Finanzautomatisierung im Detail

Fortschritte bei Software zur Automatisierung von Finanzmanagementaufgaben definieren die Rolle neu, die Finanzteams in Unternehmen spielen. Durch die Automatisierung von Finanzprozessen, die zuvor manuell erledigt wurden, wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und -abstimmung, haben Finanzteams mehr Zeit, sich auf strategische, wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

Mit diesen Automatisierungstools haben Finanzteams mehr Zeit, sich auf die Analyse von Bereichen zu konzentrieren, z. B. darauf, was die Einnahmen und den Gewinn des vergangenen Quartals beeinflusst hat, und darauf, wie das kommende Quartal aussehen könnte, da sie weniger Zeit und Mühe aufwenden müssen, um die Bücher abzuschließen und die Ergebnisse zu melden. Darüber hinaus hat KI das Potenzial, viele weitere Finanzaufgaben und -prozesse zu automatisieren. Angesichts der Umgestaltung der Arbeitsweise der Finanzabteilung durch CFOs ist die Automatisierung der Finanzabteilung ein entscheidender Schritt zur Schaffung einer autonomeren Abteilung, die schneller genauere Ergebnisse liefern kann und für mehr Transparenz und ein besseres Verständnis der Ergebnisse sorgt – und das bei gleichzeitiger Kostensenkung.

Was versteht man unter Finanzautomatisierung?

Finanzautomatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Abwicklung von Prozessen, die in der Vergangenheit manuell durchgeführt wurden. Sie ermöglicht die Automatisierung von Bereichen mit zeitaufwändigen, repetitiven Aufgaben, wie z. B. Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung, mit wenig bis gar keinem Bedarf an menschlicher Intervention. Unternehmen setzen auf die Automatisierung von Finanzprozessen, da sie die Arbeitskosten senkt und Fehler aufgrund manueller Dateneingabe und Berechnungen reduziert. Darüber hinaus können Prozesse, wie z. B. der Finanzabschluss, durch die Automatisierung von Schritten wie der Kontenabstimmung beschleunigt werden. Durch den Einsatz von Finanzautomatisierung können Geschäftsführern genaue Daten schneller zur Verfügung gestellt werden, sodass sie bessere Entscheidungen in Bezug auf Budgets, Investitionen, Einstellungen, Cash-Management und vieles mehr treffen können.

Wichtigste Erkenntnisse:

• Finanzautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Übernahme von zuvor manuellen, zeitaufwändigen Aufgaben in der Finanzabteilung.
• Zu den Technologien, die die Automatisierung der Finanzprozesse erleichtern, gehören ERP-Software, robotergestützte Prozessautomatisierung, künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Cloud-Computing.
• Zu den wichtigsten Bereichen für die Automatisierung gehören die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung und das Spesenmanagement.
• Die Vorteile der Finanzautomatisierung können Fehlerreduzierung, Zeit- und Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung und Betrugsreduzierung umfassen.
• Fortschritte in der künstlichen Intelligenz prägen die Möglichkeiten der Finanzautomatisierung.

Finanzautomatisierung erklärt

Die Finanzautomatisierung nutzt fortschrittliche Technologien wie ERP-Software, robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um zeitaufwändige, manuelle Prozesse in der Finanzabteilung zu automatisieren. Die Automatisierung dieser Finanzprozesse umfasst die Zusammenstellung einer Reihe von Aufgaben in einem sogenannten Workflow, der die vordefinierten Schritte festlegt, die zur Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind – z. B. das Bezahlen einer Rechnung oder die Überprüfung, ob die Verkaufs- und Lagerbestände übereinstimmen. Eine Software zur Automatisierung von Finanzprozessen löst jeden Schritt in diesem Arbeitsablauf aus und führt ihn aus, sodass der gesamte Prozess mit nur wenig oder gar keinem menschlichen Eingreifen abgewickelt werden kann.

Die Finanzabteilung ist ein idealer Bereich für die Automatisierung, da sie viele hochvolumige, repetitive Prozesse wie Dateneingabe, Abgleich, Rechnungsstellung und Genehmigungen umfasst. Ein Beispiel für eine automatisierte Abstimmung könnte die Software eines Unternehmens sein, die kontinuierlich Produktverkäufe mit Lagerbeständen vergleicht, um Ungleichgewichte zu erkennen, die auf Diebstahl hindeuten könnten, wenn die Lagerbestände niedriger sind, als es die Verkäufe erfordern würden. Die Automatisierungstechnologie im Finanzwesen kann diese manuellen Tätigkeiten schneller und mit weniger Fehlern erledigen, sodass sich das Finanzteam auf die Wertschöpfung und die Umsetzung der Strategie für die Organisation konzentrieren kann. In unserem Beispiel für die Abstimmung von Verkäufen und Lagerbeständen könnten Finanzteams mit dem operativen Geschäft zusammenarbeiten, um die Ursache für etwaige Unstimmigkeiten zu ermitteln.

Welche Finanzprozesse sollten automatisiert werden?

Bei der Ermittlung der zu automatisierenden Finanzprozesse sollten zwei wichtige Faktoren berücksichtigt werden: Welchen Nutzen bringt die Automatisierung und in welchem Umfang kann der Prozess automatisiert werden? Suchen Sie nach Prozessen, bei denen die Technologie bereits existiert, um einen gesamten Prozess oder ein gesamtes Element innerhalb eines Prozesses mit wenig oder ohne menschliches Zutun auszuführen. Dieser Automatisierungsgrad wird die wichtigsten Nutzenaspekte erfüllen: niedrigere Kosten, schnellere Ausgabe und möglicherweise mehr Genauigkeit. Unter Berücksichtigung dieser Kriterien sind hier sechs Finanz-Workflows aufgeführt, die für eine Automatisierung reif sind, mit Beispielen dafür, wie Elemente dieses Workflows automatisiert werden können.

