So verfolgen Sie Betriebsausgaben in 6 einfachen Schritten

Budgetierung

Jedes Unternehmen muss auf sein Budget achten, und die genaue Verfolgung der Betriebsausgaben hilft sowohl bei der Aufstellung als auch bei der Einhaltung des Budgets. Im Hier und Jetzt sind die meisten Team- und Abteilungsleiter dafür verantwortlich, sich an ihre Budgets zu halten, und durch eine regelmäßige Ausgabenverfolgung können sie jegliche Überschreitungen im Keim ersticken. Mit jedem neuen Budgetierungszyklus können Finanzplanungs- und Analyseteams (FP&A) Einblicke in Ausgabenmuster gewinnen und künftige Budgets so anpassen, dass sie diese genauer widerspiegeln. Wenn sich bei der Verfolgung der Ausgaben herausstellt, dass eine Ausgabe zu hohe Kosten verursacht, kann ein Unternehmen günstigere Lieferantenoptionen bzw. Richtlinienänderungen untersuchen. Wenn beispielsweise die Reisekosten eines Mitarbeiters in die Höhe schnellen, würde das Unternehmen eine Richtlinie einführen, die vor der Buchung einer Reise die Genehmigung des zuständigen Managers – oder sogar des Vorgesetzten dieses Managers – verlangt.

Steuerabzüge

Ein weiterer wichtiger Grund, weshalb Unternehmen ihre notwendigen und normalen Betriebsausgaben genau im Auge behalten müssen, liegt darin, dass die meisten davon von der Steuer abgesetzt werden können. Das heißt, Unternehmen können diese Ausgaben von ihrem Bruttoeinkommen abziehen und so die Höhe der lokalen, regionalen und bundesstaatlichen Steuern verringern, die sie auf dieses Einkommen zahlen. Steuerabzüge umfassen in der Regel Löhne und Gehälter, Standard-Benefits für Mitarbeiter, Rohstoffe und andere Produkteingaben, Miete für Firmenimmobilien, Abschreibung von Firmenvermögen, Werbung, Transportkosten, Reisekosten, Schulungen, Büromaterial, Software, Versicherungsprämien, Zinsaufwendungen, uneinbringliche Forderungen und sogar eine Vielzahl von Steuern selbst.

Cashflow

Da der Cashflow für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, müssen die für das Cash-Management zuständigen Finanzteams eine genaue und zeitnahe Verfolgung der Betriebsausgaben sicherstellen. Ihre Aufgabe besteht darin, genau zu überwachen, welche Einnahmen aus den Waren und Dienstleistungen ihrer Unternehmen erzielt werden und – was für diese Diskussion relevanter ist – welche Ausgaben getätigt werden. Ausgaben wie Reise- und Bewirtungskosten (kurz: T&E) für Mitarbeiter im Zusammenhang mit Kundenterminen und Treffen mit Kollegen können sich zu erheblichen und höchst variablen Barauslagen summieren, wenn nicht die richtigen Richtlinien und Erwartungen vorhanden sind. Solange diese Ausgaben genau verfolgt und von ähnlich genauen Einnahmen abgezogen werden, kann der CFO sicher sein, dass das Unternehmen nicht in einen Liquiditätsengpass gerät und dass seine Cashflow-Prognosen die aktuelle Finanzlage des Unternehmens korrekt widerspiegeln. Durch die Verfolgung von Betriebsausgaben können Finanzorganisationen bei Bedarf sofort Maßnahmen ergreifen, um den Cashflow zu verbessern – sei es durch Kostensenkungen, erhöhte Kreditaufnahmen oder andere Schritte. Sie müssen nicht warten, bis die Zahlen Wochen oder Monate später konsolidiert sind und es dann zu spät ist.

Kosteneinsparungen

Wenn ein Unternehmen in diesem Zusammenhang nahezu in Echtzeit weiß, wie hoch seine Ausgaben sind, kann es flexiblere Finanzpraktiken anwenden und Gelegenheiten zur Suche nach kostengünstigeren Optionen nutzen, Verträge neu verhandeln, um Mengenrabatte zu erhalten, oder Käufe verschieben, wenn bestimmte Preise steigen. Die genaue Verfolgung der anfallenden Betriebsausgaben macht es auch einfacher, unbeabsichtigte und betrügerische Doppelausgaben zu vermeiden. So haben Manager in verschiedenen Marketingabteilungen möglicherweise verschiedene Stockfoto-Dienste abonniert, obwohl sie bei einem einzigen Anbieter ein besseres Angebot erhalten würden.

