L'automatisation de la finance en détail

L'amélioration des logiciels qui automatisent les tâches de gestion financière redéfinissent le rôle des équipes finance au sein des entreprises. Grâce à la technologie d'automatisation de la finance qui gère des tâches auparavant manuelles, telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et la réconciliation, les équipes finance disposent du temps nécessaire pour se concentrer sur les tâches stratégiques à valeur ajoutée.

Grâce à ces outils d'automatisation, les équipes finance ont plus de temps pour se concentrer sur l'analyse de domaines tels que les facteurs qui ont favorisé la croissance du chiffre d'affaires et les bénéfices du trimestre précédent et les prévisions pour le trimestre à venir, car la clôture des comptes et la communication des résultats leur demandent moins de temps et d'efforts. L'IA montre le potentiel d'automatiser beaucoup plus de tâches et de processus financiers. Alors que les DAF réinventent le fonctionnement du service finance, l'automatisation de la finance est une étape cruciale dans la création d'une fonction plus autonome qui peut fournir des résultats plus précis plus rapidement et offre une meilleure visibilité et compréhension des résultats, tout en réduisant les coûts.

Présentation de l'automatisation de la finance

L'automatisation de la finance fait référence à l'utilisation de la technologie pour compléter des processus qui ont toujours été effectués manuellement. Elle permet d'automatiser les domaines comportant des tâches chronophages et répétitives, telles que la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients et l'administration de la paie, avec peu ou pas d'intervention humaine. Les entreprises adoptent l'automatisation de la finance, car elle permet de réduire les coûts de main-d'œuvre et les erreurs dues à la saisie manuelle des données et aux calculs. Elle peut également accélérer les processus, tels que la clôture financière, en automatisant des étapes telles que le rapprochement des comptes. L'utilisation de l'automatisation de la finance pour obtenir plus rapidement des données précises entre les mains des dirigeants d'entreprise peut les aider à prendre de meilleures décisions concernant les budgets, les investissements, le recrutement, la gestion de la trésorerie, etc.

Points clés à retenir:

• L'automatisation de la finance est l'utilisation de la technologie pour reprendre des tâches auparavant manuelles et chronophages au sein du service finance.
• Les technologies facilitant l'automatisation de la finance comprennent les logiciels ERP, l'automatisation des processus robotiques, l'intelligence artificielle, le machine learning et le cloud computing.
• Les principaux domaines d'automatisation sont les comptes fournisseurs, les comptes clients, la paie et la gestion des dépenses.
• Les avantages de l'automatisation de la finance peuvent inclure une réduction des erreurs, des économies de temps et de coûts, une efficacité accrue et une réduction de la fraude.
• Les progrès de l'intelligence artificielle font avancer les capacités de l'automatisation de la finance.

Explication de l'automatisation de la finance

L'automatisation de la finance utilise des technologies avancées, telles que les logiciels ERP, l'automatisation des processus robotiques (RPA), l'intelligence artificielle (IA) et le machine learning (ML), pour automatiser les processus manuels chronophages au sein du service finance. L'automatisation de ces processus financiers comprend la configuration d'une série de tâches dans ce qu'on appelle un workflow, qui indique les étapes prédéfinies nécessaires à l'exécution d'une tâche, telles que le paiement d'une facture ou la vérification de la correspondance entre les niveaux de vente et de stock. Le logiciel d'automatisation de la finance déclenche chaque étape de ce workflow et l'exécute afin que l'ensemble du processus puisse être géré avec une intervention humaine limitée ou nulle.

La fonction finance est un domaine privilégié pour l'automatisation, car elle comporte de nombreux processus répétitifs volumineux, tels que la saisie de données, le rapprochement, la facturation et les approbations. Un exemple de rapprochement automatisé pourrait être le logiciel d'une entreprise qui compare continuellement les ventes de produits avec les niveaux de stock pour repérer tout déséquilibre, ce qui pourrait suggérer un vol si les niveaux de stock sont inférieurs à ce que les ventes dicteraient. La technologie d'automatisation de la finance peut gérer ces activités manuelles plus rapidement avec moins d'erreurs, ce qui permet à l'équipe finance de se concentrer sur la création de valeur et la stratégie de l'entreprise. Dans notre exemple de rapprochement des ventes et des stocks, les équipes finance pourraient travailler avec les opérations pour éliminer la cause de tout déséquilibre.

Quels processus financiers doivent être automatisés ?