Kreditoren (AP)

1. Rechnungserfassung: Mit der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können Papierrechnungen automatisch gescannt, gelesen und in digitale Daten umgewandelt werden, sodass die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten entfällt.
   
   
2. Abgleich und Überprüfung: Nach der Erfassung der Rechnungsdaten gleicht die Finanzautomatisierungstechnologie die Rechnungen automatisch mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferscheinen ab.
   
   
3. Genehmigungsablauf: Auf der Grundlage von vorab von der Organisation festgelegten Regeln werden Rechnungen zur Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet. Außerdem können automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen eingerichtet werden, um den Genehmigungsprozess zu beschleunigen.
   
   
4. Zahlungsausführung: Sobald eine Rechnung genehmigt wurde, erfolgt die Zahlung an den Verkäufer automatisch oder mit minimalem menschlichem Eingriff.
   
   
5. Abgleich und Reporting: Nach der Zahlung wird ein automatisierter Abgleichsprozess durchgeführt, um die Zahlungstransaktionen mit den Kontoauszügen abzugleichen und zu überprüfen, ob die Beträge und Begünstigten übereinstimmen. Die Automatisierungstechnologie für Finanzen in der Kreditorenbuchhaltung kann auch detaillierte Berichte über Kennzahlen wie Ausgabenmuster, Lieferantenleistungen und potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten erstellen.
   
   
6. Bargeldoptimierung: Mithilfe von prädiktiven Analysen und ML können Unternehmen automatisch Daten aus allen relevanten Quellen zusammenstellen, um kontinuierlich zukünftige Zahlungsströme vorherzusagen. KI kann dann auf der Grundlage dieser Erkenntnisse optimale Zahlungspläne vorschlagen, um sicherzustellen, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden und gleichzeitig gesunde Barreserven erhalten bleiben.
   
   

Accounts Receivable

1. Kundenansprache: Durch die Automatisierung von Finanztransaktionen können automatisch maßgeschneiderte Mitteilungen an Kunden gesendet werden, um sie an anstehende oder überfällige Zahlungen zu erinnern.
   
   
2. Rechnungsstellung: Rechnungen werden automatisch erstellt und den Kunden digital zugestellt. Wenn Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer anfällt, ermittelt ein automatisiertes System den anwendbaren Steuersatz für jede Transaktion, um sicherzustellen, dass der korrekte Steuerbetrag eingezogen wird.
   
   
3. Digitale Zahlungsabwicklung: Bei einem digitalen Zahlungsvorgang haben Kunden Zugang zu einer Vielzahl von Zahlungsoptionen und können automatisch wiederkehrende Zahlungen einrichten. Nachdem ein Unternehmen Zahlungen erhalten hat, sendet ein automatisiertes System Zahlungsbestätigungen an die Kunden.
   
   
4. Debitorenanalyse: KI in Software zur Finanzautomatisierung kann Unternehmen dabei helfen, die Zahlungshistorie von Kunden zu nutzen, um Zahlungsrabattprogramme auf jeden Lieferanten zuzuschneiden, ein Prozess, der als dynamische Rabattierung bekannt ist.
   
   

Payroll

1. Datenübertragung: Mit vernetzten Systemen können Daten automatisch von und zu Personal-, Zeiterfassungs- und Buchhaltungssystemen übertragen werden.
   
   
2. Steuerberechnung: Die Berechnungen und Einzahlungen für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie alle vierteljährlichen und jährlichen Steuererklärungen für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern werden automatisch berechnet.
   
   
3. Absetzen von Sozialleistungen: Sozialleistungen für Mitarbeiter wie Krankenversicherung und Altersvorsorge werden berechnet und abgesetzt.
   
   
4. Lohnberechnung: Löhne, einschließlich variabler Stundenlöhne, Boni, Überstunden, Urlaubsgeld, bezahlter Freizeit und rückwirkender Zahlungen, werden automatisch berechnet.
   
   
5. Zahlungsplanung und -ausgabe: Die Finanzautomatisierung übernimmt die Ausgabe von Mitarbeiterzahlungen über elektronische Direktzahlungen des Gehalts.
   
   
6. Hauptbuchbuchungen: Hauptbuchbuchungen für die Gehaltsabrechnung erfolgen automatisch, um die Konten auf dem neuesten Stand und im Gleichgewicht zu halten.
   
   

Expense Management

1. Erfassung von Belegen: Durch die Automatisierung der Finanzverwaltung entfällt die manuelle Dateneingabe, da relevante Belegdaten wie Lieferantenname, Betrag.
   
   
2. Erstellung und Kategorisierung von Spesenabrechnungen: Anhand von Belegdaten werden Spesenabrechnungen automatisch erstellt und nach vordefinierten Regeln kategorisiert.
   
   
3. Richtlinienkonformitätsprüfungen: Richtlinienkonformitätsprüfungen werden automatisiert, wobei die Technologie die eingereichten Ausgaben mit den Ausgabenrichtlinien und -leitlinien des Unternehmens vergleicht. Unzulässige Ausgaben werden automatisch zur weiteren Überprüfung markiert.
   
   
4. Genehmigungsworkflows: Die Automatisierungstechnologie leitet Spesenabrechnungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln, wie z. B. Spesenbetrag oder Mitarbeiterhierarchie, an die zuständigen Genehmiger weiter und benachrichtigt diese, wenn Maßnahmen erforderlich sind.
   
   
5. Erstattungsprozess: Der Erstattungsprozess ist automatisiert und basiert auf Tools, die die genehmigten Ausgaben und erstattungsfähigen Beträge auf der Grundlage der Unternehmensrichtlinien berechnen. Das System generiert Erstattungsberichte und veranlasst Zahlungen an Mitarbeiter.
   
   
6. Ausnahmemanagement: Mit der Weiterentwicklung der maschinellen Lernfähigkeiten können Spesenmanagementsysteme möglicherweise beurteilen, welche Ausgaben einer manuellen Überprüfung bedürfen und welche automatisch genehmigt werden können. Manager müssten dann nur noch gekennzeichnete Ausgabenausnahmen genehmigen.
   
