atrás o no se le apreciara. A largo plazo, esto puede ser muy beneficioso para tu empresa.

Ventajas del software de vinculación

El compromiso de los empleados brinda ventajas, como una mayor calidad y cantidad de trabajo producido. El compromiso de los empleados mediante la vinculación no solo mejora su trabajo, sino también la reputación y el balance general de tu compañía. En concreto, las ventajas de la vinculación de los empleados son:

• Menos tiempo perdido en tareas manuales
  Muchas empresas siguen dedicando mucho tiempo a realizar manualmente tareas de vinculación (recopilación, envío y seguimiento de los documentos completados, creación de archivos de empleados, etc.). La automatización y simplificación del proceso de vinculación con ayuda del software de vinculación en la nube reducen este esfuerzo manual y los costos.

  Por ejemplo, uno de nuestros clientes, un sistema de salud de 60 000 empleados, midió el tiempo que su equipo de vinculación ahorró en lo que antes eran tareas manuales después de implantar el componente de vinculación de Oracle Human Capital Management. Con ayuda de Oracle HCM, se redujo el tiempo de vinculación de cada empleado contratado en más de 45 minutos. Después de desglosar este tiempo estimado ahorrado por persona contratada en dólares utilizando un salario medio de 60 000 dólares al año, junto con el promedio de la compañía de 7000 contrataciones al año, el ahorro ascendió a más de 150 000 dólares al año. Esto no solo contribuyó al ROI de la empresa, sino que la reducción del tiempo empleado en la vinculación permitió que se dedicaran 4000 horas a actividades de RR. HH. más estratégicas.

• Reducción del tiempo para que los empleados comiencen a ser productivos
  Si bien son muchas las variables que contribuyen a esta métrica, nos centraremos en dos de ellas. Una de ellas es lo que nuestro cliente del sector sanitario llamó "tiempo para que el empleado sea operativo". En otras palabras, ¿cómo de rápido puede una organización pasar de la oferta aceptada al "día 1" para comenzar la formación y conseguir que un nuevo empleado empiece a ser productivo?

  Al simplificar y automatizar las actividades desde la aceptación de la oferta al primer día de trabajo, la compañía pudo conseguir que los nuevos empleados estuvieran trabajando una semana antes que sin Oracle HCM Cloud. ¿Qué significaría una semana adicional de productividad para tu organización y cómo contribuiría eso a tu resultado final?

  La otra variable es el paso a "actividades anteriores al primer día", esto es, liberar a los nuevos empleados de las actividades no relacionadas con el trabajo (como rellenar formularios) en su primer día de trabajo y, en su lugar, gestionar estas tareas como vinculación sin papel antes del primer día. Al hacerlo, el nuevo empleado puede centrarse en la formación y otras actividades más importantes en su primer día, en lugar de rellenar formularios. Si contabilizamos tan solo una hora de ahorro por persona contratada y más de 7000 nuevos empleados al año, habremos convertido más de 7000 horas de actividades poco importantes en trabajo que contribuye al resultado final.

• Reducción de la rotación de personal
  La rotación de personal es un costo obvio que afecta negativamente al resultado final. Volviendo a nuestro cliente del sector sanitario, disponemos de datos de retención en los primeros 90 días y en el primer año, tanto para el período anterior a la implantación de Oracle HCM Cloud como para el posterior. La rotación en las nuevas contrataciones disminuyó del 10,3 al 8,2 % en los primeros 90 días, y del 26,1 al 22,5 % en el primer año. Si cuantificamos las mejoras en el primer año utilizando una estimación moderada del costo para sustituir a un empleado en 5000 dólares (muchos estudios elevan esta cifra a 1,5 a 2 veces el salario anual por empleado) y contratamos a 7000 personas por año, esto se traduce en un ahorro de más de 1 260 000 dólares.

• Mejora de la experiencia los nuevos empleados
  Por último, cuando la vinculación se realiza correctamente, puede ser dinámica y atractiva, y suponer una experiencia positiva para los nuevos empleados. Entre los motivos de mayor peso para contemplar implementar Oracle HCM Cloud Onboarding se encuentran la capacidad de completar electrónicamente formularios que requieren tiempo antes del primer día de trabajo, una transición más fluida a las actividades de vinculación, la eliminación de redundancias en la entrada de datos, y la presentación de contenido que promueve la cultura de tu organización. Como demuestran las cifras anteriores, estos beneficios se repercuten en el ROI a largo plazo.

Las consecuencias de una alta tasa de rotación

Cuando una empresa tiene una alta tasa de rotación, es mala señal. Una alta tasa de rotación suele ser muy costosa para las organizaciones debido al tiempo y el dinero que requiere encontrar nuevos empleados. Cuando los responsables y empleados sénior renuncian, puede suponer un costo de cientos de miles de dólares para su compañía, algo que no desea ninguna organización.

A largo plazo, estos gastos comienzan a dañar la producción de la compañía, ya que generan un ciclo infinito de nuevos empleados que necesitan ser formados. Sin embargo, poco después de la formación, si el trabajador no está satisfecho, puede que ya esté pensando en abandonar la empresa. Con una plantilla de empleados en su mayoría nuevos y poco interesados, la calidad y la reputación de la compañía pueden verse afectadas.

Un proceso de vinculación óptimo puede resolver este problema.

En lugar de gastar dinero constantemente contratando empleados, las empresas pueden invertir su dinero en la vinculación. La vinculación es menos costosa y, a largo plazo, puede ahorrar dinero a las organizaciones.

Mejores prácticas de vinculación

Es importante darse cuenta de que cada nuevo empleado tiene un gran potencial. Al ignorar ese potencial, tu empresa podría sufrir pérdidas costosas e innecesarias. Sin embargo, si lo valoras, tanto tu empresa como tus empleados pueden lograr grandes éxitos.

Todo comienza con la bienvenida a tu nuevo empleado. Al dar la bienvenida al equipo a un nuevo empleado, se sentirá menos nervioso e incómodo. También será más probable que hable y haga preguntas.

Después de entrenar al nuevo empleado durante algún tiempo, es importante que el supervisor hable cara a cara con él. Esta es una oportunidad para que el supervisor revise el trabajo que el empleado ha realizado y proporcione comentarios constructivos.

Los comentarios son importantes para los nuevos empleados, ya que los ayudan a comprender lo que están haciendo bien y mal. También les da el objetivo de tener algo que mejorar.

Es importante que estas reuniones informativas se celebren a intervalos regulares, por ejemplo, una vez al mes. Esto demuestra al empleado que cuenta con apoyo y no está solo. Estas reuniones también son importantes para la compañía, ya que permiten evaluar el rendimiento profesional de los nuevos empleados.

Vinculación: desarrollo profesional y oportunidades de carrera

Incluso si sigues todas las prácticas de vinculación mencionadas hasta ahora, los empleados podrían sentirse descontentos pasados unos meses de trabajo. ¿Por qué? A menudo, esto se debe a que los empleados se sienten estancados en su trabajo y no pueden avanzar en su carrera.

El analizar las posibles oportunidades profesionales con los nuevos empleados les dará algo que esperar. Cuando los empleados tienen algo que anticipar, a menudo trabajan más duro para alcanzar sus objetivos. En general, esto es ideal para el rendimiento y el compromiso de la plantilla.