L'Autorité portuaire de la Jamaïque intègre la facturation grâce à Oracle Cloud

L'Autorité portuaire de la Jamaïque est un département du Ministère de la croissance économique et de la création d'emplois de l'île. Fondée en 1972 pour régir la réglementation et le développement du transport maritime et de fret de la Jamaïque, l'autorité portuaire dirige les organismes chargés de contrôler les plus grands quais et ports du pays ; elle gère également des installations spéciales de zone économique à Kingston et à Montego Bay et supervise les services de gestion portuaire et immobilière dans ces zones, générant plus de 12 000 emplois.

Pour faciliter la gestion de ce vaste portefeuille, l’Autorité portuaire a commencé à utiliser Oracle E-Business Suite il y a 20 ans. Mais l'agence souhaitait un système plus efficace et capable d'intégrer des modules d'achat, de la budgétisation et de toutes les autres fonctions comptables. Elle a trouvé qu' Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) était la meilleure solution pour parvenir à une telle intégration.

L'Autorité portuaire de la Jamaïque a choisi Oracle Fusion Cloud ERP parce que la solution lui permettait de migrer vers le cloud, donnant aux employés un accès aux données en temps réel et leur évitant les processus manuels chronophages auparavant obligatoires.

Oracle Cloud ERP a également permis à l’Autorité portuaire d’utiliser les outils qu’elle disposait déjà sur site, ce qui a permis une transition plus rapide qu'avec n’importe quel autre fournisseur et la création d’une solution d’entreprise efficace et évolutive pour répondre aux besoins en constante évolution de l’agence.

Les mises à jour cloud automatiques d'Oracle représentaient également un avantage. « Elles se font aisément et n'exigent pas l'exécution d'un technicien informatique », explique Elva Williams-Richards, Directrice des finances. « C'est une excellente solution, car notre propre équipe financière peut les appliquer. »

Grâce à Oracle Cloud ERP, l'Autorité portuaire a intégré avec succès son module d'achat aux comptes fournisseurs, ce qui permet de suivre les factures et de clôturer les commandes en temps réel. Le système génère également des rappels si des éléments doivent être payés ou clôturés.

Plus précisément, le processus de suivi des factures fournisseurs, qui prenait auparavant des heures, ne prend que quelques secondes avec le nouveau système et, étant basé sur le cloud, le personnel peut accéder au système depuis n’importe où, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. De même, la solution peut être utilisée à partir de téléphones portables, en temps réel. Pendant la pandémie, par exemple, le système Oracle a permis de réaliser des transactions aisément depuis le domicile, aidant ainsi l’agence à maintenir ses opérations à jour et à assurer leur efficacité.

Oracle Cloud ERP est facile à intégrer avec des outils tels que les applications Microsoft 365, offrant des possibilités d’analyse de données et de tableau de bord « infinies », selon Williams-Richards. La communication simplifiée entre les systèmes d'achat et de comptabilité fournisseurs qui en résulte a amélioré la communication entre les deux services de l'Autorité portuaire. « Ils sont maintenant des partenaires directs », dit Williams-Richards.