Gestion des programmes d'investissements : bonnes pratiques et stratégies

Les maîtres d'ouvrage rêvent de pouvoir gérer, livrer et gérer les projets de la manière la plus efficace possible. Toutefois, des conditions météorologiques imprévisibles, des contraintes de la supply chain, des réglementations gouvernementales rigoureuses et des cycles de financement rigoureux peuvent perturber leurs plans, même les plus aboutis.

La gestion des programmes d'investissements donne aux entreprises la possibilité d'aligner leurs programmes d'investissements sur leurs objectifs stratégiques tout en comprenant les obstacles auxquels elles pourraient être confrontées. Cet article portera sur la valeur des processus et systèmes standard, des workflows intelligents et des données cohérentes pour augmenter l'efficacité, la fiabilité et la confiance tout au long du cycle de vie d'un projet.

Qu'est-ce que la gestion des programmes d'investissements ?

La gestion des programmes d'investissements contrôle tous les processus, de la planification à l'exécution en passant par la maintenance continue des actifs physiques. Les projets d'investissement de toutes tailles ont une plus grande chance de réussite lorsque les équipes et les parties prenantes ont une plus de garanties quant aux résultats et à leur prévisibilité. Pour la plupart des entreprises, il s'agit de nouveaux projets et rénovations, des rénovations et des projets de réparation, tels que la reconstruction du pont Francis Scott Key à Baltimore, dans le Maryland.

Cependant, la gestion des programmes d'investissements continue de nécessiter un grand nombre de processus manuels. Grâce à des applications de gestion de programmes connectées dans le cloud, vos équipes bénéficient de suffisamment de canaux de communications, de cohérence et de confiance pour mener à bien plusieurs projets complexes de front, améliorer l'efficacité des projets et améliorer les résultats globaux des projets.

Points clés à retenir

• Les administrations publiques du monde entier accordent la priorité à des investissements massifs dans des projets d'infrastructures et d'installations nouveaux et rénovés.
• Les entreprises des secteurs public et privé ont chacune des priorités différentes pour la gestion des programmes d'investissements.
• La complexité et la nature variée de la gestion des programmes d'investissements ont entraîné de multiples processus et applications déconnectés et incohérents pour répondre à ces besoins.

Ce que vous devez savoir sur la gestion des programmes d'investissements

L'amélioration des processus et de l'efficacité de la gestion des programmes d'investissements aide les entreprises des secteurs public et privé à maintenir le contrôle des projets afin de limiter l'impact des erreurs ou des changements sur le coût et la durée des projets. Bien qu'elles soient confrontées à des défis similaires, le prisme à travers lequel elles voient les projets d'investissement diverge légèrement.

Les organismes publics s'efforcent de mener à bien des projets qui répondent non seulement aux besoins du public, mais qui appuient également les objectifs de planification stratégique à long terme de l'organisation. Le secteur public est guidé par sa responsabilité envers les électeurs, qui s'attendent à ce que leurs impôts soient dépensés avec parcimonie dans des projets d'immobilisations qui offrent le plus grand avantage à la communauté. Étant soumis à des processus réglementaires rigoureux, les maîtres d'ouvrage de projets du secteur public doivent faire preuve de responsabilité face aux multiples financements, qui sont généralement assortis de conditions strictes.

Pour les entreprises privées, les principaux objectifs de la gestion des programmes d'investissements sont d'augmenter les marges bénéficiaires et le rendement des actionnaires, tant en limitant les risques et en offrant une meilleure position concurrentielle.

Les entreprises des secteurs public et privé partagent aussi des difficultés : des changements inattendus au niveau du projet, comme une hausse soudaine du coût de l'acier. Cela se traduit par la nécessité de jongler avec les priorités, étant donné qu'il y a moins d'argent dans l'ensemble pour le projet, et pourrait même conduire à mettre certains projets en attente ou même à les annuler.

Comment fonctionne la gestion des programmes d'investissements ?

