ما المقصود بإدارة القوى العاملة (WFM)؟

تشمل الإدارة الفعالة للقوى العاملة جميع الأنشطة اللازمة للحفاظ على قوى عاملة منتجة وفعالة من حيث التكلفة. يشمل ذلك جميع المهام والعمليات التي تنطوي عليها مشروعات التوظيف بكفاءة لضمان توفر المزيج المناسب من العمالة - في الوقت والتكلفة المناسبين. كما يشمل أتمتة تتبع الوقت لجميع الموظفين (بما في ذلك عمال المناوبات الطارئة على أساس الساعة)، وإدارة الغياب، والإجازة مع مراعاة قوانين العمل الإقليمية ومتطلبات إعداد التقارير.

من خلال توفير أدوات متكاملة تتجاوز أنشطة الامتثال والأتمتة التقليدية، يمكن لفرق الموارد البشرية أن تصبح أكثر إستراتيجية في كيفية تحقيق قيمة لبقية الأعمال. ومع بدء الشركات والمدراء في أتمتة تتبع وقتهم، فقد زادوا أيضًا من استخدامهم لنمذجة العمالة والتحليلات في الوقت الفعلي. لا تعد أنظمة الموارد البشرية الرائدة في عالم اليوم مزيجًا من الأدوات المتباينة وأنظمة المعلومات القديمة، بل مزيجًا من الأنظمة الاستراتيجية، والمتصلة، والمتكاملة التي تلبي متطلبات المؤسسات الرقمية الحديثة.

مكونات حل إدارة القوى العاملة

يتضمن حل إدارة القوى العاملة النموذجي ميزات تساعد في تتبع الوقت والعمالة وجدولة العمال وإدارة حالات الغياب. بالإضافة إلى هذه العمليات الأساسية، يمكن توسيع نطاق حلول إدارة القوى العاملة لتشمل صحة وسلامة القوى العاملة.

الوقت والعمالة

يمنحك نظام إدارة الوقت الرؤية والتحكم في الموارد الأكثر تكلفة وقيمة - الأفراد. كما أنها تضمن الامتثال لقوانين العمل أو اتفاقيات النقابات العمالية.

الوقت والعمالة (3:54)

إدارة الغياب

تطبيق يتيح لك إدارة غياب الموظف والامتثال للوائح الإجازة العالمية. يوفر لك تطبيق إدارة الغياب القدرة على تقليل التأثيرات المرتبطة بالغياب، مثل زيادة التكاليف والمخاطر وتقليل الإنتاجية.

إدارة الغياب (4:06)

صحة القوى العاملة وسلامتها

يتيح هذا التطبيق للمؤسسات إمكانية إدارة حوادث الصحة والسلامة البيئية بسهولة وفعالية. ويعمل على تحسين الأمان العام لشركتك من خلال تبسيط العملية بأكملها وأتمتتها، بما في ذلك إعداد التقارير، وتسجيل المعلومات المهمة، واكتشاف الأسباب الجذرية للأحداث.

صحة القوى العاملة وسلامتها (4:16)

ما التحديات التي تواجهها حلول إدارة القوى العاملة التقليدية؟

تتميز كل شركة بأعمالها الفريدة من نوعها ومجموعة التحديات الخاصة بها. يجب أن يعالج حل إدارة القوى العاملة لديك تلك المخاوف. من بين أكثر تحديات إدارة القوى العاملة شيوعًا ما يلي:

تتبع الوقت

يؤثر تتبع الوقت تقريبًا على كل موظف في المؤسسة. تكمن إحدى أكبر المشكلات التي يواجهها العملاء في الوقت الحالي في تأخر البيانات، أو الافتقار إلى نزاهة البيانات الصواردة من نظام الموارد البشرية الرئيس. تقليديا، كان تتبع الوقت محيرًا، وبطيئًا، ومعرّضًا للخطأ ، مما قد يؤدي إلى تكاليف كشوف رواتب غير ضرورية وأعباء إدارية إضافية. والأسوأ من ذلك هو التأثير على معنويات الموظفين عندما تكون شيكات الرواتب غير دقيقة. لا ترغب أي شركة في امتثالها أمام المحاكم عند نهاية المطاف، أو تكوين أي سمعة سيئة لأنها قاضت موظفيها أجرهم بشكل غير صحيح، أو عدم التزامها القانون.

