Was versteht man unter einem Mitarbeiter-Workspace?
Ein Mitarbeiter-Workspace ist ein zentraler physischer und digitaler Knotenpunkt, an dem Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsplatz auf die benötigten Tools und Services zugreifen. Während einige Mitarbeiter jeden Tag in ihren Büros am Arbeitsplatz ihres Unternehmens erscheinen, arbeiten andere von zu Hause aus, in Cafés oder sogar in Wohnmobilen, während sie reisen und die Welt erkunden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter von überall aus nahtlos zusammenarbeiten und kommunizieren können, zumal weit verstreute Teams die neue Normalität sind.
Warum ein Mitarbeiter-Workspace wichtig ist
Es gibt einen Grund, warum Menschen dazu neigen, ihre physischen Arbeitsplätze mit Fotos, Krimskrams und Pflanzen zu dekorieren – Mitarbeiter möchten sich wohlfühlen. Darüber hinaus fühlen sich Arbeitnehmer wertgeschätzt und gewürdigt, wenn sie Zugang zu den Tools haben, die sie zur erfolgreichen Ausführung Ihrer Arbeit benötigen. Wenn ihre Arbeitsbereiche ihren Bedürfnissen entsprechen, sind die Mitarbeiter glücklicher, produktiver und eher zufrieden. Da die Anforderungen an Effektivität und Effizienz am Arbeitsplatz von Person zu Person unterschiedlich sind, müssen Unternehmen darüber nachdenken, wie sie alle unterschiedlichen Arten von Arbeitnehmern und Präferenzen berücksichtigen können, damit die Mitarbeiter jeden Tag ihr Bestes leisten können.
Beispielsweise gibt es in einer Büroumgebung mehrere potenzielle Stressoren, die einige Arbeitnehmer hemmen könnten. Offene Designpläne können Teams bei kollaborativen Arbeitsszenarien helfen, wobei sich Einzelpersonen angesichts von lautem Geschwätz, Musik und anderen Bürogeräuschen eventuell schwer konzentrieren können. Die Schaffung einer Ruhezone oder die Bereitstellung von geräuschunterdrückenden Kopfhörern hilft diesen Mitarbeitern, sich auf die jeweilige Arbeit zu konzentrieren, ebenso wie die Ermutigung der Teams, Konferenzräume zu nutzen, wenn sie längere Diskussionen über Projekte führen. Außerdem könnten Organisationen Mitarbeiter, die häufig telefonieren, in bestimmte Bereiche verlegen, ihnen ein Büro mit Tür zuweisen oder sie dazu auffordern, wenn möglich leere Konferenzräume zu nutzen.
Technologie ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des Mitarbeiter-Workspace, unabhängig von Standort und Art der Tätigkeit. Durch den Zugriff auf die richtigen Tools und Services können Aufgaben sorgfältig und pünktlich erledigt werden. Mitarbeiter mit den richtigen Tools sind engagierter und können Ihr Produkt und Ihre Kunden besser unterstützen. Wenn Sie als Unternehmen der Konkurrenz hinterherhinken und keine Technologie einsetzen, um Mitarbeitern zu helfen, intelligenter und effektiver zu arbeiten, leidet Ihr Endergebnis.
Mit Chatbots können Mitarbeiter relevante Informationen rund um die Uhr schnell finden und somit weniger Zeit mit der Suche nach Antworten verbringen und mehr Zeit dem Fortschritt widmen. Auf die gleiche Weise können interaktiv geführte Lernpfade den Onboarding-Prozess und Compliance-Programme beschleunigen und optimieren, indem sie den Mitarbeitern Schritt-für-Schritt-Anleitungen bieten, um sicherzustellen, dass sie jede Phase korrekt abschließen. Sowohl Chatbots als auch geführtes Lernen reduzieren Supportanrufe und ermöglichen es den Personen, die diese Fragen beantworten würden, sich auf wichtigere HR-Initiativen zu konzentrieren.