À l'aide de données critiques, les entreprises analysent la meilleure façon de gérer l'ensemble de leur programme d'investissement pour tirer le meilleur parti du financement alloué et hiérarchiser ce qui doit être construit, maintenu ou modernisé, ainsi que le moment et la façon dont cela devrait se produire. La construction d'une piste d'aéroport ou la rénovation d'une chaîne de concessionnaires automobiles ne se fait pas d'un coup de baguette magique.

La gestion des programmes d'investissements nécessite de prendre des centaines, voire des milliers, de décisions et d'actions coordonnées à partir des données, en commençant par la planification stratégique des investissements pour hiérarchiser les projets. Les étapes comprennent la création du budget et du calendrier, la collaboration continue, les examens et le reporting et la gestion continue d'innombrables disciplines interdépendantes, le tout pour améliorer la prévisibilité et les résultats et optimiser les dépenses budgétaires pour répondre aux besoins des parties prenantes.

Planification des immobilisations

Pour que les projets soient traités dans le bon ordre de priorité, les entreprises doivent évaluer comment chacun s'aligne et soutient les objectifs stratégiques. La planification des immobilisations détermine les projets que l'entreprise accepte et alloue les fonds disponibles à ces projets pour les aligner sur les objectifs. La planification des immobilisations devrait également inclure une évaluation approfondie des risques.

Gouvernance des programmes

La gouvernance des programmes est essentielle pour contrôler et standardiser l'exécution des projets. Elle augmente également l'efficacité, favorise la responsabilité de la prise de décision et réduit les risques grâce à des processus rationalisés et standardisés qui améliorent la visibilité et soutiennent la conformité.

Gestion financière

Une bonne gestion financière des programmes d'investissements maintient le contrôle et la visibilité des projets pour s'assurer qu'ils sont opérationnels, dans les délais et dans les limites du budget. Respectez le budget et le calendrier malgré des délais serrés ; réagissez rapidement et tirez la sonnette d'alarme au sein de votre entreprise. Dans certains cas, une mauvaise gestion financière attire l'attention du public. L'établissement de politiques, de procédures et de normes, appuyées par une technologie éprouvée, pour gérer ces programmes améliore les résultats financiers, améliore l'efficacité opérationnelle et favorise la confiance des intervenants.

Gestion des risques

Les projets d'investissement et les ressources sont intrinsèquement soumis à des risques tels que des conditions météorologiques défavorables, des catastrophes naturelles, des perturbations de la supply chain et des pénuries de main-d'œuvre. Une gestion efficace des risques aide les équipes de projet à prévoir, planifier et allouer des fonds pour anticiper les défis potentiels et réaffecter les ressources selon les besoins. Une gestion efficace des risques est également cruciale pour maintenir des budgets précis, libérer des fonds de prévoyance en temps opportun, rester dans les délais, assurer la confiance des parties prenantes et améliorer l'apprentissage de projet à projet. Tous ces éléments contribuent à la réussite d'un projet et favorisent l'approbation des financements futures.

Gestion des parties prenantes

Les parties prenantes des projets d'investissement exigent différentes informations à différents moments. Qu'ils soient utilisés par une entité de financement public, un DAF au bureau ou un chef de projet sur le chantier, les processus manuels et les feuilles de calcul peuvent conduire à des informations cloisonnées et sujettes aux erreurs et produire des rapports obsolètes au moment de leur livraison. Un système de gestion des programmes d'investissements sécurisé et connecté dans le cloud vous aidera à fournir des informations fiables et actuelles aux parties prenantes. Les rapports intégrés aux applications donnent aux parties prenantes la visibilité et la transparence immédiates qui incitent à la confiance dans les données pour prendre des décisions opportunes et mieux informées.