الموظفون الممثلون

يتمتع العمال الممثلين عمومًا بأجور أعلى بكثير واستحقاقات أفضل من العمال غير الممثلين. قد يكون الامتثال لهذه اللوائح صعبًا للغاية بالنسبة إلى بعض المؤسسات بسبب تعقيد قواعد الأقدمية، والمدة، والأهلية، والمزايا، والغياب، واستحقاقات الدفع. قد تصبح إدارة قواعد العقود صعبة من دون حل شامل لإدارة القوى العاملة.

الموظفون الممثلون (4:11)

نظام إدارة الغياب

ويمكن أن يؤدي عدم وجود نظام موثوق لإدارة الغياب إلى زيادة التكاليف، والمخاطر، وانخفاض الإنتاجية. تحتاج المؤسسات إلى معالجة المتطلبات المتنوعة والمعقدة التي تنتج عن إدارة سياسات الغياب في جميع أنحاء العالم. كثيرا ما تواجه أنظمة إدارة الغياب تحديات واجهات المستخدم المطلوبة لمختلف البلدان والمناطق.

تجد الكثير من المؤسسات صعوبة بالغة في الحصول على إشعارات بحوادث الصحة والسلامة (PDF) في الوقت المناسب. لذلك يعاني العمال من عدم التأكد ما إذا كان ينبغي إشعار مؤسستهم بالظروف غير الآمنة. تفتقر عدة منظمات إلى أدوات بسيطة وبديهية تشجع على الإبلاغ وتقليل العقبات التي تحول دون قيام الموظفين بالإبلاغ عن الحوادث الماضية أو المحتملة. وفي نهاية المطاف، تخضع المنظمات للمساءلة عن سياسات الصحة والسلامة، لذا يعد من مصلحتها تنفيذ عمليات إدارة الصحة والسلامة الحديثة والفعالة.

أهم 10 مزايا في إدارة القوى العاملة

1. تتبع الحضور آليًا

تؤتمت برامج إدارة القوى العاملة تتبع الحضور وتحسن دقة البيانات وتقلل الأخطاء في كشوف الرواتب. من خلال حل شامل لإدارة القوى العاملة، يمكن للمؤسسات أن تقدم لأنواع متعددة من العمال طريقة سهلة وبديهية للإبلاغ عن ساعات العمل والغيابات بدقة في الوقت الفعلي.

2. تحسين إنتاجية القوى العاملة

يقلل نظام إدارة القوى العاملة من العمليات اليدوية ويمكِّنك من توفير إدارة مجموعة كاملة من السياسات التي تحكم الوقت والحضور بطريقة أفضل. مع تحسين رؤية ساعات العمل وتوافر العمال وخصائص الأمان، تتحسن إنتاجية القوى العاملة بشكل عام، ويتمكن المديرون من ضمان تغطية احتياجات التوظيف والاستجابة بسرعة إذا تغيرت الأمور.

3. مكان عمل أكثر أمانًا

يساعدك نظام إدارة القوى العاملة على الترويج لثقافة سلامة القوى العاملة وتوافقها وإدارة الصحة والسلامة البيئية لصورة فعالة أكثر. من خلال تبسيط بروتوكولات الأمان وأتمتتها—بدايةً من إعداد تقارير بالأحداث وصولًا إلى تسجيل المعلومات المهمة—إمكانية ضمان المنظمات دقة المعلومات ويشجع الموظفين على الإبلاغ عن مشاكل الصحة والسلامة.

4. خفض التكاليف

مع زيادة إنتاجية القوى العاملة، يمكن أن تنخفض تكاليف إدارة القوى العاملة نتيجة للعمليات المبسّطة، مما يعني قضاء وقت أقل في المهام الإدارية. تضمن الرؤية الأوضح لتوافر الموظفين والساعات المدرجة بالموازنة دقة في وقت العمل والغيابات المأخوذة والتأكد من صحتها، مما يقلل من نفقات التوظيف في أشياء مثل زيادة الوقت الإضافي أو زيادة العمل.

