Investitionsprogramm-Management: Best Practices und Strategien

Projektverantwortliche wollen Projekte so effizient und effektiv wie möglich managen, durchführen und verwalten. Doch unvorhersehbare Wetterbedingungen, Einschränkungen in der Lieferkette, strenge behördliche Vorschriften und strenge Finanzierungszyklen können ihre besten Pläne durchkreuzen.

Das Investitionsprogramm-Management gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Investitionsprogramme an ihren strategischen Zielen auszurichten und gleichzeitig die Hindernisse zu erkennen, die ihnen im Weg stehen könnten. Dieser Artikel befasst sich mit dem Wert von Standardprozessen und -systemen, intelligenten Workflows und konsistenten Daten zur Steigerung der Effizienz, der Zuverlässigkeit und des Vertrauens während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts.

Was versteht man unter Investitionsprogramm-Management?

Das Investitionsprogramm-Management steuert alle Prozesse von der Planung über die Ausführung bis hin zur laufenden Wartung der physischen Vermögenswerte. Investitionsprojekte jeder Größenordnung haben eine größere Erfolgschance, wenn die Teams und Stakeholder eine höhere Sicherheit vor vorhersehbaren Ergebnissen haben. Für die meisten Organisationen umfasst dies neue Projekte sowie Renovierungen, Umbauten und Reparaturprojekte – denken Sie an den Wiederaufbau der Francis Scott Key Bridge in Baltimore, Maryland.

Allerdings ist das Investitionsprogramm-Management nach wie vor von manuellen Prozessen geprägt. Durch die Arbeit mit vernetzten, cloudbasierten Anwendungen für das Programmmanagement können Ihre Teams die Kommunikation, Konsistenz und das Vertrauen gewinnen, die sie für die Durchführung mehrerer komplexer Projekte benötigen, die Projekteffizienz steigern und die Gesamtprojektergebnisse verbessern.

Wichtigste Erkenntnisse

• Regierungen auf der ganzen Welt investieren vorrangig in neue und renovierte Infrastruktur- und Anlagenprojekte.
• Organisationen des öffentlichen und des privaten Sektors haben unterschiedliche Prioritäten beim Investitionsprogramm-Management.
• Die Komplexität und Vielfältigkeit des Investitionsprogramm-Managements hat zu einer Vielzahl von unzusammenhängenden und uneinheitlichen Prozessen sowie Anwendungen geführt, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Erklärung zum Investitionsprogramm-Management

Durch die Verbesserung der Prozesse und der Effizienz des Investitionsprogramm-Managements können Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor die Kontrolle über Projekte behalten und so die Auswirkungen von Fehlern oder Änderungen auf Projektkosten und -dauer begrenzen. Sie stehen zwar vor ähnlichen Herausforderungen, betrachten Investitionsprojekte jedoch etwas anders.

Öffentliche Einrichtungen sind bestrebt, Projekte durchzuführen, die nicht nur den Bedürfnissen der Öffentlichkeit entsprechen, sondern auch die langfristigen strategischen Planungsziele der Organisation unterstützen. Der öffentliche Sektor ist von seiner Rechenschaftspflicht gegenüber den Bürgern geprägt, die eine umsichtige Verwendung ihrer Steuergelder für Investitionsprojekte erwarten, die der Gemeinschaft den größten Nutzen bringen. Im Rahmen strenger Regulierungsprozesse müssen Projektverantwortliche im öffentlichen Sektor Rechenschaft über mehrere Finanzierungsströme ablegen, die in der Regel mit strengen Beschränkungen verbunden sind.

Für private Organisationen bestehen die Hauptziele des Investitionsprogramm-Managements darin, Gewinnmargen und Aktionärsrenditen zu steigern, Risiken zu minimieren und eine bessere Wettbewerbsposition zu schaffen.

