Inmitten einer Achterbahnfahrt regulatorischer und marktbezogener Veränderungen in den letzten zwei Jahrzehnten war Keller Williams, eines der weltweit größten Immobilien-Franchiseunternehmen, „so sehr auf Wachstum und die Unterstützung unserer Franchisenehmer konzentriert, dass wir uns nicht mehr um uns selbst gekümmert haben“, so Tamara Hurwitz, Vice President for Tech Ops and Innovation bei KW.
Das Finanzteam von KW arbeitete auf einem stark angepassten On-Premises-Finanzmanagementsystem und stützte sich bei Aktivitäten wie Budgetierung und Reporting zudem auf Tabellen und E-Mail-Genehmigungen. Diese größtenteils manuellen Prozesse und die dadurch entstandenen Datensilos machten eine zeitnahe, fundierte finanzielle Entscheidungsfindung nahezu unmöglich. Etwas so Einfaches wie das Erstellen eines aktuellen Finanzberichts für eine Führungskraft konnte für Teammitglieder Stunden dauern.
„Sie ließen alles stehen und liegen und nichts anderes wurde erledigt, bis der Bericht erstellt war“, so Hurwitz.
Nach der Bewertung einer Reihe alternativer Systeme konsolidierte KW mit Hilfe des Partners Accelalpha am 1. Januar 2024 seine Kernprozesse im Finanzmanagement auf Oracle Cloud Financials, das Teil der Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP)-Anwendungssuite ist. Die Mitarbeiter der Finanzabteilung konnten durch die Automatisierung manueller Prozesse, wie z. B. Rechnungsfreigaben und Spesenverwaltung, schnell eine Effizienzsteigerung erzielen.
Im Juni 2024 führte KW Oracle Fusion Data Intelligence zusammen mit Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) ein.
Nachdem KW seine bisherige, auf Tabellen basierende monatliche Planung in den ersten Monaten parallel zu Oracle Cloud EPM Planning durchgeführt hatte, nutzte KW die neue Anwendung im September erstmals ausschließlich und ohne Unterbrechung. Sie wird auch für den nächsten Zyklus der Jahresplanung zum Einsatz kommen, wodurch der monatelange Prozess der Abstimmung und Konsolidierung von Budgets mithilfe von Tabellen und E-Mail-Genehmigungen entfällt. Mit jeder monatlichen Wiederholung sparen die Finanzmitarbeiter Zeit bei der Kontenabstimmung und den Abschlussprozessen, indem sie Oracle Cloud EPM Financial Consolidation and Close und Account Reconciliation verwenden.
Durch die Beseitigung von Datensilos können Finanzmitarbeiter einfacher auf Finanzdaten aus allen Oracle Cloud ERP- und EPM-Quellen zugreifen, um Ad-hoc-Berichte zu erstellen. Insgesamt hat KW durch die Automatisierung der Berichterstattung, die Integration von Datenquellen und die Verwendung von Oracle Smart View for Office die Dauer des Finanzreporting des Unternehmens um 90 % reduziert, schätzt Hurwitz. „Mit Oracle können wir nun alles schneller und einfacher erledigen“, sagt sie.
„Uns wurde klar, dass wir zwar über modernste Technologie für unsere Franchisenehmer und zugehörigen Agenten verfügen, intern aber mit älteren Systemen arbeiten. Mit Oracle Cloud ERP und Analytics arbeiten wir nun intelligenter als je zuvor. Und wir haben gerade erst an der Oberfläche gekratzt.“
KW hat darüber hinaus ein Selfserviceportal eingeführt, das über Oracle Cloud Infrastructure-Integrationsservices mit Oracle Cloud ERP verbunden ist und Franchisenehmern und zugehörigen Agenten hilft, Informationen wie die Bankverbindung online zu aktualisieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, den Support anzurufen und einen Servicekoordinator die Änderungen vornehmen zu lassen. Das Portal hat die Fehlerquote bei der Dateneingabe reduziert, den Supportmitarbeitern viel Zeit gespart und einen Audittrail darüber erstellt, welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden, so Hurwitz.
KW hat gerade erst damit begonnen, die Möglichkeiten der KI und des maschinellen Lernens innerhalb der Oracle Fusion Data Intelligence-Plattform zu erkunden. Hurwitz rechnet damit, dass die externe E-Commerce-Plattform des Unternehmens eines Tages in die neuen Finanzanwendungen integriert wird.
„Früher haben wir uns bei branchenbezogenen und wirtschaftlichen Informationen auf externe Quellen verlassen, um Entscheidungen auf der Grundlage dessen zu treffen, was wir für wahrscheinlich hielten“, sagt sie. „Jetzt können wir diese externen Informationen mit viel mehr internen Informationen kombinieren, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, die uns dabei helfen, datengestützte Entscheidungen zur Steuerung des Unternehmens zu treffen.“
Wenn beispielsweise die KSCORE-Initiative von KW, ein Programm, über das Einzelpersonen ihre Immobilienlizenz kostenlos erhalten können, in Oracle Cloud ERP integriert wird, kann das Unternehmen feststellen, ob die Teilnahme einer Person an einem bestimmten Kurs oder Lehrplan direkt zu höheren Umsätzen für seine Franchisenehmer führt. Folglich könnte KW diese Kurse weiterempfehlen. „Es wird uns nicht nur schlauer machen“, so Hurwitz, „sondern auch unsere Franchisenehmer und zugehörigen Agenten erfolgreicher machen.“
Oracle Fusion Cloud HCM unterstützt die mitarbeiterorientierten Ziele des Unternehmens.
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