إنشاء خطة مشروع تنفيذي لـ ERP

في كثير من الأحيان، تحقق أكبر المساهمات أعلى المكافآت. يعد تنفيذ نظام جديد لتخطيط موارد المؤسسة (ERP) أحد تلك المساهمات المحتملة ذات المكافآت العالية. يعني التحول إلى ERP جديد اليوم غالبًا الانتقال من البرامج المحلية طويلة المدى إلى نظام قائم على السحابة. يقع ERP في صميم الإدارة المالية والعمليات للشركة، لذلك؛ يتطلب إجراء هذا التحول بنجاح إلى ERP جديد إعدادًا مركّزًا واهتمامًا بالتفاصيل. على امتداد كل جزء من العملية—سواء كانت في تجميع فريق لإطلاق النظام أو توقع التكاليف الخفية—يعد امتلاك خطة مشروع تنفيذ ERP جزءًا أساسًا من بدء مبادرة البرامج الرئيسة هذه.

ما المقصود بخطة مشروع تنفيذي لـ ERP؟

تتضمن خطة مشروع تنفيذي لـ ERP تخطيط نظام ERP وتكوينه ونشره لدعم جميع العمليات التي تعتمد عليه عبر أعمالك. يُعد تنفيذ ERP عملية تتضمن الجمع بين فريق مشروع وتخطيط عملياتك وترحيل البيانات المالية وبيانات المعاملات والتكامل مع أنظمة الجهات الخارجية وتدريب الموظفين على طريقة استخدام البرامج.

تمثل أنظمة ERP منصات مُتكاملة تعمل إما في مركز بيانات محلي أو في السحابة، ويظهر استخدام السحابة إلى حد بعيد أسرع نهج نمو. يمكن أن تنطوي التطبيقات المستندة إلى السحابة على جهد تنفيذ مُختلف تمامًا—يكون عادةً أقصر وأبسط من أنظمة ERP المحلية التقليدية. يرجع ذلك إلى أن معظم المشروعات المحلية تتضمن وحدات تشغيل وأعمال توفر متطلباتها لفِرق تكنولوجيا المعلومات التي تخصص البرنامج بشكل كبير لتناسب عمليات الأعمال الحالية. من ناحية أخرى، تميل عمليات تنفيذ تطبيقات السحابة إلى أن تُعزز بقادة الأعمال والنتائج التي يحتاجون إليها، باستخدام عمليات جاهزة دون تخصيصات واسعة النطاق.

إن أفضل طريقة لبدء مشروع ERP بتحديد أهداف الأعمال التي ترغب في تحقيقها باستخدام ERP الجديد وجدول زمني لتنفيذ النظام. يتضمن ذلك خطوات تخطيط وتواريخ مُحددة للمهام التي تريد إكمالها حتى تاريخ بدء التشغيل. لتحديد هذه الخطوات والمهام، يجب عليك أولاً أن تسأل عن العمليات المحددة التي تريد تحسينها، والميزات التي تحتاجها، والنظام الذي يعالج تلك الاحتياجات، واستراتيجية التنفيذ التي تعمل بشكل أفضل لمشروعك.

النقاط الرئيسة:

• تمثل خطة مشروع تنفيذي لـ ERP دليل مُتعمِّق تنشئه لإطلاق نظام ERP عبر أعمالك، بما في ذلك الأهداف والمخطط الزمني والخطوات والموارد التي تحتاجها إلى النجاح.
• تعد إدارة الاتصالات والتغييرات عناصر بالغة الأهمية لخطة تنفيذ ERP لوضع التوقعات ومواءمة الأهداف مع قادة الأعمال وإعداد القوى العاملة للتغييرات القادمة مع نظام ERP جديد.
• إن تنفيذ ERP عملية تستغرق شهرًا وتتضمن تثبيت البرامج وترحيل البيانات وتجديد عمليات الأعمال وتدريب القوى العاملة لديك على تعلم عمليات جديدة.
• يصبح فريق تنفيذ ERP مسؤولاً عن نشر نظامك الجديد بنجاح ويكون لديه أعضاء من مختلف الأقسام ومستويات الأقدمية داخل عملك.