Sowohl Organisationen des öffentlichen als auch des privaten Sektors sehen sich mit einer gemeinsamen Herausforderung konfrontiert, wenn es darum geht, mit unerwarteten Änderungen auf Projektebene umzugehen, z. B. einem plötzlichen Anstieg der Stahlpreise. Dies führt dazu, dass die Prioritäten neu gesetzt werden müssen, da insgesamt weniger Geld für das Projekt zur Verfügung steht. Zudem könnte das Ganze dazu führen, dass einige Projekte auf Eis gelegt oder sogar abgebrochen werden.

Funktionsweise des Investitionsprogramm-Managements

Anhand wichtiger Daten analysieren Unternehmen, wie sie ihr gesamtes Investitionsprogramm am besten verwalten, um die zugewiesenen Mittel optimal zu nutzen. Außerdem legen sie Prioritäten fest, was gebaut, gewartet oder nachgerüstet werden muss und wann bzw. wie dies geschehen soll. Der Bau einer Start- und Landebahn für einen Flughafen oder die Renovierung einer Autohauskette geschieht nicht ad hoc.

Das Investitionsprogramm-Management erfordert die Koordination Hunderter, wenn nicht Tausender datengesteuerter Entscheidungen und Maßnahmen, beginnend mit der strategischen Investitionsplanung zur Priorisierung von Projekten. Zu den Schritten gehören die Erstellung des Budgets und Zeitplans, kontinuierliche Zusammenarbeit, Überprüfungen und Reporting sowie die laufende Verwaltung unzähliger miteinander verflochtener Disziplinen – alles, um die Vorhersagbarkeit und Ergebnisse zu verbessern und die Budgetausgaben zu optimieren, sodass die Anforderungen der Stakeholder erfüllt werden.

Investitionsplanung

Um sicherzustellen, dass den richtigen Projekten Priorität eingeräumt wird, müssen Unternehmen beurteilen, inwieweit jedes einzelne Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt und diese unterstützt. Bei der Investitionsplanung wird festgelegt, welche Projekte das Unternehmen in Angriff nehmen wird, wobei die verfügbaren Mittel der jeweiligen Projekte entsprechend den Zielen zugewiesen werden. Zudem sollte die Investitionsplanung eine gründliche Risikobewertung umfassen.

Programm-Governance

Die Programm-Governance ist für die Kontrolle und Standardisierung der Projektabwicklung von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus steigert es die Effizienz, fördert die Rechenschaftspflicht bei der Entscheidungsfindung und reduziert das Risiko durch optimierte und standardisierte Prozesse, die die Transparenz verbessern und die Einhaltung von Vorschriften unterstützen.

Finanzmanagement

Eine solide Finanzverwaltung von Investitionsprogrammen gewährleistet die Kontrolle und Transparenz der Projekte, um sicherzustellen, dass sie einsatzbereit sind, termingerecht und im Rahmen des Budgets durchgeführt werden. Wenn Sie das Budget und den Zeitplan einhalten, fällt das nur wenigen auf. Wenn Sie vom Kurs abweichen, werden Sie innerhalb Ihrer Organisation mit roten Fahnen markiert – und in manchen Fällen gerät ein schlechtes Finanzmanagement sogar ins Rampenlicht der Öffentlichkeit. Die Einführung von Richtlinien, Verfahren und Standards zur Verwaltung dieser Programme auf der Grundlage bewährter Technologien verbessert die finanziellen Ergebnisse, steigert die betriebliche Effizienz und stärkt das Vertrauen der Stakeholder.

Risikomanagement

Investitionsprojekte und -anlagen unterliegen naturgemäß Risiken wie etwa widrigen Witterungsbedingungen, Naturkatastrophen, Lieferkettenunterbrechungen und Arbeitskräftemangel. Ein effektives Risikomanagement hilft den Projektteams bei der Vorhersage, Planung und Zuweisung von Mitteln, um potenzielle Herausforderungen zu antizipieren und Ressourcen bei Bedarf neu zuzuweisen. Außerdem ist ein effektives Risikomanagement entscheidend, um genaue Budgets zu halten, Rückstellungen rechtzeitig freizugeben, den Zeitplan einzuhalten, das Vertrauen der Stakeholder zu sichern und das Lernen von Projekt zu Projekt zu verbessern – alles Faktoren, die zum Erfolg eines Projekts beitragen und zukünftige Finanzierungsfreigaben unterstützen.

