ما هي برامج التوظيف؟

ما المقصود ببرامج التوظيف؟

توفر برامج التوظيف نظامًا محوسبًا يساعد مديري التوظيف ومتخصصي الموارد البشرية على إدارة دورة حياة الموظف من المصدر إلى التوظيف، وتحديد المرشحين الممتازين لتعيين موظفين جدد.

غالبًا ما يُشار إلى برامج التوظيف باسم نظام تتبع المتقدّمين للوظائف (ATS) ولكن مع تطور التكنولوجيا، لم يعُد هذا التصنيف صحيحًا. وعلى الرغم من أهميته، إلا أن نظام ATS ليس سوى جزء من برنامج التوظيف الأكثر شمولًا.

مزايا برنامج التوظيف

تُعدّ برامج التوظيف طريقة رائعة للشركات لتوحيد عملية التوظيف وتبسيطها. إذ يمكنها توفير الوقت والمال لمؤسسات الموارد البشرية مع توظيف أفضل المرشحين للوظائف الشاغرة.

تقدم برامج التوظيف حلًا للتحديات الحقيقية والمكلفة في كثير من الأحيان. وتتضمن ما يلي:

الإنتاجية والكفاءة
بمساعدة برنامج التوظيف، تصبح عملية التوظيف بسيطة، ما يتيح لمديري التوظيف ومستخدمي الموارد البشرية إنجاز المزيد بشكل أسرع. تتم معالجة المرشحين وفحصهم وتنظيمهم، فضلًا عن تحليل السِيَر الذاتية، بسهولة أكبر عندما يتم دمج الذكاء الاصطناعي (AI) في الحل.

مصدر واحد للحقيقة
الامتثال هو المفتاح عند التعامل مع المرشحين - قبل التعيين وبعده. بالنسبة إلى بعض الصناعات، لا يلزم وجود الامتثال فحسب، بل تتم مراقبته أيضًا. ينشئ برنامج التوظيف سجلات مركزية، ما يضمن مصدرًا واحدًا للحقيقة. خلال عملية المقابلة، يمكن للزملاء وأصحاب المصلحة التعاون بسلاسة مع بعضهم فيما يتعلق بالمرشحين دون القلق بشأن المعلومات والتعليقات غير المكتملة أو غير الصحيحة.

تجربة المرشح
عندما ترى أن ‏63% من الباحثين عن عمل يرفضون على الأرجح عرض عمل بسبب تجربة مرشح سيئة، من المهم أن تكون تجربتهم مع علامتك التجارية إيجابية مهما كان. يمكن أن يساعد التوظيف باستخدام البرامج من خلال التخلّص من جهد استضافة الوظائف يدويًا، ونشر الوظائف في مواقع التوظيف ومواقع الوسائط؛ وإنشاء وظائف من عناصر البيانات الشائعة؛ وطلب الإحالات؛ وإجراء الاتصالات مع المرشحين؛ وإنشاء الحملات المستهدفة.

التأهيل
تتيح عملية التأهيل المبسطة للموظفين أن يبدأوا عملهم على الفور. استفد من المعلومات التي كانت محفوظة سابقًا في أجزاء مختلفة من الموارد البشرية؛ واستخدم بيانات التعويضات لتبرير تقديم عروض أفضل للموظفين الجدد.

برنامج التوظيف ونظام تتبع المتقدّمين للوظائف (ATS) - ما الفرق بينهما؟

بدأ نظام ATS في الأصل كمستودعات للسير الذاتية الورقية الممسوحة ضوئيًا. ومع تطور التكنولوجيا، أصبح نظام ATS عبارة عن قواعد بيانات مصممة للحفاظ على معلومات المرشح في مكان واحد وتتبع حالة المرشح، على سبيل المثال، تحديد مكان شخص ما في عملية تأهيل الموظفين الجدد وسير عملية التعيين.

ببساطة، يتضمن نظام ATS برنامجًا يسرّع عملية التوظيف، بما في ذلك فرز المرشحين وإدارتهم، ونشر الوظائف الشاغرة، وتحليل السير الذاتية، وتقييم المرشحين وفرزهم. هذه أمور مهمة، ولكنها تقتصر فقط على جانب واحد من تجربة الموظف. وعلى العكس من ذلك، فإن إدارة المرشحين تتمثل في الوقت الحاضر. من المهم أيضًا الإشارة إلى أن جميع برامج التوظيف تقريبًا تشمل نظام ATS، ومع ذلك تتضمن برامج التوظيف عادةً العديد من الميزات الأخرى التي تزيد من قدراتها.