شرح خطط مشروع تنفيذي لـ ERP

تمنح خطط مشروع تنفيذي لـ ERP الشركات الإطار والإرشادات التي تحتاجها للانتقال إلى نظام جديد: رؤية واضحة وأهداف قابلة للقياس، ونموذج حوكمة قوي، وخريطة لعمليات الأعمال المعاد تصميمها، وخطط ترحيل البيانات وتكاملها، واستراتيجية لتجهيز المستخدمين إلى التغيير، وأكثر من ذلك بكثير.

بالنسبة إلى الشركات التي تنتقل إلى نظام ERP السحابي، يوجد بُعد تخطيط إضافي. مثل الهاتف الذكي الخاص بك يحصل على تحديثات البرامج العادية، وكذلك الحل السحابي لدى ERP الخاص بك. لذلك؛ بالإضافة إلى التجهيز "للإطلاق"، يجب أن تتضمن الخطة معالجة تحديثات البرامج متعددة الأوقات في السنة.

قبل تنفيذ ERP، يجب على الفريق المسؤول التشاور مع أصحاب المصلحة الرئيسين حول هذه العملية لضمان استعداد الشركة كلها لهذا التغيير ووضوح التوقعات حول التوقيت والنطاق. تتضمن خطة تنفيذ ERP تقييم الأنظمة، وتحديد نطاق المشروع وأهدافه، وإنشاء جدول زمني، وإنشاء فريق تنفيذ، وتنقيح بياناتك الحالية وترحيلها إلى نظام جديد، واختبار النظام، وتدريب الموظفين، وتوفير الصيانة والتحديثات المستمرة.

المرحلة 1: إنشاء فريق تنفيذ ERP

يمكن لمَن تختاره من شركتك لفريق التنفيذ لديك تحديد إذا كان لديك إطلاق ERP ناجح أو مشروع يفشل في بدء انطلاقه. للحصول على أفضل احتمالات النجاح، تأكد من اختيار الأشخاص ذوي المهارات المناسبة، مثل إدارة المشروعات، وإعداد الميزانية وتخصيص الموارد، والاتصالات التنفيذية، وترحيل البيانات وتكامل النظام، واتصالات الموظفين وإدارة التغيير. يعني هذا اختيار فريقك من مختلف الإدارات ومستويات الأقدمية، بعد استمرار المشاركة من القيادة التنفيذية، واختيار قائد فريق ملتزم للغاية، ويفضل أن يكون صاحب خبرة في كل من الأعمال والعمليات بجانب عملك. على سبيل المثال، إذا كنت تنفذ نظامًا محاسبيًا جديدًا على شكل جزء من مبادرة ERP، فتأكد من أن لديك عضوًا مُحترمًا في فريق الإدارة المالية بصفته عضو رئيس في فريق التنفيذ—ومن الناحية المثالية كقائد له.

يتولى فريق تنفيذ ERP، إلى جانب شريك تنفيذ التنفيذ، مسؤولية اتباع أفضل ممارسات التنفيذ للتأكد من إطلاق النظام الجديد وتشغيله كما هو مُخطط له. يحدد متطلبات نظام ERP، وإنشاء مراحل رئيسة، ومعرفة طريقة دعم النظام لعمليات أعمال محددة، واختبار البرنامج قبل تشغيله. يوصي خبراء التنفيذ بمواصلة التزام أعضاء فريقك لعدة أشهر بعد بدء التشغيل. يساعدون على تعزيز الاعتماد من خلال التدريب وإبراز النظام الجديد، وهو سبب آخر للتأكد من أن خبير المجال الذي يستخدم النظام الجديد هو عنصر رئيس في فريق التنفيذ لديك.

