¿Qué son los sistemas de información de recursos humanos (HRIS)?

HRIS, HRMS y HCM - ¿Cuáles son las diferencias?

Los términos sistema de información de recursos humanos (HRIS), sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) y gestión del capital humano (HCM) se usan a menudo indistintamente. Sin embargo, puede haber diferencias sutiles entre los tres, dependiendo de qué funciones elija habilitar una compañía.

HRIS originalmente aludía a un sistema básico de mantenimiento de registros de empleados administrativos. A medida que las funciones de RR. HH. se volvieron más complejas, los sistemas HRIS incorporaron procesos como la adquisición de talentos, la contratación y la gestión y el procesamiento continuos de los datos de los empleados.

HRMS aparece cuando las organizaciones comenzaron a usar software cada vez más sofisticado y tareas automatizadas para realizar sus funciones de RR. HH., aunque el término todavía se utiliza de manera indistinta a HRIS. En la actualidad, los sistemas HRIS incluyen la gestión de nóminas y el tiempo y la mano de obra.

HCM se refiere una solución más amplia o un conjunto de soluciones que abordan todos los aspectos de la función de RR. HH.y de la gestión de pesonal. Entre las funcionalidades adicionales se incluyen tareas avanzadas de gestión de talentos, como la gestión del rendimiento, la planificación de las sucesiones y compensaciones, la planificación estratégica del personal y cualquier otra actividad de planificación de RR. HH. La gestión del capital humano (HCM) cubre toda la gama de funciones de RR. HH., ya sean basadas en datos, transaccionales o estratégicas.

¿Qué es un sistema HRIS? Los dos pilares

Los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) se sustentan en dos pilares que representan la base fundacional de la gestión de personas y políticas y respaldan la eficacia general de las organizaciones.

Diseño organizativo

Desde una perspectiva estructural, los sistemas HRIS incluyen las jerarquías de roles, funciones e informes. Mediante la definición de la estructura organizativa, los sistemas HRIS proporcionan responsabilidades claras y una solución que respalda la funcionalidad y la coherencia operativas.

El sistema HRIS adecuado te ayuda a abordar los desafíos empresariales permitiéndote movilizar el talento adecuado. A través de una gestión coherente y automatizada de los datos de adquisición y selección, tu sistema HRIS puede ayudarte a crear una plantilla compuesta por las personas adecuadas, con las competencias oportunas, trabajando en las funciones correctas y en la estructura apropiada, para que cumplas tus objetivos estratégicos.

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Gestión de los datos de los empleados

De forma similar a las soluciones de gestión de las relaciones con el cliente, pero en la configuración empleador/empleado, los sistemas HRIS proporcionan una vista completa de cada empleado, incluidos el nombre, la dirección, la fecha de contratación, la compensación, las selecciones de beneficios, y mucho más. Con los datos adecuados, podrás conectarte mejor con tus empleados, ayudarlos a desarrollar planes profesionales, encontrar la formación adecuada y llevar su rendimiento al siguiente nivel.

Los sistemas HRIS permiten el mantenimiento automatizado y estandarizado de registros y la generación de informes. Además, cuentan con funcionalidades de autoservicio. Esto puede llevar a una gestión de información más precisa y actualizada que impulse la eficiencia, al tiempo que brinda comodidad y facilidad de uso a los empleados.

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Características, funciones y usuarios de los sistemas HRIS

Un sistema HRIS típico incluirá funciones básicas que faciliten la selección y la adquisición de talentos, la compensación, la gestión organizativa y la gestión de las ausencias (como vacaciones, bajas por enfermedad y tiempo libre personal). Se pueden agregar funciones adicionales para satisfacer las necesidades de la empresa.

Mediante la automatización de las tareas de RR. HH. y el acceso de autoservicio a procedimientos y políticas, el sistema respalda la estandarización y la coherencia en toda la organización, al tiempo que aumenta la eficiencia operativa de los RR. HH. y proporciona una mejor experiencia a los empleados.

Aunque todos los miembros de la compañía son usuarios del sistema de HRIS simplemente por ser empleados, los usuarios avanzados del sistema son los administradores de RR. HH., especialistas de nómina, especialistas en gestión de talentos y reclutadores. Una parte importante del trabajo de estos empleados implica interactuar con el sistema de información de recursos humanos (HRIS) de forma regular.

Los desafíos de los sistemas de recursos humanos

Cada negocio es único y tiene sus propios desafíos. Tu sistema de información de RR. HH. (HRIS) debe abordar esas preocupaciones. Estos son algunos de los desafíos más comunes de los sistemas HRIS.

