15 wichtige Vorteile und Gründe von Cloud ERP für den Wechsel
Michael Hickins | Content Strategist | 21. März 2024
Da die Rolle des Chief Financial Officers immer strategischer und einflussreicher wird, bieten Cloud ERP-Anwendungen den CFOs ein wichtiges Instrument zur Zentralisierung und Analyse von Daten aus verschiedenen Finanz- und Betriebssystemen. Die Anwendungen können beispielsweise automatische Reaktionen auf vordefinierte Ereignisse auslösen (z. B. die Auffüllung des Lagerbestands, wenn dieser ein bestimmtes Niveau erreicht) und Berichte mit zeitnahen Daten generieren, die Führungskräften bei der Entscheidungsfindung helfen.
Angesichts des sich beschleunigenden Wandels und der verschwindend geringen Zeitspanne, in der sich Ereignisse in einem Teil der Welt auf einen anderen auswirken, verlassen sich Führungskräfte im Finanzwesen und anderen Bereichen auf Cloud ERP-Anwendungen, die ihnen helfen, kritische Probleme, die ihr Unternehmen betreffen, zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.
Was versteht man unter Cloud ERP?
Cloud ERP ist ein Software-as-a-Service-Angebot, das Führungskräften bei der Verwaltung ihrer Unternehmen hilft, indem Daten aus miteinander verbundenen Betriebs- und Finanzsystemen zentralisiert werden. Cloud ERP-Systeme umfassen in der Regel Funktionen für Finanz- und Rechnungswesen, Budgetierung und Planung, Beschaffung, Lagerhaltung, Fertigung, Lieferkette und mehr. Außerdem lassen sie sich in Cloud-Anwendungen für Personalwesen, Vertrieb und Marketing sowie Kundenservice und -support integrieren, sodass die Daten über ein einziges Dashboard zugänglich sind. Diese Daten sind durch eine Kombination von automatischen Auslösern und Reaktionen auf die Daten durch Menschen in ihren verschiedenen Rollen umsetzbar.
Da Cloud ERP-Anwendungen über das Internet bereitgestellt werden, können Benutzer von jedem beliebigen Standort aus und mit fast jedem Gerät ihrer Wahl auf sie zugreifen. Darüber hinaus ist der Anwendungsanbieter dafür verantwortlich, dass regelmäßige Funktionsupdates und Sicherheitspatches (ebenfalls über das Internet) ohne Unterbrechung des Services bereitgestellt werden.
Wichtigste Erkenntnisse
- Cloud ERP-Anwendungen sind die Finanz- und Betriebssysteme, die Unternehmen für ihr Tagesgeschäft nutzen.
- Cloud ERP bietet eine größere Flexibilität als On-Premises-ERP, da es Unternehmen ermöglicht, die Nutzung je nach saisonalen Schwankungen zu erhöhen oder zu verringern, ohne sich Gedanken über Leistungseinbußen zu machen. Und da der Service als Abonnement angeboten wird, werden Barmittel freigesetzt, die andernfalls in Investitionsausgaben gebunden wären.
- Bei Cloud ERP liegt die Verantwortung für Sicherheitspatches, Wartung und Upgrades nicht beim Kunden, sondern beim Cloud-Provider.
- Die meisten Cloud ERP-Anwendungen lassen sich leichter als On-Premises-Anwendungen mit anderen Backoffice-Systemen integrieren, insbesondere wenn sie Teil einer einheitlichen Suite sind. Diese Integration macht es für Unternehmen einfacher, Berichte zu erstellen, zu analysieren und auf der Grundlage von Daten zu handeln, die die aktuellen Geschäftsbedingungen und -abläufe widerspiegeln.
