10 häufige Risiken bei der Arbeit mit Tabellen und Lösungen für Unternehmen

Natalie Gagliordi | Content Strategist | 5. Juni 2023

In diesem Artikel

Man kann sie lieben oder hassen, Tabellen werden jedoch immer weiterbestehen. Aber obwohl Tabellen weiterhin unentbehrlich bleiben, werden sie zu oft von Geschäftsnutzern für Analyseaufgaben herangezogen, die zu komplex sind, als dass sie mit einer Tabelle erledigt werden könnten. Viele Teams verwenden Tabellen als Standardwerkzeug für die Planung ihrer Arbeit, die Verwaltung von Projekten und das Reporting. Wenn es um Analysen geht, greifen Unternehmensgruppen oft auf Tabellen zurück, in denen sie ihre Daten aus einer Vielzahl von Quellen sammeln. Die Verwendung von Tabellen für eine solche Aufgabe führt allerdings zu viel manuellem Aufwand und dem Risiko menschlicher Fehler. Das wiederum kann sich in verpassten Chancen niederschlagen, die Teams hätten nutzen können, wenn sie das richtige Tool für diese Aufgabe gehabt hätten.

Welche Risiken birgt die Arbeit mit Tabellen?

Tabellen sind kompetente Hilfsmittel für viele Geschäftstätigkeiten. Durch die falsche Verwendung von Tabellen für Aufgaben, für die sie nicht vorgesehen sind, entstehen jedoch Risiken. Bei Aufgaben, die über ihre Möglichkeiten hinausgehen, können Tabellen Risiken bergen; z. B. Fehler bei der Dateneingabe, Berechnungsfehler, Sicherheitslücken, Skalierbarkeitsprobleme und Compliance-Mängel. Wenn mehrere Tabellen verwendet werden, sind die Daten oft auf viele Dateien verteilt, was es schwierig macht, eine einzige, einheitliche und zuverlässige Geschäftsansicht zu erstellen, auf die sich die Entscheidungsträger verlassen können. Da es bei Tabellen außerdem in der Regel keinen Kontrollprozess gibt, werden den Entscheidungsträgern aufgrund von unbemerkten Fehlern möglicherweise falsche Daten geliefert. Darüber hinaus sind Tabellen nur begrenzt in der Lage, Analysen durchzuführen und Empfehlungen zu geben. All diese Probleme zusammen können zu einem Phänomen führen, das als „Tabellenhölle“ bekannt ist: eine Umgebung, in der Tabellen wuchern, Informationen veraltet sind und das Risiko menschlicher Fehler steigt, was die Analysen unzuverlässig macht.

Wichtigste Erkenntnisse

  • Die Verwaltung von Tabellen wird immer schwieriger, je größer das Datenvolumen wird und je mehr sich Unternehmen mit Fragen der Governance, Sicherheit, Datenintegrität und Compliance auseinandersetzen müssen.
  • Tabellen sind zudem nur begrenzt in der Lage, detaillierte Datenanalysen durchzuführen oder verborgene Muster in den Daten zu finden, insbesondere wenn die Benutzer die Daten in der Tabelle nicht auf dem neuesten Stand halten.
  • Tabellen werden nicht kontrolliert und können leicht weitergegeben werden, was das Risiko von fehlerhaften oder widersprüchlichen Daten, unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen erhöht. Außerdem lassen sie sich leicht duplizieren, was zu mehreren Versionen mit unterschiedlichen Daten und widersprüchlichen Schlussfolgerungen führt.
  • Für Analysen sind Tabellen bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten, wie z. B. Videos oder Texte aus Kundenbeschwerden, nur bedingt geeignet.

Risiken bei der Arbeit mit Tabellen – Erläuterungen

Tabellen werden in vielen Branchen eingesetzt und eignen sich gut für bestimmte Aufgaben. Die weit verbreitete Verwendung von Tabellen birgt jedoch auch zahlreiche Risiken, darunter die Tendenz zur manuellen Dateneingabe und unsicheren Datenfehlern aufgrund fehlender Zugangskontrollen und einer weit verbreiteten gemeinsamen Nutzung. Aufgrund ihrer begrenzten Leistungsfähigkeit sind Tabellen im Laufe der Zeit zudem nicht mehr skalierbar, wenn ein Unternehmen wächst. Sie sind schnell überfordert, wenn sie mit den Feinheiten funktionsübergreifender Teams, vielschichtiger Vorgänge und dem Bedarf an Interaktion, Zusammenarbeit und Koordination auf hohem Niveau konfrontiert werden.