   

Finanzplanung

1. Datenerfassung und -integration: Die Finanzautomatisierungssoftware extrahiert relevante Informationen aus verschiedenen Datenquellen im gesamten Unternehmen. Anschließend können Daten bereinigt und verarbeitet werden, indem Fehler, Inkonsistenzen oder fehlende Werte identifiziert und die Finanzmitarbeiter über die Bereiche informiert werden, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.
   
   
2. Datenanalyse: Die Technologie des maschinellen Lernens kann Daten scannen, um Korrelationen, Ausreißer oder Ausnahmen aufzudecken. Dadurch wird die Genauigkeit der Planung verbessert und der Zeitaufwand für Planungsprozesse und Datenanalyse erheblich reduziert.
   
   
3. Reporting und Dashboarding: Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen werden automatisch erstellt. Darüber hinaus können dynamische Dashboards und Visualisierungen erstellt werden, die Stakeholdern Echtzeit-Einblicke in wichtige Finanzkennzahlen bieten.
   
   
4. Budgetierung und Prognosen: Langwierige unternehmensweite und abteilungsinterne Budgetierungsprozesse werden automatisiert. Budgetvorlagen können dynamisch aus dem Hauptbuch eines Unternehmens befüllt und aktualisiert werden. Fortschrittliche Technologien zur Automatisierung der Finanzverwaltung ermöglichen es Unternehmen, Prognosen in Echtzeit zu aktualisieren, wenn sich wichtige Faktoren ändern, automatisierte Abweichungsanalysen durchzuführen, laufende Ströme von Finanz-, Betriebs- und Drittanbieterdaten schnell zu integrieren und vorausschauende Planungsfunktionen zu nutzen, um die Auswirkungen potenzieller zukünftiger Ergebnisse abzuschätzen.
   
   
5. Szenarioplanung: Detaillierte „Was-wäre-wenn“-Szenarien und -Modelle werden schnell erstellt, um die Auswirkungen jeder Entscheidung abzuschätzen, und werden automatisch auf der Grundlage sich ändernder Einflussfaktoren aktualisiert.
   
   

Einkauf und Beschaffung

1. Beschaffung: Teams können Lieferanten über einen strukturierten und automatisierten Prozess mit einer zentralen Plattform beschaffen, um zu kommunizieren, Angebote zu vergleichen, beschaffungsbezogene Dokumente zu speichern und Verhandlungen anhand von Einsparungszielen zu bewerten.
   
   
2. Beschaffungsverträge: Die Finanzautomatisierung beschleunigt die Angebotsanfrage mit KI-unterstützter geführter Erstellung und vorab genehmigten Vorlagen sowie rechtlichen Klauseln. Integrierte Zusammenarbeit und Genehmigungsabläufe beschleunigen den Vertragsabschluss. Darüber hinaus können automatisch Vorabbenachrichtigungen über auslaufende Verträge versendet werden.
   
   
3. Einkauf: Die Erstellung von Bestellungen und die Arbeitsabläufe für die Weiterleitung von Bestellungen an Genehmigende sind automatisiert. Genehmigungsregeln werden so konfiguriert, dass die Einhaltung der Ausgaben sichergestellt ist und Ausnahmen oder Anomalien automatisch erkannt werden.
   
   
4. Beschaffungsanalyse: KI automatisiert die Ausgabenklassifizierung und liefert außerdem umsetzbare Erkenntnisse, die Unternehmen dabei helfen, ihren Unternehmenswert zu steigern. Zum Beispiel kann KI Ausgabenmuster aufzeigen, um Beschaffungsteams dabei zu helfen, die Lieferbasis eines Unternehmens zu rationalisieren und bessere Preise auszuhandeln; Veränderungen im Angebot und im Kaufbedarf zu erkennen, um die besten Lieferanten für das Unternehmen zu finden; und Einblicke in die Leistung der Lieferanten im Vergleich zu den vertraglichen Verpflichtungen zu gewinnen, wie z. B. Preis, Service und Lieferleistung.
   
   
5. Rechnungsverwaltung: Aufgaben rund um den Eingang bestellter Artikel, die Bearbeitung von Rechnungen und die Überweisung von Zahlungen werden automatisiert. Nachdem eine Bestellung, ein Beleg und eine Rechnung in das System eingegeben wurden, kann die Finanzautomatisierung auch einen Drei-Wege-Abgleich durchführen, um die Daten auf diesen Dokumenten miteinander zu verknüpfen.
   
   
6. Lieferantenverwaltung: Lieferantenänderungsanforderungen werden automatisch verfolgt, weitergeleitet und genehmigt, um Kontrollen zu verwalten.
   
   

Welche Technologien werden in der Finanzautomatisierung verwendet?

Die Automatisierung im Finanzwesen ist von Software abhängig, einschließlich ERP-Anwendungen, die die Kernfinanzdaten von Unternehmen verwalten und ihnen dabei helfen, manuelle Prozesse in Bereichen wie Rechnungsstellung, Beschaffung, Kontenabstimmung und Finanzreporting zu automatisieren. Auf einer grundlegenderen Ebene sind hier einige der allgemeinen Technologien aufgeführt, die in der Finanzautomatisierung zum Einsatz kommen.

• Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA): RPA ist eine Form der Geschäftsprozessautomatisierung, bei der Software-Bots eingesetzt werden, um repetitive Geschäftsaufgaben mit hohem Volumen zu automatisieren. RPA ist prozessgesteuert, d. h. sie folgt Regeln und Prozessen, die von einem Nutzer definiert wurden, um menschliche Handlungen nachzuahmen. Beispiele für die Einsatzmöglichkeiten von RPA sind das Extrahieren und Verarbeiten strukturierter Daten aus Dokumenten, das Kopieren und Einfügen von Daten, das Öffnen von E-Mails, das Herunterladen von Anhängen und die Verarbeitung von Transaktionen in strukturierten digitalen Umgebungen.
• Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): KI- und ML-Technologien sind eine Weiterentwicklung von RPA und stellen den Sprung von der prozessgesteuerten zur datengesteuerten Automatisierung dar. Während prozessgesteuerte Technologien wie RPA menschliche Handlungen imitieren, ahmen datengesteuerte Tools den menschlichen Denkprozess nach. KI und ML werden von Daten und Kontext geleitet, sodass sie unstrukturierte Eingaben verwenden, ihre eigene Logik anwenden und weniger routinemäßige Prozesse bewältigen können – wodurch die Bandbreite der automatisierbaren Prozesse erheblich erweitert wird. Die natürliche Sprachverarbeitung (NLP), die es Computern ermöglicht, menschliche Sprache zu verstehen, zu erzeugen und zu manipulieren, fällt unter den Oberbegriff der KI. KI umfasst zudem generative KI (GenAI), die verschiedene Arten von Inhalten produzieren kann, darunter Text, Bilder, Code, Audio, Musik und Videos. Beispiele für KI- und ML-Funktionen sind Sprach- und Bilderkennung, prädiktive Modellierung, Generierung maßgeschneiderter Empfehlungen, Erkennung von Anomalien, Mustererkennung und die Extraktion strukturierter und unstrukturierter Daten aus Dokumenten.
• Cloud-Computing: Cloud-Computing spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung von Finanzprozessen, indem es einige der Eintrittsbarrieren senkt, indem es Organisationen eine skalierbare, flexible, kostengünstige und leistungsstarke Infrastruktur und Dienste zur Verfügung stellt. Cloudbasierte ERP-Systeme ermöglichen Unternehmen den Zugriff auf ausgefeilte Finanzfunktionen, mit häufigen Funktionsaktualisierungen und geringerem Wartungsaufwand. Cloud-Anwendungen ermöglichen zudem Skalierbarkeit und können sich so an wechselnde Anforderungen und wachsende Unternehmen anpassen. Organisationen können auf Plattformen für Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) zugreifen und je nach Bedarf schnell Rechenkapazitäten bereitstellen, benutzerdefinierte Anwendungen entwickeln und auf ausgefeilte, sofort einsatzbereite Finanzanwendungen zugreifen. Viele Cloud-Computing-Anwendungen bieten leistungsstarke Datenanalysefunktionen, um Echtzeit-Einblicke zu gewinnen – von überall aus zugänglich, auch über Smartphones.

Vorteile der Finanzautomatisierung

CFOs und ihre Teams haben lange To-do-Listen – und sie werden immer länger. Unternehmen benötigen nach wie vor ihre Finanzteams, um wichtige Aufgaben wie die Zahlungsabwicklung und den Abschluss der Bücher zu erledigen, während sie gleichzeitig auch mehr strategische, analytische und beratende Funktionen übernehmen. Die Automatisierung von Finanzprozessen kann dazu beitragen, die Effizienz, Transparenz und Genauigkeit zu erreichen, die erforderlich sind, um in dieser neuen Realität erfolgreich zu sein. Hier sind einige Beispiele für die Vorteile.