5. إشراك الموظفين

يمكن لأدوات إدارة القوى العاملة تحسين مشاركة الموظفين من خلال مساعدة الموظفين على الشعور بزيادة الإنتاجية في عملهم وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية من خلال زيادة مرونة الجدولة. من خلال جمع مشاعر الموظفين في الوقت الحالي واستخدام ملاحظات وتفضيلات الموظفين للتأثير على وظائف إدارة القوى العاملة مثل الجدولة، فيمكن للمؤسسات أيضًا أن تتواصل مع موظفيها وتحسن من تمكينهم.

6. الجدولة المرنة

تواجه العديد من المؤسسات صعوبة في إدارة جداول الموظفين—وعلى وجه التحديد، مطابقة مهارات العمل مع متطلبات الأعمال لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد وتقليل التكاليف. توفر حلول إدارة القوى العاملة أدوات تمكن المديرين من إنشاء جداول توافق بين القوى العاملة والطلب المتوقع (الممكن)، مما يمنح الموظفين حرية إدارة جداولهم باستخدام أدوات الخدمة الذاتية.

7. الأمان

تستخدم بعض حلول إدارة القوى العاملة أجهزة جمع البيانات الحيوية (على سبيل المثال، الماسحات الضوئية لبصمات الأصابع) لتسجيل دخول الموظفين وخروجهم، مما يساعد في القضاء على "التسجيل نيابة عن صديق"—ممارسة تسجيل دخول أحد العاملين لآخر. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يضمن الوصول المستند إلى الموقع إلى ساعة ويب أن يسجل العمال الحضور بالمكان الذي يفترض أنهم يعملون فيه فحسب. تشتمل أنظمة إدارة القوى العاملة الآمنة أيضًا على تعلم آلي مضمن يراقب الأنشطة المشبوهة والحالات الشاذة في بيانات إدارة القوى العاملة للمساعدة في منع حدوث الأخطاء أو المعاملات الاحتيالية التي تنتقل إلى إعداد الرواتب.

8- رؤى الأعمال

يمكن للشركات اتخاذ قرارات أعمال أفضل للمستقبل باستخدام البيانات التنظيمية والإدارية المركزة في نظام واحد لإدارة القوى العاملة. تمكن أدوات إدارة القوى العاملة المؤسسات من مراقبة الأداء العام للشركة من خلال إعداد التقارير في الوقت الفعلي.

9. إمكانية الوصول من أي مكان

تتيح حلول إدارة القوى العاملة للمؤسسات إمكانية مقابلة الموظفين بموقعهم مما يساعد في العمل بكفاءة أكبر. تمكِّن إمكانية الوصول في أي مكان الموظفين من أداء المهام بسرعة وسهولة من أجهزتهم المحمولة، بما في ذلك تسجيل الدخول والخروج والورديات المتداخلة وطلب إجازة والوصول إلى معلومات مثل قسائم الرواتب وكشف الضريبة.

10. تقليل الأخطاء

تقلل أنظمة إدارة القوى العاملة الأخطاء البشرية من خلال الميزات الآلية للوقت والحضور. تضمن الأتمتة الدقة والقضاء على أخطاء إدخال البيانات التي تتم باستخدام أدوات إعداد تقارير وقت الخدمة الذاتية. على سبيل المثال، باستخدام أتمتة العمليات الروبوتية، يمكن للنظام الذكي الاستماع إلى التغييرات بأثر رجعي التي قد تؤثر على طريقة احتساب وقت الموظف ويمكنه بعد ذلك إعادة احتساب وقت الموظف آليًا وإرسال التعديلات آليًا إلى كشف الرواتب. يمكن أن تساعد تنبيهات الامتثال الذكية أيضًا على ضمان تسجيل وقت الموظف بدقة والتقيد بجداول العمل الخاصة بهم.

