19 fonctionnalités clés d'un ERP
Natalie Gagliordi | Responsable de stratégie de contenu | 13 mai 2024
Le logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) est l'une des pierres angulaires de la pile technologique des entreprises. Il prend en charge des fonctions essentielles pour la comptabilité, la gestion des flux de trésorerie, la génération des états financiers, la gestion des risques, les achats, les opérations, l'analyse des données et d'autres éléments essentiels. Les systèmes d'ERP ont généralement été conçus pour gérer les principaux processus métier dans divers services, tels que la finance, les ressources humaines, la supply chain et la production. Bien que les fonctionnalités incluses dans une suite logicielle ERP varient d'un fournisseur à l'autre, il existe des points communs généraux et des fonctionnalités principales entre la plupart des logiciels d'ERP.
Quelles sont les fonctionnalités d'un ERP ?
Les fonctionnalités d'ERP sont les fonctionnalités incluses dans une suite de logiciels d'ERP, telles que l'approvisionnement, la finance et la comptabilité, la gestion des commandes, la gestion de la supply chain, ainsi que l'analyse et la création d'états financiers. La gestion de la relation client et les ressources humaines sont parfois incluses dans une suite d'ERP. Ces fonctionnalités sont notamment destinées à aider les entreprises à automatiser leurs tâches, à améliorer les informations, à réduire les coûts opérationnels, à augmenter leur efficacité, à réduire les risques et à améliorer les workflows.
Points clés à retenir
- Les logiciels d'ERP sont conçus pour exécuter et automatiser les principaux processus métier de plusieurs services. Ce faisant, ils rendent les opérations plus efficaces, donnent aux collaborateurs des informations plus opportunes et plus complètes et aident les dirigeants à prendre des décisions plus éclairées.
- Les systèmes d'ERP incluent des fonctionnalités couvrant de nombreuses branches d'activité, notamment la finance, la comptabilité, les achats, la gestion de projet et les ressources humaines.
- Bien que les systèmes d'ERP couvrent un large éventail de fonctionnalités, ils nécessitent souvent une intégration avec des logiciels spécialisés pour des fonctionnalités plus avancées en matière d'analyse, de marketing, de vente, de gestion de la relation client et d'autres processus métier importants.
19 fonctionnalités clés des systèmes d'ERP
Les fonctionnalités d'ERP varient d'un système à l'autre, mais elles incluent généralement un large éventail de fonctionnalités financières et opérationnelles qui prennent en charge les tâches courantes dont les entreprises ont besoin pour leur bon fonctionnement. Voici quelques fonctionnalités ERP courantes à garder à l'esprit lorsque vous choisissez le système pour votre entreprise.
1. Gestion financière
La gestion financière est un terme générique désignant toutes les fonctionnalités qui font d'une plateforme logicielle un système d'ERP. Cela inclut toutes les fonctionnalités de comptabilité standard, telles que la comptabilité fournisseurs et les dépenses, la gestion des comptes clients et de la trésorerie, la constatation des revenus, et parfois des fonctionnalités plus spécialisées, notamment la budgétisation et les prévisions, ou la gestion des immobilisations et des baux. Combinées, ces fonctionnalités aident les entreprises à gérer de manière centralisée tous leurs processus et activités financiers.
2. Comptabilité
Les fonctions de comptabilité d'un système d'ERP sont similaires à celles d'un logiciel de comptabilité autonome avec des outils de comptabilité générale, de flux de trésorerie, de comptes clients et fournisseurs et de gestion des dépenses et des factures, par exemple. L'utilisation d'un système d'ERP pour les processus comptables présente l'avantage de pouvoir extraire des données de différents systèmes, les synthétiser, puis les stocker dans un référentiel central où elles peut être utilisées pour la création d'états financiers, l'analyse et d'autres fonctions financières importantes. Il facilite la connexion des informations financières aux processus opérationnels afin d'améliorer la prise de décision.