Tabellen sind häufig die Standardlösung, mit denen Teams Daten während der analytischen Verfolgung zusammenführen können. Das Problem dabei: Tabellen sind leicht zu starten, aber schwer mit aktuellen Daten zu pflegen. Sie werden oft kopiert, sodass es schnell mehrere Versionen des ursprünglichen Datensatzes gibt. Das führt dazu, dass die Entscheidungsträger das Vertrauen in ihre Daten und Schlussfolgerungen verlieren. Tabellen eignen sich zwar gut für numerische Daten, nicht aber für unstrukturierte Daten. Viele Unternehmen, die sich auf Tabellen stützen, haben Schwierigkeiten, ihre Daten sinnvoll zu nutzen, und verpassen oft die Möglichkeit, durch eine gründliche Datenanalyse nützliche Erkenntnisse zu gewinnen.

10 häufige Risiken für Unternehmen bei der Arbeit mit Tabellen

Tabellen werden für geschäftliche Zwecke verwendet, z. B. für die Buchhaltung, die Datenverwaltung und die Finanzanalyse. Sie sind zwar für solche Aufgaben nützlich, bergen aber auch Risiken, wenn sie in größerem Umfang und für höhere Anforderungen eingesetzt werden. Tabellen können in mittleren und größeren Unternehmen immer schwieriger zu verwalten sein. Probleme in Bezug auf Daten-Governance, Sicherheit und Zugriffskontrolle, Datenintegrität und regulatorische Compliance werden mit zunehmendem Volumen und mehr Nutzern immer schwieriger zu lösen. Im Folgenden sind einige der häufigsten Risiken, denen Unternehmen bei der Arbeit mit Tabellen ausgesetzt sind:

1. Fehler: Unabhängig davon, ob es sich um Fehler bei der manuellen Dateneingabe oder bei der Verwendung veralteter Daten handelt, sind tabellenbasierte Analysen vor allem dann fehleranfällig, wenn die Analysen auf großen und komplexen Datasets basieren. Bereits ein kleiner Fehler kann erhebliche Folgen haben, vor allem, wenn er lange Zeit nicht erkannt wird. Darüber hinaus können Fehler auftreten, wenn Daten beispielsweise zu Analysezwecken manipuliert werden.

2. Unsichere Daten: Tabellen können leicht kopiert, weitergegeben und verteilt werden, was das Risiko von unbefugtem Zugriff oder Datenschutzverletzungen erhöht. Vertrauliche Daten, die in Tabellen gespeichert sind, können ebenfalls gefährdet sein, wenn sie für Aufgaben wie Analysen und Visualisierung in andere Systeme übertragen werden.

3. Begrenzte Skalierbarkeit: Tabellen können problemlos eine Vielzahl von Berichten und Benutzern verwalten, sind aber nicht für große Datenmengen oder komplexe Berechnungen und Geschäftsanalysen geeignet. In solchen Fällen müssen beim Einsatz von Tabellen Leistungseinbußen und Fehler in Kauf genommen werden.

4. Mangelnde Transparenz: Es kann schwierig sein, die Herkunft der Daten zurückzuverfolgen oder die Logik hinter den Berechnungen in einer Tabelle zu verstehen, vor allem, wenn sie von einer anderen Person unter Verwendung von Daten aus mehreren Quellen erstellt wurde.

5. Effizienz des Workflows: Die Probleme und Beschränkungen der gemeinsamen Nutzung von Daten über Tabellen können in Unternehmen zu manuellen und repetitiven Prozessen führen. Außerdem kann es vorkommen, dass Mitarbeiter bei der Lösung gleicher oder ähnlicher Probleme doppelte Arbeit leisten.

