10 Riscos e Soluções Comuns da Planilha para as Empresas

Ame-as ou odeie-as, as planilhas vão durar. Mas, embora as planilhas continuem indispensáveis, muitas vezes elas são usadas por usuários para fazer tarefas de análise muito complexas para a capacidade de formulário desse tipo. Muitas equipes utilizam planilhas como ferramenta padrão para organizar o trabalho, gerenciar projetos e gerar relatórios de dados. Quando se trata de fazer análises, os grupos de negócios geralmente recorrem a planilhas como o cesto genérico no qual eles coletam os dados das inúmeras fontes de que precisam. O uso de planilhas para essa tarefa requer muito trabalho manual e pode levar ao risco de erro humano, o que pode se traduzir em oportunidades perdidas que as equipes poderiam ter aproveitado se tivessem a ferramenta certa para realizar a tarefa.

O Que São Riscos de Planilha?

As planilhas são uma ferramenta competente para muitos esforços de negócios; no entanto, os riscos surgem do uso incorreto em tarefas que não foram projetadas para executar. Quando usadas para tarefas além duas funcionalidades, as planilhas podem criar riscos, como erros de entrada de dados, erros de cálculo, vulnerabilidades de segurança, problemas de escalabilidade e deficiências de conformidade. Quando várias planilhas são usadas, os dados geralmente são distribuídos em muitos arquivos, dificultando a criação de uma exibição de negócios única, consistente e confiável na qual os tomadores de decisão podem confiar. E como em geral não há nenhum processo de governança em vigor com planilhas, os tomadores de decisão podem receber dados incorretos devido a erros que não foram vistos. As planilhas também são limitadas em termos de capacidade de fazer análises e fornecer recomendações. Todas essas questões combinadas podem levar ao fenômeno conhecido como “spreadsheet hell” (inferno da planilha), um ambiente em que esse método se prolifera, as informações ficam desatualizadas e o risco de erro humano aumenta, tornando a análise pouco confiável.

Principais conclusões

• As planilhas se tornam cada vez mais desafiadoras de gerenciar à medida que os volumes de dados aumentam e que as organizações devem tratar das preocupações relacionadas à governança, segurança, integridade dos dados e conformidade.
• As planilhas são limitadas em sua capacidade de executar análises detalhadas dos dados ou encontrar padrões ocultos dentro dos dados, sobretudo quando os usuários não conseguem manter os dados na planilha atualizados.
• As planilhas não são governadas, podendo ser facilmente compartilhadas e distribuídas, aumentando o risco de dados incorretos ou conflitantes, acesso não autorizado e violações de dados. Elas também são facilmente duplicadas, levando a várias versões com dados diferentes e conclusões conflitantes.
• Para análise, as planilhas são limitadas no tratamento de dados não estruturados, como vídeo ou texto de reclamações dos clientes.

Explicação dos Riscos da Planilha

As planilhas são usadas em muitos setores e funcionam para a tarefa certa e direcionada. No entanto, inúmeros riscos estão associados ao uso generalizado de planilhas, incluindo uma tendência para entrada manual de dados e erros de dados inseguros devido à falta de controles de acesso e compartilhamento generalizado. Devido às suas limitações de desempenho, as planilhas também podem se tornar não escaláveis ao longo do tempo conforme uma empresa cresce, ficando rapidamente sem combustível quando diante das complexidades das equipes multifuncionais, operações multifacetadas e da necessidade de interação, colaboração e coordenação de alto nível.

As planilhas geralmente são a opção padrão que as equipes utilizam para reunir os dados necessários durante o rastreamento de análise. O problema: as planilhas são fáceis de executar, mas difíceis de manter com os dados atuais. Elas muitas vezes proliferam, então logo surge várias versões desse conjunto de dados inicial, levando os tomadores de decisão a perder a confiança nos dados e nas conclusões. Embora as planilhas processem bem os dados numéricos, elas não são adequadas para dados não estruturados. Ao depender de planilhas, muitas empresas têm dificuldade para entender os dados e podem perder oportunidades de obter insights úteis por meio de uma análise detalhada deles.

