Leitfaden zu Software für das Investitionsprogramm-Management

Die Software für das Investitionsprogramm-Management hilft Bauunternehmen dabei, Investitionsprojekte effektiver zu priorisieren, zu planen und umzusetzen – was angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks und der erheblichen Investitionen im öffentlichen und privaten Sektor immer wichtiger wird.

Um die Entscheidungsfindung, Kontrolle und Genauigkeit von Bauprojekten zu verbessern, müssen Bauunternehmen ihre Prozesse im Investitionsprogramm-Management standardisieren und koordinieren. Es ist an der Zeit, sich von fehleranfälligen manuellen Prozessen, isolierten Tabellenkalkulationen und nicht verbundenen Anwendungen zu verabschieden.

Dieser Artikel skizziert einen Weg für Unternehmen, um die Leistung von Investitionsprojekten und -programmen zu verbessern, indem Prozesse, Systeme und Teams vernetzt und Daten vereinheitlicht werden. Zudem beschreibt er die Vorteile einer professionellen Software für das Investitionsprogramm-Management und wie Sie die richtige Plattform für Ihre Anforderungen auswählen.

Was versteht man unter einer Software für das Investitionsprogramm-Management (CPMS)?

Software-Suiten für das Investitionsprogramm-Management bieten eine kohärente Lösung für die Verbindung und Verwaltung von Prozessen auf der Ebene von Investitionsprojekten und -portfolios. Darüber hinaus integrieren sich die besten cloudbasierten Suiten auch nahtlos mit verwandten ERP- und anderen Unternehmensanwendungen, um allen relevanten Teilnehmern sofortigen Zugriff auf dieselben konsistenten Daten zu ermöglichen.

Die meisten Bauherren verfügen über Mitarbeiter, die ihr gesamtes Investitionsprogramm analysieren und unter anderem folgende Fragen stellen: Wie können wir das Budget am besten nutzen? Was müssen wir bauen? Was müssen wir pflegen? Was müssen wir nachrüsten?

Ein Finanzteam eines Unternehmens nutzt in der Regel eine ERP-Anwendung. Ohne ein automatisiertes System zur einheitlichen Verwaltung von Projektkontrollen – einschließlich Kosten, Prognosen, Verträgen, Änderungen und Zeitplänen auf Projekt- und projektübergreifender Ebene – kann es passieren, dass die ERP-Anwendung nicht die aktuellsten Projektdaten widerspiegelt. Die Integration einer Projekt- und Portfoliolösung in Ihre ERP-Anwendung stellt sicher, dass das ERP stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Wichtigste Erkenntnisse

• Software für das Investitionsprogramm-Management (CPMS) kann dabei helfen, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Gleichzeitig ermöglicht sie die Zentralisierung von Informationen, sodass Unternehmen Projekte effizient steuern und schnelle, konsistente sowie fundierte Entscheidungen treffen können.
• Die Implementierung einer CPMS kann die Transparenz und Kontrolle von Projekten verbessern und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Teams stärken.
• Die Software ermöglicht den Vergleich von Projekten und das Ableiten wertvoller Erkenntnisse.
• Stellen Sie sicher, dass die von Ihrem Unternehmen ausgewählte CPMS-Lösung über die nötige Flexibilität verfügt, um sich langfristig ändern und skalieren zu lassen.

Erklärung zur Software für das Investitionsprogramm-Management

Ein unternehmensweites Software-System für das Projekt- und Programmmanagement kann Prozesse und Informationen standardisieren, um die Kontrolle und Entscheidungsfindung zu verbessern und priorisierte Projekte mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Darüber hinaus unterstützt es Unternehmen bei der Zuweisung ihrer Materialien, Ausrüstung und ihres Personals. Sobald ein Änderungsantrag in einem automatisierten Workflow genehmigt wird, werden alle damit verbundenen Kostenauswirkungen sofort im Kostenblatt und im zugehörigen Vertrag, der mit dem Zahlungsantrag verknüpft ist, sichtbar. So kann bestätigt werden, dass diese zusätzlichen Kosten genehmigt wurden, und der Zahlungsantrag kann freigegeben werden.

Warum Sie eine Software für das Investitionsprogramm-Management benötigen

Jedes Baugewebe-Projekt ist einzigartig und besteht aus verschiedenen Teammitgliedern, standortspezifischen Vorschriften und variierenden Projektumfängen. Diese Vielfalt stellt eine der größten Herausforderungen in der Branche dar. Für Projektverantwortliche zeigt sich diese Herausforderung oft durch unterschiedliche Datenquellen und -formate, uneinheitliche Prozesse und isolierte Systeme.