Lorsque vous réfléchissez aux processus financiers à automatiser, prenez en compte deux facteurs importants : l'avantage de l'automatisation et la quantité de processus pouvant être automatisée. Recherchez les processus où la technologie existe pour exécuter un processus entier, ou un élément entier dans un processus, avec peu ou pas d'implication humaine. Ce niveau d'automatisation permettra d'obtenir des avantages essentiels : réduction des coûts, accélération de la production et, éventuellement, plus grande précision. Avec ces critères à l'esprit, voici six workflows financiers adaptés à l'automatisation avec des exemples sur la façon dont les éléments de ce workflow peuvent être automatisés.

Comptes fournisseurs

1. Saisie des factures : Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), les factures papier peuvent être automatiquement numérisées, lues et converties en données numériques, éliminant ainsi la nécessité de saisir manuellement des données de facture.
   
   
2. Rapprochement et vérification : Après la saisie des données de facture, la technologie d'automatisation de la finance compare et rapproche automatiquement les factures par rapport aux bons de commande et aux bons de livraison correspondants.
   
   
3. Workflow d'approbation : Selon les règles prédéfinies définies par l'entreprise, les factures sont acheminées vers les collaborateurs ou le service approprié pour approbation. Des alertes et des rappels automatiques peuvent également être configurés pour accélérer le processus d'approbation.
   
   
4. Exécution des paiements : Une fois qu'une facture est approuvée, le paiement est effectué automatiquement au fournisseur ou avec une intervention humaine minimale.
   
   
5. Rapprochement et reporting : Après le paiement, un processus de rapprochement automatisé est effectué pour rapprocher les transactions de paiement des relevés bancaires afin de vérifier que les montants et les bénéficiaires sont alignés. La technologie d'automatisation de la finance dans les comptes fournisseurs peut également générer des rapports détaillés sur des mesures telles que les modèles de dépenses, la performance des fournisseurs et les opportunités d'économies potentielles.
   
   
6. Optimisation de la trésorerie : Grâce à l'analyse prédictive et au machine learning, les entreprises peuvent compiler automatiquement des données à partir de toutes les sources pertinentes pour prévoir en permanence les flux de trésorerie futurs. L'IA peut ensuite suggérer des échéanciers de paiement optimaux en fonction de ces résultats pour s'assurer que les factures sont payées à temps tout en conservant des réserves de trésorerie saines.
   
   

Comptes clients

1. Relation client : Grâce à l'automatisation de la finance, des communications personnalisées peuvent être envoyées automatiquement aux clients pour leur rappeler les paiements à venir ou en retard.
   
   
2. Facturation : Les factures sont générées automatiquement et transmises aux clients sous forme numérique. Si la TVA ou la taxe sur les ventes s'applique, un système automatisé identifiera le taux de taxe applicable pour chaque transaction afin de s'assurer que le montant correct de la taxe est collecté.
   
   
3. Traitement des paiements numériques : Grâce à un processus de paiement numérique, les clients ont accès à diverses options de paiement et peuvent établir des paiements de renouvellement automatique. Lorsqu'une société reçoit des paiements, un système automatisé envoie des avis de réception de paiement aux clients.
   
   
4. Analyse des comptes clients : L'IA dans les logiciels d'automatisation de la finance peut aider les entreprises à utiliser l'historique des paiements des clients pour adapter les programmes de remises de paiement à chaque fournisseur, dans un processus appelé remise dynamique.
   
   

Payroll

1. Transfert de données : Avec les systèmes connectés en place, les données peuvent être transférées automatiquement vers et depuis les systèmes RH, de feuille de temps et de comptabilité.
   
   
2. Calcul de la taxe : Les calculs et les dépôts pour les taxes fédérales, étatiques et locales, ainsi que tous les formulaires fiscaux fédéraux, étatiques et locaux trimestriels et annuels sont calculés automatiquement.
   
   
3. Déduction d'avantages sociaux : Les avantages sociaux des collaborateurs, tels que l'assurance maladie et les régimes de retraite, sont calculés et déduits.
   
   
4. Calcul des salaires : Les salaires, y compris les situations telles que les salaires horaires variables, les primes, les heures supplémentaires, les congés payés et la paie rétroactive, sont calculés automatiquement.
   
   
5. Planification et émission des paiements : L'automatisation de la finance gère l'émission des paiements des collaborateurs par virement automatique électronique pour la paie.
   
   
6. Centralisation dans le grand livre : la centralisation dans le grand livre pour la paie est automatique pour maintenir les comptes à jour et équilibrés.
   