Stakeholder-Management

Stakeholder bei Investitionsprojekten benötigen zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Informationen. Manuelle Prozesse und Kalkulationstabellen, die von einer öffentlichen Finanzierungseinrichtung, einem CFO im Büro oder einem Projektmanager auf der Baustelle verwendet werden, können zu isolierten, fehleranfälligen Informationen führen und veraltete Berichte produzieren, wenn sie geliefert werden. Ein sicheres, vernetztes, cloudbasiertes Investitionsprogramm-Managementsystem unterstützt Sie dabei, den Stakeholdern zuverlässige und aktuelle Informationen bereitzustellen. Das In-App-Reporting verschafft den Stakeholdern die unmittelbare Sichtbarkeit und Transparenz, die das Vertrauen in die Daten stärkt, um zeitnahe, besser informierte Entscheidungen zu treffen.

Ressourcenzuteilung

Der Erfolg eines Projekts kann davon abhängen, wie effizient Arbeitskräfte, Kapital, Materialien und andere Ressourcen zugeteilt und genutzt werden. Das Nachverfolgen und Anpassen der Mittelzuteilung kann schwierig und zeitaufwendig sein. Bei der Entwicklung Ihres Investitionsprogramms sollten Sie auf relevante Daten zugreifen, um die Projektanforderungen zu definieren, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu berücksichtigen und diese mithilfe bewährter cloudbasierter Lösungen zuzuweisen und zu verwalten, die Szenarioplanung unterstützen und gleichermaßen im Innen- und Außendienst zugänglich und sichtbar sind.

Leistungsüberwachung

Bauherren wollen gleichzeitig den Fortschritt eines einzelnen Projekts und aller Projekte auf Portfolioebene verfolgen. Der unmittelbare Zugriff auf ausstehende Aufgaben und den Status von Meilensteinen im Vergleich zum Zeitplan und zum Budget bis hinunter zur Einzelpositionsebene ist entscheidend, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und den Projekterfolg zu gewährleisten.

Investitionsprogramm-Management im öffentlichen und privaten Sektor

Organisationen des öffentlichen Sektors werden von lokalen, bundesstaatlichen und nationalen Regierungen gegründet bzw. finanziert und nutzen manchmal alternative Finanzierungsmodelle, wie etwa öffentlich-private Partnerschaften. Verkehrs- und Wasserministerien besitzen und verwalten in der Regel Infrastrukturprojekte wie Dämme, Brücken, Häfen, Straßen und Schienen. Projekt- und Programmmanager im öffentlichen Sektor sind gegenüber einer breiten Gruppe von Stakeholdern rechenschaftspflichtig, darunter Förderagenturen, gewählte Amtsträger, Unternehmen und steuerzahlende Bürger.

Das Investitionsprogramm-Management im privaten Sektor konzentriert sich hauptsächlich darauf, dem Unternehmen dabei zu helfen, seine prognostizierten Ziele zu erreichen, wie etwa Produktionserträge und bediente Kunden, wobei das Gesamtziel darin besteht, Gewinne zu erwirtschaften, um Vorstandsmitglieder, Firmeneigentümer und Anteilseigner zufriedenzustellen. Die Rechenschaftspflicht ist viel enger gefasst.

