Какво е ERP?

Дефиниция на планирането на ресурсите на предприятието (ERP)

Планирането на ресурсите на предприятието (ERP) е тип софтуер, който организациите използват за управление на ежедневните бизнес дейности, например счетоводство, снабдяване, управление на проекти, управление на риска, съответствие и операции с вериги за доставки. Пълният ERP пакет включва също и управление на ефективността на предприятието – софтуер, който помага за планиране, бюджетиране, прогнозиране и отчитане на финансовите резултати на предприятието.

ERP системите обхващат множество бизнес процеси и улесняват потоците от данни между тях. Чрез събиране на споделените данни за трансакциите на организацията от множество източници, ERP системите елиминират дублирането на данни и осигуряват интегритет на данните с един централен източник.

Днес ERP системите са много важни за управлението на хиляди компании от всякакъв мащаб и във всички отрасли. За тези компании ERP системата е толкова незаменима, колкото е електрическата енергия за осветление например.

Какво представлява ERP системата?

Как тези решения могат да управляват ежедневните бизнес дейности на организациите, например счетоводство, финанси, снабдяване, управление на проекти, верига за доставки и производство.

Системите за планиране на ресурсите на предприятието са цялостни, интегрирани платформи, локални или в облака, управляващи всички аспекти на базирания на производство или дистрибуция бизнес. Наред с това ERP системите поддържат всички аспекти на финансовото управление, човешките ресурси, управлението на веригите за доставки и производството с вашата основна счетоводна функция.

ERP системите също така ще осигурят прозрачност в целия ви бизнес процес, като проследяват всички аспекти на производството, логистиката и финансите. Тези интегрирани системи действат като централен хъб на бизнеса за цялостен работен поток и данни, позволявайки достъп за множество отдели.

ERP системите и софтуерът поддържат множество функции за големи предприятия, средни или малки фирми, включително персонализирания спрямо вашия отрасъл.

Каква е разликата между ERP и финанси?

Въпреки че понятието „финанси“ често се използва при описанието на ERP софтуера, финансите и ERP не са едно и също. „Финанси“ се отнася за поднабор от модули в ERP.

Финансите са бизнес функциите, свързани с финансовия отдел на дадена организация, и включват модули за финансова отчетност, отчетност на междинни счетоводни книги, счетоводен хъб, задължения и вземания, управление на приходи, фактуриране, субсидии, управление на разходи, управление на проекти, управление на активи, отчетност на съвместно предприятие и събирания.

Софтуерът за финанси използва отчетни и аналитични функционалности, за да съответства на изискванията за отчетност на регулаторните органи, например Фондацията за международни стандарти за финансово отчитане (IFRS), Съветът по стандарти за финансово отчитане (FASB) за общоприети счетоводни принципи в САЩ (GAAP), както и за други държави (HGB в Германия и PCG във Франция например).

За публични организации софтуерът за финанси трябва да може да генерира периодични финансови отчети за контролиращите регулатори, например Комисията по ценните книжа и борсите на САЩ (SEC) (с отчети като тримесечен 10-Q и годишен 10-K), Европейския орган за ценни книжа и пазари (ESMA) и други. За тези типове финансови отчети се използва инструмент за наративна отчетност. Лицето, което е основно отговорно за финансите, е главният финансов директор.

Финансите обхващат една област от бизнеса, а ERP обхваща широк набор от бизнес процеси – включително финанси. ERP софтуерът може да включва функционалности за снабдяване, управление на веригите за доставки, инвентар, производство, поддръжка, управление на поръчки, управление на проекти, логистика, управление на жизнения цикъл на продуктите, управление на риска, управление на ефективността на предприятието (EPM), управление на човешки ресурси/човешки капитал.

ERP също така се интегрира с фронтофис приложенията, за да се изгради холистичен поглед върху клиентите, включително решения за управление на отношенията с клиенти (CRM). Наред с това базираните в облака ERP приложения често са вградени в технологиите от следващо поколение, например интернет на нещата (IoT), блокчейн, AI, машинно обучение и дигитални асистенти. Тези усъвършенствани технологии предоставят данни и функционалности, които не само подобряват множество традиционни ERP функции, но и създават нови възможности за по-висока ефективност, нови услуги и по-задълбочена картина на цялото предприятие. Тъй като ERP системите обхващат цялото предприятие, тяхното управление често включва партньорство с главния финансов директор, както и с главния ИТ директор, главния оперативен директор и други ключови ръководни позиции.

Базираните в облака ERP приложения често са вградени в технологиите от следващо поколение, например интернет на нещата (IoT), блокчейн, AI, машинно обучение и дигитални асистенти.

Основни принципи на ERP

ERP системите са проектирани около една, дефинирана структура за данни (схема), която обикновено има обща база данни. Това помага да се гарантира, че информацията, използвана в предприятието, е нормализирана и базирана на общи дефиниции и потребителски функционалности. Тези основни концепции след това се обвързват с бизнес процесите, задвижвани от работни потоци в бизнес отделите (напр. финанси, човешки ресурси, инженерство, маркетинг и операции), свързвайки системите и хората, които ги използват. Накратко, ERP е инструментът за интегриране на хора, процеси и технологии в модерното предприятие.