• Fehlerreduzierung: Die Die Automatisierung von Finanzprozessen trägt dazu bei, dieses Risiko zu minimieren, indem Bereiche, die anfällig für menschliche Fehler sind, wie z. B. Dateneingabe und Berechnungen, automatisiert werden. Sie kann außerdem die Datenvalidierung automatisieren, um die Genauigkeit und Qualität der Daten sicherzustellen.
• Zeit- und Kosteneinsparungen: Da Finanzteams unter Druck stehen, mit weniger mehr zu erreichen, sind Kosten- und Zeiteinsparungen einer der Hauptvorteile der Automatisierung. In einer Umfrage der Fuqua School of Business der Duke University und der Federal Reserve Banks of Richmond und Atlanta aus dem Jahr 2024 gaben 87 % der befragten Finanzvorstände an, dass sie Automatisierung aufgrund der damit verbundenen Kosteneinsparungen einführen. Und im Bericht „Amex Trendex: B2B Edition 2023“ von American Express gaben 36 % der befragten Unternehmen an, dass allein durch die Automatisierung von Zahlungen ihr Finanzteam mehr als 500 Stunden pro Jahr einsparen konnte.
• Erhöhte Transparenz: Finanzautomatisierungsplattformen können Finanzdaten aus unterschiedlichen Quellen in einem zentralen Repository zusammenführen, sodass jeder in der Organisation je nach seinen Zugriffsrechten Zugriff auf die richtigen Informationen hat. Sie können Echtzeitberichte, Dashboards und Analysen erstellen, sodass Finanzteams die finanzielle Leistung überwachen, KPIs verfolgen und Trends anhand aktueller Informationen beobachten können. Darüber hinaus führen diese Tools umfassende Audittrails, die Finanztransaktionen, Aktivitäten und Änderungen innerhalb des Systems dokumentieren, und helfen Organisationen, die Einhaltung von Prüfungsstandards und internen Kontrollen nachzuweisen. Durch den Echtzeit-Zugriff auf genaue Finanzdaten, Erkenntnisse und Analysen aus dem gesamten Unternehmen können Stakeholder fundiertere Entscheidungen treffen.
• Verbesserte Effizienz: Automatisierung kann Finanztransaktionen drastisch beschleunigen und dabei oft die Genauigkeit verbessern. Die Automatisierung von Finanzprozessen ermöglicht es Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern und die Geschäftsleistung zu verbessern, indem sie die Dateneingabe und -verarbeitung automatisieren, Arbeitsabläufe optimieren, die Transaktionsverarbeitung beschleunigen, Echtzeit-Berichte und -Analysen bereitstellen, Fehlerquoten reduzieren, die Ressourcenzuweisung optimieren, die Einhaltung von Vorschriften durchsetzen und vieles mehr.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Die Integration von Automatisierung in die Finanzabteilung kann die Zusammenarbeit auf vielfältige Weise verbessern. Da viele Organisationen die Finanzautomatisierung über Cloud-Computing-Plattformen umsetzen, verbessert sich der Fernzugriff und der verteilte Zugriff, sodass Teams an mehreren Standorten über eine gemeinsame Datenquelle interagieren können. Durch zentralisierte Informationen, Arbeitsabläufe, Daten und Kommunikation können die Teammitglieder effektiver zusammenarbeiten. Und da weniger manuelle Aufgaben anfallen, hat die Finanzabteilung mehr Zeit, um an strategischen Initiativen in verschiedenen Funktionsbereichen und Abteilungen innerhalb der Organisation mitzuarbeiten.
• Weniger Betrugsfälle: Einer der größten Vorteile der Finanzautomatisierung ist die Reduzierung von Betrugsfällen – und CFOs sind sich dessen bewusst. In einem Bericht von PYMNTS vom Oktober 2023 gaben 63 % der befragten CFOs an, in den vorangegangenen sechs Monaten in gewissem Umfang spezialisierte Automatisierung zur Betrugsprävention eingesetzt zu haben. Automatisierte Systeme können riesige Datenmengen analysieren, Muster erkennen und verdächtige Transaktionen oder Verhaltensweisen viel schneller als Menschen identifizieren. Damit sind sie ideale Werkzeuge, um Organisationen bei der proaktiven Aufdeckung und Verhinderung von Betrug zu unterstützen. KI hat ein großes Potenzial für die Betrugserkennung, da sie große Datenmengen schnell analysieren kann, um Anomalien und Ungleichgewichte zu erkennen, die auf ein Problem hinweisen könnten.
• Echtzeit-Reporting: Herkömmliche, manuelle Prozesse führten dazu, dass die Finanzabteilungen viel Zeit benötigten, um Berichte zu erstellen. Diese Berichte konzentrierten sich auf historische Erkenntnisse, was bedeutete, dass die Erkenntnisse zum Zeitpunkt des Erhalts durch die Interessengruppen wahrscheinlich bereits veraltet waren. Die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Finanzautomatisierung ermöglicht die Echtzeit-Überwachung und -Berichterstattung kritischer Finanzdaten und damit eine schnellere Entscheidungsfindung und proaktive Kurskorrektur.
• Verbesserte Risikominderung: Durch die Nutzung der Finanzautomatisierung können Organisationen die Einhaltung von Vorschriften durchsetzen, indem sie Compliance-Prüfungen, Validierungsregeln und Genehmigungsabläufe automatisieren. Die Technologie führt umfassende Prüfprotokolle und Dokumentationen und bietet eine detaillierte und chronologische Aufzeichnung der finanziellen Aktivitäten. Finanzautomatisierungssysteme überwachen Finanztransaktionen, Aktivitäten und Anomalien in Echtzeit und generieren Warnmeldungen bei potenziellen Risiken oder verdächtigen Aktivitäten.

Risiken der Finanzautomatisierung

Führungskräfte im Finanzwesen müssen sich allerdings auch mit den potenziellen Risiken und Vorteilen der Finanzautomatisierung auseinandersetzen. Wenn diese Risiken nicht angemessen berücksichtigt werden, kann es vorkommen, dass Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Daten treffen oder einem erhöhten Compliance-Risiko ausgesetzt sind. Hier sind einige der wichtigsten Bereiche, die bei der Bewertung der potenziellen Risiken zu berücksichtigen sind.