   

Comptabilité des dépenses

1. Saisie des reçus : L'automatisation de la finance élimine la nécessité de saisir manuellement des données en utilisant le registre OCR pour extraire automatiquement les données de réception pertinentes, telles que le nom du fournisseur, le montant, la date et la catégorie.
   
   
2. Création et catégorisation des notes de frais : Les données des reçus permettent de générer et de classer automatiquement les notes de frais en fonction de règles prédéfinies.
   
   
3. Contrôles de conformité des stratégies : les contrôles de conformité des stratégies sont automatisés grâce à la technologie qui compare les dépenses soumises aux politiques et directives de l'entreprise en matière de dépenses. Les dépenses non conformes sont automatiquement marquées pour vérification ultérieure.
   
   
4. Workflows d'approbation : La technologie d'automatisation assigne les notes de frais vers des approbateurs désignés en fonction de règles prédéfinies, telles que le montant des dépenses ou la hiérarchie des collaborateurs, et informe les approbateurs lorsqu'une action est requise.
   
   
5. Traitement des remboursements : Le processus de remboursement est automatisé avec des outils de calcul des dépenses approuvées et des montants remboursables en fonction des politiques de la société. Le système génère des rapports de remboursement et déclenche les paiements aux salariés.
   
   
6. Gestion des exceptions : À mesure que les fonctionnalités de machine learning évoluent, les systèmes de gestion des dépenses peuvent être en mesure de juger des dépenses qui nécessitent un examen humain et qui peuvent être automatiquement approuvées. Les managers n'auraient alors qu'à approuver les exceptions de frais signalées.
   
   

La planification financière

1. Collecte et intégration de données : La technologie d'automatisation de la finance extrait des informations pertinentes de diverses sources de données dans l'entreprise. Elle peut ensuite nettoyer et gérer les données en identifiant les erreurs, les incohérences ou les valeurs manquantes et en informant les équipes finance des domaines nécessitant une attention particulière.
   
   
2. Analyse des données : La technologie de machine learning peut analyser les données afin de détecter les corrélations, les valeurs aberrantes ou les exceptions, ce qui permet d'améliorer la précision de la planification et de réduire considérablement le temps consacré aux processus de planification et à l'analyse des données.
   
   
3. Reporting et tableau de bord : Les rapports financiers, tels que les comptes de résultat, les bilans et les relevés de flux de trésorerie, sont créés automatiquement. Elle peut également générer des tableaux de bord et des visualisations dynamiques qui fournissent des analyses en temps réel sur les indicateurs financiers clés pour les parties prenantes.
   
   
4. Budgétisation et prévisions : Les processus fastidieux de budgétisation à l'échelle de l'entreprise et des services sont automatisés. Les modèles de budget peuvent être alimentés et mis à jour dynamiquement à partir du grand livre d'une entreprise. Les technologies avancées d'automatisation de la finance permettent aux entreprises de mettre à jour les prévisions en temps réel à mesure que les facteurs clés évoluent, d'effectuer des analyses automatisées des écarts, d'intégrer rapidement des flux continus de données financières, opérationnelles et tierces, et d'utiliser des fonctionnalités de planification prédictive pour évaluer l'impact de résultats futurs potentiels.
   
   
5. Planification de scénarios : Des scénarios et des modèles de simulation approfondis sont rapidement créés pour évaluer l'impact de chaque décision et sont automatiquement mis à jour en fonction de l'évolution de différents facteurs du marché.
   
   

Approvisionnement et Achats

1. Approvisionnement : Les équipes peuvent approvisionner les fournisseurs via un processus structuré et automatisé avec une plateforme centralisée pour communiquer, comparer des offres, stocker des documents liés à l'approvisionnement et évaluer les négociations par rapport aux objectifs d'épargne.
   
   
2. Contrats d'achat : L'automatisation de la finance accélère la création de RFx à l'aide de la création guidée prise en charge par l'IA, de modèles pré-approuvés et de clauses légales. Les flux de collaboration et de validation intégrés accélèrent la signature des contrats. Elle peut également envoyer automatiquement des alertes anticipées sur les contrats arrivant à expiration.
   
   
3. Achats : La création de commandes fournisseur et les workflows pour l'acheminement des commandes fournisseur vers les approbateurs sont automatisés. Les règles d'approbation sont configurées pour assurer la conformité des dépenses et toutes les exceptions ou anomalies sont identifiées automatiquement.
   
