Die Rolle der KI bei der Veränderung des Personalmanagements

Alex Chan | Content Strategist | 7. August 2024

Künstliche Intelligenz wird die Kernziele des Personalmanagements nicht verändern – Unternehmen müssen weiterhin effektive Mitarbeiter rekrutieren, binden und fördern, die zur Erreichung der allgemeinen Geschäftsziele beitragen können. Im Personalwesen gibt es jedoch viele manuelle Aufgaben, die zu viel Zeit der HR-Fachkräfte in Anspruch nehmen, und künstliche Intelligenz bietet Möglichkeiten, diese Workload zu reduzieren. Solche Routineaufgaben hindern HR-Teams daran, Zeit für die kreativere Seite des Personalmanagements aufzuwenden, wie z. B. die Suche nach neuen Talentpools für das Recruiting, die Weiterbildung von Mitarbeitern, um schnelllebigen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden, und die Schulung von Managern, wie sie aussagekräftigere Leistungsbeurteilungen durchführen können. Durch die Bereitstellung zeitsparender Funktionen direkt in den täglichen HRM-Arbeitsabläufen kann KI dazu beitragen, dass sich HR-Teams auf diese strategischere Arbeit konzentrieren können.

Was versteht man unter Human Resource Management (HRM)?

Human Resource Management (HRM) ist der strategische Ansatz, Mitarbeiter einzustellen, zu unterstützen und zu motivieren, um die Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen. HRM umfasst alle praktischen, prozessorientierten Schritte, die erforderlich sind, um Menschen in ein Unternehmen zu bringen und ihnen zum Erfolg zu verhelfen – Aufgaben wie Recruiting, Einstellung, Schulung, Vergütung und Entwicklung von Mitarbeitern. Dazu gehört auch die Überwachung von Ergebnissen wie Leistung, Produktivität, Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung, damit das Unternehmen nachvollziehen kann, wie sich die Investitionen in seine Mitarbeiter auf die Ergebnisse auswirken.

Warum ist KI im HRM wichtig?

KI ist im HRM wichtig, weil sie das Potenzial hat, Mitarbeitern eine bessere Erfahrung zu bieten und Personalfachleuten mehr Zeit für wertvollere, weniger repetitive Arbeit zu verschaffen. KI kann dabei helfen, Routineaufgaben wie die Beantwortung häufiger Fragen von Mitarbeitern während der Onboarding-Phase zu automatisieren. Sie kann dazu beitragen, die Mitarbeiterentwicklung zu verbessern, indem das ganze Jahr über Daten zur Arbeitsleistung und Feedback von Kollegen gesammelt sowie ein Entwurf für eine Leistungsbeurteilung und maßgeschneiderte Lernpläne für Mitarbeiter erstellt werden. Mit generativer KI können Personalabteilungen Zeit bei manuellen Aufgaben wie dem Verfassen von Stellenbeschreibungen oder E-Mail-Antworten an Bewerber sparen. Software für das Personalmanagement wird bereits seit langem eingesetzt, um die Effektivität des Personalmanagements zu verbessern, und KI bietet neue Möglichkeiten für Effizienz und Effektivität. Durch den Einsatz von KI zur Zeitersparnis können sich HR-Fachkräfte stärker auf Aktivitäten wie die Entwicklung von Personalstrategien mit den Leitern der Geschäftsbereiche, die Analyse der Mitarbeiterleistung und der Zufriedenheitstrends sowie die Umsetzung neuer Strategien zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und zur Erreichung der Unternehmensziele konzentrieren.

Vorteile und Herausforderungen von KI im HRM

Vorteile von KI im HRM

Bei so vielen wichtigen Aufgaben ist die Zeit eines HRM-Teams kostbar. KI kann sinnvolle Möglichkeiten bieten, ihre Workload zu verringern, indem sie repetitive Aufgaben wie das Verfassen von Antworten von Kandidaten und anderen Inhalten unterstützt, sodass mehr Zeit für KI-gestützte Analysen und hochwertige Aktivitäten bleibt.

  • Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben: KI kann bei manuellen und repetitiven Aspekten der Personalverwaltung helfen, z. B. beim Verfassen einer neuen Stellenanzeige oder beim Herausfiltern der besten Kandidaten für eine offene Stelle. Da KI in der Lage ist, Informationen über die Unternehmenskultur und die für eine offene Stelle erforderlichen Fähigkeiten zu sammeln, kann sie Stellenbeschreibungen entwerfen, die die Personalabteilung überprüfen und fertigstellen kann, um sicherzustellen, dass sie korrekt und für Spitzentalente attraktiv sind.
  • Mehr datengestützte Entscheidungsfindung: Ihre Personalabteilung kann mithilfe von KI fundiertere Entscheidungen treffen, da diese Daten zur Leistung und zum Engagement der Mitarbeiter sammeln kann. Diese Daten können Ihrem HR-Team wertvolle Einblicke geben, die ihm dabei helfen, die spezifischen Probleme zu identifizieren, die Ihre Belegschaft betreffen, und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu beheben. Wenn beispielsweise eine Personalabteilung eine Qualifikationsprüfung der Belegschaft ihres Unternehmens durchführt, kann KI dabei helfen, die vorhandenen Qualifikationen anhand von Informationen in Mitarbeiterprofilen zu dokumentieren und sie mit den gefragtesten Qualifikationen auf der Grundlage aktueller Stellenausschreibungen oder Markttrends zu vergleichen. HR-Fachleute können diese Daten dann nutzen, um etwaige Qualifikationsdefizite in ihrer Organisation zu ermitteln und Weiterbildungs- oder Einstellungsprogramme zu entwickeln, um diesen Bedarf zu decken.
  • Verbessertes Mitarbeiterengagement: Die Datenaggregationsfunktionen von KI machen sie zu einem wertvollen Werkzeug, um personalisierte Erfahrungen zu bieten, die den Mitarbeitern das Gefühl geben, geschätzt und engagiert zu sein. Zum Beispiel kann KI die Leistungen der Mitarbeiter im Laufe des Jahres, ihre Lernentwicklung und Leistungskennzahlen verfolgen. Diese Daten können dann zur Erstellung von Entwicklungsplänen verwendet werden, die auf einzelne Mitarbeiter zugeschnitten sind.

Herausforderungen von KI im HRM

Die Einführung neuer Technologien wird immer Herausforderungen mit sich bringen. Wenn Sie wissen, was auf Sie zukommt, können Sie allerdings mögliche Nachteile abmildern.

  • Risiken bei Cybersicherheit und Datenschutzverletzungen: Personalabteilungen arbeiten ständig mit sensiblen Mitarbeiterinformationen wie Sozialversicherungsnummern, Zahlungsinformationen und Bankkontodaten. Ohne strenge Datenschutzrichtlinien und -systeme können diese Informationen anfällig für unbefugten Zugriff und Missbrauch sein. Das gilt auch für Personaldaten, auf die KI-Modelle zur Analyse oder Inhaltserstellung zugreifen.
  • Mangelnde Transparenz: Einige KI-Tools generieren Ergebnisse, ohne zu erklären, wie sie zu diesen Ergebnissen gekommen sind. HR-Fachleute werden wissen wollen, wie KI-Modelle zu ihren Empfehlungen und Schlussfolgerungen kommen, und kontinuierlich überprüfen, ob sie auf dem richtigen Weg sind.
  • Kosten: Der Einsatz von KI kann teuer sein, wenn die Ziele und die Technologiestrategie des Unternehmens nicht aufeinander abgestimmt sind. Die Erstellung oder Anpassung eigener KI-Modelle ist für die meisten HRM-Anwendungsfälle wahrscheinlich nicht der richtige Weg. Ein praktischerer Ansatz ist die Verwendung von KI-Modellen und GenAI-Tools, die in HRM-Systeme eingebettet sind, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Data Scientists einzustellen, Modelle zu trainieren oder Daten in KI-Zusatztools zu verschieben.

Einsatz von KI im Personalwesen

Wenn Sie KI für einen Anwendungsfall im Personalwesen einsetzen, stellen Sie sicher, dass Sie genaue und aktuelle Daten nutzen. KI-Modelle benötigen Daten, um zu lernen und relevante Antworten zu generieren. Daher ist ein zuverlässiger Datensatz von entscheidender Bedeutung, um KI in Ihrer Abteilung effektiv einzusetzen.

Bei der Anwendung von KI im Personalwesen sind zwei allgemeine Einsatzmöglichkeiten zu berücksichtigen. Am häufigsten wird KI als eingebettete Funktion in einer HR-Anwendung eingesetzt – beispielsweise als GenAI-Tool, das in eine Recruiting-Software eingebettet ist und von einem Recruiter zur Erstellung einer Stellenbeschreibung verwendet werden kann. Der Vorteil von in Anwendungen eingebetteter KI besteht darin, dass sie im Bedarfsfall innerhalb des Arbeitsablaufs verfügbar ist und für die Bereitstellung und Nutzung keine umfassenden KI-Kenntnisse erforderlich sind.