• Privacidad y seguridad de datos. Una de las mayores preocupaciones que plantea la gestión de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) es la garantía de la privacidad y la seguridad de los datos de los empleados. Estos sistemas recopilan cantidades importantes de datos sensibles y confidenciales que deben protegerse. Una de las principales dificultades a las que se enfrentan las organizaciones es cómo implementar una solución lo suficientemente sofisticada como para que todos los usuarios que utilizan el sistema puedan obtener exactamente la información que necesitan para realizar una tarea sin acceder a la información que no tienen permiso para ver.
• Regulaciones y conformidad. Las reglas de acceso a los datos de los sistemas HRIS también deben ajustarse a los estatutos reglamentarios. Todas las organizaciones deben garantizar que su sistema de información de RR. HH. (HRIS) siga cumpliendo normativas en constante cambio. Esto es especialmente difícil para las empresas que tienen presencia global. La utilidad y funcionalidad dependen de que cada usuario pueda realizar transacciones de forma rápida y sencilla usando el sistema sin violar la confidencialidad ni infringir las leyes.
  
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• Disrupciones del negocio. Los cambios continuos en las funciones de los sistemas de información de RR. HH. (HRIS) también pueden representar desafíos. En una era de innovación continua y disruptiva, las organizaciones a veces luchan por mantenerse al día con actualizaciones y mejoras de sus sistemas HRIS. Del mismo modo, seleccionar el sistema HRIS adecuado para tu negocio puede ser complicado. Con tantas opciones y funciones disponibles, es importante que elijas el sistema que mejor se ajuste a tus objetivos de negocio y no te distraigas con componentes que pueden no resultar útiles.
  
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¿Cuáles son las ventajas de migrar un sistema HRIS a la nube?

El despliegue de un sistema de información de RR. HH. (HRIS) en la nube tiene numerosas ventajas frente a un sistema HRIS local, entre las cuales:

• Facilidad de escalado. En la nube, puedes escalar verticalmente o reducir fácilmente conforme cambien las necesidades de tu empresa. También obtienes mayor flexibilidad financiera y puedes gestionar mejor los costos a medida que amplías o reduces tus operaciones.
• Mayor control de los gastos operativos frente a los de capital. En la nube, solo pagas por lo que usas, y no necesitas invertir en costosas infraestructuras. Tus gastos son operativos en lugar de gastos de capital.
• Acceso rápido y sencillo a las innovaciones. Dado que en la nube el desarrollo y el despliegue son muy rápidos, tendrás acceso a actualizaciones e innovaciones mucho antes.

Consideraciones clave para elegir el mejor sistema HRIS

Para satisfacer las necesidades específicas de tu empresa, debes personalizar tu solución HRIS. Sin embargo, toda compañía debe asegurarse de que el proveedor de soluciones HRIS que elija cubra dos áreas clave.

1. La solución debe ser capaz de abarcar todos los aspectos de la gestión de RR. HH. Esto incluye la selección, la vinculación, el aprendizaje, la planificación de sucesiones y el servicio de ayuda de RR. HH. Necesitarás una solución completa e integral que cubra todas tus necesidades, incluso conforme estas vayan cambiando. Lo que vale para ti hoy puede no ser suficiente mañana.

2. La solución debe formar parte de una solución empresarial más amplia que conecte los RR. HH. con las finanzas. La mano de obra es uno de los factores de mayor costo para cualquier organización. Toda decisión relacionada con el capital humano tiene implicaciones financieras. Es esencial que tu empresa tenga visibilidad total tanto de sus empleados como de sus finanzas, así como de la relación entre ambos. El mejor sistema HRIS es aquel que está estrechamente vinculado a la función financiera. Idealmente, se encontrará en la misma plataforma y utilizará la misma tecnología que las finanzas de la compañía.

El futuro de los sistemas HRIS

A medida que avanzan las tecnologías automatizadas, el trabajo está cambiando drásticamente. Cada vez más, los humanos trabajan junto codo con codo con la tecnología de formas cada vez más sofisticadas. Aunque esto presenta muchas ventajas comerciales, uno de los riesgos que plantea es la deshumanización del trabajo. Irónicamente, en el ámbito de los recursos humanos, los avances tecnológicos están creando la oportunidad de hacer evolucionar los sistemas HRIS de sistemas impersonales de gestión de los datos de los empleados a sistemas que propician una experiencia laboral más humana.

El sistema HRIS del futuro será más práctico e intuitivo, lo que facilitará que los empleados alcancen sus objetivos de forma más sencilla, rápida y con mejores resultados. Estos sistemas utilizarán la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (AA) para "intuir" lo que los empleados están intentando lograr y ofrecer soluciones de forma proactiva, desde hacer un cambio de dirección hasta inscribirse en la mejor opción de formación. Desde la perspectiva operativa del backend, las innovaciones en los sistemas HRIS serán más manejables. La instalación de actualizaciones y nuevas versiones será más fácil y se adaptará a las necesidades del cliente.

Las organizaciones que implanten tecnologías nuevas y emergentes en su sistema HRIS formarán parte del movimiento para transformar el lugar de trabajo en un entorno en el que la tecnología y los humanos trabajen juntos para lograr mejores resultados para todos. Los RR. HH. son el núcleo de esta transformación. Traslada tu sistema HRIS a la nube con nosotros para humanizar tu organización a la vez que consigues niveles más altos de rendimiento gracias a la tecnología.