"من المرجح أن تحقق المشروعات القائمة على نتائج الأعمال نتائج مواتية أكثر من المشروعات القائمة على متطلبات تكنولوجيا المعلومات"، وذلك حسب مشورة جون هالين، نائب رئيس التميز في التسليم لـ Oracle Consulting، التي تنشئ وتنفذ خطط مشروع تنفيذي لـ ERP للشركات. إشراك الأشخاص الموهوبين، بما في ذلك الأشخاص في أقسام مُختلفة عبر المؤسسة."

كما لا يمكن التعامل مع الأدوار القيادية الرئيسة للتنفيذ على أنها عمل جانبي لواجبات الشخص الحالية بدوام كامل. صرَّح هالين: "يمكنك تعيين أشخاص رئيسين على أساس الدوام الكامل، إذ يشارك القادة في إنشاء رؤية المشروع، ويتمتعون بمجالات وظيفية للتصميم والتنفيذ، ويساعدون في الاستعداد لما هو قادم".

المرحلة 2: طريقة تنفيذ نظام ERP

تساعدك معرفة احتياجات مؤسستك وميزانية المشروع والجدول الزمني للتنفيذ على اختيار استراتيجية التنفيذ المناسبة. تتمثل الاستراتيجيتان الأكثر شيوعًا للتنفيذ في النهج المرحلي ونهج "الدفعة الواحدة" المفاجئ. يعني النهج المرحلي أن نظام ERP يتم تنفيذه في موجات متعددة، مثل البدء بوحدة عمل واحدة أو وظيفة عمل واحدة، وتوسيع النشر من تلك النقطة. يسمح هذا بمزيد من ملاحظات المستخدم وبمخاطر أقل في حالة حدوث مشكلات غير متوقعة. يتضمن النهج المفاجئ بدء التشغيل في وقت واحد باستخدام نظام ERP بأكمله. على الرغم من أنه يبدو محفوفًا بالمخاطر، إلا أن الشركات تتبنى هذا النهج لأنها لا تضطر بعد ذلك إلى دمج نظام ERP الجديد مع الأنظمة والوحدات القديمة التي يتم إيقافها قريبًا، ولأنها يمكن أن تحقق عائد استثمار أسرع إذا نجحت.

بالإضافة إلى استراتيجية التكنولوجيا، يجب أن تأخذ خطة نجاح التنفيذ لديك في الاعتبار أيضًا الاستراتيجية الصحيحة للاتصال والتنسيق مع أصحاب المصلحة في مشروعك. يعني هذا التنسيق والتعاون مع أعضاء الإدارات المختلفة والقيادة التنفيذية، وفهم مخاوفهم، وعقد اجتماعات لمناقشة الحلول. كما يتضمن اتصالاً واسعًا وشفافًا مع الموظفين الذين يستخدمون النظام، حتى يفهموا المزايا التي يصطحبها هذا التغيير الكبير، وحتى يتمكنوا من الحصول على التدريب على طريقة استخدامه لأداء مهامهم. من خلال القيام بذلك، يصبح لدى الأشخاص في جميع أنحاء مؤسستك فهم موحَّد للمزايا المتوقعة للنظام الجديد لكل من أدوارهم وإنتاجيتهم وأعمالهم بشكل عام.

بشكل عام، تتضمن خطة تنفيذ ERP المهام التالية:

المرحلة 3: إنشاء خطة إدارة التغييرات في ERP

يعد الجزء الأساس من أي تنفيذ لـ ERP وجود خطة فعَّالة لإدارة التغيير تلك التي من شأنها إعداد مؤسستك لتخطيط المشروع وتنفيذه ثم العمل باستخدام نظام ERP الجديد. تساعد خطة إدارة تغيير ERP مؤسستك على مواءمة النظام مع عمليات أعمالك، وتعزيز التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق، وزيادة اعتماد المستخدم، وتقليل مخاطر تأخيرات المشروع أو فشله.