• Compliance: Ein automatisiertes Finanzsystem ohne angemessene Kontrollen und Sicherheitsvorkehrungen kann das Compliance-Risiko erhöhen. Automatisierte Finanzprozesse sind für die Entscheidungsfindung und Berichterstattung auf genaue und zuverlässige Finanzdaten angewiesen. Wenn die Daten, die der Technologie zur Verfügung gestellt werden, Ungenauigkeiten oder Fehler enthalten, kann dies zu Verstößen gegen die Compliance oder Falschangaben in der Finanzberichterstattung führen. Finanzautomatisierungssysteme müssen außerdem die gesetzlichen Anforderungen und Branchenstandards für Datenschutz, Sicherheit und Finanztransaktionen erfüllen. Um Compliance-Risiken zu minimieren, sollten Organisationen ein robustes Compliance-Management-System einführen, das Richtlinien, Verfahren, Kontrollen, Überwachungsmechanismen und regelmäßige Audits umfasst. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen genau wissen, wo und wie diese Technologien im Unternehmen eingesetzt werden.
• Fähigkeiten/Talente: In einer Umfrage von Forrester unter Führungskräften aus der Wirtschaft im Jahr 2023 war die Sorge der Mitarbeiter, durch Automatisierung ersetzt zu werden, eines der drei wichtigsten Themen, die die Einführung der Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsaufgaben behinderten. Wenn die Automatisierung der Finanzen nicht angemessen gehandhabt wird, kann sie einige Ihrer besten Talente abschrecken. Unternehmen müssen darüber hinaus möglicherweise ihre Belegschaft im Zuge der Automatisierung weiterbilden, um den Mitarbeitern den Sprung von der Erledigung von Routineaufgaben zu tiefer gehender analytischer Arbeit zu erleichtern. Das Risiko, das mit der Vernachlässigung der Automatisierung einhergeht, könnte jedoch größer sein. Dieselbe Umfrage ergab, dass mehr als die Hälfte der Befragten aufgrund des hohen Aufkommens an geringwertiger manueller Arbeit mit der Mitarbeiterbindung zu kämpfen haben. Um die Bedenken der Mitarbeiter gegenüber der Automatisierung zu zerstreuen, müssen Führungskräfte eine überzeugende Vision entwickeln und kommunizieren, in der jeder seine Rolle neben der Automatisierung erkennen und verstehen kann, wie die Automatisierung seine Arbeit verbessern wird. Führungskräfte sind dafür verantwortlich, Finanzfachleuten die erforderlichen Fähigkeiten zu vermitteln und die erforderliche Zeit bereitzustellen, damit sie in einer von Automatisierung geprägten Umgebung erfolgreich sein können.
• Technologie: Die Implementierung von Technologie birgt naturgemäß ein gewisses Risiko. Schlecht konzipierte oder implementierte Technologie, ineffektive Integration in bestehende Systeme oder die falsche Wahl der Software für das Unternehmen können die Rendite eines Projekts zur Finanzautomatisierung zunichte machen. Leistungsprobleme können auftreten, wenn die IT-Infrastruktur des Unternehmens nicht über die Kapazität oder Skalierbarkeit verfügt, um neue Finanzautomatisierungstools auszuführen. Finanzautomatisierungssysteme sind möglicherweise nicht mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens kompatibel. Für Organisationen ist es von entscheidender Bedeutung, ihre bestehende IT-Infrastruktur und potenzielle Probleme zu bewerten und zu ermitteln, wie diese am besten gemindert werden können. Die erfolgreiche Integration einer Finanzautomatisierung kann mehr als nur eine einfache technologische Erweiterung erfordern und stattdessen eine umfassende Neubewertung bestehender Systeme und Prozesse notwendig machen.
• Sicherheit: Das falsche Automatisierungssystem oder ein System, das nicht effektiv implementiert oder verwaltet wird, kann Sicherheitsrisiken wie Datenschutzverletzungen, Bedrohungen durch Insider sowie Malware- und Ransomware-Angriffe mit sich bringen. Da die Automatisierung von Finanzprozessen in der Regel die Verarbeitung sensibler Finanzdaten, einschließlich Kundendaten, Zahlungsdetails und Transaktionsaufzeichnungen, umfasst, müssen Unternehmen die entsprechenden Maßnahmen zum Schutz der Daten ergreifen und alle geltenden Datenschutzbestimmungen einhalten. Nicht alle Automatisierungssysteme sind gleich, daher sollten Unternehmen untersuchen, wie jedes einzelne mit Datenverschlüsselung, Authentifizierung, Autorisierung und Sicherung umgeht, und welche Sicherheitsstandards und Zertifizierungen es befolgt. Intern sollten Unternehmen Zugangskontrollen, Prüfprotokolle und Mitarbeiterschulungen zu Sicherheitsrisiken und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit automatisierten Finanzprozessen einführen.
• Qualifikationsdefizite und Weiterbildung: Der rasante Fortschritt der Automatisierung hat die im Finanzwesen benötigten Qualifikationen verändert, sodass Führungskräfte im Finanzwesen versuchen, eine Belegschaft aufzubauen, die über Kenntnisse der Technologie verfügt und weiß, wie man effektiv mit ihr zusammenarbeitet. Untersuchungen zeigen, dass viele Organisationen hinter den Erwartungen zurückbleiben. In einem Bericht von Pluralsight aus dem Jahr 2024 waren 95 % der befragten Führungskräfte der Meinung, dass KI-Initiativen ohne Mitarbeiter, die diese Tools effektiv nutzen können, scheitern würden. Eine Umfrage der Boston Consulting Group aus dem Jahr 2023 ergab jedoch, dass zwar 86 % der Arbeitnehmer der Meinung waren, dass sie eine Schulung in KI und Automatisierung benötigen würden, aber nur 14 % angaben, bisher eine Schulung erhalten zu haben. Ohne die Qualifikationslücke zu schließen, ist es unwahrscheinlich, dass das volle Renditepotenzial der Finanzautomatisierung realisiert werden kann.
• Legacy-Systeme: Die Schwierigkeit, neue Technologien in bestehende Systeme zu integrieren, wurde in der Forrester-Umfrage als eines der Hauptprobleme genannt, das die Einführung der Finanzautomatisierung behindert. Altsysteme stellen aufgrund ihrer veralteten Technologie, Komplexität und Einschränkungen eine große Herausforderung für Initiativen zur Automatisierung des Finanzwesens dar. Überholte Systeme verfügen nicht über moderne Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und Integrationsfunktionen, was die Verbindung mit neuerer Automatisierungssoftware erschwert oder sogar unmöglich macht. Da Altsysteme nicht integrierbar sind, führen sie zu Datensilos und Inkonsistenzen, die Probleme bei der Extraktion, Aggregation und Normalisierung von Daten für Automatisierungszwecke verursachen. Wahrscheinlich fehlt es ihnen außerdem an der Skalierbarkeit und den Leistungsmerkmalen, die für Automatisierungstools erforderlich sind, und möglicherweise auch an der entsprechenden Sicherheitsinfrastruktur. Organisationen, die versuchen, Automatisierungsinitiativen in ihren Altsystemen umzusetzen, riskieren hohe Kosten, umfangreiche Anpassungen und andere Hindernisse, die den Erfolg von Automatisierungsbemühungen behindern oder verhindern können.

Umsetzen der Finanzautomatisierung

Die Implementierung der Finanzautomatisierung kann ein beträchtliches Unterfangen sein – insbesondere für Unternehmen, die noch Altsysteme verwenden. Um das Beste aus ihrer Investition herauszuholen, sollten Unternehmen einen maßvollen, gründlichen Prozess befolgen, der die bereits vorhandene Einrichtung bewertet, die für die Aktualisierung erforderlichen Ressourcen identifiziert und eine Implementierungsstrategie detailliert beschreibt. Auch nach der Implementierung müssen Unternehmen automatisierte Prozesse überwachen, wiederholen und verbessern, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Im Folgenden finden Sie eine grobe Übersicht für den Einstieg.