تركِّز حلول برامج التوظيف على معالجة كل مجال من مجالات التوظيف. يتم تضمين ميزات مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني وأدوات تصميم المواقع الإلكترونية وإمكانيات الأجهزة المحمولة وهي أمثلة تتجاوز إدارة المرشحين المباشرة وعملية المقابلة. يتمثل الهدف النهائي من برامج التوظيف في تقديم تفاعلات إيجابية وجذابة للمرشحين مع إنشاء مجموعات مواهب قابلة للتطبيق ومرغوبة.

من يستخدم برنامج التوظيف؟

تستفيد المؤسسات بمختلف أحجامها من برامج التوظيف لأنها تساعد بشكل لا يصدق على نجاح عملية التعيين. وفقًا لأداة Jobscan، ‏تستخدم أكثر من 98% من شركات Fortune 500 برنامج توظيف. ومع ذلك، فإن برامج التوظيف ليست مخصصة فقط للشركات والمؤسسات الكبيرة، أو لقطاعات محددة فقط. وكما يعلم أي شخص في الموارد البشرية، فإن العثور على المتقدمين ذوي الجودة وتوظيفهم وتأهيلهم قد يكون مهدرًا للوقت ويشكِِّل تحديًا.

تزوِّد برامج التوظيف المستخدمين بأدوات في النطاقات التالية لتعيين الموظفين: إدارة المهام، والتوظيف عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي، والعلاقات العامة، وإدارة علاقات العملاء، وإعداد الفواتير، وتأهيل الموظفين. وهذا هو السبب في أن الشركات من جميع الأحجام والصناعات والقطاعات تستخدم برامج التوظيف بدلًا من نظام ATS وحده. في الواقع، وجدت شركة Capterra في أبحاثها أن ‏94% من اختصاصيي التوظيف والعاملين المهنيين يقولون إن استخدام برنامج التوظيف قد أثر بشكل إيجابي على عملية التوظيف لديهم.

في الشركات الأكبر حجمًا، تشمل الأدوار التي تستخدم برامج التوظيف وتستفيد منها مدير الموارد البشرية التنفيذي (CHRO)، ونائب رئيس الموارد البشرية، ونائب رئيس قسم اكتساب المواهب ومديرو التوظيف؛ أما في الشركات الأصغر حجمًا، فأصحاب الأعمال أنفسهم هم من يستخدمون برامج التوظيف. بالنسبة إلى الصناعات ذات متطلبات التوظيف الصارمة للغاية مثل البيع بالتجزئة والرعاية الصحية، يستخدم متخصصي التوظيف ومديري التوظيف برامج التوظيف.

ما التحديات التي يعالجها برنامج التوظيف؟

لا يزال عالم التوظيف قيد التطور وقد شهد تغيّرات جذرية، لا سيما خلال العامين الماضيين، وذلك بسبب الانقطاع غير المسبوق والارتفاع في معدّل العمل عن بُعد. وما لم يتغير هو الحاجة إلى موهبة كبيرة. وفقًا لاستبيان أجرته ManpowerGroup عام 2021، ارتفع نقص المواهب في الولايات المتحدة إلى مستويات تاريخية حيث يواجه 69% من أصحاب العمل صعوبة في ملء الوظائف الشاغرة، وهذه النسبة هي الأعلى منذ أكثر من عقد.

الموهبة هي أهم أصل لنجاح المؤسسة، وعلى الرغم من أن الشركات تدرك ذلك، إلا إنها تواجه تحديًا في جذب أنواع المرشحين المطلوبة للنجاح. كما أنها تكافح للاحتفاظ بالموظفين المتميزين، الموظفين أنفسهم الذين تهتم بهم مؤسسات أخرى، ويشمل ذلك أيضًا المنافسة.

تكافح بعض المؤسسات للحفاظ على التفاعل الناجح مع المرشحين استمرار الاتصالات. وفي الماضي، لم يكن هذا الأمر يُعدّ مشكلة. لم تضطر الشركات إلى العمل بجدٍ لجذب المتقدمين. واليوم، المرشحون هم ذوي السلطة. اكتشف LinkedIn أن 75% ‏من المرشحين يبحثون عن سمعة الشركة قبل التقدم بطلب للحصول على وظيفة شاغرة (بتنسيق PDF). وبفضل مواقع مثل Glassdoor التي تروي قصة ماهية العمل (سواء أكانت جيدة أم سلبية) في جميع الشركات على الأغلب، يمكن للمرشحين تحديد ما إذا كانت المؤسسة هي المؤسسة التي يرغبون في الاستمرار بها حتى لو كان هذا القرار يستند إلى ما التجربة التي خاضها الآخرون.