Alternativ kann Ihre Organisation KI-Modelle in einer cloudbasierten Infrastruktur einsetzen, die Sie an die spezifischen Anforderungen oder Anwendungsfälle Ihrer Organisation anpassen können. Die Bereitstellung in der Cloud ermöglicht es Ihnen, Ihre Modelle zu skalieren, und bietet die erforderliche Kapazität, um sie zu trainieren. Die meisten Personalabteilungen werden jedoch nicht den Weg gehen, ihre eigenen Modelle zu verfeinern und zu trainieren, da dies kostspielig ist, tiefgreifende KI-Kenntnisse erfordert und nur dann erforderlich ist, wenn das Unternehmen einen sehr spezifischen KI-Anwendungsfall hat, den eine Anwendung nicht unterstützen kann.

Ein weiterer Aspekt, den Sie bei der Einführung von KI in Ihrem Unternehmen berücksichtigen sollten, ist die Frage, ob Ihre geschäftlichen Anforderungen am besten mit „klassischer KI“ oder generativer KI erfüllt werden können. Klassische KI ist in der Lage, große Datenmengen zu analysieren, um Empfehlungen auszusprechen, Abweichungen zu erkennen und nach Trends zu suchen. GenAI ist in der Lage, neue Texte, Bilder, Videos, Audiodateien und andere Inhalte als Reaktion auf die von den Benutzern eingegebenen Anweisungen zu erstellen. Diese Funktionen können bei Aufgaben wie der Erstellung von Zusammenfassungen des Mitarbeiterfeedbacks helfen. Sowohl klassische KI- als auch GenAI-Funktionen sind in HRM-Anwendungen vorintegriert.

Nach der Bereitstellung müssen Sie jedoch sicherstellen, dass Ihre neu implementierte KI die gewünschten Ergebnisse liefert. Das bedeutet, dass sie regelmäßig überwacht und aktualisiert werden muss, indem Daten über die Benutzerzufriedenheit, Funktionalität und Genauigkeit der neuen Technologie gesammelt werden.