Andere komplexere KI-basierte Lösungen können dem Unternehmen dabei helfen, eine Zunahme der Arbeitsbelastung vorherzusagen, indem Daten und Trends analysiert werden, sodass Ihr Unternehmen vorausplanen und genau dann Support leisten kann, wenn er am dringendsten benötigt wird. So können Sie proaktiv statt reaktiv agieren und Problemen wie Engpässen durch Personalengpässe oder Mitarbeiter-Burnout vorbeugen. Durch die Kombination von HR-Analysen mit Daten aus anderen Abteilungen werden tiefere Einblicke in die Organisation offenbart, mit denen Stakeholder in Ihrem Unternehmen Strategien entwickeln und Innovationen schaffen können. Dadurch positioniert sich Ihr Unternehmen positiv am Markt und kann die Mitbewerber übertreffen. Diese und alle anderen Tools und Services, die Mitarbeiter in ihrer Rolle ausführen müssen, bilden den digitalen Teil eines Mitarbeiter-Workspace.
Stärkung des Zusammenhalts und der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz
Da die Telearbeit immer beliebter wird und die Häufigkeit zunimmt, mit der Mitarbeiter regelmäßig mit Teammitgliedern in der ganzen Stadt und auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, ist der digitale Aspekt des Mitarbeiter-Workspace entscheidend. So können der Zusammenhalt sowie auch die Zusammenarbeit von Kollegen an Projekten gefördert werden. Tools, mit denen Teams Aufgaben verwalten, in denselben digitalen Räumen arbeiten und über Video- und Messaging-Apps kommunizieren können, sind für den Erfolg unerlässlich – selbst für Teams im selben Büro. Ein robuster digitaler Mitarbeiter-Workspace fördert das Team- und Mitarbeiterengagement, was sich wiederum positiv auf die Unternehmenskultur und -moral auswirken kann.
Jede Person in Ihrer Organisation ist Teil einer Gemeinschaft – Ihre Belegschaft. Gemeinschaften sind stärker, wenn sich Menschen aufeinander verlassen können und im Laufe der Zeit solide Beziehungen aufgebaut haben. Organisationen und Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter ermutigen, den sozialen Teil einer Gemeinschaft zu nutzen und einen bedeutenden Zusammenhalt herzustellen, indem sie Tools im Mitarbeiter-Workspace nutzen. Dies ist besonders wichtig, wenn einige oder alle Mitglieder remote arbeiten. Teamfeiern und andere Veranstaltungen können alle virtuell stattfinden oder gemischte Teams mit Vor-Ort- und Remotemitarbeiter aufnehmen. Veranstaltungen wie diese sind für den Aufbau von Beziehungen von entscheidender Bedeutung, und niemand sollte jemals ausgeschlossen werden. Außerdem könnten sie zu neuen, zündenden Ideen führen.
Auch kurze, informelle Meetings können Innovationen anregen. Führungskräfte aus verschiedenen Teams können sich beispielsweise monatlich per Video-Chat auf einen Kaffee treffen und Feedback über die Arbeit des anderen austauschen. Dies kann neue Perspektiven inspirieren, die Projekte auf eine neue Ebene bringen oder Möglichkeiten für eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erschließen. Mitarbeiter aller Ebenen können „Kaffeeküchen“-Gespräche im digitalen Raum nachstellen.
Auch wenn nicht jede Interaktion zu einer wunderbaren Einsicht führt, halten diese Diskussionen den Informationsfluss aufrecht, der für einen lebendigen und produktiven Arbeitsplatz unerlässlich ist. Aus diesem Grund sollten Organisationen vierteljährliche, unternehmensweite Meetings veranstalten und Mitteilungen von Führungskräften austauschen, um unverzichtbare Informationen zu vermitteln – mit der Möglichkeit für Mitarbeiter, Feedback zu geben. Dies stärkt das Gemeinschaftsgefühl und stellt sicher, dass jeder die vorrangigen Unternehmensziele versteht, Fragen stellen und seine Meinung äußern kann.
Mit angemessen ausgestatteten Arbeitsbereichen fühlen sich Mitarbeiter stärker mit ihren Kollegen und ihren Arbeitgebern verbunden. Sie sind selbstbewusster, haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, in ihrer Rolle erfolgreich zu sein, und haben eine bessere Mitarbeitererfahrung.