Allocation des ressources

La réussite d'un projet peut dépendre de l'efficacité avec laquelle la main-d'œuvre, le capital, les matériaux et les autres ressources sont alloués et utilisés. Le suivi et la modification de leur allocation selon les besoins peuvent s'avérer difficiles et chronophages. Lors du développement de votre programme d'investissement, accédez aux données pertinentes pour développer les exigences du projet, tenez compte de la disponibilité des ressources, puis allouez et gérez ces ressources à l'aide de solutions cloud éprouvées qui prennent en charge la planification de scénarios et offrent un accès et une visibilité égaux au bureau et sur le terrain.

Suivi de la performance

Les maîtres d'ouvrage souhaitent suivre simultanément l'avancement d'un projet individuel et de tous les projets au niveau du portefeuille. Il est essentiel d'avoir un accès immédiat aux éléments en attente et au statut des jalons par rapport au calendrier et au budget, jusqu'au niveau de la ligne, pour prendre des mesures correctives et contribuer au succès du projet.

Gestion des programmes d'investissements : différence entre le public et le privé

Les entreprises du secteur public sont créées et financées par des combinaisons de pouvoirs locaux, régionaux et nationaux et profitent parfois de modèles de financement alternatifs, tels que les partenariats public-privé. Les administrations publiques en charge des transports et de l'eau possèdent et gèrent généralement des projets d'infrastructure, notamment des barrages, des ponts, des ports, des routes et des chemins de fer. Les gestionnaires de projets et de programmes du secteur public doivent rendre des comptes à un large groupe d'intervenants, y compris les organismes de financement, les élus, les entreprises et les citoyens contribuables.

La gestion des programmes d'investissements du secteur privé vise principalement à aider l'entreprise à atteindre ses objectifs prévus, tels que les rendements de fabrication et les clients servis, avec des objectifs globaux liés à la réalisation d'un bénéfice pour satisfaire les membres du conseil d'administration, les maîtres d'ouvrage d'entreprise et les actionnaires. Les entreprises privées doivent rendre beaucoup moins de comptes.

Les 5 phases de la gestion des programmes d'investissements

Les maîtres d'ouvrage ont besoin d'un processus formel pour l'approbation et l'allocation du financement. La définition et l'implémentation de contrôles de projet standard et de processus de gestion de portefeuille permettent de garantir la cohérence, le contrôle et l'efficacité des phases de planification, d'exécution et d'exploitation des projets d'investissement. La gouvernance et la normalisation des processus fournissent discipline et cohérence pour s'assurer que les projets de qualité sont livrés à temps et avec une valeur optimale, en tenant compte de la portée, du calendrier et du budget.

Bonnes pratiques pour la gestion des programmes d'investissements

Créez la structure de processus de votre projet et de votre portefeuille pour améliorer la cohérence, les données connectées, les informations opportunes et la gouvernance. La standardisation des fondamentaux des projets et des programmes, y compris les workflows, et la fourniture de données cohérentes incitent à la confiance dans le reporting et augmentent l'efficacité. Une solution centralisée de gestion de projets, de programmes et de portefeuilles dans le cloud élimine le besoin de systèmes cloisonnés, de processus et de feuilles de calcul hors ligne et sujets aux erreurs.