Beispiele für KI im HRM

  • Automatisierung von Aufgaben im Recruiting: KI kann HR-Fachkräfte beim Recruiting unterstützen, indem sie dabei hilft, Kandidaten mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen zu finden, die den Anforderungen der Stelle entsprechen. Mit KI-Algorithmen und maschinellem Lernen kann diese Technologie Recruitern dabei helfen, aus einem großen Pool von Bewerbern die besten Kandidaten für eine Position zu ermitteln, wodurch Ihre Personalabteilung Zeit und Geld spart. Im Recruiting-Prozess können HR-Fachleute GenAI auch zur Erstellung erster Entwürfe von Stellenausschreibungen nutzen. GenAI kann relevante Informationen über die Position und die Marke, Kultur, Werte und Vorteile Ihres Unternehmens sammeln und hervorheben, um einen Entwurf zu erstellen, den Ihr HR-Team überprüfen und überarbeiten kann.
  • Onboarding neuer Teammitglieder: Nachdem Ihre Organisation Spitzenkräfte eingestellt hat, kann KI dabei helfen, Ihre neuen Teammitglieder einzuarbeiten und die Belastung durch zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben zu verringern. Sie können beispielsweise KI-gesteuerte Chatbots verwenden, um häufig gestellte Fragen zu beantworten, wie z. B.: „Deckt meine Krankenversicherung diese Punkte ab?“ KI kann auch dabei helfen, spezifische Schulungen für eine Position vorzuschlagen oder einen neuen Paten für neue Mitarbeiter zu empfehlen, basierend auf der bisherigen Berufserfahrung des Mitarbeiters. Wenn ein neu eingestellter Mitarbeiter besondere Bedürfnisse hat, kann KI ein individuelles Onboarding-Erlebnis für ihn schaffen. Dazu könnten Vorschläge für 30-, 60- oder 90-tägige Meilensteine gehören, die auf ihren Fähigkeiten oder Karrierezielen innerhalb der Organisation basieren. Ein individuelles und effizientes Onboarding sorgt dafür, dass Ihre neuen Mitarbeiter motiviert bleiben und einen guten ersten Eindruck hinterlassen, sodass sie schneller produktiv werden können. Wenn weniger Personal für diese Aufgaben benötigt wird, hat Ihr HR-Team mehr Zeit, um Beziehungen zu neuen Teammitgliedern aufzubauen und ihnen dabei zu helfen, sich in Ihrer Organisation einzuleben.
  • Bereitstellung von Entwicklungsmöglichkeiten: Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich weiterzubilden und neue Fähigkeiten zu erlernen, sind eher in der Lage, diese an sich zu binden. KI kann die Aus- und Weiterbildung unterstützen, indem sie die individuellen Lernmuster der Mitarbeiter analysiert und diese Daten zur Erstellung maßgeschneiderter Schulungsmaterialien und zur Anpassung der Lernpfade an den Fortschritt einer Person verwendet. Sie kann zudem umsetzbare Ratschläge für Ziele und nächste Schritte formulieren und andere Entwicklungsempfehlungen generieren, indem sie die Beschäftigungsdauer, die Ausbildung, die Erfahrungen und die Leistungskennzahlen eines Mitarbeiters betrachtet, einschließlich der erreichten Ziele und des erhaltenen Leistungsfeedbacks. Wer in die berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter investiert, sorgt dafür, dass sie sich wertgeschätzt fühlen, und fördert das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter.
  • Verbesserung des Mitarbeiterengagements: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine persönliche Erfahrung bieten, die auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft abgestimmt ist, wird das Engagement verbessert. Genau dabei kann KI helfen. Sie können KI-Tools verwenden, um maßgeschneiderte Entwicklungsprogramme für Mitarbeiter zu erstellen, die auf Informationen basieren, die über ihre persönlichen Ziele und die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens gesammelt wurden. Darüber hinaus kann KI auch dazu beitragen, Muster in der Belegschaft zu erkennen und zu überwachen, z. B. den Grad der Beteiligung der Mitarbeiter an Leistungsbewertungen und Unternehmensaktivitäten. Anhand dieser Daten kann Ihre Personalabteilung eine mögliche Demotivation frühzeitig erkennen und so genügend Zeit gewinnen, um eine Lösung zu finden – beispielsweise durch die Förderung intensiverer Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern im Rahmen von Leistungsbewertungen –, bevor sich demotivierte Mitarbeiter für einen Arbeitsplatzwechsel entscheiden.
  • Verbesserung des Performance Managements: KI kann kontinuierlich Informationen sammeln, um das ganze Jahr über Leistungsdaten von Mitarbeitern sowie Feedback von Kollegen und Vorgesetzten zu erfassen. KI kann diese Informationen dann nutzen, um eine vollständige Zusammenfassung der Arbeit einer Person als Ausgangspunkt für Leistungsbeurteilungen zu erstellen. Der Einsatz von KI zur Unterstützung von Aufgaben des Performance Managements kann dazu beitragen, die Tendenz zu vermeiden, die Bedeutung der jüngsten Erfahrungen in den Vordergrund zu stellen. Darüber hinaus können Manager mit kurzen Stichpunkten zur Leistung eines Mitarbeiters beginnen und diese Notizen mithilfe von GenAI in einen Entwurf für eine Leistungsbeurteilung umwandeln, den sie überprüfen und überarbeiten können. Das bedeutet, dass Manager weniger Zeit damit verbringen müssen, Texte für Leistungsbeurteilungen zu verfassen, und mehr Zeit haben, um mit den Mitarbeitern sinnvolle Gespräche über ihre Arbeit, ihr Verhalten und ihre Leistungen zu führen.

Die Zukunft der KI im HRM

Obwohl KI noch in den Kinderschuhen steckt, sind die Anzeichen vielversprechend. In einer Deloitte-Umfrage zu generativer KI aus dem Jahr 2024 gaben 70 % der Organisationen mit sehr hoher GenAI-Expertise an, dass sie bestehende Dienstleistungen und Produkte verbessert haben. 45 % gaben an, dass sie planen, Einsparungen aus GenAI-Initiativen in weitere Innovationsmöglichkeiten zu reinvestieren. Die Verfügbarkeit von KI in der heutigen Arbeitswelt bietet die Möglichkeit für mehr zeitsparende Automatisierung, Personalisierung und Datenerkenntnisse. Fachkräfte, die zeitaufwendige Aufgaben im Personalwesen in Bereichen wie Recruiting und Performance Management erledigen müssen, können GenAI nutzen, um die Geschwindigkeit und Effizienz vieler dieser Prozesse zu steigern und so Zeit für wertvollere Aufgaben zu gewinnen. KI-gestützte Tools können zudem das Arbeitsleben der Mitarbeiter verbessern. Zum Beispiel können Chatbots einfache Fragen schnell beantworten, Schulungsmodule können Entwicklungsprogramme vorschlagen, die ihnen helfen, ihre Karriere voranzutreiben, und Leistungsbeurteilungsanalysen können relevantere Gespräche mit ihren Vorgesetzten unterstützen.