Por que as Planilhas São Populares

As planilhas são uma ferramenta popular para as empresas porque são flexíveis, fáceis de executar e usar e geralmente baratas (essencialmente gratuitas para o usuário final de negócios) em comparação com algumas alternativas. As planilhas também podem ser criadas de forma rápida e fácil sem a necessidade de suporte de TI ou software especializado, tornando-as uma ferramenta acessível para muitas funções. Em geral, os usuários precisam extrair dados de várias fontes e sistemas, e eles optam por planilhas para coletá-los por todos os motivos explicados.

As planilhas também oferecem uma maneira de classificar dados e fazer cálculos de que as equipes de negócios precisam para tomar decisões informadas sem lançar uma grande iniciativa de TI. Em finanças e funções financeiras em todos os setores, as planilhas ainda são essenciais para tarefas básicas, como modelagem financeira e geração de relatórios. A preparação de dados é outro grande motivo para as pessoas usarem planilhas para o trabalho analítico. Os dados geralmente são armazenados em um formato que não é ideal para análise, por isso, as pessoas os exportam para uma planilha para manipulá-los em uma forma que os empresários possam usar. A maioria das ferramentas de análise não fornece preparação de dados integrada e enriquecimento.

10 Riscos e Soluções Comuns de Planilha para Empresas

As planilhas são usadas para fins comerciais, incluindo contabilidade, gerenciamento de dados e análise financeira. Embora úteis para esses cargos, elas criam riscos quando são levadas a escalas e recursos mais altos. As planilhas podem se tornar cada vez mais difíceis de gerenciar em organizações de médio ou maior porte. Problemas relacionados a governança de dados, segurança e controles de acesso, integridade de dados e conformidade regulatória ficam cada vez mais complicados com volumes maiores e mais usuários. Veja a seguir alguns dos riscos mais comuns que as empresas enfrentam ao usar planilhas:

Como lidar com mitigação e gerenciamento de riscos de planilha

É importante que as empresas considerem cuidadosamente os riscos potenciais associados às planilhas e estabeleçam controles e processos para gerenciá-los. Isso geralmente implica tratar o uso atual da planilha, tomar as devidas ações corretivas e implementar as melhores práticas e novas políticas corporativas para reduzir o potencial de risco continuamente. Isso pode envolver a implementação de novas aplicações para atender às necessidades que as planilhas não atendem. Essas são as providências que você pode tomar para reduzir riscos:

Consequências da Planilha do Mundo Real

As planilhas são uma ferramenta útil nos negócios, mas também podem haver consequências profundas e caras quando são mal utilizadas. Os erros decorrentes do uso de planilhas não são apenas caros em termos de tempo e dinheiro, mas também podem levar a reputações prejudicadas e a empregos perdidos. Veja três exemplos do mundo real.

• Erros e imprecisões: As planilhas são propensas a erros, especialmente quando fórmulas e funções complexas são usadas. Mesmo um pequeno erro em uma fórmula pode resultar em imprecisões significativas e erros financeiros potencialmente onerosos. Uma empresa de transmissão de energia elétrica perdeu US$ 24 milhões por meio de licitações em rotas de transmissão que não precisavam devido a linhas desalinhadas em uma planilha; foi “literalmente um erro de cortar e colar em uma planilha do Excel”, disse o presidente da empresa. Outro erro oneroso aconteceu em 2005 quando uma grande fabricante dos Estados Unidos sofreu um erro de corte de serviço de US$ 11 milhões devido a um erro de digitação em uma planilha.
• Riscos de segurança: As planilhas podem ser vulneráveis a riscos de segurança, incluindo violações de dados e acesso não autorizado. Se informações confidenciais de negócios estiverem armazenadas em uma planilha, elas poderão ser facilmente compartilhadas ou acessadas por indivíduos não autorizados. Isso pode levar a danos financeiros e de reputação para a empresa. Em 2021, um órgão governamental dos EUA publicou em um site interno do Microsoft SharePoint para líderes seniores uma planilha com informações de funcionários que incluíam o status de vacinação; o sindicato da agência registrou uma reclamação, levando à remoção do documento.
• Desafios de conformidade: As planilhas podem criar desafios de conformidade para empresas, especialmente em setores altamente regulamentados, como assistência médica e finanças. Esses setores estão sujeitos a regulamentações estritas em torno do gerenciamento de dados, e as planilhas podem não ser capazes de fornecer os controles e rastreamento necessários. Uma organização de assistência médica que utiliza uma planilha para gerenciar informações do paciente pode ter dificuldade para cumprir as regulamentações HIPAA dos Estados Unidos.