   
4. Analyses des achats : L'IA automatise la classification des dépenses et fournit également des informations exploitables pour aider les entreprises à augmenter leur valeur commerciale. Par exemple, l'IA peut identifier des modèles de dépenses pour aider les équipes des achats à rationaliser la base d'approvisionnement d'une entreprise et à négocier de meilleures tarifs, identifier les changements dans les besoins d'approvisionnement et d'achat pour trouver les meilleurs fournisseurs pour l'entreprise et obtenir des analyses sur la performance des fournisseurs par rapport aux obligations contractuelles, telles que le prix, le service et la livraison.
   
   
5. Gestion des factures : Les tâches relatives à la réception des articles commandés, au traitement des factures et au règlement des paiements sont automatisées. Une fois qu'une commande d'achat, une réception et une facture ont été saisies dans le système, l'automatisation de la finance peut également effectuer un rapprochement tridirectionnel pour corréler les données de ces documents.
   
   
6. Gestion des fournisseurs : Les demandes de modification fournisseur font l'objet d'un suivi, d'un acheminement et d'une approbation automatiques pour faciliter la gestion des contrôles.
   
   

Quelles sont les technologies utilisées dans l'automatisation de la finance ?

L'automatisation de la finance dépend de logiciels, notamment d'applications ERP qui gèrent les données financières clés des entreprises et les aident à automatiser les processus manuels dans des domaines tels que la facturation, les achats, le rapprochement des comptes et le reporting financier. À un niveau plus fondamental, voici quelques-unes des grandes technologies utilisées dans l'automatisation de la finance.

• Automatisation robotisée des processus (RPA) : La RPA est une forme d'automatisation des processus métier qui utilise des bots logiciels pour automatiser des tâches métier répétitives et volumineuses. La RPA est axée sur les processus, ce qui signifie qu'elle suit les règles et les processus définis par un utilisateur final pour imiter les actions humaines. Les RPA peuvent, par exemple, extraire et traiter des données structurées à partir de documents, copier et coller des données, ouvrir des e-mails, télécharger des pièces jointes et traiter des transactions dans des environnements numériques structurés.
• Intelligence artificielle (IA) et machine learning (ML) : Les technologies d'IA et de machine learning sont une avancée par rapport à la RPA, passant de l'automatisation orientée processus à l'automatisation orientée données. Alors que les technologies basées sur les processus, telles que la RPA, imitent l'action humaine, les outils basés sur les données imitent la pensée humaine. L'IA et le machine learning sont guidés par les données et le contexte, ce qui leur permet d'utiliser des entrées non structurées, d'appliquer leur propre logique et de gérer des processus moins écrits, ce qui étend considérablement la gamme de processus pouvant être automatisés. Le traitement du langage naturel (NLP), qui permet aux ordinateurs de comprendre, générer et manipuler le langage humain, relève de l'IA. L'IA englobe également l'IA générative (GenAI), qui peut produire différents types de contenu, notamment du texte, des images, du code, de l'audio, de la musique et des vidéos. Des exemples de fonctionnalités d'IA et de machine learning comprennent la reconnaissance vocale et d'image, la modélisation prédictive, la génération de recommandations personnalisées, la détection d'anomalies, la reconnaissance de modèles et l'extraction de données structurées et non structurées à partir de documents.
• Cloud computing : Le cloud computing joue un rôle crucial dans l'automatisation de la finance, réduisant ainsi certaines barrières à l'entrée en fournissant une infrastructure et des services évolutifs, flexibles, rentables et puissants aux entreprises. Les systèmes ERP dans le cloud permettent aux entreprises d'accéder à des fonctionnalités financières sophistiquées, avec des mises à jour fréquentes des fonctionnalités et moins d'exigences de maintenance. Les applications cloud permettent également une évolutivité, ce qui permet de répondre aux besoins changeants et aux entreprises en croissance. Les entreprises peuvent utiliser des plateformes pour l'infrastructure en tant que service (IaaS), la plateforme en tant que service (PaaS) et le logiciel en tant que service (SaaS), et selon leurs besoins, pour déployer rapidement la capacité de calcul, développer des applications personnalisées et exploiter des applications financières sophistiquées et prêtes à l'emploi. De nombreuses applications de cloud computing fournissent de puissantes fonctionnalités d'analyse de données pour générer des analyses en temps réel, accessibles partout, y compris via des smartphones.