6. Arbeitssilos: Tabellen werden in der Regel entweder von Einzelpersonen oder von ganzen Teams erstellt und genutzt, wodurch Informationssilos, Unstimmigkeiten und Fehler in den Daten entstehen können.

7. Versionskontrolle: Wenn mehrere Benutzer an derselben Tabelle arbeiten und sie falsch verwenden, kann es schwierig sein, den Überblick über die aktuellste Version zu behalten. Das kann zu Verwirrung führen, und die Mitarbeiter arbeiten am Ende mit unterschiedlichen Versionen der Tabelle. Tabellen könnten die gleichzeitige Zusammenarbeit zwar über die Cloud unterstützen, doch viele Benutzer bevorzugen die Desktop-Version, die allerdings diese Kopfschmerzen verursacht.

8. Vergeudete Zeit: Die Pflege und Aktualisierung von Tabellen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, vor allem wenn es um große Datenmengen geht. Folglich kann es passieren, dass weniger Zeit und andere Ressourcen für wichtigere Geschäftstätigkeiten bleiben.

9. Begrenzter Datenumfang: Tabellen sind bei der Verarbeitung von Datenarten, die für Analysen wichtig sind, eingeschränkt, insbesondere bei unstrukturierten Daten, wie z. B. großen Textdokumenten.

10. Mangel an Vertrauen: Jeder dieser Faktoren kann Führungskräfte davon überzeugen, dass die Informationen, die sie für die Entscheidungsfindung benötigen, veraltet, ungenau oder voreingenommen sind. Führungskräfte, die kein Vertrauen in ihre Daten haben, treffen ihre Entscheidungen eher aus dem Bauch heraus und auf der Grundlage von Erfahrungen, als dass sie sich an Daten orientieren.

Risikomanagement und -minderung bei der Arbeit mit Tabellen

Für Unternehmen ist es wichtig, die potenziellen Risiken, die mit Tabellen verbunden sind, sorgfältig abzuwägen und entsprechende Kontrollen und Prozesse einzurichten, um sie zu bewältigen. Das bedeutet im Allgemeinen, dass die aktuelle Nutzung von Tabellen untersucht, entsprechende Korrekturmaßnahmen ergriffen und Best-Practices sowie neue Unternehmensrichtlinien eingeführt werden, um das Risikopotenzial kontinuierlich zu verringern. Dazu gehört möglicherweise auch die Implementierung neuer Anwendungen, um einen Bedarf zu decken, den Tabellen nicht erfüllen können. Nachfolgend finden Sie Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Risiken bei der Arbeit mit Tabellen zu verringern:

1. Ermitteln, wie Tabellen verwendet werden: Machen Sie eine Bestandsaufnahme zur Nutzung von Tabellen in Ihrem Unternehmen, um das Ausmaß der Risiken zu ermitteln.

2. Risiken ermitteln: Beurteilen Sie, welche Risiken bei der Arbeit mit Tabellen in Ihrem Unternehmen am signifikantesten sind. Zu diesen Risiken gehören möglicherweise Dateneingabefehler, unbefugter Zugriff, Datenverlust oder unvollständige bzw. veraltete Informationen.

3. Kontrollen einbauen: Die Implementierung von Passwortschutz, Versionskontrolle und Datenvalidierung kann dazu beitragen, die Risiken bei der Nutzung von Tabellen zu mindern.

4. Mitarbeiter in Tabellen-Best-Practices schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die mit Tabellen arbeiten, in Techniken wie Formelüberprüfung, Fehlerprüfung und Versionskontrolle geschult werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter außerdem darüber, wann Tabellen das falsche Hilfsmittel sind.

5. Kritische Tabellen überprüfen und testen: Tabellen, die in kritischen, wichtigen Entscheidungsprozessen verwendet werden, sollten regelmäßig überprüft werden, um ihre Genauigkeit und Gültigkeit zu gewährleisten. Dieser Ansatz ist zwar nicht in großem Umfang praktikabel, kann aber dazu beitragen, Fehler in wichtigen Systemen zu erkennen und zu beheben, bevor sie ernsthafte Schäden verursachen.