وتشهد المؤسسات ضغطًا مرتفعًا إذ يلزم عليها أن تظهر نفسها كخيار جذاب. فالعوامل مثل كيفية ظهور المؤسسة على الإنترنت، وجودة عملية تقديم الطلبات، وتفضيلات الاتصالات (يفضل بعض المرشحين الرسائل النصية بدلًا من رسائل البريد الإلكتروني) جميعها لها دور في جذب أفضل المواهب. وينطبق هذا بشكل خاص على الأجيال الشابة الذين يتوقعون تجربة مقنعة وسهلة التنقل. في الواقع، وفقًا لأحدث بيانات مكتب الإحصاء الأمريكي المتاحة، فإن أكثر من واحد من كل ثلاثة (35٪) من المشاركين في قوى العمل الأمريكية هم جيل الألفية.

غالبًا ما تحاول المؤسسات إدارة مراحل عمل الموظف دون أي نوع من برامج التوظيف. وينتهي بها المطاف إلى إهدار مقدار كبير من الوقت على المهام التي تستلزم جهدًا يدويًا كبيرًا، والتي تمت أتمتتها في نهاية المطاف باستخدام برامج التوظيف. يجب على الموظفين إنشاء أوصاف الوظائف ونشرها يدويًا في مواقع التوظيف ولوحات الوظائف والمنصات الاجتماعية للشركات (مثل LinkedIn)؛ والتفاعل يدويًا مع مقدمي الطلبات (التفكير في رسائل البريد الإلكتروني الفردية) وجدولة المقابلات الشخصية فردًا لفرد، إلى جانب إعداد استبيانات الفحص وإجرائها.

بمجرد دخول المرشحين إلى النظام، يجب على الموظفين أيضًا نقل الأشخاص يدويًا إلى مهام سير العمل وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، دون أي نوع من إمكانات التحليلات. يوفر هذا النهج بيانات غير موثوقة ويستهلك الكثير من الوقت. وبعد تعيين مرشح، يجب أن يتم تأهيل الموظف. وكما سيشهد أي متخصص في مجال الموارد البشرية، تُعدّ هذه خطوة مهمة تتطلب إعدادًا دقيقًا وواسعًا للمستندات.

أفضل برامج التوظيف: مزايا لمتخصصي التوظيف والمرشحين

يمكن أن يكون لبرامج التوظيف المناسبة تأثيرًا هائلًا على فعالية المؤسسة بأكملها، خاصة عندما تتيح ما يلي:

الإدارة المركزية
يساعدك البرنامج على إدارة جميع جوانب عملية التوظيف. بدءًا من نشر الوظائف الجديدة في مواقع التوظيف والوسائط الاجتماعية إلى ترشيح السير الذاتية لمديري التوظيف. يوفر ذلك الوقت لأنه يوفر متجرًا واحدًا شاملًا يجمع بيانات مقدم الطلب في موقع مركزي واحد.

التخصيص
يمكن تخصيص برنامج التوظيف للعمل وفقًا للاحتياجات الخاصة لشركتك. لا توجد تكاليف إضافية مرتبطة بتغيير الميزات أو إضافة ميزات إضافية إذا لزم الأمر. عند استخدام هذا النوع من التكنولوجيا، ستكون لديك القدرة على ربط الحلول الأخرى ببرامج التوظيف لديك من خلال إمكانية التكامل. وهذا يعني أن كل شيء بدءًا من مقابلات فحص المرشحين وحتى قبول العرض يتم داخل نظام واحد.

البحث المؤهل
يؤدي استخدام برنامج التوظيف إلى زيادة احتمالية العثور على المواهب المؤهلة مع القدرة على البحث عن الكلمات الأساسية في السير الذاتية. وهذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تقيِّم مجموعة كبيرة من المرشحين وليس لديك الوقت لقراءة كل طلب.

عملية متسقة
يوفر برنامج التوظيف أيضًا عملية أكثر اتساقًا عندما يتعلق الأمر بقرارات التوظيف. يتمتع أعضاء الفريق بإمكانية الوصول المناسبة، ويمكنهم تسجيل الدخول في أي وقت، ويلتزمون جميعًا بمجموعة من معايير التوظيف بسهولة.

الأتمتة
تعمل هذه البرامج على تبسيط كل شيء بدءًا من أنظمة تتبع المتقدّمين للوظائف الذين لا يستخدمون الورق وحتى أتمتة إعلانات الوظائف واتصالات المرشحين (رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية) والتقييمات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي والفحص وإنشاء العروض. لا تساعد أتمتة هذه المهام على تسريع العملية فحسب، بل تجعلها أيضًا أقل عرضة للخطأ.