5 Phasen des Investitionsprogramm-Managements

Projektverantwortliche benötigen einen formellen Prozess für die Genehmigung und Zuteilung von Mitteln. Durch die Definition und Implementierung standardmäßiger Projektkontrollen und Portfoliomanagementprozesse können Sie Konsistenz, Kontrolle und Effizienz in den Planungs-, Ausführungs- und Betriebsphasen von Investitionsprojekten sicherstellen. Prozesssteuerung und -standardisierung sorgen für Disziplin und Konsistenz und stellen sicher, dass Qualitätsprojekte unter Berücksichtigung von Umfang, Zeitplan und Budget pünktlich und mit optimalem Nutzen ausgeliefert werden.

Best Practices beim Investitionsprogramm-Management

Bauen Sie Ihre Projekt- und Portfolioprozessstruktur auf, um Konsistenz, verknüpfte Daten, zeitnahe Erkenntnisse und Governance bereitzustellen. Durch die Standardisierung der Projekt- und Programmgrundlagen, einschließlich der Arbeitsabläufe, und die Bereitstellung konsistenter Daten wird das Vertrauen in das Reporting gestärkt und die Effizienz erhöht. Eine zentralisierte, cloudbasierte Lösung für das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement macht isolierte Systeme sowie fehleranfällige Offline-Prozesse und Kalkulatiostabellen überflüssig.

• Robuste Governance-Struktur. Viele Organisationen implementieren Systeme und Prozesse, um die Projektergebnisse zu verbessern. Ohne Governance-Parameter, die sicherstellen, dass diese Prozesse konsequent eingehalten werden, werden sich die Ergebnisse wahrscheinlich nicht verbessern und es wird viel Zeit mit dem Versuch vergeudet, die Einhaltung der Prozesse zu überwachen.
• Proaktives Risikomanagement. Durch die projektübergreifende Identifizierung, Quantifizierung und Bewertung potenzieller Risiken können Unternehmen fundiertere und strategischere Entscheidungen treffen. Ungünstige Wetterbedingungen, Unterbrechungen der Lieferkette und Arbeitskräftemangel stellen allesamt Risiken dar. Die zunehmende Einführung integrierter Systeme in Verbindung mit prädiktiver Datenanalyse hilft den Teams, Projekte zu identifizieren, die ihre Auswirkungen abmildern, Kontingente genauer zuzuweisen und diese rechtzeitig freizugeben. Organisationen können außerdem generative KI-Techniken einsetzen, um Fragen zur Dokumentation früherer Projekte zu stellen und so Risiken zu identifizieren, die bei verschiedenen Projekttypen auftreten können.
• Effektive Kommunikation und Einbindung der Stakeholder. Wenn alle Parteien informiert und engagiert sind und auf dieselben aktuellen und genauen Informationen zugreifen können, können Missverständnisse, Fehler, Nacharbeiten und Streitigkeiten vermieden werden. Darüber hinaus entsteht dadurch ein Gefühl der Zusammenarbeit und geteilten Verantwortung und es entstehen langfristige Beziehungen und Folgeaufträge zwischen Eigentümern und ihren Lieferteams.
• Integrierte Programmmanagement-Tools. In einer perfekten Welt wären die wichtigsten Elemente des Projektmanagements in einer Softwarelösung für das Investitionsprogramm-Management enthalten. Dennoch sollte diese Lösung die Integration ergänzender Systemfunktionen ermöglichen. Es ist wichtig, die Reife und den Erfolg der System-APIs zu berücksichtigen, wer die Integrationen erstellt und wer dafür verantwortlich ist, dass die Integrationen konsistent funktionieren und die Leistungsanforderungen erfüllen. Suchen Sie nach Lösungen und Middleware, die integrierbar sind und sich bewährt haben.
• Kontinuierliche Verbesserung durch Feedback. Angesichts der Komplexität, der Schwankungen und der immensen Ausgaben für Investitionsprojekte und -programme ist ein formeller, automatisierter Prozess für regelmäßiges Feedback zu den gewonnenen Erkenntnissen unerlässlich für die kontinuierliche Verbesserung in Bereichen wie Prozessmanagement, Materialspezifikationen und Risikomanagement.