Avantages de l'automatisation de la finance

Les DAF et leurs équipes ont une longue liste de choses à faire, et cela ne fait que croître. Les entreprises ont toujours besoin de leurs équipes finance pour effectuer des tâches importantes, telles que le traitement des paiements et la clôture des comptes, tout en assumant des rôles plus stratégiques, analytiques et consultatifs. L'automatisation de la finance peut aider à fournir l'efficacité, la visibilité et la précision nécessaires pour prospérer dans cette nouvelle réalité. Ce sont des exemples de certains des avantages.

• Réduction des erreurs : L'automatisation de la finance permet de minimiser ce risque en automatisant les domaines sujets aux erreurs humaines, tels que la saisie de données et les calculs. Elle peut également automatiser la validation des données pour garantir l'exactitude et la qualité des données.
• Économies de temps et de coûts : Les équipes finance étant contraintes de faire plus avec moins, les économies de temps et de coûts sont l'un des principaux avantages de l'automatisation. Dans une enquête réalisée en 2024 par la Fuqua School of Business de l'Université Duke et les banques de la Réserve fédérale de Richmond et d'Atlanta, 87 % des DAF interrogés ont déclaré qu'ils mettaient en œuvre l'automatisation pour les avantages des économies. Et, dans le rapport Amex Trendex 2023 d'American Express : B2B Edition, 36 % des entreprises interrogées ont déclaré que l'automatisation des paiements à elle seule permettait à leur équipe finance d'économiser plus de 500 heures par an.
• Visibilité accrue : Les plateformes d'automatisation de la finance peuvent consolider les données financières provenant de sources disparates dans un référentiel central, ce qui permet à tous les membres de l'entreprise d'avoir accès aux bonnes informations, en fonction de leurs privilèges d'accès. Ils peuvent générer des rapports, des tableaux de bord et des analyses en temps réel, afin que les équipes finance puissent surveiller les performances financières, suivre les KPI et observer les tendances avec des informations à jour. Ces outils maintiennent également des pistes d'audit complètes qui documentent les transactions financières, les activités et les modifications apportées au sein du système, aidant les entreprises à démontrer le respect des normes d'audit et des contrôles internes. Grâce à un accès en temps réel à des données financières, des informations et des analyses précises provenant de l'ensemble de l'entreprise, les parties prenantes peuvent prendre des décisions plus éclairées.
• Amélioration de l'efficacité : L'automatisation peut accélérer considérablement le rythme des opérations financières, souvent tout en améliorant la précision. L'automatisation de la finance permet aux entreprises de gagner en efficacité et d'améliorer la performance de l'entreprise en automatisant la saisie et le traitement des données, en rationalisant les workflows, en accélérant le traitement des transactions, en fournissant des rapports et des analyses en temps réel, en réduisant les taux d'erreur, en optimisant l'allocation des ressources, en appliquant la conformité, etc.
• Collaboration améliorée : L'intégration de l'automatisation au service finance peut améliorer la collaboration de plusieurs façons. Alors que de nombreuses entreprises adoptent l'automatisation de la finance via des plateformes de cloud computing, l'accès à distance et distribué s'améliore, ce qui signifie que les équipes sur plusieurs sites peuvent interagir autour d'une source de données partagée. Les informations, les workflows, les données et les communications centralisés permettent aux membres de l'équipe de travailler ensemble plus efficacement. De plus, avec moins de tâches manuelles, la fonction finance dispose de la bande passante nécessaire pour collaborer à des initiatives stratégiques dans différents domaines fonctionnels et services de l'entreprise.
• Réduction de la fraude : L'un des principaux avantages de l'automatisation de la finance est la réduction de la fraude, et les DAF en tiennent compte. Dans un rapport d'octobre 2023 de PYMNTS, 63 % des DAF interrogés ont déclaré avoir utilisé un certain niveau d'automatisation spécialisée pour la prévention de la fraude au cours des six derniers mois. Les systèmes automatisés peuvent analyser de grandes quantités de données, détecter des modèles et identifier des transactions ou des comportements suspects beaucoup plus rapidement que les humains, ce qui en fait des outils idéaux pour aider les entreprises à détecter et à prévenir la fraude de manière proactive. L'IA présente un fort potentiel de détection des fraudes, car elle peut analyser rapidement de grands jeux de données pour détecter les anomalies et les déséquilibres susceptibles d'indiquer un problème.
• Reporting en temps réel : Les processus manuels traditionnels signifiaient que les fonctions finance nécessitaient un délai d'exécution important pour générer des rapports. Ces rapports seraient axés sur les données historiques, ce qui signifie qu'au moment où ils atteindraient les parties prenantes, les informations seraient probablement obsolètes. La rapidité et la précision de l'automatisation de la finance permettent la surveillance et le reporting en temps réel des données financières critiques, ce qui permet une prise de décision plus rapide et une correction proactive des cours.
• Amélioration de l'atténuation des risques : Grâce à l'automatisation de la finance, les entreprises peuvent assurer la conformité en automatisant les contrôles de conformité, les règles de validation et les workflows d'approbation. La technologie maintient des pistes d'audit et de la documentation complètes, fournissant un enregistrement détaillé et chronologique des activités financières. Les systèmes d'automatisation de la finance surveillent les transactions financières, les activités et les anomalies en temps réel, générant des alertes pour les risques potentiels ou les activités suspectes.