Unternehmen müssen in der Lage sein, sämtliche Projekte und Programme umfassend zu steuern – von der Priorisierung und Genehmigung über die Umsetzung bis hin zum Betrieb und zur laufenden Wartung. Mit Software für das Investitionsprojekt- und Programmmanagement können Sie diese Kontrolle sicherstellen, die Effizienz und Genauigkeit erhöhen und bessere Ergebnisse erzielen.

Vorteile einer Software für das Investitionsprogramm-Management

Moderne Investitionsprogramme sind von Natur aus komplex und erfordern die Zusammenarbeit zahlreicher Stakeholder, präzise Prozesse und beträchtliche finanzielle Investitionen. Cloudbasierte Programmmanagement-Software unterstützt Bauteams dabei, mehrere komplexe Projekte effizient umzusetzen, die Projekteffizienz zu erhöhen und die Gesamtprojektergebnisse zu optimieren. Im Folgenden sind die wichtigsten potenziellen Vorteile aufgeführt.

• Mehr Transparenz und Kontrolle über Projekte
  Ein effektives Programmmanagement erfordert ein klares Verständnis des Status, des Fortschritts und möglicher Hindernisse jedes Projekts sowie deren klare Kommunikation. Die Software für das Investitionsprogramm-Management verschafft allen Beteiligten den nötigen Überblick über die Projekte und unterstützt die Teams bei der Kommunikation und der Kontrolle der Ressourcen.
• Bessere Zusammenarbeit zwischen den Stakeholdern
  Wenn alle Stakeholder informiert und eingebunden sind sowie sofortigen Zugriff auf dieselben Informationen haben, lassen sich Missverständnisse vermeiden und ein gemeinsames Verantwortungsgefühl für den Projekterfolg fördern. Zudem profitieren beide Seiten von langfristigen Beziehungen, was zu einer wiederholten Zusammenarbeit zwischen Bauherren und ihren Lieferteams führt.
• Effiziente Workflows und automatisierte Prozesse
  In schnelllebigen und komplexen Bauprojektumgebungen zählt jede Sekunde. E-Mails und isolierte Tabellen bremsen den Fortschritt, indem sie die Kommunikation und den Informationsaustausch einschränken. Eine cloudbasierte Programmmanagement-Lösung kann helfen, Arbeitsabläufe und Informationen für alle Stakeholder zu optimieren, damit sie jederzeit und überall darauf zugreifen können.
• Besseres Risikomanagement und -minderung
  Bauvorhaben können aufgrund ungünstiger Wetterbedingungen, Störungen in der Lieferkette, Arbeitskräftemangel und anderen Faktoren aus dem Ruder laufen. Ein effektives Risikomanagement hilft Projektteams, solche Herausforderungen vorherzusehen, sich darauf vorzubereiten und die Ressourcen nach Bedarf neu zu verteilen. Mit Software für das Investitionsprogramm-Management können Sie die Dokumentation früherer Projekte analysieren, um Risiken zu erkennen und prädiktive Informationen bereitzustellen, die das Risikomanagement auf allen Ebenen der Organisation optimieren.
• Echtzeitzugriff auf Projektdaten und Analysen
  Die besten Anwendungen für das Investitionsprogramm-Management integrieren fortschrittliche Datenberichte und Analysen. Diese liefern wertvolle Einblicke in den Projektfortschritt und die Projektleistung und unterstützen Teams dabei, Optimierungspotenziale schnell zu erkennen. Der Zugriff auf Echtzeitinformationen bedeutet auch, dass Teams vor Ort besser informiert sein können als je zuvor.