Cloud ERP im Vergleich zum traditionellen ERP
Cloud ERP ist in der Regel einfacher zu implementieren, zugänglich zu machen, zu warten, zu sichern und mit neuen Features zu aktualisieren, wobei cloudbasierte Lösungen im Vergleich zu ihren On-Premises-Pendants einen agileren und benutzerfreundlicheren Ansatz bieten. Cloud ERP kann beispielsweise in wenigen Monaten statt in Jahren implementiert werden, während Wartung, Funktionsupdates, Sicherheitspatches und Infrastruktur vom Cloud-Provider übernommen werden – bei On-Premises-ERP liegt dies alles in der Verantwortung des Unternehmens. Auf Cloud ERP-Systeme kann von außerhalb des Arbeitsplatzes über einen Browser oder ein mobiles Gerät zugegriffen werden, während diese Funktionalität bei On-Premises-Systemen wahrscheinlich nicht möglich ist.
Darüber hinaus bieten Cloud ERP-Systeme insgesamt eine höhere Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugänglichkeit im Vergleich zu herkömmlichen On-Premises-Lösungen. Und sie reduzieren den Bedarf an internen IT-Ressourcen, bieten Kosteneinsparungen bei der Infrastruktur und liefern aktuelle Daten und Features, die moderne, mobile Arbeitsumgebungen unterstützen.
| On-Premises-ERP | Cloud ERP | |
|---|---|---|
| Geschwindigkeit der Implementierung | Kann ein Jahr oder länger dauern | Wird in Monaten gemessen |
| Zugriff von außerhalb des Büros | Schwierig bis unmöglich | Zugriff über eine Internetverbindung, einen Browser und ein Passwort |
| Maintenance | Eigene Verantwortung | Verantwortung des Cloud-Providers |
| Sicherheitspatches | Eigene Verantwortung | Verantwortung des Cloud-Providers |
| Feature-/Funktionsupdates | Müssen von der IT priorisiert werden | Automatisch und regelmäßig |
| Infrastrukturanforderungen | Muss intern unterstützt werden | Wird vom Cloud-Provider verwaltet |
| Anpassung an mobile Formfaktoren | Unwahrscheinlich | Schlüsselfaktoren |
| Relevanz/Zeitnähe der Daten | Hängt vom Zeitpunkt der Batchverarbeitung ab | Daten werden häufig aktualisiert, oft in Echtzeit |
15 Vorteile von Cloud ERP
Der Begriff „Enterprise Resource Planning“ stammt aus den 1990er-Jahren, aber die Softwarekategorie geht auf die Planungssysteme für den Materialbedarf der 1960er-Jahre zurück. Cloudbasierte ERP-Anwendungen sind in vielerlei Hinsicht besser als frühere Generationen von On-Premises-ERP-Systemen. Sie sind für Unternehmen einfacher zu implementieren, werden häufiger aktualisiert, sind auch außerhalb des Büros zugänglich und verfügen über Benutzeroberflächen, die eher an Verbraucheranwendungen erinnern.
1. Schnellere Implementierung
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Cloud-ERP-Implementierungen nur einige Wochen bis wenige Monate dauern, während herkömmliche On-Premises-Implementierungen in der Regel mindestens ein Jahr in Anspruch nehmen und bei den größten Unternehmen zu Beratungskosten in Millionenhöhe führen können. Da Cloud ERP-Systeme modularer und einfacher zu implementieren sind als On-Premises-Systeme, können Unternehmen die Anwendungen schneller einsetzen.
2. Stärkere Sicherheit
Große Cloud-Provider haben größere Sicherheitsteams als viele ihrer Kunden IT-Mitarbeiter haben, und diese Teams konzentrieren sich ausschließlich auf den Schutz ihrer Systeme und der Daten ihrer Kunden. Unternehmen, die ihre ERP-Systeme intern betreiben, verzögern oft die Anwendung kritischer Sicherheitspatches für neu entdeckte Schwachstellen, weil ihnen die IT-Ressourcen fehlen, um diese Aktualisierungen rechtzeitig zu testen und anschließend zu implementieren. Cloud-Provider erleichtern ihren Kunden in der Regel auch die Implementierung rollenbasierter Zugangskontrollen.