Например: да вземем компания, която строи автомобили, като се снабдява с части и компоненти от множество доставчици. Тя може да използва ERP система, за да проследява заявките и закупуването на тези стоки и да гарантира, че всеки компонент в целия процес на снабдяване използва еднакви и чисти данни, свързани към работните потоци на предприятието, бизнес процесите, отчетността и анализите.

Когато ERP системата е правилно внедрена в тази компания за производство на автомобили, даден компонент, например „предни накладки за спирачка“, е еднакво идентифициран по име на част, размер, материал, източник, партиден номер, номер на част на доставчик, сериен номер, цена и спецификация, заедно с редица други описателни и свързани с данни елементи.

Тъй като данните са „кръвта“ на всяка модерна компания, ERP системата улеснява събирането, организирането, анализирането и разпределението на тази информация към всяко лице и система, които се нуждаят от нея, за да изпълняват оптимално своята работа и задачи.

ERP също така гарантира, че тези атрибути и полета за данни се съотнасят към правилните сметки в главната счетоводната книга на компанията, така че всички разходи да са правилно проследени и представени. Ако предните накладки за спирачка са наречени „предни спирачки“ в една софтуерна система (или може би набор от електронни таблици), „накладки за спирачка“ в друга и „предни накладки“ в трета, би било трудно за автомобилната компания да определи колко средства са похарчени годишно за предни накладки за спирачка и дали трябва да смени доставчиците, или да преговаря за по-добри цени.

Основен принцип на ERP е централното събиране на данни за широко разпространение. Вместо няколко самостоятелни бази данни с безкраен инвентар от несвързани електронни таблици, ERP системите въвеждат ред в хаоса, така че всички потребители – от главния изпълнителен директор до служителите в счетоводството – да могат да създават, съхраняват и използват едни и същи данни, генерирани чрез общи процеси. Със защитено и централизирано хранилище за данни, всеки в организацията може да бъде уверен, че данните са правилни, актуални и пълни. Интегритетът на данните е осигурен за всяка задача, извършвана в организацията, от тримесечен финансов отчет до единичен отчет за несъбрани вземания, без да се разчита на електронни таблици, податливи на грешки.

Бизнес стойността на ERP

Невъзможно е да се игнорира влиянието на ERP върху съвременния бизнес свят. Докато процесите и данните на предприятията са обединени в ERP системи, компаниите могат да синхронизират различните отдели и да подобрят работните потоци, което да доведе до значително общо спестяване на разходи. Примери за конкретни бизнес предимства са:

• Подобрени бизнес аналитични данни от информация в реално време, генерирана от отчети
• По-ниски оперативни разходи чрез оптимизирани бизнес процеси и най-добри практики
• Подобрено сътрудничество от потребители, споделящи данни в договори, заявки и поръчки за покупки
• Подобрена ефективност чрез обща потребителска функционалност за множество бизнес функции и добре дефинирани бизнес процеси
• Последователна инфраструктура от бекофиса до фронтофиса, като всички бизнес дейности имат еднакъв вид и усещане
• По-високи нива на потребителско възприемане от общ потребителски интерфейс и дизайн
• Понижен риск чрез подобрен интегритет на данните и контрол на финансите
• По-ниски разходи за управление и оперативни разходи чрез еднородни и интегрирани системи

Кратка история на ERP

От хартия до мобилни устройства
Историята на ERP датира от над 100 години назад. През 1913 година инженерът Форд Уитман Харис разработва система, която става известна като модел за рентабилно количество на поръчка (EOQ), базирана на хартия производствена система за планиране на продукция. Десетилетия наред EOQ е стандарт за производството. Производителят на инструменти Black and Decker променя играта през 1964 година, когато става първата компания, която възприема решението за планиране на потребностите от материали (MRP), което комбинира EOQ концепции и мейнфрейм компютър.

MRP остава стандарт в производството до момента на разработване на решение за планиране на производствените ресурси (наречено MRP II) през 1983 г. MRP II включва „модули“ като основен софтуерен архитектурен компонент и интегрирани основни производствени компоненти, включително закупуване, спецификации на материалите, планиране и управление на договори. За първи път различни производствени задачи са интегрирани в една обща система. MRP II също така дава впечатляваща представа за това как организациите могат да използват софтуер, за да споделят и интегрират корпоративни данни и да повишават оперативната ефективност чрез по-добро производствено планиране, редуциран инвентар и по-малко отпадък (скрап). С еволюирането на компютърните технологии през 1970-те и 1980-те години се разработват подобни на MRP II концепции, които да боравят с бизнес дейности отвъд производството, включвайки данни за финанси, управление на отношенията с клиенти и човешки ресурси. До 1990 година технологичните анализатори вече имат име за тази нова категория софтуер за управление на бизнеса – планиране на ресурсите на предприятието.