Wie sich der Mitarbeiter-Workspace auf das Wohlbefinden auswirkt
Es ist frustrierend, keinen Zugriff auf die Tools und Services zu haben, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Es führt zu Stress, Angstzuständen und lässt Mitarbeiter fragen, wie sehr sich ihre Organisation um sie und ihre Arbeit kümmert. Hält diese Situation länger an, und wird sie nicht adressiert, könnten dieser Stress und diese Angstzustände ausreichen, um eine Person zur Kündigung zu bewegen. Sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter über den angemessenen physischen und digitalen Workspace verfügen, ist für die Mitarbeitererfahrung von entscheidender Bedeutung. Dies gilt auch für eine Arbeitsplatzkultur, die potenzielle Gefahren im Mitarbeiter-Workspace erkennt und bekämpft.
Dafür sehen wir regelmäßig Beweise – von Plexiglas, das Kassierer und Kundenservicemitarbeiter vor Viren schützt, über ergonomisch gestaltete Bürogeräte bis hin zu Bereichen in Produktionsstätten, in denen der Zutritt nur mit Schutzhelmen möglich ist. Unterschiedliche Mitarbeitergruppen haben individuelle Anforderungen, und jeder verdient einen Mitarbeiter-Workspace, in dem er geschützt ist und effizient arbeiten kann. Mit dem Aufkommen der Telearbeit- und Hybrid-Arbeitskultur sind diese Mitarbeiter Gefahren ausgesetzt, die anderen Gruppen möglicherweise unbekannt sind.
Trotz all seiner Vorteile hat das virtuelle Arbeiten für manche Menschen auch Nachteile. Beispielsweise treten Einsamkeitsgefühle häufiger bei Remotemitarbeitern auf. Unternehmen müssen ihre Belegschaft unterstützen, indem sie den Ton angeben und proaktiv eine Kultur schaffen, in der die Zusammenarbeit gefördert wird, Teams zusammen feiern, jeder eine Stimme hat und Manager sich bei wöchentlichen Besprechungen mit ihren Mitarbeitern austauschen und nicht nur nach Projektaktualisierungen fragen.
Das Festlegen von Grenzen sollte auch ein organisatorisches Gebot sein. Überarbeitung erhöht das Risiko eines Burnouts, was zu Depressionen, Stress, Angstzuständen und anderen schädlichen Auswirkungen bei Mitarbeitern führt, egal ob sie remote arbeiten oder im Büro sind. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, den Stecker zu ziehen und sich von ihren Arbeitsbereichen zu entfernen, indem Sie Benachrichtigungen nach Feierabend ausschalten, Urlaubstage nehmen und Ausfallzeiten nutzen, um sich auf ihr Privatleben zu konzentrieren. Dies sind Kennzeichen einer gesunden Arbeitskultur, in der Mitarbeiter geschätzt werden. Menschen, die für diese Art von Organisationen arbeiten, sind widerstandsfähiger und besser in der Lage, sich an das Unerwartete anzupassen, das sowohl bei der Arbeit als auch im Privatleben häufig eintreten kann.
Mitarbeiter-Workspaces unterstützen das umfassende Wohlbefinden der Belegschaft und umfassen Tools wie Messaging-Apps, Services und die physischen Standorte, an denen Mitarbeiter arbeiten – egal, ob sich ihr Schreibtisch im Hauptsitz, zu Hause oder im Mobilbereich befindet. Die versiertesten und wettbewerbsfähigsten Unternehmen erkennen, dass die Mitarbeitererfahrung enorm von den Mitarbeiter-Workspaces beeinflusst wird. Die Menschen wollen die Apps, Geräte und Informationen, die sie benötigen, um in ihren Rollen erfolgreich zu sein, immer zur Hand haben. Sie möchten, dass sich ihr Arbeitgeber um sie, ihre Zeit und ihre Performance kümmert. Ein bedarfsgerechter Arbeitsbereich macht hier den Unterschied.
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