3. Mehr Flexibilität
Mit Cloud ERP ist es für Unternehmen einfacher, neue IT-Funktionen schrittweise einzuführen. So könnte ein Unternehmen beispielsweise mit Cloud-Finanzdaten beginnen und später Risikomanagement, Beschaffung, Analysen, Lieferkette und andere Funktionen hinzufügen.
4. Echtzeitdaten
Cloud ERP-Anwendungen sind so konzipiert, dass sie mit verschiedenen Datenquellen integriert werden können, sodass die Daten in die Dashboards der Benutzer einfließen, sobald sie verfügbar sind, und nicht durch tägliche Batchupdates, wie es bei älteren On-Premises-Systemen der Fall ist. Wenn ein Beschaffungsteam beispielsweise rechtzeitig erfährt, dass das Unternehmen die Produktion aufgrund der gestiegenen Kundennachfrage erhöhen muss, kann es die erforderlichen Lieferungen früher bestellen.
5. Einfachere Skalierbarkeit
Wenn die Nutzung eines Cloud ERP-Systems im Laufe des Quartals oder des Jahres schwankt (beispielsweise um den Quartalsabschluss herum), ist der Cloud-Provider für die Bewältigung dieser Schwankungen verantwortlich. Die IT-Organisation des Kunden muss sich nicht um die Zuweisung zusätzlicher Server- oder Speicherkapazitäten kümmern, um die Spitzenlast zu bewältigen. Außerdem können die Kunden Benutzerabonnements hinzufügen oder reduzieren, wenn sich die Anzahl der Nutzer im Laufe der Zeit ändert. Im Gegensatz dazu erfordern On-Premises-ERP-Implementierungen den Einsatz von IT-Ressourcen, um die Software- und Hardwarekapazitäten zu erweitern oder zu reduzieren, selbst wenn neue Niederlassungen eröffnet oder Unternehmen übernommen werden.
6. Bessere Unterstützung
Da die Kunden relativ leicht von einem Cloud-Provider zum anderen wechseln können, besteht für die Anbieter ein Anreiz, einen starken 24/7-Support und eine Betriebszeit von 99,999 % zu bieten. Und da die Provider ihre Anwendungen besser kennen als jeder andere, sind sie eher in der Lage, Support zu leisten als die internen IT-Mitarbeiter ihrer Kunden, die für die Verwaltung eines Flickenteppichs verschiedener Anwendungen und Infrastrukturen zuständig sind.
7. Geringere Betriebskosten
Beim Cloud-Computing zahlen Unternehmen nur für die Anzahl der Mitarbeiter, die die ERP-Anwendungen tatsächlich nutzen, und können diese Zahl je nach Bedarf nach oben oder unten anpassen. Darüber hinaus verlagern Cloud-Services den Aufwand für die Installation und Wartung der Anwendungen und der zugrunde liegenden Hardware auf die Provider. Und wie bereits erwähnt, verringern Cloud ERP-Services den Bedarf an Beratern und Integratoren sowie an eigenen Data Centern und IT-Mitarbeitern, um Systemwartung, Sicherheit und Updates zu verwalten.
8. Mehr Transparenz
Im Gegensatz zu On-Premises-Systemen, die dazu neigen, Daten in Silos zu speichern, die für viele Benutzer und Analysten unzugänglich sind, erleichtern Cloud ERP-Anwendungen den Kunden das Zusammenführen, Berichten und Analysieren von Daten aus verschiedenen Systemen, z. B. aus den Bereichen Marketing, Personalmanagement, Lieferkettenmanagement und Bestandsmanagement. Integrierte Daten aus Anwendungen für die Vertriebsplanung, das Verwalten von Marketingkampagnen und die Lagerhaltung können den Finanzteams beispielsweise dabei helfen, die Genauigkeit von Umsatzprognosen zu verbessern und Barmittel effektiver zu verwalten. Cloud ERP-Systeme verbessern außerdem die Transparenz, indem sie den Nutzern den Zugriff über ein beliebiges mobiles Gerät ermöglichen, auch wenn sie nicht im Büro sind.