6. Alternativen in Betracht ziehen: Je nach Komplexität Ihres Unternehmens sollten Sie Alternativen zu Tabellen erwägen, um die mit der Nutzung von Tabellen verbundenen Risiken zu verringern; z. B. spezialisierte Analysesoftware, insbesondere cloudbasierte Plattformen.

Praktische Konsequenzen der Nutzung von Tabellen

Tabellen sind zwar ein nützliches Instrument für Unternehmen, doch ihr Missbrauch kann auch schwerwiegende und kostspielige Folgen haben. Fehler in Tabellen sind nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern können auch zu Rufschädigung und zum Verlust des Arbeitsplatzes führen. Hier sind drei Beispiele aus der Praxis:

  • Fehler und Ungenauigkeiten: Tabellen sind fehleranfällig, insbesondere wenn komplexe Formeln und Funktionen verwendet werden. Selbst ein kleiner Formelfehler kann zu erheblichen Ungenauigkeiten und potenziell kostspieligen finanziellen Fehlern führen. Ein Stromnetzbetreiber hat einst 24 Millionen US-Dollar verloren, weil er für Übertragungsleitungen geboten hat, die er nicht benötigte – und zwar weil die Zeilen in einer Tabelle nicht richtig ausgerichtet waren. Es war „buchstäblich ein Copy-Paste-Fehler in einer Excel-Tabelle“, so der Präsident des Unternehmens. Ein weiterer kostspieliger Fehler ereignete sich im Jahr 2005, als ein großer amerikanischer Hersteller aufgrund eines Tippfehlers in einer Tabelle einen Abfindungsfehler in Höhe von 11 Millionen Dollar beging.
  • Sicherheitsrisiken: Tabellen sind anfällig für Sicherheitsrisiken, einschließlich Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff. Wenn vertrauliche Geschäftsinformationen in einer Tabelle gespeichert werden, können sie leicht an Unbefugte weitergegeben oder von ihnen eingesehen werden. Das kann zu wirtschaftlichen und rufschädigenden Folgen für das Unternehmen führen. Im Jahr 2021 veröffentlichte eine US-Regierungsbehörde auf einer internen Microsoft SharePoint-Website für leitende Angestellte eine Tabelle mit Mitarbeiterinformationen, die auch den Impfstatus der Mitarbeiter enthielt. Die Gewerkschaft der Behörde reichte eine Beschwerde ein, die schließlich zur Entfernung der Tabelle führte.
  • Compliance-Probleme: Tabellen können Compliance-Probleme in Unternehmen verursachen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheits- und dem Finanzwesen. In diesen Branchen gelten strenge Vorschriften für die Datenverwaltung, und Tabellen können unter Umständen nicht die erforderlichen Kontrollen und Nachverfolgbarkeit bieten. Eine Gesundheitseinrichtung, die eine Tabelle zur Verwaltung von Patienteninformationen verwendet, hat möglicherweise Schwierigkeiten, die HIPAA-Vorschriften der Vereinigten Staaten einzuhalten.

Alternativen zu Tabellen

Tabellen werden immer ihren Platz haben. Wenn Sie jedoch wertvolle Informationen in Ihren Daten finden möchten, indem Sie zum Beispiel mehrere Datenquellen kombinieren oder durch maschinelles Lernen schrittweise versteckte Muster in Ihren Daten suchen, reicht eine Tabelle nicht aus. Ebenso, wenn Sie eine Tabelle verwenden, um den Projektstatus zu verfolgen: Ein speziell entwickeltes Projektmanagement-Tool wäre wahrscheinlich die bessere Wahl. Natürlich sind all diese Optionen mit Kosten verbunden, während die Verwendung einer Tabelle keine zusätzlichen Kosten mit sich bringt, was einen großen Teil ihrer Attraktivität ausmacht. Wenn jedoch ein Haushaltsposten bei Ihnen frei wird, gibt es mehrere Alternativen zu Tabellen:

