Was versteht man unter einem Bewerberverfolgungssystem?

Was versteht man unter einem Bewerberverfolgungssystem?

Ein Bewerberverfolgungssystem (ATS) ist eine Software für Recruiter und Arbeitgeber, um Kandidaten während des gesamten Recruiting- und Einstellungsprozesses zu verfolgen. Diese Software kann mit Funktionen ausgestattet sein, die von einfachen Datenbankfunktionen bis hin zu einer Full-Service-Suite von Tools reichen, mit denen Unternehmen jeder Größe Kandidaten filtern, verwalten und analysieren können.

Warum Sie ein Bewerberverfolgungssystem einsetzen sollten

Jede Organisation ist einzigartig, aber jede lebt davon, Top-Talente anzuziehen, einzustellen und zu maximieren. Viele Unternehmen stehen irgendwann im Einstellungs- oder Onboarding-Prozess vor großen Herausforderungen. Ein ATS kann eine Vielzahl von Funktionen bieten, mit der eine Organisation die besten Kandidaten finden, einstellen und halten kann. Zu den Vorteilen eines ATS gehören unter anderem:

Finden und Gewinnen qualifizierter Kandidaten

Einigen Organisationen fehlt die Reichweite, um mit Top-Jobsuchenden in Kontakt zu treten oder ein ausreichend großes Netz auf dem Markt auszuwerfen. Anderen fehlen wichtige Daten auf den richtigen Kanälen, um bestimmte Kandidaten zu finden; und anderen Organisationen fehlen möglicherweise die Markenbekanntheit und die Mittel, diese zu entwickeln. Mit einem ATS können Sie diese kritischen Kandidatenherausforderungen bewältigen. Einige Systeme können mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) angereichert werden, um ein Profil eines idealen Kandidaten zu erstellen, Fähigkeiten zu bewerten und zu identifizieren sowie die Erfolgsfaktoren für die Maximierung jeder Einstellung vorherzusagen. Dies hilft Unternehmen dabei, das Verhalten von Kandidaten besser zu verstehen, die Markenbekanntheit zu steigern und bestimmte Arbeitssuchende auf den Plattformen und Kanälen anzusprechen, die sie am häufigsten nutzen.

Förderung des Kandidatenengagements

Einen Kandidaten durch die Journey vom ersten Kontakt bis zum Startdatum zu führen, kann ein Prozess mit vielen Kontaktpunkten sein. Es kann allzu leicht sein, einen Spitzenkandidaten aufgrund langsamer Antwortzeiten oder mangelnder Beteiligung bezüglich Terminen für Vorstellungsgespräche zu verlieren. Ein ATS sorgt für mehr Sichtbarkeit im gesamten Bewerberlebenszyklus, sodass Kontaktpunkte nicht durch das Raster fallen.

Mehr Effizienz und niedrigere Kosten

Die Abhängigkeit von ineffizienten manuellen Prozessen, schlechter Zusammenarbeit im gesamten Recruiting-Team und Fehlkommunikation mit den wichtigsten Stakeholdern der Einstellung bedeutet, dass Bewerber den Einstellungsprozess nur langsam durchlaufen. Dies führt zu hohen Cost-to-Hire- und Time-to-Hire-Verhältnissen. Ein ATS schafft Möglichkeiten zur Automatisierung manueller Prozesse, erhöht die Sichtbarkeit des Einstellungszyklus für das gesamte Recruiting-Team und verbessert die Kommunikationsmöglichkeiten während der gesamten Kandidaten-Journey.

Beibehaltung der Wettbewerbsfähig

2019 nutzten 99 % der Fortune-500-Unternehmen ein ATS in ihrem Einstellungsprozess.¹ Diese Unternehmen verfügen bereits über die Markenbekanntheit und die Ressourcen, um für Top-Talente zu konkurrieren. Ein ATS kann gleiche Wettbewerbsbedingungen schaffen, indem es einen besseren und schnelleren Zugang zu Kandidaten schafft.

Optimieren des Onboarding-Prozesses

Das richtige ATS kann auch beim Onboarding helfen und sicherstellen, dass Kandidaten, die eine Stelle annehmen, alle notwendigen Informationen haben, um vom ersten Tag an etwas zu bewirken und die Gesamtproduktivität und -bindung zu steigern.