1. Geschäftskonten und Bankbeziehungen einrichten

Bankbeziehungen, auch zu Anbietern von Geschäftskreditkarten, bilden eine Grundlage für die Verfolgung von Betriebsausgaben. Durch die Integration von Geschäftskreditkarten in Spesenverwaltungssysteme können die mit diesen Karten abgebuchten Mitarbeiterausgaben automatisch in das System übernommen werden. Dies reduziert Fehler und spart Mitarbeitern und Finanzteams Zeit. In einigen ERP-Systemen sind sogar Bankdienste in die Anwendung integriert, sodass die Einkaufteams bei B2B-Transaktionen direkt in der Anwendung auf Finanzierungen und Zahlungen zugreifen können. Diese Bankgesellschaften stellen auch die revolvierenden Betriebsmittel zur Verfügung, die für die Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten benötigt werden. Da das Bargeld und die Daten, die für die Verwaltung der Betriebsausgaben benötigt werden, alle über diese Finanzdienstleister fließen, zahlt sich eine starke, gut integrierte Zusammenarbeit aus. Durch den Aufbau solcher Bankbeziehungen fällt es Unternehmen unter Umständen auch leichter, Kredite für größere Anschaffungen zu erhalten, um das Geschäft zu erweitern, Spezialausrüstung zu kaufen oder eine Marketingkampagne zu finanzieren.

2. Den Überblick über Quittungen und Rechnungen behalten

Unternehmen sollten Geschäftsbelege und Rechnungen sofort nachverfolgen, wenn sie eingehen. Durch die Überwachung von Quittungen und Rechnungen können sie ihren Bargeldbedarf prognostizieren und ihre Ausgaben nach Bedarf anpassen, die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien überwachen, auf Prüfungen reagieren, Vorschriften zum Finanzreporting einhalten und auch sonst die Dinge relativ einfach halten, wenn Sie Steuererklärungen vorbereiten.

Unternehmen sollten Geschäftsbelege und Rechnungen sofort nachverfolgen, wenn sie eingehen. Durch die Überwachung von Quittungen und Rechnungen können sie ihren Bargeldbedarf prognostizieren und ihre Ausgaben nach Bedarf anpassen, die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien überwachen, auf Prüfungen reagieren, Vorschriften zum Finanzreporting einhalten und auch sonst die Dinge relativ einfach halten, wenn Sie Steuererklärungen vorbereiten.

3. Buchhaltungssystem auswählen

Buchhaltungssoftwaresysteme variieren in Größe und Umfang und reichen von Kalkulationstabellen und einfacher Buchhaltungs- und Steuersoftware bis hin zu komplexen Anwendungspaketen für Unternehmen. Im Allgemeinen benötigen große, multinationale und schnell wachsende Unternehmen Finanzanwendungen mit fortschrittlichen Datenberichts- und Analysefunktionen, die einige oder mehrere der folgenden Bereiche abdecken: Verwaltung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Integration von Finanzplanung und Budgetierung, Kontrolle von Bargeldausgaben, Automatisierung von Routineaufgaben im Finanzbereich und Unterstützung von Bargeldprognosen – und das alles bei gleichzeitiger Handhabung mehrerer Währungen, Vermeidung von Doppelarbeit und Betrug sowie die Unterstützung der Unternehmen beim Management von Finanzrisiken. In zunehmendem Maße wird bei diesen Spesenverwaltungssystemen künstliche Intelligenz in die Anwendung eingebettet, die Arbeiten wie die Eingabe und den Abgleich von Rechnungen sowie Zahlungen unterstützen, um die Genauigkeit zu verbessern. Ein cloudbasiertes Finanzsystem ist in der Regel skalierbarer als ein On-Premises-System, d. h., es kann auf Nachfragespitzen wie Quartalsabschlüsse oder Steuererklärungen reagieren. Außerdem ist es im Allgemeinen einfacher zu implementieren, mit neuen Features zu aktualisieren und in Bestands-, Lieferketten-, Beschaffungs- und andere Anwendungen zu integrieren (insbesondere wenn es Teil einer Suite ist).