Risques liés à l'automatisation de la finance

Les responsables financiers doivent gérer les risques potentiels ainsi que les avantages liés à l'automatisation de la finance. Le fait de ne pas traiter correctement ces risques peut amener les entreprises à prendre des décisions fondées sur des données inexactes ou à faire face à un risque accru de conformité. Voici quelques-uns des domaines clés à prendre en compte lors de l'évaluation des risques potentiels.

• Conformité : Un système financier automatisé sans contrôles et garanties appropriés peut augmenter les risques de conformité. Les processus financiers automatisés s'appuient sur des données financières précises et fiables pour la prise de décision et le reporting. S'il y a des inexactitudes ou des erreurs dans les données fournies par la technologie, cela pourrait entraîner des violations de la conformité ou des erreurs dans les rapports financiers. Les systèmes d'automatisation de la finance doivent également respecter les exigences réglementaires et les normes du secteur régissant la confidentialité des données, la sécurité et les transactions financières. Pour atténuer les risques de conformité, les entreprises doivent mettre en œuvre un cadre de gestion de la conformité robuste qui comprend des politiques, des procédures, des contrôles, des mécanismes de surveillance et des audits réguliers. Il est essentiel que les entreprises sachent exactement où et comment ces technologies sont utilisées dans l'entreprise.
• Compétences/talents : Dans une enquête menée en 2023 auprès de dirigeants par Forrester, l'inquiétude des collaborateurs concernant le remplacement par l'automatisation était l'un des trois principaux problèmes qui entravaient l'adoption de l'automatisation des tâches finance et comptabilité. Lorsqu'elle n'est pas gérée correctement, l'adoption de l'automatisation de la finance peut effrayer certains de vos meilleurs talents. Les entreprises peuvent également avoir besoin de renforcer leurs effectifs au fur et à mesure de leur automatisation, afin d'aider les collaborateurs à passer de l'exécution de tâches routinières à un travail d'analyse plus approfondi. Cela dit, le risque pour les talents de ne pas adopter l'automatisation peut être plus grand. La même enquête révèle que plus de la moitié des répondants ont du mal à fidéliser leurs collaborateurs en raison du volume élevé de travail manuel de faible valeur. Pour faciliter l'appréhension des collaborateurs en matière d'automatisation, les dirigeants doivent créer et communiquer une vision convaincante où chacun peut voir son rôle aux côtés de l'automatisation et comprendre comment l'automatisation améliorera son travail. Les dirigeants doivent allouer du financement et du temps aux collaborateurs pour que les équipes finance acquièrent les compétences nécessaires pour prospérer dans un environnement augmenté par l'automatisation.
• Technologie : L'implémentation d'une technologie comporte intrinsèquement des risques. Une technologie mal conçue ou implémentée, une intégration inefficace avec les systèmes existants ou le mauvais choix de logiciels pour l'entreprise peuvent réduire à néant le retour sur investissement d'un projet d'automatisation de la finance. Des problèmes de performance peuvent survenir si l'infrastructure informatique de l'entreprise ne dispose pas de la capacité ou de l'évolutivité nécessaires pour exécuter de nouveaux outils d'automatisation de la finance. Les systèmes d'automatisation de la finance peuvent ne pas être compatibles avec l'infrastructure informatique de l'entreprise. Il est essentiel que les entreprises évaluent leur infrastructure informatique existante, les problèmes potentiels et la meilleure façon de les atténuer. L'ajout réussi de l'automatisation de la finance peut prendre plus qu'une simple technologie supplémentaire et nécessiter une réévaluation complète des systèmes et processus existants.
• Sécurité : Le mauvais système d'automatisation, ou un système qui n'est pas implémenté ou géré efficacement, peut introduire des risques pour la sécurité, notamment des violations de données, des menaces internes et des attaques de logiciels malveillants et de ransomwares. Étant donné que l'automatisation des processus financiers tend à impliquer le traitement de données financières sensibles, notamment les informations client, les détails de paiement et les enregistrements de transaction, les entreprises doivent prendre les mesures appropriées pour sécuriser les données et respecter toutes les réglementations applicables en matière de confidentialité. Tous les systèmes d'automatisation ne sont pas créés de la même manière. Les entreprises doivent donc étudier la façon dont chacune gère le chiffrement, l'authentification, l'autorisation et la sauvegarde des données, ainsi que les normes de sécurité et les certifications qu'elle suit. En interne, les entreprises doivent mettre en œuvre des contrôles d'accès, des pistes d'audit et une formation pour les collaborateurs sur les risques et les responsabilités de sécurité associés aux processus financiers automatisés.
• Combinaisons de compétences et formation : L'avancement rapide de l'automatisation a modifié les compétences nécessaires dans le domaine de la finance. Les responsables financiers cherchent donc à construire une équipe possédant des connaissances en technologie et sachant travailler efficacement avec elle. Les études montrent que de nombreuses entreprises n'y parviennent pas. Dans un rapport publié en 2024 par Pluralsight, 95 % des cadres interrogés pensaient que les initiatives d'IA échoueraient sans le personnel qui pourrait utiliser efficacement ces outils. Pourtant, une enquête menée en 2023 par le Boston Consulting Group a révélé que, alors que 86 % des travailleurs pensaient avoir besoin d'une formation en IA et en automatisation, seulement 14 % ont déclaré avoir reçu une formation à ce jour. Sans combler l'écart de compétences, il est peu probable que le retour sur investissement total de l'automatisation de la finance soit réalisé.
• Systèmes historiques : La difficulté à intégrer les nouvelles technologies aux systèmes historiques a été citée comme l'un des principaux problèmes entravant l'adoption de l'automatisation financière, selon l'enquête Forrester. Les anciens systèmes posent des défis importants aux initiatives d'automatisation de la finance en raison de leur technologie obsolète, de leur complexité et de leurs limites. Les systèmes obsolètes ne disposent pas d'interfaces de programmation d'applications (API) et de fonctionnalités d'intégration modernes, ce qui rend difficile, voire impossible, la connexion à des logiciels d'automatisation plus récents. Comme les systèmes historiques ne s'intègrent pas, ils créent des données cloisonnées et des incohérences, ce qui entraîne des problèmes dans l'extraction, l'agrégation et la normalisation des données à des fins d'automatisation. Ils ne disposent probablement pas non plus des capacités d'évolutivité et de performance requises par les outils d'automatisation et, éventuellement, de l'infrastructure de sécurité appropriée. Les entreprises qui tentent de faire fonctionner les initiatives d'automatisation dans leurs systèmes historiques risquent d'avoir des coûts élevés, une personnalisation étendue et d'autres obstacles qui peuvent entraver ou empêcher le succès des efforts d'automatisation.