Herausforderungen beim Investitionsprogramm-Management

Die Standardisierung von Prozessen ist eine ständige Herausforderung. Jedes Projekt ist einzigartig. Sie arbeiten mit verschiedenen Teams zusammen, manchmal über mehrere Zeitzonen und Kontinente hinweg, mit unterschiedlichen Spezifikationen, Vorschriften und Arbeitskräften. Die Verwaltung mehrerer Investitionsprojekte ist, unabhängig von ihrer Größe oder Komplexität, mit inhärenten Unsicherheiten verbunden, die sich auf Kosten, Zeitpläne und Qualität auswirken.

• Projektabhängigkeiten verwalten. Unternehmen müssen typischerweise Arbeitskräfte, Ausrüstung und Materialien für ein Portfolio unterschiedlicher, aber letztlich voneinander abhängiger Projekte verwalten. Wenn es bei einer oder mehreren Gruppen von Inputs zu Engpässen oder Verzögerungen kommt, können mehrere Projekte davon betroffen sein. Das Budget eines Unternehmens wirkt sich auch auf mehrere Projekte aus. So wirken sich beispielsweise Budgetüberschreitungen bei einem Projekt, etwa aufgrund höherer Stahlpreise, negativ auf die Budgets anderer Projekte aus, da das zugewiesene Gesamtinvestitionsbudget gemeinsam genutzt wird. Manager sollten sich darüber im Klaren sein, dass gegenseitige Abhängigkeit und geteilte Risiken bestehen, die sich am besten mithilfe einer projektübergreifenden Softwarelösung bewältigen lassen.
• Ausrichtung auf strategische Ziele in einem dynamischen Umfeld. Zu häufig verlieren Projektteams beim Versuch, sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen und kurzfristige Ziele zu erreichen, den Überblick über das große Ganze. Beispiel: Ein Manager beschließt bei kurzfristig steigenden Lohnkosten, die Zahl der Vertragspartner zu reduzieren, um das Budget einzuhalten. Der Zeitplan verschiebt sich dadurch allerdings um einen Monat. Der Manager berücksichtigt nicht, dass die Verzögerung dazu führt, dass das Unternehmen einen wichtigen Projektmeilenstein verpasst, der es dem Unternehmen ermöglicht hätte, Einnahmen zu erzielen, die die vermiedenen höheren Arbeitskosten mehr als ausgeglichen hätten. Durch die Verwendung von Systemen, die Investitionsplanung und Projektausführung integrieren, ist es wahrscheinlicher, dass die Ausführungsteams die Unternehmensziele verstehen und sich an ihnen ausrichten.
• Umgang mit finanziellen Engpässen und Budgetüberschreitungen. Schätzungsweise 69 % der Investitionsprojekte überschreiten das Budget um mehr als 10 %, was teilweise auf eine mangelhafte Kostenkontrolle zurückzuführen ist. Das Erfassen von Daten zur Erstellung präziser Projektbudgets und Prognosen, das konsequente Verfolgen der Leistung im Vergleich zur Prognose und das Aktualisieren der Prognose, wenn neue Informationen verfügbar werden, trägt dazu bei, potenzielle Probleme zu erkennen, die zu Kostenüberschreitungen führen könnten, bevor diese nicht mehr behebbar sind. Je länger ein Problem in einem Projekt schwelt, desto schwieriger wird es, das Budget im Auge zu behalten. Die Implementierung einer effektiven Technologieplattform für das Projekt- und Portfoliomanagement bietet die nötige Transparenz, Kontrolle und Struktur, um potenzielle Probleme zu erkennen und den Kurs zu korrigieren, damit die Projekte im Rahmen des Budgets bleiben.
• Die Dynamik der Stakeholder steuern. Die Verwaltung vieler Projektbeteiligter, einschließlich der Öffentlichkeit, Aktionäre, interner Kunden und Führungskräfte, ist viel komplexer als das gelegentliche Versenden einer E-Mail oder ein monatlicher Zoom-Anruf. Klare, aktuelle und glaubwürdige Informationen über den Projektstatus, die regelmäßig oder gegebenenfalls über den Systemzugang bereitgestellt werden, erhöhen das Vertrauen.
• Anpassung an regulatorische Änderungen. Es ist nicht einfach, sich an die ständigen Änderungen in den Bereichen Technik, Umweltschutz, Sicherheit und andere Vorschriften anzupassen. Müssen Sie bis 2030 CO2-negativ sein? OK, wie definieren Sie Taktiken zur Erreichung dieses Ziels und wie verfolgen und berichten Sie über Ihren Fortschritt? Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, ein System zu verwenden, das die Projektverwaltung und -verfolgung automatisiert und die nötige Kontrolle bietet, um sicherzustellen, dass neue Verfahren eingehalten werden. Das In-App-Reporting zur Compliance ist der nächste Schritt.