4. Software in Konten integrieren

Eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, ohne sie mit den Bankkonten des Unternehmens zu verknüpfen, ist so, als ob Sie einen Sportwagen besitzen, ihn aber nie außerhalb der Stadt auf der Autobahn ausprobieren: Natürlich werden Sie den Unterschied merken, jedoch werden Sie nicht das volle Potenzial der Investition ausschöpfen können. Je mehr Systeme und Einrichtungen miteinander verbunden sind, desto leistungsfähiger wird die Software sein. Die meisten Finanzanwendungen enthalten Sicherheitsvorkehrungen, um eine missbräuchliche Nutzung zu verhindern. Warum Daten manuell eingeben, wenn sie in bestimmten Abständen automatisch hochgeladen werden können? Warum sich separat bei einem Geschäftsbankkonto anmelden, wenn das System Transaktionen durchführen kann?

5. Für Buchhaltung nach Einnahmen- und Ausgabenrechnung oder Rechnungslegung mit Periodenabgrenzung entscheiden

Das ist eigentlich keine große Wahl, denn größere Unternehmen – einschließlich aller börsennotierten Unternehmen – müssen ihre Ausgaben (und Einnahmen) periodengerecht verbuchen. Es lohnt sich jedoch, die beiden Buchhaltungsansätze für Ausgaben genau zu kennen. Sie können entweder zu dem Zeitpunkt verbucht werden, zu dem sie anfallen (Methode der Periodenabgrenzung) oder zu dem Zeitpunkt, zu dem sie bezahlt wurden (Buchhaltungsmethode nach Einnahmen- und Ausgabenrechnung). Diese Aufzeichnungen können gleichzeitig erfolgen, z. B. wenn ein Unternehmen Bargeld für Produktionsmaterial von einem Großhändler bezahlt. Doch wenn Kreditkarten, Rechnungen und Bestellungen im Spiel sind, entsteht eine Lücke zwischen der Erbringung von Waren bzw. Dienstleistungen und ihrer Bezahlung.

Die einfachere Variante ist die Einnahmen-Ausgabenrechnung, bei der Betriebsausgaben erst dann in die Bücher eingehen, wenn das Geld an den Lieferanten gezahlt wurde. Diese Art der Buchführung ist leicht zu pflegen und gibt einen klaren Hinweis darauf, wie viel Geld sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf der Bank befindet, weshalb Startups und kleinere Unternehmen manchmal darauf zurückgreifen. Es kann jedoch sein, dass es kein wahrheitsgetreues Bild der finanziellen Situation des Unternehmens vermittelt – ein Unternehmen kann viele Ausgaben auf Kredit tätigen, während es für Verkäufe bar bezahlt wird, sodass es so aussieht, als ob es flüssig wäre, obwohl dies nicht der Fall. Aus diesem Grund wird in den allgemein anerkannten Grundsätzen der Rechnungslegung (GAAP) die periodengerechte Rechnungslegung verwendet.

Bei der Rechnungslegung mit Periodenabgrenzung werden Transaktionen erfasst, wenn sie stattfinden, jedoch bevor Geld den Besitzer gewechselt hat. Ein Restaurant würde also die Kosten für den Einkauf der Zutaten (Verbindlichkeiten) sofort erfassen, selbst wenn sie auf Kredit gekauft wurden. Mithilfe dieser Bilanzierungsmethode lassen sich plötzliche finanzielle Spitzen und Einbrüche vermeiden. Außerdem erhalten Sie einen genaueren Überblick über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

6. Regelmäßige Prüfung der Betriebsausgaben

Mithilfe von Buchhaltungssoftware lassen sich Monats- und Quartalsberichte erstellen, die Aufschluss darüber geben, was wofür ausgegeben wird. Darüber hinaus kann sie aber auch Informationen über diese Ausgaben in Echtzeit liefern. Jede dieser Analysen bietet die Möglichkeit, die anfallenden Ausgaben zu überwachen und mit der Erstellung des Haushaltsplans für das folgende Jahr zu beginnen. Beispiel: Ein CFO eines Pharmaunternehmens stellt fest, dass die Reise- und Bewirtungskosten seiner Vertriebsmitarbeiter seit einigen Monaten steigen. Das Unternehmen kann darauf reagieren, indem es seine Beziehungen zu bevorzugten Fluggesellschaften und Hotels neu verhandelt, mehr Vertriebsmeetings auf Videokonferenzen verlegt oder neue Verfahren zur Vorabgenehmigung von Bewirtungsspesen mit hohen Beträgen einführt.