9. Einfachere Zusammenarbeit
Cloud ERP-Systeme ermöglichen den Stakeholdern, sich von jedem beliebigen Ort aus in das System einzuloggen und Daten aus einem einzigen Datensatz zu melden und zu analysieren. Auf diese Weise können Mitarbeiter verschiedener Abteilungen nicht nur dieselben Daten in denselben Formaten einsehen, sondern auch Aktualisierungen eingeben, die gemeinsam genutzt werden können und sich in Echtzeit in operativen Dashboards widerspiegeln. So können beispielsweise Daten aus einem Lagerverwaltungssystem oder -modul auf demselben Dashboard angezeigt werden wie Daten aus einem Auftragsverwaltungssystem, sodass leichter zu erkennen ist, ob der Lagerbestand ausreicht, um neue Aufträge zu erfüllen. Darüber hinaus wurden Cloud-Anwendungen mit benutzerfreundlichen Point-and-Click-Schnittstellen entwickelt, die für Millennials und andere Berufseinsteiger besser geeignet sind als die befehlsgesteuerten Apps der alten On-Premises-Anwendungen.
10. Schnellere Updates
Im Gegensatz zu herkömmlichen On-Premises-Anwendungen, die in der Regel alle drei Jahre ein größeres Upgrade erhalten, werden Cloud ERP-Anwendungen häufig, in der Regel vierteljährlich, mit den neuesten Features aktualisiert, ohne dass die Systeme abgeschaltet werden müssen. Cloud ERP-Systeme werden beispielsweise regelmäßig aktualisiert, um sie an GAAP, Sarbanes-Oxley und andere Finanzstandards anzupassen, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
11. Mobiler Zugang
ERP- und andere Cloud-Anwendungen sind nicht nur über jeden Webbrowser auf jedem mobilen Gerät verfügbar, sondern verfügen zunehmend auch über zugehörige mobile Anwendungen, mit denen sich grundlegende Aufgaben und die Erstellung von Berichten leicht erledigen lassen. So können Manager beispielsweise Ausgaben von Mitarbeitern schnell über die Spesen-App eines Cloud ERP-Systems auf einem mobilen Gerät genehmigen. Mobile Funktionen sind für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig unterwegs sind, im Außendienst arbeiten oder aktuelle Informationen aus dem Betrieb benötigen, von entscheidender Bedeutung.
12. Reduzierter CO2-Fußabdruck
Data Center, die von Cloud-Providern zur Bereitstellung von ERP-Services genutzt werden, verbrauchen weniger Energie für Kühlung, Berechnung und Speicherung als die Summe der vielen Tausend Einzelunternehmen, die dasselbe in ihren eigenen Data Centern tun. Cloud-Provider haben einen finanziellen Anreiz, ihre Stromkosten zu senken, indem sie moderne Lastausgleichs- und andere stromsparende Techniken einsetzen, die den CO2-Fußabdruck dieser Anwendungen verringern. Darüber hinaus sind sie in der Lage, den Gesamtstromverbrauch für den Betrieb dieser Anwendungen zu reduzieren, da sie von allen Nutzern gemeinsam genutzt werden.
13. Branchenunabhängig
Viele Cloud ERP-Systeme werden für bestimmte Branchen entwickelt, z. B. für das Baugewerbe und den Einzelhandel. Aber wenn es um Geschäftsprozesse geht, gibt es in den meisten Branchen mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede. Die nützlichsten Cloud ERP-Anwendungen sind diejenigen, die Best Practices aus allen Branchen nutzen und Module oder Erweiterungen anbieten, um spezifischen Branchenanforderungen gerecht zu werden, wie z. B. Module für das Zimmermanagement im Gastgewerbe. So erhalten die Benutzer das Beste aus beiden Welten – eine Funktionalität, die branchenübergreifende Best Practices widerspiegelt, und eine zuverlässige Code-Basis, die nicht von Anpassungen durchsetzt ist (die kostspielig in der Wartung und Korrektur sind). Einige Cloud ERP-Suiten enthalten Module, die branchenspezifische Reportinganforderungen und -verfahren abdecken.