Steigern Sie Ihre Rendite mit Oracle Capital Program Management

Oracle Primavera Unifier ist eine vorkonfigurierte Anwendung für das Großprojekt- und Programmmanagement, die gewichtete Kriterien und ausgefeilte Monte-Carlo-Analysen nutzt, um Bau- und Ingenieurteams dabei zu unterstützen, bessere Entscheidungen zu treffen, Ergebnisse zu verbessern und Risiken zu reduzieren. Primavera Unifier verbindet wichtige Prozesse, darunter Kosten-, Vertrags- und Änderungsmanagement, Zeitplan-Meilensteinmanagement, Dokumentenmanagement und eine formularbasierte Workflow-Engine. Mithilfe des In-App-Reportings können Teams den Status und den Cashflow sowohl auf Projektebene als auch projektübergreifend visualisieren.

Durch die native Integration mit Oracle Primavera Portfolio Management können Investitionsprogrammplaner auf aktuelle Projekt-Istwerte zugreifen, um ihre Budgetentscheidungen zu treffen, während Projektteams dies ohne Zeitverzögerung direkt von Primavera Unifier aus tun können. Dank der Integration von Unifier mit den Gold-Standard-Tools für die Bauplanung in Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management und Oracle Primavera Cloud können Teams den Projektfortschritt, Umfangsänderungen und Ergebnisse verwalten und verfolgen.

Häufig gestellte Fragen zum Investitionsprogramm-Management

Wie überwachen und messen Sie die Leistung eines Investitionsprogramms?
Verfolgen Sie die tatsächliche Leistung im Vergleich zum vorgeschlagenen Zeitplan. Zudem sollten Sie Ihre Budgetprognose mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen und Ihren planmäßigen Cashflow anhand des Plans verfolgen. Darüber hinaus können Sie die Ergebnisse anhand des Zeitplans verfolgen und Zahlungen anhand des Positionsbudgets und des Werts der abgeschlossenen Arbeit erkennen.

Worin unterscheidet sich das Investitionsprogramm-Management vom Investitionsprojekt-Management?
Beim Investitionsprogramm-Management geht es um die Verwaltung von Prozessen sowie das projektübergreifende Reporting und die Überwachung, während sich das Investitionsprojekt-Management auf einzelne Projekte bezieht.

Welchen Einfluss hat Technologie auf das Investitionsprogramm-Management?
Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung des Investitionsprogramm-Managements bietet die Kontrolle, Konsistenz und Standardisierung, die für die Bewältigung der Komplexität heutiger Projekte entscheidend sind. Die neuesten cloudbasierten Anwendungen können dazu beitragen, die Ergebnisse von Investitionsprogrammen und einzelnen Projekten deutlich vorhersehbarer zu machen und auf Kurs zu halten. Beispielsweise kann die Technologie Teammitgliedern helfen, Sicherheitsrisiken proaktiv zu erkennen und zu beheben, bevor jemand verletzt wird.