Vorteile eines Bewerberverfolgungssystems für Kandidaten

In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt versuchen Recruiter und einstellende Manager, jeden potenziellen Vorteil im Rennen um die besten Talente für sich zu nutzen. Da viele Unternehmen jetzt auf Telearbeit umstellen, ist dieser Bedarf umso wichtiger. Das Wettbewerbsfeld hat sich erweitert: Die geografische Barriere wurde beseitigt und die besten Bewerber haben jetzt noch mehr Auswahl. Ein ATS kann ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal für anspruchsvolle Kandidaten sein. Hier einige Vorteile:

Eine bessere Candidate Experience

Jobsuchende erwarten bei ihrer Suche eine reibungslose digitale Erfahrung. Das beste ATS automatisiert viele der umständlichsten Aspekte der Stellensuche, indem es Online-Bewerbungen automatisch ausfüllt, eine Selfservice-Planung für Vorstellungsgespräche bietet und eine nahtlose, konsistente Kommunikation zwischen den Recruiting-Teams ermöglicht.

Mehr Effizienz im Einstellungsprozess

Ein geringes Kandidatenengagement ist oft das Ergebnis getrennter Recruiting-Teams, die nicht effektiv zusammenarbeiten können, keinen Überblick darüber haben, wo sich der Kandidat im Einstellungsprozess befindet oder einem Kandidaten wichtige Informationen nicht zur Verfügung stellen können. Dies ist eine große Frustration für Top-Bewerber, die basierend auf jedem Aspekt der Erfahrung Entscheidungen darüber treffen, ob sie eine Stelle annehmen oder nicht. Ein ATS kann dazu beitragen, negative Probleme zu vermeiden, Bewerber schneller einzustellen und eine positivere Mundpropaganda für die Marke zu schaffen.

Unmittelbare Auswirkung nach der Einstellung

Die besten Leute wollen voll durchstarten. Ein ATS hilft nicht nur beim Recruiting und Einstellen, sondern bietet auch Dutzende von Tools zur Optimierung des Onboarding-Prozesses. So gelingt ein reibungsloser Übergang vom Kandidaten zum Vollzeitmitarbeiter.

Das beste Bewerberverfolgungssystem: Vorteile für Recruiter und Arbeitgeber

Das richtige ATS kann einen enormen Einfluss auf die Effektivität von Recruitern haben und ihnen bei Folgendem helfen:

Stärkere Stellenbeschreibungen erstellen

Organisationen erstellen eine Stellenanforderung, weil sie einen kritischen Geschäftsbedarf identifiziert haben, der mit der aktuellen Stellenbelegung nicht gedeckt wird. Die Tätigkeitsbeschreibung muss diese geschäftlichen Anforderungen in Kernaufgaben übertragen. Jedoch muss sie auch die Aufmerksamkeit des qualifiziertesten Kandidaten auf sich ziehen. Ein ATS verfügt über stichwortreiche Vorlagen für Stellenbeschreibungen, die die richtige Aufmerksamkeit zur richtigen Zeit und an den Stellen erregen, an denen Top-Kandidaten suchen.

Größere Reichweite für Recruiter und weniger Reibung

Mit einem ATS können Recruiter Stellenanforderungen den Stellenausschreibungsseiten und den Social Media-Kanälen zuordnen, die für bestimmte Kandidaten am besten geeignet sind. Ein ATS maximiert auch die Sichtbarkeit für interne Jobbörsen, erfordert weniger Klicks und beseitigt Barrieren für potenzielle Mitarbeiter.

Automatisierung und höhere Effizienz

Ein ATS kann manuelle Prozesse im gesamten Einstellungszyklus mit Tools wie automatisierter Stellenausschreibung und -kommunikation sowie digitalisierter, flexibler Planung von Vorstellungsgesprächen transformieren und automatisieren. Arbeitgeber können ihre Abhängigkeit von dezentralen Papier- und E-Mail-Prozessen reduzieren. Dadurch wird verhindert, dass qualifizierte Kandidaten durch das Raster fallen. Außerdem werden Fehler und Verzögerungen beseitigt, während Bewerber für bessere Cost-to-Hire-Metriken schneller durch den Einstellungstrichter geleitet werden. Die Digitalisierung und Zentralisierung vertraulicher Daten fördert auch die Sicherheit dieser Daten.