14. Bessere Effizienz
Durch die Verlagerung von ERP-Anwendungen in die Cloud können Unternehmen ihre IT-Ressourcen für andere, höherwertige Bereiche des Unternehmens einsetzen. Darüber hinaus verbessert es die Effizienz, indem es eine einzige Datenquelle für alle internen und externen Berichte bereitstellt und allen Stakeholdern den Zugriff auf Daten und Berichte ermöglicht, egal wo sie gerade arbeiten. Durch die verstärkte Automatisierung und die gemeinsame Nutzung von Daten wird der Zeitaufwand für manuelle Prozesse minimiert, während gleichzeitig die Prozesse miteinander verbunden und quantifiziert werden.
15. Einfachere Integration
Moderne Cloud ERP-Anwendungen sind darauf ausgelegt, Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren und gleichzeitig ein angemessenes Maß an Sicherheit und Zugriffsbeschränkungen zu gewährleisten. Durch die Integration einer ERP-Anwendung in eine HR-Anwendung könnte die Finanzabteilung beispielsweise das Verhältnis von Mitarbeitern zu erwarteten Umsätzen sehen.
Argumente für Cloud ERP
Wie bereits in diesem Artikel beschrieben, hilft Cloud ERP den Unternehmen in mehrfacher Hinsicht, unter anderem indem es die Implementierung, den Zugriff, die Wartung, die Sicherheit, die Skalierung und die Aktualisierung dieser wichtigen Anwendungen erleichtert und gleichzeitig den Investitionsaufwand und den CO2-Fußabdruck reduziert. Teams und Einzelpersonen, die mit der Erstellung eines Business Case für Cloud ERP beauftragt sind, müssen den Entscheidungsträgern im Unternehmen immer noch einen detaillierten Kontext zu diesen Vorteilen liefern und darlegen, warum sich die Investition in Zeit und Ressourcen auszahlen wird. Dazu gehört, dass das Cloud ERP-System mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens verknüpft wird, dass die Kosten und der Zeitplan für die Implementierung dargelegt werden und dass der Wert neuer Funktionen wie KI quantifiziert wird (indem gezeigt wird, wie sie die Umsatzprognose und andere Geschäftsfunktionen verbessern können).
Aufstieg in die Cloud mit Oracle Fusion Cloud ERP
Unternehmen, die Oracle Fusion Cloud ERP nutzen, profitieren von modernsten Finanz-, Fertigungs-, Beschaffungs- und anderen Funktionen in Anwendungen, die auf der hochleistungsfähigen Cloud-Infrastruktur von Oracle laufen. Oracle Cloud ERP ist eine integrierte Suite von Anwendungen, die Finanzdaten, Lieferkette, Risikomanagement, Leistungsmanagement und andere Geschäftsdaten in einem gemeinsamen Modell zusammenfasst. Sie wurde entwickelt, um die Integration mit anderen Anwendungen – von Oracle und Drittanbietern – zu erleichtern.
Häufig gestellte Fragen zu Cloud ERP-Vorteilen
Wie lange dauert die Implementierung von Cloud ERP?
Abhängig von den erforderlichen Integrationen, dem Umfang der bestehenden ERP-Systeme und der zu migrierenden Datenmenge kann die Implementierung eines Cloud ERP-Systems zwischen mehreren Wochen und mehreren Monaten dauern.
Warum ist Cloud ERP sicherer?
Cloud-Provider verfügen über große Expertenteams, die sich der Sicherung von Kundenanwendungen und -daten widmen und dabei die neuesten Technologien und Verfahren anwenden, während Unternehmen, die Anwendungen in ihren eigenen Data Centern ausführen, dies in der Regel nicht tun.
Wie spart Cloud ERP Zeit?
Cloud ERP-Systeme bieten eine kürzere Amortisierungszeit, da sie als Service bereitgestellt werden, sodass Kunden schneller Vorteile erzielen können, als wenn sie ERP-Systeme selbst (mithilfe von Beratern) in ihren eigenen Data Centern bereitstellen würden.