¿Qué es un personal distribuido?

¿Por qué es importante contar con un personal distribuido?

Aunque la pandemia de la COVID-19 ha puesto en el mapa los modelos de personal distribuido a escala global, el concepto de plantilla remota lleva creciendo desde hace bastante tiempo. Incluso antes de la pandemia, las necesidades de las plantillas ya estaban cambiando. Los empleados desean más opciones en materia de flexibilidad y equilibrio entre vida laboral y personal. Y los empleadores deben adaptarse o corren el riesgo de perder talento en beneficio de organizaciones más innovadoras.

De hecho, muchas empresas ya han adoptado un modelo de personal distribuido. Este modelo es especialmente útil para organizaciones grandes y con presencia global con múltiples oficinas que emplean a miles de personas. En lugar de ajustarse a la estructura organizativa tradicional, estas empresas han logrado importantes ahorros en espacio de oficina y otros gastos relacionados. También ofrece otras ventajas, como una mejora de la retención y la satisfacción de los empleados, la capacidad de atraer un pool de talento más diverso y el fortalecimiento del enfoque centrado en el empleado y su productividad.

Diferencia entre trabajo remoto y personal distribuido

El trabajo remoto alude al trabajador individual, mientras que el modelo trabajo distribuido afecta a la organización en su conjunto. El trabajo a distancia es un nuevo concepto que ha ido ganando popularidad en la última década. Implica trabajar desde casa o en cualquier otro lugar que los empleados deseen sujetos a las condiciones que fija la oficina central. Sin embargo, existen algunas diferencias entre el trabajo remoto y el distribuido, de modo que, en función de la situación de cada organización, resultará más adecuada una fórmula o la otra.

Para ser aptos como trabajadores remotos, los empleados deben realizar su trabajo de conformidad con las condiciones que establezca su sede principal. El trabajo distribuido no está vinculado a una oficina central, lo que significa que la ubicación no debe ser un factor de desempeño o participación en el trabajo.

Son múltiples las razones que animan a adoptar una política de personal distribuido: muchos trabajadores son favorables a disponer de más flexibilidad en cuanto al tiempo dedicado al trabajo, otros trabajadores sencillamente disfrutan de viajar o, en ocasiones, buscan solo un cambio. Independientemente de la razón, es preciso considerar una serie de ventajas antes realizar el cambio.

El trabajo distribuido se produce cuando las empresas tienen uno o más empleados trabajando en distintas ubicaciones. No solo tiene que ver con el hecho de que sus empleados estén geográficamente dispersos, sino también que estos se ubiquen en múltiples franjas horarias y pertenezcan a diversas culturas y etnias. Estos factores resultan ventajosos para aquellas empresas que traten de operar con presencia local.

Consejos para gestionar un personal distribuido

El auge del modelo de personal distribuido lleva tiempo siendo una de las principales tendencias en el ámbito empresarial y los diversos sectores son conscientes de las ventajas que reporta su adopción. Por lo tanto, resulta crucial saber cómo gestionar con éxito un personal distribuido. A continuación, te ofrecemos algunos consejos para comenzar:

• Crea una cultura de empresa basada en la confianza
  Trabajar con un personal distribuido puede ser muy diferente de hacerlo con uno centralizado. Pero no importa si eres gerente o líder de equipo, todos los empleados siempre deben esforzarse por crear una cultura cimentada sobre relaciones de confianza. La confianza es la base del trabajo y resulta necesaria para garantizar la productividad; sin confianza, el trabajo se convierte en un desafío.
• Establece con claridad las expectativas
  Es fácil olvidar que los empleados están trabajando juntos de forma diferente. Es importante que brindes instrucciones claras para cada persona involucrada.
• Garantiza la comunicación
  Si trabajas con un equipo distribuido, la comunicación ha de ser constante. Tanto si utilizas correos electrónicos, videollamadas, mensajes de texto o un programa de mensajería, como Slack, para las comunicaciones, asegúrate de mantener un contacto frecuente con tu equipo.
• Define los límites
  Es importante establecer límites claros entre tu vida personal y profesional si trabajas con un equipo distribuido. Cuando trabajas desde casa, debes hacer frente a una serie de desafíos para separar el trabajo y el hogar. Cuando todo discurre bajo el mismo techo, puede parecer que no dispones de tiempo de descanso. Definir y mantener un horario de trabajo regular te ayudará a mantener la concentración durante ese tiempo y relajarte el resto del día.
• Aprovecha la ventaja que te brinda la tecnología
  Los empleadores pueden encontrar que el uso de herramientas de tecnología de orientación personalizada ayudan a los equipos a realizar sus tareas. Los responsables pueden impulsar el éxito ofreciendo una orientación personalizada para apoyar a los empleados. Inicia el proceso de adaptación de tus empleados recurriendo a soporte automatizado y personalizado cuando sea necesario.
• Anima a los empleados a expresar sus opiniones
  Si los responsables desean establecer relaciones de trabajo sólidas con sus trabajadores, anímalos a proporcionar comentarios. Formula preguntas como, ¿qué tal está siendo mi desempeño? ¿Qué cambiarías? Los empleados quieren ser escuchados, y es importante proporcionar una plataforma que les permita expresar sus sensaciones e ideas. Escuchar los comentarios y tomar medidas en función en consecuencia fomenta la confianza, aumenta la retención e impulsa el crecimiento.
• Apuesta por la creatividad
  Puede ser útil pienses con creatividad. Pide también a los actuales miembros del equipo que sugieran ideas para nuevas oportunidades de proyecto.