توجد العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها في إنشاء خطة فعَّالة لإدارة التغيير من شأنها أن تساعد مؤسستك على تبني التغيير. صرح نائب رئيس Oracle للتحول والخدمات الاستراتيجية بيتسي رينولدز بوجود العديد من العوامل الثقافية الرئيسة التي تؤدي إلى إدارة التغيير الناجحة أثناء تنفيذ ERP. تتضمن المحفزات هذه تشجيع التعاون عبر مؤسستك، وإلهام موظفيك لتبني طرق جديدة للعمل، وتعزيز التغيير من اليوم الأول.

"إنه ليس مجرد مشروع تكنولوجي، بل تغيير في العمليات التي يستخدمها الناس للقيام بعملهم اليومي"، حسب تصريح رينولدز، "نعلم جميعًا أن التغيير ليس سهلاً، لكنه أمر لا مفر منه. عندما يعرف الناس ما هو قادم، يصبحون أقل عرضة للخوف وبدلاً من ذلك يمكنهم تجربة تحول الأعمال على أنه شيء مُلهم وتحفيزي.

لمواصلة الإثارة حول هذا الانتقال إلى نظام ERP جديد، يجب على مؤسستك أيضًا أن ترى التنفيذ بصفته فرصة لتحويل عمليات الأعمال وتبسيطها، بدلاً من مجرد تكرار ما تم القيام به في الماضي. "أنت تريد فريقًا يتجنب ما يسمى "قبول الأوضاع على حالها"—مما يعني أنهم يبقون حيث كانوا دائمًا"، كما صرح هالين. "ما تحتاجه هو وجود أشخاص في فريقك منفتحون على إنشاء مسار جديد يعتمد على الممارسات الرائدة."

يمكن أن يعني إدخال نظام ERP جديد أن الشركة تطلب من الأشخاص القيام بمهامهم بشكل مُختلف من أجل تبني أفضل ممارسات الصناعة المضمنة في تطبيقات ERP المستندة إلى السحابة. يُعد هذا خروج عن خطط تنفيذ عالم البرامج المحلية القديم عندما تقوم الشركات الاستشارية بإجراء تخصيصات واسعة لجعل البرامج تستوعب طريقة الشركة الفريدة لتحرير فواتير العملاء أو الدفع إلى المورِّدين أو تسوية كشوف الحسابات المصرفية أو أي عدد من أنشطة الأعمال المشتركة. باستخدام أنظمة ERP السحابية الحالية، ينصح خبراء التنفيذ الشركات بالالتزام بالممارسات الرائدة الجاهزة وتجنب التخصيصات غير الضرورية. على سبيل المثال، تمكنت شركة City of Tampa من التشغيل لمدة 10 أشهر على سحابة ERP وإدارة رأس المال البشري (HCM) وإدارة سلسلة التوريد (SCM) من خلال تنفيذ جاهز، والتخلص من 8500 تخصيص كان لنظام ERP السابق لديها. نصيحتهم: الوصول إلى السحابة بسرعة وتكرارها.

المرحلة 4: ترحيل البيانات وإدارة عمليات التكامل

يعد ترحيل بياناتك من مصادرها السابقة إلى منصة ERP الجديدة عملية هامة تتضمن نقل البيانات من أنظمة وتنسيقات مُختلفة إلى نظام واحد. اعتمادًا على مجال عملك، يمكن أن تكون هذه البيانات المنتج والعميل والشريك والمخزون والمورِّد والبيانات المالية. يعتمد ترحيل البيانات الناجح على فحص البيانات واستخراجها وتصحيحها وتحويلها قبل نقلها إلى النظام الجديد. تعد هذه العملية أمرًا بالغ الأهمية لضمان دقة البيانات المرحَّلة وإكمالها، مما يساعد الأشخاص عبر أقسامك الذين يعتمدون على هذه البيانات السابقة. يؤدي ترحيل البيانات المخطط لها جيدًا إلى إبقاء مشروع التنفيذ الخاص بك على المسار الصحيح مع جدوله الزمني، مما يؤدي إلى إبقاء مشروعك ضمن الميزانية.