Um Ihr HR-Team mit KI auf Erfolgskurs zu bringen, ist es wichtig zu verstehen, wozu die Technologie in der Lage ist und wie sich Ihre HR-Fachleute an die neuen Möglichkeiten und Chancen anpassen können, die sie für das Personalmanagement mit sich bringt.

Ihr HRM mit Oracle verbessern

Auf allen Ebenen der Personalabteilung verbringen die Führungskräfte, die den größten Einfluss auf ihre Organisation haben, mehr Zeit damit, mit Menschen – Neueinstellungen, älteren Mitarbeitern und Managern – in Kontakt zu treten, und weniger Zeit mit Routineaufgaben. Mit der richtigen Personalmanagementsoftware und eingebetteten KI-Funktionen können Sie Ihr HR-Team von Routinearbeiten entlasten und ihm sinnvollere Aufgaben übertragen.

Oracle Fusion Cloud HCM ist eine vollständige Cloud-HR-Lösung, die Ihnen dabei hilft, Ihre Belegschaft effektiv zu verwalten. Mit unseren Tools können Sie das Recruiting beschleunigen, die Employee Experience personalisieren, die Stimmung der Mitarbeiter erfassen und analysieren, Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten sowie Trends in der Belegschaft analysieren und überwachen. Mit den KI-Funktionen, die in die HCM-Anwendungen von Oracle integriert sind, können HR-Fachleute und Mitarbeiter direkt in ihrem Arbeitsablauf auf KI-Tools zugreifen, unabhängig davon, ob sie gerade eine Stellenbeschreibung schreiben oder eine Onboarding-Checkliste ausfüllen. Mit einer einheitlichen Benutzererfahrung und einem einheitlichen Datenmodell sowie integrierter KI unterstützt Oracle Cloud HCM Sie bei der Planung, Verwaltung und Optimierung globaler Personalprozesse und bietet eine umfassendere Employee Experience. Außerdem kann es Ihnen dabei helfen, das Qualifikationsinventar Ihres Unternehmens zu überwachen und zu analysieren, Ihren Mitarbeitern Weiterbildungsmöglichkeiten zu empfehlen, Zusammenfassungen von Leistungsbeurteilungen zu erstellen und Mitarbeitern während verschiedener HR-Prozesse kontextbezogene Unterstützung zu bieten.

Häufig gestellte Fragen zu KI im HRM

Wie kann der Einsatz von KI im HRM die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern?
KI kann der HRM-Strategie eines Unternehmens einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie Prozesse in Bereichen wie der Talentakquise und dem Leistungsmanagement automatisiert. Dadurch können Kosten gesenkt, die Effizienz gesteigert und die Leistung von HR-Führungskräften auf hohem Niveau gehalten werden, da sie nicht mehr so viele manuelle Aufgaben erledigen müssen.

Wie sieht ein verantwortungsvoller Einsatz von KI im Personalwesen aus?
Beispiele für den verantwortungsvollen Einsatz von KI im Personalwesen sind KI-gestützte Stellenausschreibungen, Entwürfe für Leistungsbeurteilungen, die ein Manager dann überprüfen und fertigstellen kann, sowie die Analyse des Qualifikationsbestands eines Unternehmens und die Empfehlung von Schulungsoptionen zur Schließung von Lücken.

Wie kann KI dem Personalwesen bei der Entscheidungsfindung helfen?
KI kann dabei helfen, Daten über das Engagement und die Leistung von Mitarbeitern zu sammeln und zu analysieren, um die Art von Erkenntnissen zu liefern, die HR-Fachleute benötigen, um schnelle, genaue und effektive Entscheidungen zu treffen. KI-Modelle können ihnen beispielsweise dabei helfen, Daten über die Fähigkeiten ihres Unternehmens zu sammeln, diese mit den gefragten Fähigkeiten in aktuellen Stellenausschreibungen für das Unternehmen und andere in der Branche zu vergleichen, Qualifikationslücken zu ermitteln und Programme zur Karriereentwicklung zu erstellen, um diese Lücken zu schließen.

3 Möglichkeiten, wie CHROs KI sofort anwenden können

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