• Structure de gouvernance robuste. De nombreuses entreprises mettent en œuvre des systèmes et des processus pour améliorer les résultats des projets, mais sans paramètres de gouvernance pour s'assurer que ces processus sont toujours suivis, les résultats ne s'amélioreront probablement pas et beaucoup de temps sera gaspillé à essayer de contrôler l'adhésion aux processus.
• Gestion proactive des risques. L'identification, la quantification et l'évaluation des risques potentiels sur l'ensemble des projets aident les entreprises à prendre des décisions plus éclairées et stratégiques. Les intempéries, les perturbations de la supply chain et les contraintes de main-d'œuvre représentent des risques. L'adoption croissante de systèmes intégrés, ainsi que l'analyse prédictive des données, aident les équipes à identifier les projets qui atténuent leurs impacts, à affecter plus précisément les imprévus et à les libérer en temps opportun. Les entreprises peuvent également utiliser des techniques d'IA générative pour poser des questions sur la documentation des projets précédents afin d'identifier les risques qui pourraient survenir sur différents types de projets.
• Communication efficace et engagement des parties prenantes. Le fait de tenir toutes les parties informées, engagées et d'accéder aux mêmes informations à jour et précises permet d'éviter les problèmes de communication, les erreurs, les reprises et les litiges. Cela crée également un sentiment de collaboration et de responsabilité partagée et cultive des relations à long terme et répète le travail entre les maîtres d'ouvrage et leurs équipes de livraison.
• Outils de gestion de programmes intégrés. Dans un monde parfait, les éléments clés de la gestion de projet résideraient dans une seule solution logicielle de gestion de programmes d'investissements. En outre, cette solution devrait permettre l'intégration de capacités système complémentaires. Il est important de prendre en compte la maturité et le succès des API système, car ce sont eux qui créent les intégrations et qui sont responsables de veiller à ce que les intégrations fonctionnent de manière cohérente et répondent aux exigences de performance. Recherchez des solutions et des middlewares conçus pour être intégrés et ayant fait leurs preuves.
• Amélioration continue grâce aux retours. Compte tenu de la complexité, de la variation et des dépenses considérables consacrées aux projets d'investissement et aux programmes, le fait de disposer d'un processus officiel et automatisé de rétroaction régulière sur les leçons apprises fait partie intégrante de l'amélioration continue dans des domaines tels que la gestion des processus, les spécifications matérielles et la gestion des risques.

Défis liés à la gestion des programmes d'investissements

La standardisation des processus est un défi constant. Chaque projet est unique. Vous travaillez avec différentes équipes, parfois sur plusieurs fuseaux horaires et continents, avec des spécifications, des réglementations et des effectifs différents. La gestion de plusieurs projets d'investissement, quelle que soit leur taille ou leur complexité, est accompagnée d'incertitudes inhérentes qui affectent les coûts, les calendriers et la qualité.

• Gestion des interdépendances entre les projets. Les entreprises doivent généralement gérer la main-d'œuvre, l'équipement et les matériaux dans un portefeuille de projets différents, mais en fin de compte interdépendants. S'il y a des pénuries ou des retards avec un ou plusieurs ensembles d'intrants, plusieurs projets peuvent être affectés. Le budget d'une entreprise affecte également plusieurs projets. Par exemple, les dépassements budgétaires d'un projet en raison, par exemple, de coûts d'acier plus élevés affecteront négativement les budgets des autres projets en raison du budget d'investissement global partagé affecté. Les gestionnaires doivent comprendre qu'il existe une confiance mutuelle et un risque partagé, ce qui est mieux géré à l'aide d'une solution logicielle interprojets.
• S'aligner sur les objectifs stratégiques dans des environnements en mutation. Trop souvent, les équipes de projet n'ont plus une vue d'ensemble lorsqu'elles tentent de s'adapter à l'évolution des conditions du marché et d'atteindre des objectifs à court terme. Par exemple, au milieu d'un pic à court terme des coûts de main-d'œuvre, un responsable décide de réduire les sous-traitants afin de rester dans le budget, mais cette décision retarde le projet d'un mois. Le responsable ne tient pas compte du fait que le retard fait que l'entreprise a manqué un jalon de projet important qui aurait permis à l'entreprise de générer des revenus qui auraient plus que compensé les coûts de main-d'œuvre plus élevés qui ont été évités. En utilisant des systèmes qui intègrent la planification d'investissement et l'exécution de projets, les équipes d'exécution sont plus susceptibles de comprendre et de s'aligner sur les objectifs de l'entreprise.
• Gérer les contraintes financières et les dépassements de budget. On estime que 69 % des projets d'immobilisations dépassent le budget de plus de 10 %, en partie en raison d'un mauvais contrôles des coûts. La collecte de données pour informer des budgets et des prévisions de projet précis, le suivi cohérent des performances par rapport aux prévisions et la mise à jour des prévisions à mesure que de nouvelles informations deviennent disponibles aident à identifier les problèmes potentiels qui pourraient contribuer aux dépassements de coûts avant qu'ils ne deviennent irréparables. Plus un problème s'éternise, plus il devient difficile de contrôler le budget. La mise en œuvre d'une plateforme technologique efficace de gestion de projets et de portefeuilles peut fournir la visibilité, la gouvernance et la structure pour identifier les problèmes potentiels et les cours appropriés pour maintenir les projets dans les limites du budget.
• Naviguer dans la dynamique des parties prenantes. La gestion de nombreuses parties prenantes du projet, y compris le public, les actionnaires, les clients internes et les dirigeants, est beaucoup plus complexe que d'envoyer un e-mail ponctuel ou d'organiser un appel Zoom mensuel. Des informations claires, à jour et crédibles sur l'état d'avancement du projet, fournies régulièrement ou par l'intermédiaire d'un accès au système, le cas échéant, renforcent la confiance.
• Adaptation aux changements réglementaires. S'adapter à l'évolution constante des réglementations en matière d'ingénierie, d'environnement, de sécurité et autres n'est pas facile. Vous devez devenir émetteur négatif de carbone d'ici 2030 ? Alors, comment définissez-vous des tactiques pour atteindre cet objectif et suivre et rendre compte de vos progrès ? L'utilisation d'un système qui automatise la gestion et le suivi des projets et fournit la gouvernance pour s'assurer que de nouvelles procédures sont suivies est une première étape importante. Le reporting intégré à l'application sur la conformité est la prochaine étape.