يعد تنفيذ نظام ERP الجديد أيضًا فُرصة لتجميع بيانات مؤسستك وتحديد ما يستحق الانتقال إلى النظام الجديد. ترحِّل بعض المؤسسات جميع البيانات السابقة، لكن يجعل نقل كل جزء من البيانات التنفيذ أطول. قد تكون بعض المعلومات في نظامك القديم غير مناسبة، مثل المورِّدين الذين لم تعد تستخدمهم، أو العملاء الذين لم يطلبوا منذ سنوات، أو المنتجات القديمة. قد تجد حتى حالات عدم دقة في البيانات التي تحتاج إلى تنقيحها. عند تحديد البيانات التي يجب الاحتفاظ بها، فكِّر في البيانات التي تحتاج إليها لاتخاذ القرارات عبر أعمالك وقم بتضمين كل قسم. ترحِّل عادةً الشركات عامين من البيانات السابقة، ما لم توجد قواعد امتثال للحصول على مزيد من البيانات السابقة. يبسِّط هذا من جهود التنفيذ لديك ويمكنك من التركيز على المستقبل مع الحفاظ على سلامة بياناتك وقابليتها للإدارة في الوقت نفسه.

بالنسبة إلى ترحيل البيانات، يتعين عليك أولاً تجميع مجموعة ترحيل بيانات، والتي يمكن أن تتكون من أعضاء يمثلون بالفعل جزءًا من فريق التنفيذ العام لديك. تفحص هذه المجموعة البيانات في كل نظام من أنظمة المصدر وتتجاهل تكرار البيانات وأوجه عدم الاتساق المذكورة سابقًا. كما يجب عليها تعيين البيانات إلى بنية قاعدة بيانات ERP قبل استيرادها. تعمل هذه العملية، المعروفة باسم تعيين البيانات، على سد الفَرق بين النظام القديم والنظام الجديد لضمان دقة البيانات التي يتم نقلها من مصدرها الأصلي وقابليتها للاستخدام في النظام الذي تُنقل إليه.

بمجرد الانتهاء من تعيين البيانات، تستخرج هذه المجموعة البيانات من النظام القديم، وتحوِّلها إلى تنسيق مناسب لـ ERP الجديد، وتحمِّلها إلى أحدث نظام لديك. بعد ذلك، يتعين عليها التحقق من اكتمال البيانات ودقتها وترحيلها بشكل صحيح من خلال مقارنة البيانات التي تم نقلها ببيانات المصدر والبحث عن أي تناقضات أو أخطاء بين الاثنين. أخيرًا، تجري المجموعة اختبارات للتأكد من أن البيانات المُرحلة تتكامل مع نظام ERP الجديد ويعمل بشكل صحيح مع وحدات النظام. تأكد من اختبار جميع جوانب النظام، مثل الأمان والأداء والجوانب الوظيفية.

يتمثل أحد الاعتبارات المهمة الأخرى لأي تنفيذ ERP في إدارة عمليات التكامل مع أنظمة البرامج الأخرى. على سبيل المثال، قد ترغب في دمج تطبيقات ذات حدود قديمة موجودة على منصة مختلفة. يمكن أن تتسبب عمليات التكامل في تأخيرات غير متوقعة وكسر الجداول الزمنية للمشروع إذا ثبت أنها أكثر تعقيدًا من المتوقع. من الناحية المثالية، تحتوي أنظمة ERP الجديدة على مهايئات تم إنشاؤها مُسبقًا تسهِّل عمليات التكامل. يجب أن تأتي الميزة الكبيرة لنظام ERP الجديد من امتلاك بيانات موثوقة يمكن للمؤسسة استخدامها لاتخاذ قرارات التشغيل لديها. من المحتمل أن تتضمن مشاركة هذه البيانات عمليات تكامل، لذلك؛ يجب أن تكون جزءًا من خطة التنفيذ يعمل نظامك الجديد بها كمركز مؤسسي لإدارة جميع البيانات وعمليات التكامل منه.