Alternativas às Planilhas

As planilhas sempre terão seu lugar. Mas se você estiver tentando descobrir informações valiosas em seus dados usando técnicas como combinar várias fontes ou fazer descoberta iterativa utilizando recursos de machine learning para encontrar padrões ocultos dentro dos dados, uma planilha não servirá. Da mesma forma, se você estiver usando uma planilha para acompanhar o status do projeto, provavelmente existe uma ferramenta de gerenciamento de projetos específica que é uma opção melhor. Claro, todas essas opções exigem dinheiro, enquanto abrir uma planilha não trará custos incrementais, uma grande parte de seu atrativo. Mas, se um item de orçamento for possível, há várias alternativas ao uso das planilhas:

• Software de gerenciamento de projetos: Usado em vários setores, o software de gerenciamento de projetos permite que as empresas planejem e gerenciem projetos, atribuam tarefas e acompanhem o progresso de forma mais dinâmica e visual do que acompanhando em planilhas. O software pode fornecer atualizações em tempo real do status do projeto e da alocação de recursos.
• Sistemas de planejamento de recursos corporativos (ERP): empresas de médio a grande porte usam o software de ERP para integrar várias funções de negócios, como finanças, orçamento, vendas e gerenciamento de estoque, em uma única plataforma. Os sistemas de ERP oferecem recursos avançados de análise e geração de relatórios e podem tornar os processos de negócios mais transparentes e eficientes do que acompanhar as finanças em planilhas.
• Sistemas de banco de dados: Sistemas de bancos de dados e de gerenciamento de banco de dados permitem que as empresas armazenem, gerenciem e recuperem grandes volumes de dados. Um banco de dados pode processar estruturas de dados complexas e oferecer recursos avançados de consulta de dados além do que uma planilha pode fornecer. Mas, dependendo da arquitetura e do sistema, recuperar todos os dados necessários de um banco de dados para análise pode ser um processo lento que requer experiência especializada em DBA.
• Plataforma de análise: Uma plataforma de análise inclui hardware, software, ferramentas e utilitários que permitem que as empresas reúnam e analisem grandes volumes de dados de várias origens. Essas ferramentas oferecem recursos avançados de análise, como visualização de dados e análise preditiva.
• Software de análise dedicado: Software autônomo criado especificamente para análise de dados permite extrair e preparar dados rapidamente para visualizações e insights, e os usuários corporativos podem obter uma exibição consistente e confiável dos dados para dar suporte à tomada de decisões.

Vá Além das Planilhas e Reduza os Riscos com a Oracle

Embora as planilhas possam ser uma ferramenta poderosa para muitos casos de uso, é importante que as empresas reconheçam suas limitações e riscos potenciais quando usadas para análises. Para reduzir esses riscos, as empresas devem adotar uma cultura orientada a análises construída em torno de dados confiáveis e considerar a implementação de ferramentas alternativas com mais funcionalidade, segurança e governança.

Uma plataforma de análise segura pode fornecer uma funcionalidade maior do que uma planilha e reduzir a necessidade de exportações de dados ao centralizar a lógica dispersa em arquivos físicos, colocando-a em um local acessível e bem governado para todos usarem. O Oracle Analytics oferece todos os recursos de manipulação de dados necessários para combinar conjuntos de dados internos e de terceiros e utilizá-los em um processo de negócios rastreável, compartilhável e repetível. Oferecendo as mais recentes tecnologias de análise de dados, incluindo IA, machine learning e processamento de linguagem natural, o Oracle Analytics é uma solução de análise completa que pode ajudar sua empresa a tomar decisões melhores com base em dados mais precisos e oportunos que seus líderes de negócios entendem e nos quais confiam.

Perguntas Frequentes sobre Riscos da Planilha

Quais são as desvantagens de usar uma planilha?

As principais desvantagens das planilhas são a insegurança de dados, a escalabilidade limitada e a vulnerabilidade a erros humanos onerosos.

Quais são as desvantagens de usar planilhas para análise?

As planilhas são difíceis de controlar e não têm uma funcionalidade de gerenciamento de dados, o que faz delas uma opção fraca para análises complexas usando várias origens de dados.

Quais são alguns exemplos de problemas comuns de planilha?

Problemas comuns em planilhas incluem erros de copiar e colar e dados desatualizados devido a atualizações manuais.