ما هي وظائف حل إدارة القوى العاملة؟

الاعتبارات الرئيسة لاختيار أفضل حل لإدارة القوى العاملة

لتحقيق التبني الناجح لحلول إدارة القوى العاملة، ينبغي أن تكون المؤسسات قادرة على تطبيق أفضل الممارسات التالية:

تسهيل الأمر على الموظفين

توفير إدارة الخدمة الذاتية ووقتها عبر الأجهزة التي يستخدمها الموظفون. تقليل الأخطاء، ومنح الحرية لموظفي الموارد البشرية من خلال تمكين الموظفين من إدخال بيانات الوقت والحضور الخاصة بهم عبر بطاقات قيد الوقت أو عمليات مستخدم الخدمة الذاتية الأخرى. إدخال الوقت البسيط الذي يستجيب للأجهزة المحمولة، أو المساعد الرقمي لإدخال الوقت والغيابات، يسهل على الموظفين تسجيل ساعات عملهم. يوفر حل إدارة الإجازات الجيدة تحكمًا كاملًا عندما يتعلق الأمر بتحديد القواعد والسياسات التي تدير الغياب داخل المؤسسات. قم بتكوين فترة زمنية، والتأهيل، والمستحقات، والتعريفات، ومواصفات الدفع سريعًا لتكوين خطط الغياب. وتشكيل مراجعات الغياب وقواعد الترحيل والمهام الإدارية ومظاهر العرض لتحديد أنواع الغياب.

تسهيل الأمر للمديرين والموارد البشرية

يمكن تشكيل حلول الوقت والعمالة وإدارة الغياب الحديثة والمرنة في الوقت الحالي وفقًا لاحتياجات العمل والقوى العاملة، مما يمكّن المديرين من تقليل تأثير حالات الغياب غير المخطط لها وإدارة الوقت حسب الاستثناءات. تمنع تنبيهات الامتثال الانتهاكات المحتملة قبل حدوثها. ويمكن إرسالها عبر رسائل نصية لإخطار أسرع. يمكّن محرك القواعد والنماذج القابلة للتكوين المديرين من تصميم بطاقات الوقت لتناسب كل عامل - من دون إشراك تكنولوجيا المعلومات.

تسهيل ربط بيانات موظفي المؤسسة

على الرغم من أن نظام الوقت والعمالة يوفر الكثير من المزايا الخاصة به ، إلا أنه عندما يتكامل مثل هذا النظام مع الجدولة، والرواتب، ودفاتر المحاسبة العامة، وإدارة المشروعات، وأنظمة الموارد البشرية الأساسية، لا يمكن تحديد نسبة فوائده. في الواقع، تلاحظ المؤسسات التي تدمج التوقيد والحضور مع كشف الرواتب انخفاضًا في أخطاء تحويل الرواتب وتراجع أخطاء تتبع الوقت. توفير تكامل وثيق مع أنظمة إدارة الرواتب والوقت. بالاعتماد على البيانات المستمدة من أنظمة HCM الأساسية والوقت، والعمالة، وكشف الرواتب، يعمل حل إدارة الإجازات القوي على الربط بين التغييرات في الإجازات والحسابات المدفوعة الأجر. يمكن للموظفين جدولة الغياب من خلال خدمة ذاتية أو مباشرة في بطاقة قيد الوقت. وفي كلتا الحالتين، تكون النتيجة نفسها: رؤية كاملة في إدارة الوقت والإجازات.

مستقبل إدارة القوى العاملة

عقّد تغيير الأسواق، والبيئة التنظيمية المتصاعدة، والقوى العاملة المتزايدة التنوع والانتشار، مهمة إدارة القوى العاملة ومنحها أهمية أساسية. من دون تكنولوجيا إدارة القوى العاملة المتكاملة، ستشهد المؤسسات معاناة في خطوطها النهائية بسبب افتقارها إلى القدرة على الوصول إلى الرؤى الاستراتيجية اللازمة لتحديد فرصة التغيير عند الضرورة، ومواءمة أنشطة الموارد البشرية مع أهداف الأعمال.

تشتمل الإدارة الفعالة للقوى العاملة على إدارة الوقت، والعمالة، وإدارة الغياب، والصحة، والأمان - وتعد مدمجة تمامًا مع الرواتب، ووظائف الموارد البشرية الأساسية الأخرى، والبيانات المالية - لتقديم الدقة، والبساطة، والرؤى في مهمة شاقة وحيدة. والنتيجة هي وجود قوى عاملة مشتركة، ومنتجة ومتصلة، تتوق إلى المساهمة في النجاح التنظيمي.