المرحلة 5: بدء تشغيل ERP والاستعداد لما هو قادم

يتضمن إكمال إطلاق نظام ERP الجديد الكثير من العمليات التي يجب عليك التخطيط لها بعناية، مثل التصميم واختبار تطوير خطة المشروع ونشر النتائج وتقييمها. لضمان نجاح هذه الخطوات، يجب تحديد المهام والمواد الأخرى المقدمة لكل خطوة وتخصيص الأدوار والواجبات لأعضاء فريق التشغيل لديك.

يصبح من المفيد أيضًا لفريقك تحديد توقعات الميزانية والجدول الزمني لعملية الإطلاق ومراقبة هذين الجانبين على طول الطريق وامتلاك خطط طوارئ لأي تغييرات أو مشكلات تعترض طريقك. لتنفيذ حل ERP ناجح على المدى الطويل، يصبح من المفيد أيضًا وضع خطة لمواصلة مراجعة عمليات الأعمال وتحسينها بعد بدء تشغيل ERP. يمكن هذا أن ينطوي على إضافة ميزات ووظائف جديدة تدريجيًا على طول الطريق.

"لا تنظر إلى الإطلاق على أنه نهاية، لكن انظر إليه أكثر في شكل بداية"، حسب ما صرح وليامز. "على غرار الانتقال إلى منزل جديد، تحتاج إلى التخطيط بشكل جيد حتى تتمكن من قضاء بعض الوقت للتكيف مع العيش في منزلك الجديد."

ائتمان إضافي: تجنب تكاليف تنفيذ ERP الخفية

بمجرد أن يبحث فريق تنفيذ ERP ويلتقى بالبائعين ويحدد الخيار النهائي للبرامج، لا يمكن لشريك تنفيذ ERP تقديم خطة نجاح تنفيذ ERP فحسب، بل أيضًا تقدير تكلفة تنفيذ النظام الجديد. مع ذلك، يوجد دائمًا تكاليف غير متوقعة تقريبًا خلال رحلة تنفيذ ERP. للمساعدة في تجنب هذا الصداع، إليك التكاليف الخفية التي يجب أن تحاول معالجتها:

الانتقال إلى Cloud ERP باستخدام أنظمة Oracle

على الرغم من أن إنشاء خطة نجاح تنفيذ لـ ERP يمكن أن يكون عملية شاملة ومُفصَّلة، إلا أن نتيجة عملك قد يكون هائلة. ما عليك كسبه من اختيار نظام جديد، وترحيل البيانات الحالية، وإطلاق المنصة الخاصة بك هو نظام واحد يمكنه توفير العديد من المزايا لشركتك. يتضمن ذلك منح شركتك مصدرًا واحدًا للبيانات المالية والتشغيلية المتصلة في الوقت الفعلي، والتي يمكن أن تساعد في تحسين عملية صنع القرار. يمكن أن يتمتع نظام ERP السحابي بكل من قابلية التوسع والمرونة لدعم نمو أعمالك ومعالجة الأولويات المُتغيرة.

تمثل Oracle Fusion Cloud ERP منصة سحابية كاملة يمكنها أتمتة وتشغيل مئات العمليات اللازمة لتشغيل عملياتك وإعداد تقارير عن النتائج. يتضمن Oracle Cloud ERP الذكاء الاصطناعي المُضمن لأتمتة العمليات اليدوية التي تبطئ عملياتك والتحليلات لتتمكن من الاستجابة بسرعة إلى تحولات السوق. كحل سحابي لدى ERP رائد في المجال، يعد Oracle Cloud ERP جزءًا من مجموعة من تطبيقات Oracle Fusion التي توفر بيانات موحدة وفِرق متصلة ورؤى قيمة يمكن أن تسمح لشركتك بالعمل بكفاءة أكبر ومساعدة قادتك على اتخاذ قرارات أعمال أفضل.