ما الاعتبارات الرئيسة التي يجب الانتباه لها عند اختيار برنامج التوظيف؟

هناك كمية مذهلة من البرامج في السوق اليوم. ولهذا السبب، يُعدّ من المفيد جدًا تكوين فكرة واضحة عن احتياجات شركتك قبل اتخاذ قرار بشأن النظام الذي قد ينجح استخدامه.

والاعتبار الأكبر الذي يلزم على المؤسسات الانتباه له عند اختيار أداة توظيف يتمثل في ضمان توافقها مع احتياجاتها واستراتيجية التوظيف لديها. على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تركز على التنوع والشمول في جهود التوظيف لديك، فمن الحكمة التحقق مما إذا كان حل البرنامج يوفر أدوات تساعد على دعم قرارات التوظيف الخالية من التحيُّز.

تتضمن الإمكانيات الأخرى التي يجب مراعاتها عند تقييم حلول برامج التوظيف ما يلي:

أنواع الموظفين
تتألف المؤسسات اليوم من مجموعة متنوعة من العمال: العاملون بدوام كامل، والعاملون بدوام جزئي، والعمال المؤقتون، والعمال المستقلون، والمتعاقدون، وغيرهم. توفر بعض أنواع برامج التوظيف المرونة وتتيح للشركات تخصيص عملية اختيار المرشحين لأنواع توظيف محددة.

إضافة موظفين جدد
تتلخص الوظيفة الأساسية لبرنامج التوظيف في تحويل المرشحين الجدد إلى موظفين. تتجاوز بعض الحلول هذا وتسمح للشركات بإعادة تعيين المواهب الحالية إلى مناصب جديدة. غالبًا ما يتطلب ذلك رؤية تجارب الموظفين الحاليين وتطلعاتهم ومجموعات المهارات التي يمتلكونها.

إعادة تشكيل المهارات وفرص تحسينها
عندما تحافظ المؤسسات على الموظفين، فإنها بذلك توفر المال. وفقًا لـ LinkedIn، ‏ارتفع معدّل التنقل الداخلي بنسبة 20% في العام الماضي. توفر بعض برامج التوظيف القدرة على تسليط الضوء على هؤلاء الأفراد وإبراز الأدوار الجديدة ذات الصلة التي يمكنهم الانتقال إليها.

الاتجاهات الحالية
كما هو الحال مع مثال التنوع والشمولية أعلاه، فإن بعض حلول التوظيف أكثر استجابة للاحتياجات الموضعية والحديثة من غيرها. يُعدّ تبسيط العمليات اعتبارًا كبيرًا: يمكن للمرشحين التقدم بطلب دون إنشاء حساب؛ إذ تسهِّل القوالب على مستخدمي الأعمال إنشاء حضور أكثر حداثة على الويب؛ وتتيح الأدوات المضمنة استهداف مجموعات اهتمامات أكثر تحديدًا للمرشحين، ليس فقط لملء المناصب الحالية ولكن أيضًا لبناء مسار مواهب. وهذا كله جزء من تجربة المرشح.

التخصيص حسب الاحتياجات
لا يحتاج كل فرد في المؤسسة إلى القدرات نفسها لاستخدام برامج التوظيف. توفر بعض الحلول للمستخدمين إمكانية رؤية الإجراءات والمهام الأكثر شيوعًا في دورهم المحدد فقط.

أنظمة الشركاء
تتطلب عملية التعيين عدة خطوات، الكثير منها لا يمكن إنجازه باستخدام برنامج التوظيف وحده. تتطلب عمليات فحص الأدوية والتحقق من الخلفية ومقابلات الفيديو عادةً استخدام أدوات من مؤسسات الجهات الخارجية. من المهم أن تستطيع برامج التوظيف التكامل بسهولة مع أدوات إضافية.

الاتصال بالأعمال بالكامل
يتيح حل برنامج التوظيف الذي يربط الأعمال بأكملها الوصول إلى كامل بيانات المؤسسة لاستخلاص استنتاجات أفضل؛ حيث توجد امراحل الكاملة للموظف في مكان واحد، ما يوفر تجربة متسقة، دون الحاجة إلى أي تكامل أو دمج لتحقيق ذلك.

التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي
يساعد التعلم الآلي والذكاء الاصطناعي على توجيه عملية التوظيف، بدءًا من تقييم المرشحين، وأتمتة عمليات سير العمل، وتوقّع النتائج (على سبيل المثال، سرعة التعيين، قبول العرض)، وتعزيز تجربة المرشح (مع المساعدين الرقميين، وتوصيات الوظائف للمرشحين، والتخصيص، والفحص). وهذا يوفر الوقت للمتخصصين في التوظيف، ويؤدي إلى تحسين قرارات التوظيف، ويوفر انطباعًا إيجابيًا للمرشحين.