1. Bewertung der aktuellen Prozesse: Bewerten Sie Ihre bestehenden Finanzprozesse, um Möglichkeiten zur Automatisierung zu ermitteln. Nicht jeder Prozess eignet sich für die Automatisierung, insbesondere in den ersten Phasen der Automatisierungsbereitstellung. Priorisieren Sie Aufgaben, die sich wiederholen, ein hohes Volumen aufweisen und kein hohes Maß an menschlichem Denken erfordern. Das Ergebnis dieses Schritts ist eine umfassende, nach Prioritäten geordnete Liste der Vorgänge, die Sie in Ihrer Organisation automatisieren möchten.
   
   
2. Bewertung der vorhandenen Konfiguration: Analysieren Sie die Systeme, die das Unternehmen bereits eingerichtet hat. Haben Sie Probleme mit Datensilos oder unzusammenhängenden Geschäftsprozessen? Sind Ihre Systeme integriert? Da die Finanzautomatisierung auf vernetzten Systemen mit zuverlässigen Daten beruht, muss Ihre Organisation möglicherweise Änderungen vornehmen, um sicherzustellen, dass die Lösung über eine solide Grundlage verfügt.
   
   
3. Auswahl von Automatisierungstools: Recherchieren und wählen Sie die Automatisierungstools aus, die den Bedürfnissen, Anforderungen und dem Budget Ihrer Organisation entsprechen. Wichtige Aspekte, die bei der Bewertung von Lösungen zu berücksichtigen sind, sind Funktionalität, Skalierbarkeit, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und der Ruf des Anbieters. Kann die Lösung in Ihr aktuelles System integriert werden? Entspricht sie den Bedürfnissen, die Sie in früheren Schritten dargelegt haben? Gibt sie Ihrem Unternehmen Raum für Wachstum und Veränderung – einschließlich der Integration neuer KI- und GenAI-Funktionen –, während sie sich weiterentwickelt und expandiert?
   
   
4. Planung der Umsetzungsstrategie: Entwickeln Sie eine detaillierte Umsetzungsstrategie, die den Umfang, den Zeitplan, die Ressourcen und die Meilensteine beschreibt. Achten Sie darauf, die Rollen und Verantwortlichkeiten der wichtigsten Beteiligten festzulegen. Legen Sie KPIs fest, mit denen sich die Auswirkungen und der Erfolg Ihrer Initiative zur Automatisierung der Finanzverwaltung messen lassen.
   
   
5. Einrichten von Arbeitsabläufen: Stellen Sie Arbeitsabläufe auf, indem Sie zunächst die Aufgaben identifizieren, aus denen sich die Arbeit zusammensetzt. Erstellen Sie dann die Regeln und die Logik, die festlegen, wie diese Aufgaben erledigt werden sollen. Die Regeln und die Logik bestehen oft aus einer Reihe von „Wenn-Dann“-Aussagen, die wie Anweisungen wirken, die dem Programm sagen, welche Aktionen es ausführen soll und wie es von einer Aufgabe zur nächsten übergeht. Ein Workflow für das Ausgabenmanagement könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
   • Ein Mitarbeiter reicht eine Spesenabrechnung ein.
   • Der Vorgesetzte des Mitarbeiters erhält automatisch eine E-Mail, um ihn über die Spesenabrechnung zu informieren.
   • Der Manager genehmigt die Spesenabrechnung.
   • Die genehmigte Spesenabrechnung wird an das Finanzteam gesendet.
   • Die Finanzabteilung genehmigt die Spesenabrechnung.
   • Die Erstattung erfolgt.
   • Der Beleg, die Spesen und der Bericht werden gespeichert.
     
     
6. Testen von Arbeitsabläufen: Testen Sie Automatisierungs-Workflows, Datenintegration und Systemleistung in einer kontrollierten Umgebung, um sicherzustellen, dass die Automatisierung wie erwartet funktioniert. Sammeln Sie Feedback von Benutzern, um Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
   
   
7. Implementieren und überwachen: Führen Sie die automatisierten Prozesse in der Produktion ein und überwachen Sie deren Leistung, Effektivität und Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb genau. Behalten Sie die KPIs und das Feedback der Benutzer im Auge, um den Erfolg der Automatisierungsinitiative zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
   
   
8. Wiederholen und verbessern: Schaffen Sie eine Kultur der ständigen Verbesserung rund um Ihre Initiative zur Automatisierung der Finanzen. Wiederholen und verbessern Sie Ihre Prozesse auf der Grundlage von Feedback, Erkenntnissen und gewonnenen Erfahrungen. Insbesondere angesichts des rasanten Fortschritts der KI in der Finanzautomatisierung wird es immer Raum für weitere Optimierung, Innovation und Expansion geben.
   
   

Wie Sie herausfinden, ob die Finanzautomatisierung das Richtige für Ihr Unternehmen ist

Die Bestimmung der organisatorischen Bereitschaft für die Automatisierung der Finanzen ist vielschichtig und umfasst die Bewertung mehrerer Bereiche. Zunächst ist es wichtig, festzustellen, ob Ihre aktuelle IT-Infrastruktur die Automatisierung der Finanzen unterstützen kann und welche Ressourcen für ein Upgrade erforderlich wären, falls dies nicht der Fall ist.

Die Zustimmung wichtiger Interessengruppen – wie der Unternehmensleitung, der Finanzabteilung und der IT-Abteilung – zur Automatisierung der Finanzverwaltung wird ein entscheidender Erfolgsfaktor sein. Es besteht die sehr reale Angst, dass Arbeitsplätze durch Automatisierung ersetzt werden, was zu einer Kultur führen kann, die Veränderungen gegenüber nicht aufgeschlossen ist. Führungskräfte müssen Zeit und Ressourcen in ein effektives Change Management investieren. Sie müssen den Mitarbeitern zeigen, wie die Automatisierung die Arbeit im Finanzwesen interessanter und lohnender macht und ihre Karriereaussichten verbessert.