3. Traitement des commandes
Le traitement des commandes est un workflow qui permet de prendre les commandes des clients et de les exécuter, ce qui permet aux entreprises de gérer le cycle de vie des commandes, de la saisie initiale des commandes à la facturation, à la livraison et au paiement. Les fonctionnalités de traitement des commandes dans les systèmes d'ERP facilitent la gestion des informations provenant de différents services, en tirant les informations de plusieurs systèmes selon les besoins, pour les transférer dans un seul flux de données. Elles permettent l'automatisation et facilitent le traitement des commandes.
4. Gestion de projets
Les systèmes d'ERP incluent souvent des fonctionnalités de gestion de projet robustes qui aident les entreprises à planifier, évaluer, exécuter et surveiller les projets de la conception à la réalisation. Ces fonctionnalités peuvent inclure la possibilité de créer des plans de projet détaillés, notamment des tâches, des échéances et des dépendances. Les autres éléments clés de la gestion de projet comprennent des fonctionnalités de budgétisation et de contrôle des coûts, de collaboration et de gestion des risques, ainsi que des outils d'analyse pour évaluer les progrès, identifier les goulets d'étranglement et prendre des décisions basées sur les données.
5. IA intégrée
Les meilleurs systèmes d'ERP intègrent de plus en plus de fonctionnalités d'intelligence artificielle, afin que l'IA puisse être appliquée pour automatiser ou accélérer des tâches financières et opérationnelles spécifiques. Par exemple, un chatbot alimenté par l'IA pourrait guider les collaborateurs lors de la soumission de leurs notes de frais via un smartphone, en leur permettant de prendre une photo du reçu ou de fournir les détails dans un chat. Les fonctionnalités d'IA générative peuvent être intégrées dans l'ERP, notamment pour la création de descriptions narratives qui faciliteront le résumé des rapports financiers.
6. Données en temps réel
Les données en temps réel dans un système d'ERP sont un outil clé pour repérer l'évolution des conditions commerciales, réévaluer les stratégies et prendre des décisions plus éclairées pour répondre rapidement aux besoins du marché. Lorsque les entreprises utilisent des systèmes disparates plus anciens, il faut beaucoup de travail manuel pour extraire les données de chaque système et les rendre utilisables dans l'ensemble de l'entreprise. L'intégrité et la fiabilité des données sont critiques, car les chefs d'entreprise peuvent prendre des décisions capitales en s'y référant. Les systèmes d'ERP qui prennent en charge et facilitent les données en temps réel permettent aux entreprises d'accéder aux informations actuelles de l'ensemble de l'entreprise, telles que les niveaux de stock, les déficits de trésorerie, les performances de vente, les coûts d'entrée et d'autres informations financières.
7. Automatisation
Les systèmes d'ERP automatisent de nombreux processus métier répétitifs afin qu'ils nécessitent moins, voire aucun effort manuel de la part des collaborateurs, ce qui leur permet de se consacrer à des activités plus stratégiques et à valeur ajoutée. L'automatisation peut être activée par les technologies de machine learning et d'intelligence artificielle, qui sont intégrées dans le logiciel pour aider les fonctionnalités principales du système à fonctionner avec peu d'intervention humaine. Les processus généralement automatisés dans un système d'ERP incluent l'exécution des commandes, la gestion des stocks et les processus financiers, tels que la génération de factures, le suivi des dépenses et la création d'états financiers. En tirant parti de l'automatisation dans ces processus, les entreprises peuvent réduire le travail manuel, limiter les erreurs humaines, améliorer l'efficacité des processus et augmenter la productivité globale.
8. Analyse des données
De nombreux systèmes d'ERP incluent des fonctionnalités de reporting et d'analyse de base pour collecter et analyser les données sur les opérations d'une entreprise. Les fonctionnalités d'analyse de données les plus souvent associées aux systèmes d'ERP incluent la génération de rapports, des outils de requête, des tableaux de bord et des visualisations qui aident à rendre les données plus faciles à assimiler pour prendre des décisions. Il est courant que les systèmes d'ERP requièrent des logiciels d'extension qui permettent des analyses plus étendues et sophistiquées.