Configuration de l'automatisation de la finance

La mise en œuvre de l'automatisation de la finance peut être une entreprise considérable, en particulier pour les entreprises qui utilisent encore des systèmes historiques. Pour tirer le meilleur parti de leur investissement, les entreprises doivent suivre un processus mesuré et approfondi qui évalue la configuration déjà en place, identifie les ressources nécessaires pour la mettre à jour et détaille une stratégie d'implémentation. Même après la mise en œuvre, les entreprises devront surveiller, itérer et améliorer les processus automatisés pour s'assurer que tout fonctionne comme prévu. Voici une feuille de route stratégique pour vous aider à démarrer.

1. Évaluer les processus actuels : Évaluez vos processus financiers existants pour identifier les opportunités d'automatisation. Tous les processus ne sont pas de bons candidats à l'automatisation, en particulier dans les phases initiales du déploiement de l'automatisation. Priorisez les tâches répétitives, volumineuses et qui ne nécessitent pas un haut niveau de pensée humaine. Le résultat de cette étape est une liste complète et hiérarchisée de ce que vous voulez automatiser dans votre entreprise.
   
   
2. Évaluer la configuration existante : Analysez les systèmes déjà en place par l'entreprise. Rencontrez-vous des difficultés avec des données cloisonnées ou des processus métier déconnectés ? Vos systèmes sont-ils intégrés ? Étant donné que l'automatisation de la finance repose sur des systèmes connectés avec des données fiables, votre entreprise peut avoir besoin d'apporter des modifications pour s'assurer que la solution dispose d'une base solide sur laquelle opérer.
   