Aus der Perspektive der Talente muss die Führung beurteilen, ob sie über die erforderlichen Fähigkeiten, Fachkenntnisse und Ressourcen verfügt, um Automatisierungsinitiativen umzusetzen und zu verwalten. Da die Automatisierung die Art der Arbeit grundlegend verändert, wird sich ein Weiterbildungsprogramm als unschätzbar wertvoll erweisen, um Menschen dabei zu helfen, von eher manuellen Aufgaben zu anspruchsvolleren, analytischen und kollaborativen Tätigkeiten zu wechseln.

Schließlich gibt es aus praktischer Sicht die entscheidenden Fragen zu den Kosten und dazu, wer die Software für die Finanzautomatisierung bereitstellen wird. Stimmen beispielsweise die potenziellen Kosten und Vorteile der Automatisierung mit dem Budget und den Prioritäten Ihrer Organisation überein? Können Sie einen klaren Business Case für Investitionen in ERP-Systeme vorweisen, die die Automatisierung der Finanzen unterstützen? Haben Sie den richtigen Technologieanbieter für Ihre Organisation gefunden? Die Implementierung der Finanzautomatisierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern eine langfristige Transformationsinitiative. Sie wollen sicher sein, dass Sie den richtigen Partner an Bord haben.

Mit Oracle automatisieren

Die Zukunft des Finanzwesens ist da und verändert bereits jetzt die Wettbewerbslandschaft für Unternehmen. Organisationen, die ihre Finanzprozesse nicht überdenken, um fortschrittliche Technologien zu integrieren, setzen sich Risiken aus, darunter das Zurückfallen hinter die Konkurrenz, die geringere Anziehungskraft und Bindung von Talenten, verpasste Erkenntnisse, ungenaue Berichterstattung und eine geringere Mitarbeiterproduktivität. Investitionen in die Finanzautomatisierung haben einen erheblichen Einfluss auf die Fähigkeit einer Organisation, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und mit den ständigen Veränderungen in ihrer Branche und auf ihrem Markt Schritt zu halten.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) und Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) unterstützen Unternehmen bei der Automatisierung und Vernetzung von Finanzprozessen, einschließlich Forderungen und Verbindlichkeiten, Cash-Management, Anlagevermögen und Reporting. Zu den KI-Funktionen in Oracle Fusion Cloud Applications gehören dynamische Rabatte zur Erstellung individueller Zahlungspläne für Lieferanten und Liquiditätsprognosen zur automatischen Erstellung wöchentlicher Prognosen. Oracle Cloud Applications laufen auf Oracle Cloud Infrastructure (OCI) und bieten eine vollständige Suite von Cloud-Anwendungen auf einer Cloud-Infrastruktur der nächsten Generation, die speziell für deren Ausführung entwickelt wurde. Diese einzigartige Kombination ermöglicht es Unternehmen, leistungsstarke traditionelle und generative KI-Funktionen zu nutzen, die in Oracle Fusion Cloud Applications eingebettet sind. Das Endergebnis? Bessere Daten, mit denen man arbeiten kann, und mehr Zeit für das Finanzteam, um sich darauf zu konzentrieren, diese Daten zu nutzen.

Häufig gestellte Fragen zur Finanzautomatisierung

Wird das Finanzwesen in Zukunft vollständig automatisiert sein?
Die Automatisierung hat erhebliche Auswirkungen auf die Finanzabteilung. Accenture schätzt, dass bis zu 80 % der Transaktionsarbeit der Abteilung automatisiert werden könnten.. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass Finanzfachleute jemals vollständig durch Automatisierung ersetzt werden. Der Finanzsektor wird auch weiterhin auf menschliches Eingreifen angewiesen sein, um menschliche Kreativität, Urteilsvermögen, emotionale Intelligenz, Beziehungsaufbau und kritisches Denken zu gewährleisten. Die Automatisierung übernimmt die manuellen, repetitiven Aufgaben, die traditionell viel Zeit in Anspruch nahmen, sodass sich die Finanzmitarbeiter auf komplexere Analysen und strategische Entscheidungen konzentrieren können.

Was versteht man unter RPA im Finanzwesen?
RPA, oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung, verwendet Low-Code-Software-Bots, um wiederkehrende, zeitaufwändige Prozesse im Finanzwesen zu bewältigen. RPA ist ideal für die Automatisierung regelbasierter Prozesse mit strukturierten Datensätzen im Finanzwesen, die wenig oder keine menschliche Entscheidungsfindung erfordern. Einige Beispiele sind das Extrahieren von Daten, das Ausfüllen von Formularen und das Weiterleiten von Genehmigungen.

Was versteht man unter intelligenter Automatisierung im Finanzwesen?
Intelligente Automatisierung (IA), auch bekannt als intelligente Prozessautomatisierung, kombiniert mehrere fortschrittliche Technologien, darunter RPA, maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und KI, um fortschrittlichere Funktionen als RPA allein bereitzustellen. Im Gegensatz zur RPA, die Aufgaben durch Befolgen von Regeln erledigt, die von Menschen in Software-Skripten definiert wurden, kann sich die KI anpassen und aus Erfahrungen lernen. Die intelligente Automatisierung kann strukturierte und unstrukturierte Daten analysieren, sich an veränderte Umstände anpassen und die Leistung im Laufe der Zeit verbessern, indem sie Muster erkennt und Entscheidungen auf der Grundlage früherer Erfahrungen trifft. Auf diese Weise kann die KI komplexe, kognitive Aufgaben bewältigen, die menschenähnliche Entscheidungs- und Problemlösungsfähigkeiten erfordern. Zum Beispiel kann RPA Rechnungen verarbeiten, die vordefinierten Regeln und Vorlagen folgen, die aus strukturierten Daten in Form von Zahlen und Werten bestehen. Die intelligente Automatisierung kann jedoch Daten aus verschiedenen Rechnungsformaten interpretieren und extrahieren, die unstrukturierte Daten enthalten, und lernt dabei, sich anbieterspezifische Formate zu erkennen und sich an Abweichungen anzupassen.