9. Contrôles des processus métier
Les systèmes d'ERP incluent des contrôles des processus métier destinés à optimiser et à automatiser les tâches et processus de routine afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle, la précision des données, la gestion des risques et la conformité au sein d'une entreprise. Ces contrôles peuvent inclure des outils de définition et de gestion des workflows, de création de processus d'approbation prédéfinis et d'établissement de contrôles d'accès utilisateur basés sur les rôles pour une meilleure sécurité des données et une meilleure conformité réglementaire. Bien que les fonctionnalités spécifiques varient selon les fournisseurs d'ERP, les contrôles des processus métier constituent un aspect fondamental d'un logiciel d'ERP.
10. Génération de rapports
La création de rapports est un terme général dans le contexte des systèmes d'ERP, car il peut s'appliquer à différentes fonctions telles que les états financiers, les états financiers opérationnels, les états financiers externes destinés aux parties prenantes et les états financiers réglementaires et de conformité. La création d'états financiers est le type le plus souvent associé à un système d'ERP, offrant aux entreprises un aperçu de leurs performances via des indicateurs clés. De manière générale, ces fonctionnalités de génération de rapports aident les entreprises à opérer avec plus de transparence et d'efficacité et à prendre de meilleures décisions dans des domaines critiques tels que les ventes, les stocks, la finance et la production. Tout système d'ERP doit inclure une fonctionnalité de génération de rapports, sous une forme ou une autre.
11. Intégrations
Les intégrations sont utilisées pour connecter des applications ou des sources de données. Ces intégrations permettent de partager les données métier entre les systèmes pour obtenir des informations plus rapides, une meilleure prise de décision, une collaboration plus agile et une plus grande cohérence des données sans transferts de données manuels. Un système d'ERP tire parti des intégrations pour faciliter les processus métier de bout en bout entre les services et les unités opérationnelles. Par exemple, dans la fonction ERP de l'approvisionnement au paiement, les intégrations permettent à des actions telles que les demandes d'achat, les achats, la facturation et le paiement des fournisseurs de devenir un processus de bout en bout systématique.
12. Base de données unique
Les systèmes d'ERP avec une base de données unique permettent de centraliser les données d'entreprise à l'aide d'un modèle de données commun. Avec tous les systèmes et processus fonctionnant sur le même modèle de données, tous les services et les unités opérationnelles d'une entreprise peuvent travailler au sein du même système intégré. Les données sont disponibles et accessibles aux collaborateurs de toute l'entreprise. Ils ne doivent pas utiliser plusieurs systèmes ou attendre que les données soient transférées manuellement entre les applications, ce qui risque une erreur humaine et une perte d'informations. Un autre avantage d'un ERP avec une base de données unique est qu'il simplifie la gestion de l'infrastructure informatique, réduisant ainsi la complexité de la gestion des données, des sauvegardes et de la maintenance du système.
13. Production industrielle
L'histoire des systèmes d'ERP remonte à l'industrie manufacturière avec des systèmes de planification des besoins en matériaux dans les années 1960. Ces racines sont toujours présentes dans les logiciels d'ERP, avec des fonctionnalités liées à la production, à la planification et à la gestion des ressources, désormais considérées comme standard. Les logiciels d'ERP sont conçus pour intégrer ces types de processus afin que les entreprises de fabrication comprennent comment faire correspondre la production à l'offre et à la demande pour gérer les coûts tout en optimisant les niveaux de stock. La planification des matériaux, qui vise à rationaliser le processus d'approvisionnement, continue d'être un élément clé des capacités de fabrication d'un système d'ERP, permettant aux entreprises d'effectuer des scénarios de simulation pour s'assurer qu'elles disposent de la bonne quantité de matériaux pour les produits de fabrication.