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Oracle Primavera Unifier est une application préconfigurée de gestion de programmes et de projets d'investissement qui utilise des critères pondérés et une analyse sophistiquée de Monte Carlo pour aider les équipes de construction et d'ingénierie à prendre de meilleures décisions, à améliorer les résultats et à réduire les risques. Primavera Unifier connecte les processus clés, notamment les coûts, les contrats, la gestion des modifications, la gestion des jalons de planification, la gestion des documents et un moteur de workflow basé sur des formulaires. Le reporting intégré à l'application permet aux équipes de visualiser le statut et le flux de trésorerie au niveau du projet et au niveau interprojet.

L'intégration native avec Oracle Primavera Portfolio Management permet aux planificateurs de programmes d'investissements d'accéder aux données réelles et actualisées du projet pour éclairer leurs décisions en matière de budgétisation, tandis que les équipes de projet peuvent accéder aux décisions budgétaires directement à partir de Primavera Unifier sans retard. L'intégration entre Unifier et les outils de planification de la construction standard dans Oracle Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management et Oracle Primavera Cloud permet aux équipes de gérer et de suivre l'avancement du projet, les modifications de portée et les livrables.

FAQ sur la gestion des programmes d'investissements

Comment surveillez-vous et mesurez-vous le rendement d'un programme d'investissement ?
Suivez les performances réelles par rapport au calendrier proposé. Vérifiez vos prévisions budgétaires par rapport aux dépenses réelles. Suivez votre flux de trésorerie basé sur l'échéancier par rapport au plan. Suivez les livrables par rapport au planning. Suivez les paiements par rapport au budget de la ligne et à la valeur du travail effectué.

En quoi la gestion des programmes d'investissements diffère-t-elle de la gestion des projets d'investissement ?
La gestion des programmes d'investissements consiste à gérer les processus et à fournir des rapports et une supervision sur les projets, tandis que la gestion des projets d'investissement s'applique aux projets individuels.

Comment la technologie affecte-t-elle la gestion des programmes d'investissements ?
L'utilisation de la technologie pour automatiser la gestion des programmes d'investissements fournit les contrôles, la cohérence et la normalisation, qui sont essentiels à la gestion de la complexité des projets d'aujourd'hui. Les applications cloud modernes peuvent rendre les résultats des programmes d'investissements et des projets individuels beaucoup plus prévisibles et les maintenir sur la bonne voie. Par exemple, la technologie peut aider les membres de l'équipe à identifier et à corriger de manière proactive les risques de sécurité avant que quelqu'un ne se blesse.