• Höhere Genauigkeit bei Budgetierung und Prognose
  Die kontinuierliche Verfolgung des Projektfortschritts liefert entscheidende Daten, um präzisere und fundiertere Budgetentscheidungen zu treffen und Projektzeitpläne zuverlässiger vorherzusagen. In einer Baumanagementlösung archivierte historische Daten können ebenfalls zu einer besseren Prognosegenauigkeit beitragen.
• Effiziente Dokumentenverwaltung und -kontrolle
  Die Baubranche ist geprägt von einer Vielzahl an Dokumenten, darunter Baupläne, Projektgenehmigungen, Änderungsaufträge und viele weitere Unterlagen. Die zentrale Verwaltung digitaler Dokumente ermöglicht Projektteams einen umfassenden Einblick in die gesamte Historie ihrer Arbeit – einschließlich der Informationen, welche Änderungen wann und von wem vorgenommen wurden. Zudem haben sie Zugriff auf alle Artefakte im selben System, um den gesamten Entscheidungsprozess und den Arbeitsfortschritt von Anfang bis Ende nachvollziehen zu können.
• Optimierte Ressourcenzuweisung und Mitarbeitermanagement
  Der Erfolg eines Projekts hängt oft von der effizienten Zuweisung von Kapital, Materialien und anderen Ressourcen ab. Softwarelösungen für das Baumanagement können Projektanforderungen ermitteln, die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigen, den Einsatz von Arbeitskräften verwalten und anschließend bei der Zuweisung dieser Ressourcen unterstützen.
• Vereinfachte Aufgaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  Bauvorschriften auf lokaler, Landes- und Bundesebene unterliegen ständigen Veränderungen. Eine cloudbasierte Programmmanagement-Lösung unterstützt Teams dabei, die neuesten Entwicklungen im Auge zu behalten und die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen.
• Weniger Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen
  Da sich Bauprojekte über Monate oder Jahre erstrecken, können dramatische Wetterumschwünge oder Preisspitzen für Arbeitskräfte, Ausrüstung und Materialien zu kostspieligen Projektverzögerungen führen. Kostenüberschreitungen weisen häufig auf unzureichendes Projektmanagement hin, ebenso wie von Anfang an ungenau festgelegte Pläne und Budgets. Durch die proaktive Identifizierung, Quantifizierung und Bewertung potenzieller Risiken in Projekten mit Programmmanagement-Software können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und Projekte termin- und budgetgerecht abschließen.
• Skalierbarkeit zur Bewältigung von Wachstum und zunehmender Komplexität
  Mit cloudbasierten, umfassenden Softwarepaketen für das Investitionsprogramm-Management können Unternehmen bei Bedarf zusätzliche Features wie Geschäftsprozesse, Berichte und Dashboards integrieren. Diese Features sind sowohl für neue als auch für erfahrene Benutzer einfach zugänglich. Cloudbasierte Suiten werden regelmäßig mit neuen Funktionen und besseren, einfacheren Integrationen aktualisiert. Die besten Lösungen sind für Projekte jeder Größe geeignet.