14. Gestion de la relation client
La gestion de la relation client (CRM) est le terme utilisé par le secteur pour le logiciel qui stocke les données client, suit les interactions client et les pistes de vente, et gère les campagnes marketing. Ce n'est pas une fonctionnalité commune ou standard d'un système d'ERP, et souvent, les entreprises utilisent des systèmes d'ERP et CRM de différents fournisseurs et les lient via l'intégration. Tirer parti des fonctionnalités CRM dans le logiciel d'ERP peut aider à améliorer l'identification des leads, à simplifier et à accroître l'efficacité de la vente incitative et à minimiser les dépenses liées à la gestion des données client. La clé pour rendre un module CRM utile dans un système d'ERP est de permettre aux deux systèmes de stocker et d'extraire des données à partir d'un seul espace.
15. De gestion des ventes
À l'instar des CRM, les fonctionnalités de gestion des ventes visent à aider les entreprises à gérer leurs relations clients, à optimiser leurs workflows de vente et à améliorer leurs performances commerciales globales. Ces fonctions peuvent inclure des fonctionnalités spécialisées pour les opérations de revenus, les prévisions de ventes, l'établissement de devis et la génération de propositions, l'analyse et la création d'états financiers des ventes, ainsi que la segmentation des territoires de vente et des comptes. Alors que la gestion des ventes de base peut est davantage l'apanage d'un système CRM qu'un système d'ERP, toutes ces fonctionnalités sont conçues pour améliorer les workflows de vente et, en fin de compte, stimuler la croissance des revenus.
16. Marketing
Il est de plus en plus courant de voir des similitudes dans les fonctionnalités des systèmes d'ERP et des logiciels de marketing autonomes. Certains systèmes d'ERP proposeront des outils de marketing par e-mail de base pour le suivi des campagnes, notamment des indicateurs tels que la portée, l'engagement et les taux de conversion. Des outils de segmentation des clients peuvent également être inclus pour classer les clients en fonction de certains critères, ce qui permet de mener des campagnes marketing plus ciblées. En fonction l'entreprise, un logiciel de marketing spécialisé peut fonctionner avec un système d'ERP, qui peut être nécessaire pour prendre en charge des besoins marketing plus élevés.
17. Gestion des RH
La gestion des ressources humaines est une fonction généralement gérée au sein d'une solution RH ou de gestion du capital humain (HCM) dédiée, mais elle peut également être incluse comme module dans un ERP. Les fonctionnalités RH les plus courantes incluent des outils de gestion des informations sur les collaborateurs, d'administration des avantages sociaux, de paie et de planification du personnel. Des programmes de formation et de perfectionnement peuvent également être inclus ici, ainsi que le suivi du recrutement et des candidats et l'intégration des nouvelles recrues. L'avantage d'avoir des fonctionnalités RH étroitement liées à un système d'ERP est la capacité à améliorer l'efficacité des processus RH et à connecter étroitement la planification RH et la budgétisation financière. Le personnel représentant le coût le plus élevé dans de nombreuses entreprises, les données RH sont un facteur clé de la planification financière.
18. Supply chain et achats
Les fonctionnalités de planification de la supply chain et d'achat aident les entreprises à optimiser et à harmoniser les achats, en rationalisant les tâches telles que la gestion des bons de commande et des fournisseurs, la planification et la prévision de la demande, ainsi que la gestion des stocks et Pour les décideurs, avoir des fonctionnalités de supply chain intégrées dans un système d'ERP leur permet de détecter, de décider et d'exécuter des priorités stratégiques et d'utiliser des informations en temps réel pour prendre les décisions les mieux éclairées au bon moment.