Bessere Transparenz und Zusammenarbeit zwischen Recruiting-Teams

Recruiting-Teams sind genauso verstreut, wie die Kandidaten. Die Effizienz vieler Unternehmen leidet aufgrund einer schlechten Zusammenarbeit, die durch inkonsistente Prozesse und ineffektive Tools verursacht wird. Mit einem ATS können ganze Recruiting-Teams sehen, wo sich ein Kandidat im Prozess befindet, welche Kontaktpunkte aufgetreten sind und welche nächsten Schritte verbleiben. Es können Warnmeldungen eingerichtet werden, damit keine kritischen Verantwortlichkeiten übersehen werden und gute Kandidaten nicht verloren gehen.

Was Sie bei der Auswahl eines Bewerberverfolgungssystems wissen sollten

Angesichts der großen Auswahl an verfügbaren ATS-Optionen müssen Organisationen mehrere Faktoren bewerten, bevor sie sich für das beste Tool zur Maximierung ihrer Investition entscheiden.

Das Problem verstehen, das gelöst werden muss

Bei so vielen ATS-Optionen ist es entscheidend, die wahren Problembereiche zu isolieren, auf die die Lösung abzielen sollte. Beispiel:

• Wenn die Organisation Schwierigkeiten hat, High-End-Talente zu identifizieren und einzustellen, sollte es nach einer ATS-Lösung suchen, die dynamische Stellenbeschreibungen erstellt, die Bewertungen von Fähigkeiten vor Vorstellungsgesprächen automatisiert und KI nutzt, um ein robustes Kompetenzprofil zu erstellen.
• Organisationen, die während des gesamten Einstellungsprozesses mit Kommunikation und Engagement der Kandidaten zu kämpfen haben, sollten ein ATS finden, das mehr menschliche Kontaktpunkte und prozessbezogene Benchmarks entlang der Kandidaten-Journey bietet.
• Ein ATS kann sogar noch mehr Nischendienste anbieten, wie z. B. die mehrsprachige Unterstützung für Unternehmen, die weltweit einstellen.

Anpassung der Investition an die organisatorischen Fähigkeiten

Beginnen Sie wie bei jeder Software- oder Technologieinvestition mit einem klaren Verständnis der Fähigkeiten des Unternehmens. Arbeitgeber sollten den Appetit ihres Unternehmens auf Veränderungen und die Bereitschaft, neue Tools einzuführen, kennen. Sie müssen sich auch streng an Haushaltsbeschränkungen halten und die erwartete Kapitalrendite in Geld und Zeit genau kennen.

Verstehen Sie Ihre IT-Infrastruktur

ATS-Optionen können im Umfang variieren. Umfassendere Full-Service-Angebote können recht komplex sein. Die meisten fortschrittlichen ATS sind keine sofort einsatzbereiten Lösungen, daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Unternehmen über die Zeit und die IT-Ressourcen verfügt, um sich einem Prozess zu widmen, der Monate oder sogar Jahre dauern kann. Die Implementierung und Integration von Prozessen kann auch über die bestehende IT-Infrastruktur hinausgehen. Das ATS muss möglicherweise eine Schnittstelle zu einer externen Software herstellen, die häufig für den Einstellungsprozess unerlässlich ist, aber nicht in Trackingsystemen enthalten ist. Dazu gehören Dinge wie Drogentests und Hintergrundüberprüfungen vor der Einstellung. Arbeitgeber müssen ihr Umfeld kennen, um die richtige Lösung zu finden.