Wichtige Features einer Software für das Investitionsprogramm-Management

Manche Großprojekte und -programme – wie etwa die Modernisierung eines Flughafens oder eine neue Produktionsanlage – können Investitionen in Milliardenhöhe erfordern. Dafür ist eine anspruchsvolle Software zur Verwaltung von Großprojekten erforderlich, damit die Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets vorankommen und gleichzeitig die Risiken minimiert werden. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Funktionen der besten Softwarepakete aufgeführt.

• Projektplanung und Zeitplanmanagement. Jedes Bauprojekt verfügt über einen Projektterminplan, doch nicht jeder Terminplan bietet allen Teammitgliedern einfachen Zugriff auf wichtige Daten. Die Automatisierung der Bauplanung mit der richtigen Software kann den kritischen Pfad und die Aufgabenpläne zusammenführen. Dadurch werden Büro- und Außenteams besser aufeinander abgestimmt, während Datenverzögerungen, Fehler, Nacharbeiten und Leerlaufzeiten minimiert werden. Gleichzeitiger Zugriff beschleunigt den Planungsprozess, während die Szenarioplanung Einblicke in die potenziellen Auswirkungen verschiedener Ansätze bietet. Dadurch können Zeitpläne und Ressourcen effizient optimiert werden.
• Budgetierung und Finanzmanagement. Projektmanager benötigen die richtigen Informationen, um zuverlässige und präzise Budgetprognosen auf Grundlage von vergangenen und aktuellen Projektinformationen zu erstellen. Eine Software, die den Zugriff auf notwendige Informationen ermöglicht und Pläne im Vergleich zu den Ist-Werten verwaltet und darüber berichtet, ist von entscheidender Bedeutung. Gleichzeitig sollten diese Informationen dokumentiert werden, um sie für die zukünftige Projektplanung und -ausführung nutzen zu können. Durch die Aufschlüsselung von Budgets nach Kostencodes und Disziplinen ermöglicht die Software eine präzise Verfolgung des Budgets, eine effektive Verwaltung des Cashflows, eine Vorhersage von Budgetänderungen sowie eine nahezu in Echtzeit erfolgende Verwaltung von Vertragsänderungen.
• Dokumentenmanagement und -kontrolle. Zu den wichtigsten Merkmalen dieser Art von Software gehören die Versionskontrolle von Dokumenten, die Möglichkeit, Dokumente projektübergreifend einheitlich zu benennen, Zugriffsberechtigungen für autorisierte Benutzer und ein vollständiger Audittrail. Stellen Sie sicher, dass eindeutig definiert ist, wer der Eigentümer der Projektdaten im System ist.
• Ressourcenzuweisung und Personalmanagement. Oftmals benötigen mehrere Parteien sofortigen und gleichzeitigen Zugriff auf Software für das Investitionsprogramm-Management, um Arbeitskräfte, Materialien und Ausrüstung neu zuzuweisen. Verwenden Sie ein System, das rechtzeitig Warnmeldungen bei Abweichungen zwischen Planung und tatsächlichen Ergebnissen liefert, sodass Sie sofort handeln können, anstatt auf wöchentliche oder monatliche Berichte angewiesen zu sein.
• Compliance- und Risikomanagement-Tools. Unternehmen müssen in der Lage sein, ihre Aktivitäten zu verwalten, zu verfolgen und darüber Bericht zu erstatten. Gleichzeitig sollten sie einen Audittrail erstellen, der die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften gewährleistet. Ein Hochgeschwindigkeitszugprojekt muss beispielsweise Nachhaltigkeits-, Arbeits- und Ingenieursanforderungen sowie Vorschriften auf lokaler, staatlicher und bundesstaatlicher Ebene erfüllen. Zudem muss es nachweisen, dass bestimmte Finanzmittel ausschließlich für spezifische Aktivitäten verwendet wurden. Investitionsprogramm-Management-Systeme unterstützen Organisationen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen und darüber transparent Bericht zu erstatten. Risiken bestehen auf Portfolio-, Programm- und Projektebene. Ungünstige Wetterbedingungen oder Probleme in der Lieferkette können jeden einzelnen Schritt beeinflussen. Ein Framework für das Risikomanagement kann zwar nicht alle Risiken ausschließen, ist jedoch ein unverzichtbarer Bestandteil einer Software für das Investitionsprogramm-Management. Gewähren Sie allen relevanten organisationsübergreifenden Teammitgliedern Zugang zu einem zentralen projektübergreifenden Risikoregister, um möglichst viele Risiken zu identifizieren, zu erfassen und zu quantifizieren. Die bei einem Projekt identifizierten Risiken können bei der Planung ähnlicher Projekte berücksichtigt werden.
• Berichte und Analysen. Die besten Tools für das Investitionsprogramm-Management ermöglichen Managern die Erstellung und Analyse umfangreicher Berichte zu Finanz-, Planungs-, Betriebs-, KPI- und anderen Daten. Sie halten Stakeholder stets informiert und liefern detaillierte Einblicke auf Projekt- und Portfolioebene. Beispiele hierfür sind der Vergleich von Cashflow und Plan, die Einhaltung von Zeitplänen, die Auswirkungen auf die ökologische Nachhaltigkeit sowie KPIs zur Effizienz der zugewiesenen Ressourcen für Aufgaben und Projekte. Wählen Sie Software, die vorkonfigurierte Berichte und Dashboards bietet, die an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst oder erweitert werden können.
• Integration mit anderer Software und Systemen. Um den maximalen Nutzen aus CPMS-Suiten zu ziehen, sollten Sie auf native Integrationen, ausgereifte APIs, eingebettete Adapter sowie die Middleware und Beratungsservices des Anbieters achten. Die Systeme sollten sich bei Bedarf nahtlos in ERP-, Lieferketten- und andere Backoffice-Anwendungen integrieren lassen. Ziel ist es, Prozesse und Daten zu vereinheitlichen, um bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Ein Anbieter könnte behaupten, dass seine APIs ausreichend sind. Doch es ist entscheidend zu klären, um welche Art von APIs es sich handelt und welche Funktionen sie tatsächlich ermöglichen. Wer trägt die Verantwortung dafür, dass diese Integrationen reibungslos funktionieren? Welche Middleware wird unterstützt? Fallen zusätzliche Kosten dafür an? Wie steht es um die Integrationsleistung des Anbieters? Do-it-yourself-Integrationen können zeitaufwendig, kostspielig und risikobehaftet sein.