19. Informatique décisionnelle
L'informatique décisionnelle est un terme utilisé depuis longtemps dans le monde des technologies de l'information. Il désigne généralement les outils au sein d'un logiciel (ou d'une suite logicielle autonome) qui peuvent être utilisés pour l'analyse des données, la visualisation des données, la création d'états financiers, la planification stratégique et la prise de décision. À la base, l'informatique décisionnelle est un moyen d'extraire des informations des données. Lorsqu'ils sont intégrés à un système d'ERP, les outils décisionnels peuvent être utilisés pour créer des rapports, des tableaux de bord et des visualisations personnalisés qui aident les entreprises à prendre des décisions plus éclairées en fonction des données les plus fiables et à jour.
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Avec un ensemble de fonctionnalités aussi étendu, les systèmes d'ERP sont en effet l'une des stars des logiciels d'entreprise. La mise en œuvre d'un système d'ERP peut améliorer considérablement l'efficacité de l'entreprise et fournir une plateforme centralisée pour la gestion des données et l'optimisation des processus, ce qui peut apporter d'importants avantages aux entreprises de tous les secteurs. Cependant, la sélection et la mise en œuvre d'un système d'ERP nécessitent une attention particulière, car ce sont les besoins uniques de l'entreprise qui détermineront le logiciel le plus adapté.
Avec des outils de gestion financière et de projet, d'approvisionnement, de gestion des risques, de gestion des performances d'entreprise, de conformité et d'analyse, Oracle Fusion Cloud ERP est doté de fonctionnalités spécialement conçues pour relever les défis auxquels les entreprises d'aujourd'hui sont confrontées. Oracle Cloud ERP est une suite ERP complète qui intègre entièrement HCM, la supply chain, les ventes et le marketing sur un modèle de données commun, permettant des informations en temps réel pour aider les entreprises avec les tâches et la prise de décision les plus complexes. Les fonctionnalités d'IA intégrées du système sont conçues pour automatiser les processus manuels et rationaliser et optimiser le travail quotidien. Les entreprises peuvent également choisir d'utiliser Oracle Fusion ERP Analytics pour renforcer les fonctionnalités d'analyse déjà intégrées au système.
En tant que service cloud, Oracle Fusion Cloud ERP aide également les entreprises à rester à jour avec les innovations technologiques, avec des versions trimestrielles qui fournissent de nouvelles fonctionnalités, fonctions et bonnes pratiques. Oracle Fusion Cloud ERP fait partie de la suite d'applications Fusion qui inclut HCM, la gestion de la supply chain, le marketing, les ventes et le service. Toutes les applications Oracle Fusion Cloud sont exécutées sur Oracle Cloud Infrastructure (OCI), qui offre des performances, une fiabilité, une évolutivité, une sécurité et une innovation en matière d'IA.
FAQ sur les fonctionnalités d'un ERP
Quelle est la caractéristique la plus importante d'un ERP ?
Bien qu'il soit subjectif de vouloir déterminer la caractéristique la plus importante d'un système d'ERP, la possibilité d'utiliser un modèle de données unifié et d'intégrer des processus métier est l'une des fonctionnalités les plus essentielles, car elle assure la cohérence et la précision des données et permet le partage de données entre différents processus métier.
Que doit inclure une solution ERP ?
Les fonctionnalités incluses dans une solution ERP varient d'un fournisseur à l'autre, mais les fonctionnalités de base qui doivent faire partie de tous les systèmes d'ERP incluent des outils pour la finance et la comptabilité, la gestion de projet, la gestion des achats et des fournisseurs, la gestion et la conformité des risques, la gestion des performances et les analyses.
Quel est le principal avantage d'un ERP ?
L'un des principaux avantages de la planification des ressources d'entreprise est l'optimisation des processus métier, qui peuvent aider à améliorer l'efficacité opérationnelle, à améliorer la productivité, à améliorer la précision et l'intégrité des données et à prendre des décisions basées sur les données.
Consultez des exemples concrets des stratégies de planification des entreprises en matière de finance, de marketing, de ressources humaines, etc.