Northwell Health simplifica a alocação de pessoal para enfrentar a COVID-19 com a Oracle

Em fevereiro e março de 2020, o número de casos de Covid-19 em Nova York cresceu em um ritmo alarmante. Sem antiviral ou vacina eficaz disponível para tratar ou prevenir a doença, os 27 hospitais da Northwell em Nova York corriam o risco de ficarem sobrecarregados com um influxo de pacientes infectados.

A empresa precisava de uma maneira de monitorar os recursos de enfermagem disponíveis, prever as próximas necessidades de pessoal e acomodar uma carga de pacientes em constante mudança durante a pandemia.

Os analistas de dados da Northwell se esforçaram para extrair dados de cronogramas de funcionários de seu sistema Kronos Time and Attendance e combiná-los com dados de censo de pacientes de vários hospitais para planejar as necessidades de sua força de trabalho. Os dados foram descentralizados e gerenciados por hospitais individuais. Os analistas usaram planilhas do Excel para analisar os números e ajudar os administradores a entender a falta de pessoal em cada hospital e unidade.

Trazer dados de vários arquivos simples provou ser difícil e demorado. Os profissionais de RH da empresa também foram encarregados de coletar informações sobre recursos de pessoal de várias fontes externas. Por causa da pandemia, a Northwell teve que agilizar os processos de integração e validação para um fluxo de cerca de 700 funcionários temporários.

Antes da COVID-19, a Northwell escolheu a tecnologia da Oracle Cloud como base para evoluir suas práticas de RH.

Depois de avaliar as soluções corporativas, os tomadores de decisão da Northwell concluíram que a Oracle Cloud era a escolha certa para criar uma cultura de análise na empresa. A empresa reconheceu o valor dos dados em tempo real exibidos em painéis, dando aos líderes clínicos uma fonte confiável de informações para apoiar as decisões de negócios.

A Northwell usou o Oracle Analytics para racionalizar, sintetizar e exibir dados de cronograma de funcionários e informações do censo de pacientes de dezenas de hospitais. Ela usou um painel de RH no Oracle Fusion Cloud Human Capital Management para ajudar os diretores de enfermagem e líderes de RH a se manterem a par dos fluxos de entrada de pacientes, recrutamento de funcionários e requisitos de recursos, especialmente os de enfermeiros de cuidados intensivos e terapeutas respiratórios que são necessários para cada turno.

As planilhas antigas foram convertidas em um formato que pode ser consumido diretamente pela Oracle Analytics Cloud junto com uma integração personalizada entre o Kronos e propagado por meio de tabelas, gráficos e mapas digitais. Agora todos os feeds de arquivos são automatizados. Não há mais planilhas e não há necessidade de pessoas envolvidas na entrada de dados.

O painel ajuda os líderes clínicos da Northwell a interpretar os dados para que possam tomar decisões informadas sobre onde a equipe aumentada deve ser implementada para otimizar o atendimento aos pacientes. O logon único permite que os usuários efetuem login de forma transparente a partir de várias aplicações.

A solução não apenas fornece uma única fonte fidedigna para visualizar informações de pessoal em tempo real, mas a automação também libera vários funcionários em tempo integral da manutenção manual de planilhas para que possam ser realocados para atividades mais produtivas e valiosas.

A Northwell Health e a Deloitte se uniram para oferecer uma solução desenvolvida para ajudar a empresa a evoluir e ficar pronta para enfrentar qualquer disrupção. A Baker Tilly também fez parceria com a Northwell em sua transformação.