Die Zukunft von Bewerberverfolgungssystemen

Bewerberverfolgungssysteme sind robuste Tools, die kontinuierlich innovativ sind, um dem Tempo des Wandels und der Nachfrage in der Belegschaft gerecht zu werden. Die besten Systeme stellen sich jetzt dieser Herausforderung, jedoch werden sie in Zukunft die folgenden gemeinsamen Merkmale aufweisen:

Mobile-first, informationsreich, schnelle Anpassungsfähigkeit

Die Bedürfnisse einer generationenübergreifenden Belegschaft ändern sich ständig, und Ihr ATS kann diese Erwartungen nur erfüllen, wenn es flexibel und anpassungsfähig ist. Top-Kandidaten verlangen eine nahtlose, vollständig mobile Interaktion, und die Leader auf dem ATS-Marktplatz passen sich ganz den Kandidaten an und treffen sie dort, wo sie suchen und sich bewerben – auf ihrem Telefon und unterwegs. Außerdem erwarten Arbeitssuchende vor der Einstellung detaillierte Antworten auf eine Reihe von Fragen, wodurch ATS für das Durchsuchen optimiert werden, Live-Support bieten oder Bots zum Beantworten von häufig gestellten Fragen einsetzen. Darüber hinaus sollten sie anpassbar sein, um neue Anforderungen in Echtzeit zu erfüllen.

Eine angereicherte Benutzererfahrung

ATS werden die Kandidaten-Journey weiter verfeinern und optimieren. Intuitivere, einfachere Schnittstellen, die Möglichkeit, Informationen automatisch aus Lebensläufen zu ziehen und Selfservice-Funktionen für die Terminvereinbarung von Vorstellungsgesprächen sind und bleiben Differenzierungsmerkmale für angehende Mitarbeiter. Außerdem können Recruiter in allen Bereichen von einer reibungsloseren Erfahrung profitieren – von der Stellenausschreibung bis zur Aufgabenverwaltung.

Bessere Nutzung von sozialen Plattformen

Soziale Netzwerke sind für den Recruitingprozess unerlässlich, und ATSs werden stärker in Social Media integriert, um passive und aktive Spitzenkandidaten zu identifizieren und Organisationen dabei zu helfen, eine starke soziale Marke aufzubauen.

Verstärkte Effektivität mit KI

KI ist für mehr Effizienz unerlässlich. Ein ATS, das KI enthält, kann komplexe Datensätze verarbeiten und dabei helfen, die Fähigkeiten zu identifizieren, die Leistungsträger innerhalb einer Organisation auszeichnen. Durch die Isolierung der Faktoren, die den Erfolg bestimmen, können Arbeitgeber und Recruiter zielgerichtetere Stellenausschreibungen erstellen, Qualifikationen auf einer detaillierteren Ebene überprüfen und bewerten, und dabei helfen, Schwachstellen im Einstellungsprozess anzugehen. Verfeinerte Algorithmen liefern ein nuancierteres, detaillierteres Porträt eines idealen Kandidaten und schaffen eine personalisiertere, reibungslosere Erfahrung für Arbeitssuchende.

Ein cloudbasiertes, vollständig integriertes Ökosystem

Die Zukunft von ATS wird in der Cloud liegen, wodurch die Notwendigkeit einer Wartung und Verwaltung vor Ort entfällt und gleichzeitig die Infrastruktur, Skalierbarkeit und Sicherheitsfunktionen von Drittanbietern genutzt werden. Führende ATSs werden sich auch in den breiteren Technologie-Stack integrieren, sodass Arbeitgeber besser verstehen können, wie sich Recruitingprozesse auf das Unternehmen auswirken.

Stärkere Vielfalt und Inklusion

Eine vielfältige Belegschaft und eine integrative Kultur stärken nicht nur eine Organisation, sondern werden auch vom Arbeitgeber sowie dem Kandidaten erwartet. Ein ATS verwendet Daten und Einstellungsmuster, um intrinsische Vorurteile im Einstellungsprozess zu identifizieren und zu beseitigen, wodurch Unternehmen für eine breitere Gruppe qualifizierter Bewerber offenstehen.

¹ Linda Qu, „99 % der Fortune-500-Unternehmen verwenden Bewerberverfolgungssysteme (ATS)“, Jobscan, 7. November 2019

² Karen McCandless, „Bericht zu Rekrutierungsstrategien: Investieren Sie in Mitarbeiterempfehlungen und fördern Sie Ihre Marke besser“, GetApp, 3. Oktober 2017.

³ McCandless, „Bericht zu Rekrutierungsstrategien“