  • Projektmanagementsoftware: Projektmanagementsoftware wird in verschiedenen Branchen eingesetzt und ermöglicht es Unternehmen, Projekte zu planen und zu verwalten, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt dynamischer und visueller zu verfolgen als mit Tabellen. Die Software kann zudem Echtzeit-Updates zum Projektstatus und zur Ressourcenzuweisung liefern.
  • ERP-Systeme: Mittlere bis große Unternehmen nutzen ERP-Software, um mehrere Abteilungen wie Finanzen, Budgetierung, Vertrieb und Bestandsverwaltung in einer einzigen Plattform zu vereinen. ERP-Systeme bieten erweiterte Reporting- und Analysefunktionen und können Geschäftsprozesse transparenter und effizienter gestalten, als es bei der Verfolgung von Finanzdaten in Tabellen der Fall ist.
  • Datenbanksysteme: Datenbanken und Datenbankmanagementsysteme ermöglichen es Unternehmen, große Datenmengen zu speichern, zu verwalten und abzurufen. Eine Datenbank kann komplexe Datenstrukturen verarbeiten und bietet erweiterte Möglichkeiten bei der Datenabfrage, die die Fähigkeiten von Tabellen überschreiten. Je nach Architektur und System kann das Abrufen aller erforderlichen Daten aus einer Datenbank für die Analyse jedoch ein langsamer Prozess sein, der spezielles DBA-Fachwissen erfordert.
  • Analyseplattform: Eine Analyseplattform umfasst die Hardware, Software, Tools und Dienstprogramme, mit denen Unternehmen große Datenmengen aus verschiedenen Quellen erfassen und analysieren. Diese Tools bieten erweiterte Analysefunktionen, einschließlich Datenvisualisierung und Vorhersageanalysen.
  • Dedizierte Analysesoftware: Mit Standalone-Software, die speziell für die Datenanalyse entwickelt wurde, können Sie Daten schnell extrahieren und für Visualisierungen und Einblicke aufbereiten. So erhalten Geschäftsnutzer eine einheitliche, vertrauenswürdige Ansicht der Daten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.

Mit Oracle von Tabellen wegkommen und Risiken mindern

Tabellen können zwar ein leistungsfähiges Tool für viele Anwendungsfälle sein, doch müssen Unternehmen ihre Grenzen und potenziellen Risiken erkennen, wenn sie für Analysen verwendet werden. Um diese Risiken so gering wie möglich zu halten, sollten Unternehmen eine analytische Kultur schaffen, die auf vertrauenswürdigen Daten basiert, und die Implementierung alternativer Tools mit mehr Funktionalität, Sicherheit und Governance in Betracht ziehen.

Eine sichere Analyseplattform kann mehr Funktionen als eine Tabellen bieten und den Bedarf an Datenexporten verringern, indem sie die in physischen Dateien verstreute Logik zentralisiert und an einem für alle zugänglichen, gut verwalteten Ort zusammenführt. Oracle Analytics bietet alle Funktionen zur Datenverarbeitung, die erforderlich sind, um interne und externe Datensätze zu kombinieren und sie in einem nachvollziehbaren, gemeinsam nutzbaren und wiederholbaren Geschäftsprozess zu nutzen. Dank den neuesten Datenanalysetechnologien, darunter KI, maschinelles Lernen und Natural Language Processing, ist Oracle Analytics eine vollständige Analyselösung, die Ihrem Unternehmen hilft, bessere Entscheidungen basierend auf pünktlicheren und präziseren Daten zu treffen, die Ihre Führungskräfte verstehen und auf die sie vertrauen.

Gartner Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms

Häufig gestellte Fragen zu den Risiken bei der Nutzung von Tabellen

Welche Nachteile haben Tabellen?

Die wesentlichen Nachteile von Tabellen sind die Unsicherheit der Daten, die begrenzte Skalierbarkeit und die Anfälligkeit für kostspielige menschliche Fehler.

Was sind die Nachteile der Nutzung von Tabellen für Analysen?

Tabellen sind schwer zu verwalten und verfügen über keine Datenverwaltungsfunktionen, was sie für komplexe Analysen mit mehreren Datenquellen ungeeignet macht.

Was sind einige Beispiele für häufige Probleme von Tabellen?

Zu den häufigsten Fehlern in Tabellen gehören Copy-Paste-Fehler und veraltete Daten aufgrund manueller Aktualisierungen.

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