Tamara Hurwitz, Vice-Présidente des opérations technologiques et de l'innovation de Keller Williams, la plus grande franchise immobilière au monde, explique que dans un contexte de multiples changements réglementaires et de marché au cours des deux dernières décennies, « nous étions tellement concentrés sur la croissance et le service à nos franchisés que nous ne prenions pas soin de nous ».
L'équipe financière de Keller Williams travaillait avec un système de gestion financière on-premises hautement personnalisé tout en s'appuyant sur des feuilles de calcul et des approbations par e-mail pour des activités telles que la budgétisation et le reporting. Ces processus essentiellement manuels et les données cloisonnées qu'ils ont générées ont rendu presque impossible la prise de décision financière éclairée et opportune. Une tâche aussi simple que l'exécution d'un rapport financier actualisé pour un dirigeant pouvait prendre des heures aux membres de l'équipe.
« Ils laissaient ce qu'ils étaient en train de faire et rien d'autre n'était fait tant que le rapport n'était pas généré », dit Hurwitz.
Après avoir évalué un certain nombre d'autres systèmes avec l'aide du partenaire Accelalpha, Keller Williams a consolidé ses processus de gestion financière de base sur Oracle Cloud Financials, qui fait partie de la suite d'applications Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) le 1er janvier 2024. Les équipes financières ont rapidement gagné en efficacité en automatisant leurs processus manuels, tels que l'approbation des factures et la gestion des dépenses.
En juin 2024, Keller Williams a implémenté Oracle Fusion Data Intelligence, ainsi qu'Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM).
Après avoir exécuté sa planification mensuelle basée sur une feuille de calcul héritée en parallèle avec Oracle Cloud EPM Planning pendant les premiers mois, Keller Williams a utilisé exlusivement la nouvelle application pour la première fois en septembre sans interruption. Elle sera également utilisée pour le prochain cycle de planification annuelle, éliminant ainsi le processus de rapprochement et de consolidation des budgets sur plusieurs mois à l'aide de feuilles de calcul et d'approbations par e-mail. Avec chaque itération mensuelle, le personnel financier gagne du temps sur ses processus de rapprochement et de clôture de comptes à l'aide d'Oracle Cloud EPM Financial Consolidation and Close et d'Account Reconciliation.
Avec l'élimination des données cloisonnées, il est plus facile pour le personnel financier d'accéder aux données financières de toutes les sources Oracle Cloud ERP et EPM pour créer des rapports ad hoc. Dans l'ensemble, l'automatisation du reporting, de l'intégration des sources de données et de l'utilisation d'Oracle Smart View for Office par Keller Williams a réduit le temps de reporting financier de l'entreprise de 90 %, estime Hurwitz. « Désormais, avec Oracle, nous pouvons tout faire plus rapidement et plus facilement », affirme t-elle.
" Nous avons réalisé que, bien que nous disposions d'une technologie de pointe au service de nos franchisés et agents affiliés, nous travaillions en interne sur des systèmes plus anciens. Avec Oracle Cloud ERP et Analytics, nous sommes désormais plus intelligents que jamais. Et nous n'avons pas encore tout vu. »
Keller Williams a également lancé un portail en libre-service, connecté à Oracle Cloud ERP à l'aide des services d'intégration d'Oracle Cloud Infrastructure, qui aide les franchisés et les agents affiliés à mettre à jour des informations telles que les comptes bancaires en ligne, ce qui élimine la nécessité d'appeler le support technique et de demander à un coordinateur de services d'apporter les modifications. Le portail a permis de réduire les erreurs de saisie de données, d'économiser un temps considérable pour le personnel de support et de fournir une piste d'audit des modifications apportées, du moment et de l'auteur, selon Hurwitz.
Keller Williams vient de commencer à explorer comment tirer parti des fonctionnalités d'IA et de machine learning au sein de la plateforme Oracle Fusion Data Intelligence. Hurwitz anticipe le jour où la plateforme de commerce électronique externe de l'entreprise sera intégrée à ses nouvelles applications financières.
« Avant, nous utilisions des sources externes pour obtenir des informations sur le secteur et l'économie afin de prendre des décisions en fonction de ce que nous pensions se produire », dit-elle. « Maintenant, nous pouvons combiner ces informations externes avec beaucoup plus d'informations internes pour obtenir des informations exploitables qui nous aideront à prendre des décisions basées sur les données pour guider l'entreprise. »
Par exemple, lorsque le programme KSCORE de Keller Williams, dans lequel les individus peuvent obtenir leur licence immobilière gratuitement, sera intégré à Oracle Cloud ERP, l'entreprise sera en mesure de déterminer si une personne qui suit un cours ou un cursus spécifique se traduit directement par une augmentation des ventes pour ses franchisés. En conséquence, Keller Williams pourrait recommander ces cours. « Cela va non seulement nous rendre plus intelligents », dit Hurwitz, « mais aussi rendre nos franchises et nos agents affiliés plus performants. »
Oracle Fusion Cloud HCM répond aux objectifs centrés sur les personnes de l'entreprise.
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