Auswahl der richtigen Software für das Investitionsprojekt- und Programmmanagement

Bei der Auswahl einer Software für das Management von Investitionsprojekten und Programmen sollten Sie sorgfältig recherchieren und sich unter anderem diese zentralen Fragen stellen. Hat der Anbieter nachgewiesene Expertise im Baugewerbe? Werden alle benötigten Funktionen bereitgestellt, einschließlich solcher, die durch KI unterstützt oder verbessert werden? Ist die Lösung flexibel genug, um unseren aktuellen Anforderungen gerecht zu werden und sich anzupassen, wenn sich unsere Bedürfnisse ändern? Kann das Produkt nahtlos in unser ERP und andere zentrale Anwendungen integriert werden? Ist das System leicht zu erlernen und zu benutzen? Haben die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Sicherheit für den Anbieter oberste Priorität? Ist unsere Investition durch regelmäßige Updates der Anwendung geschützt? Wird der Anbieter für uns da sein, wenn wir wachsen? Wo und wie wird die Lösung gehostet?

Lesen Sie Erfolgsgeschichten und Anwendungsbeispiele von Kunden. Es gibt wahrscheinlich Ähnlichkeiten zwischen den anfänglichen Herausforderungen anderer und dem, was Sie heute erleben. Außerdem sollten Sie sich an aktuelle Kunden der Software wenden, um deren Feedback zu erhalten.

Vereinheitlichen Sie Ihre Investitionsprojekt- und Programmdaten mit Oracle Capital Project and Program Management

Oracle Primavera Unifier bietet Unternehmen im Baugewerbe die Features, die sie zum Managen ihres Investitionsprogramms sowie ihrer Portfolioprozesse und -daten benötigen. Das System ist vollständig integriert und verknüpft Kosten, Verträge, Änderungen, Zeitplan-Meilensteine, Risiken, Arbeitsabläufe und Dokumentenmanagement. Zudem unterstützt es Vorhersageanalysen und weitere KI-Funktionen. Oracle Primavera Unifier lässt sich außerdem nativ in Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) und die Terminplanungs- und Investitionsplanungsanwendungen von Oracle Primavera Cloud integrieren, die Teil der Oracle Smart Construction Platform sind.

Häufig gestellte Fragen zur Software für das Investitionsprogramm-Management

Was ist ein Investitionsprogramm-Manager?
Ein Investitionsprogramm-Manager wird typischerweise von Bauherren beauftragt, den Bedarf zu ermitteln und ein Budget für das gesamte Programm anzufordern, wobei er schwierige Fragen stellt, wie z. B.: Wie können wir unsere verfügbaren Mittel optimal einsetzen? Wie können wir sicherstellen, dass wir die Projekte priorisieren, die optimal mit unseren Unternehmenszielen übereinstimmen? Wie können wir genehmigte Projekte genauer budgetieren? Wie können wir diese Projekte so effizient wie möglich durchführen, um den größtmöglichen Nutzen aus unseren Ressourcen zu ziehen? Wie können wir Projekte konsequent und planbar umsetzen, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten?

Was ist Investitionsplanungssoftware?
Investitionsplanungssoftware erleichtert die Nutzung von Daten und Analysen, um Projekte konsequent zu priorisieren, auszuwählen und präzise zu budgetieren, sodass kurz- und langfristige Unternehmensziele effektiv unterstützt werden.

Was versteht man unter einem Investitionsprojekt-Management-System?
Ein System für das Investitionsprojekt-Management dient dazu, dass Unternehmen die Verwaltung von Kosten, Verträgen, Änderungen, Risiken, Zeitplänen, Arbeitsabläufen und Dokumenten für ein oder mehrere Projekte vereinheitlichen. Es trägt dazu bei, dass alle Prozesse reibungslos und konsistent ablaufen, und gibt den Bauherren die Transparenz und Kontrolle, die sie benötigen, um fundierte und zeitnahe Entscheidungen zu treffen und vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen.

Was sind Beispiele für Investitionsprojekte und -programme?
Zu den Beispielen für Investitionsprojekte und -programme zählen die Renovierung eines Flughafenterminals, der Anbau eines Krankenhausflügels, die Umrüstung von 100 Autohäusern sowie der Bau eines Hotels.