Модели за внедряване на ERP: локално и в облака

Минало на ERP: от 1990-те години до новото хилядолетие
От 1990-те години до началото на двадесет и първи век внедряването на ERP бързо се разраства. Същевременно разходите за внедряване на ERP система започват да се повишават. Хардуерът, необходим за работа на софтуера, е обикновено локален за компанията, с големи машини в сървърно помещение. Лицензите на хардуера и софтуера изискват инвестиции на средства и се обезценяват в продължение на 5 до 10 години. Наред с това организациите почти винаги искат да персонализират своите ERP системи спрямо конкретните нужди, което води до допълнителни разходи за софтуерни консултанти и обучение.

Междувременно ERP технологията еволюира заедно с интернет с нови опции и функционалности, например вградени анализи. С течение на времето много от организациите разбират, че техните локални ERP системи не могат да наваксват със съвременните изисквания за защита или новите технологии, като например смартфоните.

ERP в облака – Нов модел за предоставяне на ERP

Софтуер като услуга (SaaS)
Преминаване към облака – по-конкретно модел на предоставяне на ERP софтуер като услуга (SaaS). Когато ERP софтуерът се предоставя като услуга в облака, той работи в мрежа от отдалечени сървъри вместо вътре в сървърното помещение на компанията. Доставчикът на облачната услуга коригира, управлява и актуализира софтуера няколко пъти в годината, вместо да извършва скъпоструващи надстройки на всеки 5 до 10 години при локална система. Облачната услуга може да намали както оперативните разходи (OpEx), така и капиталовите разходи (CapEx), защото елиминира нуждата на компаниите да закупуват софтуер и хардуер или да наемат допълнителен ИТ персонал. Вместо това тези ресурси могат да бъдат инвестирани в нови бизнес възможности и организацията е винаги е с актуализиран ERP софтуер. Служителите могат да насочат своя фокус от управление на ИТ към задачи с повече добавена стойност, например иновации и растеж.

7 причини за преминаване към облачно ERP решение

За компаниите от всякакъв мащаб, включително предприятия и малки и средни фирми, извеждането от експлоатация на локалните системи и преминаването изцяло към облачна услуга наведнъж не е възможно. Или най-малкото, това не е нещо, което биха направили в рамките на кратък период на разработване. Същевременно запазването на локална ERP система и игнорирането на всички предимства на планирането на ресурсите на предприятието като облачно решение също не е добър вариант. Защо да обмислите използване на облачни приложения, които да заменят или допълнят вашата локална система?

Първи стъпки с Oracle ERP

Организациите винаги са се борили с предизвикателството да намерят баланс между сложността и високите разходи на традиционната ERP система спрямо необходимостта от персонализирани функционалности и гъвкавост, като същевременно удовлетворяват нуждите на бизнеса. Научете как Oracle ERP Cloud осигурява свързани екипи, обединени данни и аналитични данни в реално време, за да помогне на вас и вашия финансов екип да вземате най-добрите бизнес решения. С ERP като услуга в облака вашата организация може да се подготви за бъдещето и да изпревари промените.

Едно от предимствата на модела SaaS е, че софтуерът се поддържа актуализиран с най-новите функционалности и най-добри практики. Доставчиците на облачни ERP решения редовно публикуват актуализации (при Oracle – всеки месец). Това означава, че най-новите и революционни технологии – например AI, дигитални асистенти, машинно обучение, блокчейн, обогатена реалност и интернет на нещата (IoT) – стават достъпни за абонираните потребители на редовен принцип.

С достъп до тези нови технологии организациите могат бързо да подобрят своите най-добри бизнес практики с еволюирането на ERP софтуера. Те могат да автоматизират процесите, които преди изискваха сериозна ръчна работа, например равнение на финансови сметки. Наред с това потребителите получават изчерпателна представа в реално време за бизнес дейностите на предприятието не само във фронтофиса, но също и в складовете, във фабриката и навсякъде другаде в предприятието. Тези данни са достъпни за всеки съответен служител на неговите мобилни устройства, включително смартфони и таблети.

Създадена за дигиталната ера, съвременната облачна ERP система работи безпроблемно с мобилни, социални, аналитични и най-нови, развиващи се технологии. Всичко, което е по-малко от това, няма да осигури напредък на организацията.

ERP ЧЗВ

Какво представлява ERP с прости думи?
ERP означава планиране на ресурсите на предприятието. Това е софтуерна система, която включва всички инструменти и процеси, необходими за управлението на успешна компания, включително ЧР, производство, верига за доставки, финанси, счетоводство и други.

Кои са 3-те често срещани типа ERP?
Трите най-често срещани типа ERP са локална, базирана в облака и хибридна ERP. Локалната ERP система работи на място на сървърите на компанията, а базираната в облака ERP система работи на отдалечен сървър на трета страна. Хибридната ERP система е комбинация от двете, често с локална ERP в централата и базирани в облака ERP при филиалите.

Какъв е примерът за ERP?
Един от примерите за ERP са отраслово специфичните ERP системи, които отговарят на конкретни изисквания за тези типове бизнес и предлагат специфични за отрасъла възможности, например планиране на материалите и управление на данни за специализирано производство. Тъй като тези системи предлагат такива адаптирани функционалности, не се налага компаниите да извършват твърде много персонализиране или интегриране с множество други външни инструменти.