Ventajas de un equipo distribuido

Los equipos distribuidos ofrecen múltiples ventajas. Un equipo distribuido puede adaptarse mejor a potenciales cambios en las condiciones de negocio que uno centralizado. Si dispones de las herramientas adecuadas, los equipos distribuidos pueden ser más flexibles y ágiles y tener una mayor capacidad de respuesta al cambio.

También ofrece las siguientes ventajas:

• Flexibilidad
  A diferencia del modelo tradicional, un personal distribuido no se ciñe a las horas habituales de oficina. Los empleados disponen de la flexibilidad de trabajar durante las horas que les resulten más útiles y suelen ser más productivos y capaces de gestionar mejor su tiempo. Sin ningún desplazamiento, los empleados tienen más tiempo para aprender nuevas competencias con la formación personalizada.
• Agilidad
  Con los equipos distribuidos podrás responder rápidamente a los cambios en las condiciones del negocio. Las empresas pueden ampliarse y crecer más rápido porque no tienen que preocuparse por un espacio adicional en la oficina y pueden contratar a los mejores talentos de todo el mundo.
• Innovación
  Los equipos distribuidos brindan a los empleados la libertad de experimentar y probar nuevas formas de trabajar. Estos equipos pueden dar con soluciones innovadoras a los problemas.
• Colaboración
  Se ha demostrado que trabajar desde casa mejora realmente la comunicación. Un entorno más diverso y global propicia que se propongan nuevas ideas. Las tecnologías modernas, como las videoconferencias, las aplicaciones de mensajería y los programas basados en IA, impulsan una colaboración productiva entre equipos.
• Eficiencia
  Los trabajadores distribuidos tienden a ser más productivos que los que trabajan en entornos de oficina tradicionales.

Desafíos de la plantilla distribuida

La forma en que trabajamos y vivimos ha cambiado radicalmente. Ahora podemos comunicarnos desde cualquier lugar del mundo en cualquier momento. Desde nuestros smartphones, tabletas, portátiles y escritorios, los trabajadores distribuidos pueden mantenerse en contacto.

Sin embargo, esto no significa que el trabajo distribuido sea sencillo. El trabajo distribuido lleva aparejados determinados desafíos. Estos son algunos de ellos:

• Falta de comunicación cara a cara
  La comunicación es clave para el éxito, pero trabajar a distancia puede aislar. La construcción de relaciones de trabajo adecuadas con tus compañeros de trabajo cuando no comparten la misma ubicación física puede resultar complicada.
• Productividad
  Trabajar desde casa puede afectar la productividad. Las distracciones están en todas partes. En casa, pueden distraerte los niños o las mascotas . También existe la posibilidad de que sientas la tentación de ver la televisión o jugar a videojuegos en lugar de centrarte en tu trabajo.
• Diferencias en la zona horaria
  Al trabajar desde casa existe la posibilidad de que te encuentres en una ubicación distinta a la del resto de tu compañeros de trabajo. Esta circunstancia puede complicar la coordinación de reuniones virtuales y la eficacia de las colaboraciones.
• Tecnología
  La tecnología también puede ser un problema. Algunas cosas no funcionan igual de bien si trabajas desde casa. Por ejemplo, el correo electrónico suele ser más lento y las conexiones a Internet pueden ser poco fiables.

Aspectos que se deben tener en cuenta al adoptar un modelo de personal distribuido

Un modelo de personal distribuido puede describirse como la combinación de dos modelos distintos: uno centralizado y otro descentralizado. El primero, el centralizado, describe la forma en que la empresa gestiona a sus empleados. El segundo, el descentralizado, alude a la forma en la que los empleados se gestionan a ellos mismos.

Es posibles que te convenga considerar la posibilidad de adoptar un modelo de personal distribuido si se dan los siguientes factores en tu organización:

• Los empleados están repartidos por múltiples ubicaciones.
• Los empleados están dispersos geográficamente.
• Los empleados prefieren trabajar desde casa.
• Los empleados están dispuestos a trabajar desde casa.
• Los empleados se sienten cómodos trabajando con personal distribuido.

Si identificas estos factores en tu negocio, es posible que te venga bien adoptar un modelo de personal distribuido. Cuando los empleadores proporcionan herramientas más allá de las actividades tradicionales, los equipos de RR. HH. pueden ser más estratégicos a la hora de tomar decisiones. Crea experiencias personalizadas para proporcionar a tus trabajadores una razón de peso para quedarse en tu organización. Si gestionas de forma eficaz a tus empleados y les brindas una experiencia de primer nivel, podrás superar los obstáculos y crear con éxito una fuerza de trabajo distribuida.

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