   
3. Sélectionner des outils d'automatisation : Recherchez et sélectionnez les outils d'automatisation qui répondent aux besoins, aux exigences et au budget de votre entreprise. Les éléments importants à prendre en compte lors de l'évaluation des solutions sont les fonctionnalités, l'évolutivité, la sécurité, la facilité d'utilisation, les fonctionnalités d'intégration et la réputation du fournisseur. La solution peut-elle s'intégrer à votre système actuel ? Répond-elle aux besoins que vous avez décrits dans les étapes précédentes ? Cela donnera-t-il à votre entreprise la possibilité de se développer et de changer, y compris en ajoutant de nouvelles fonctionnalités d'IA et d'IA générative au fur et à mesure de son évolution et de son expansion ?
   
   
4. Planifier la stratégie d'implémentation : Élaborer une stratégie d'implémentation détaillée qui décrit le périmètre, le calendrier, les ressources et les jalons. Veillez à définir les rôles et les responsabilités des parties prenantes principales. Désignez des KPI qui mesureront l'impact et le succès de votre initiative d'automatisation de la finance.
   
   
5. Configurer des workflows : Configurez des workflows en identifiant d'abord les tâches qui composent l'activité. Créez ensuite les règles et la logique qui régissent la façon dont ces tâches doivent être effectuées. Les règles et la logique sont souvent une série de déclarations « si » et « alors » qui agissent comme des instructions indiquant au programme les actions à entreprendre et la manière de passer d'une tâche à l'autre. Par exemple, un workflow de gestion des frais peut comporter les éléments suivants :
   • Un collaborateur soumet une note de frais.
   • Un e-mail est automatiquement envoyé au manager du salarié pour l'informer de la note de frais.
   • Le manager approuve la note de frais.
   • Notification envoyée à l'équipe finance de la note de frais approuvée.
   • Le service finance approuve la note de frais.
   • Le remboursement est effectué.
   • Les justificatifs, les frais et les notes de frais sont stockés.
     
     
6. Tester les workflows : Testez les workflows d'automatisation, l'intégration des données et la performance du système dans un environnement contrôlé pour vous assurer que l'automatisation fonctionne comme prévu. Rassemblez les retours des utilisateurs pour identifier les problèmes ou les domaines à améliorer.
   
   
7. Déployer et surveiller : Déployez les processus automatisés en production et surveillez étroitement leur performance, leur efficacité et leur impact sur les opérations stratégiques. Veillez à surveiller les KPI et les retours des utilisateurs pour évaluer le succès de l'initiative d'automatisation et apporter les ajustements nécessaires.
   
   
8. Intégrer et améliorer : Créez une culture d'amélioration continue autour de votre initiative d'automatisation de la finance. Répétez et améliorez vos processus en fonction des retours, des analyses et des enseignements tirés. En particulier, compte tenu de l'avancement rapide de l'IA dans l'automatisation de la finance, il y aura toujours de la place pour l'optimisation, l'innovation et l'expansion.
   
   

Comment savoir si l'automatisation de la finance est adaptée à votre entreprise

Déterminer l'état de préparation organisationnelle pour l'automatisation financière est multidimensionnel et implique l'évaluation de plusieurs domaines. Au niveau fondamental, il est tout d'abord important de déterminer si votre infrastructure informatique actuelle peut gérer l'automatisation de la finance et ce qu'il faudrait mettre à niveau en fonction des ressources si ce n'est pas le cas.

L'adhésion de parties prenantes clés, telles que la direction, les équipes finance et les services informatiques, à l'automatisation de la finance sera un facteur de réussite essentiel. La crainte de voir l'automatisation remplacer les emplois est bien réelle, ce qui peut donner lieu à une culture peu réceptive au changement. Les dirigeants doivent investir du temps et des ressources dans une gestion efficace du changement. Ils doivent montrer aux équipes comment l'automatisation rendra les postes financiers plus intéressants et enrichissants, tout en améliorant leurs perspectives de carrière.

Du point de vue des talents, les dirigeants doivent évaluer s'ils disposent des compétences, de l'expertise et des ressources nécessaires pour mettre en œuvre et gérer les initiatives d'automatisation. Alors que l'automatisation modifie fondamentalement la nature de l'activité, un programme de renforcement des compétences s'avérera inestimable pour aider les collaborateurs à passer de tâches plus manuelles à des tâches plus stratégiques, analytiques et collaboratives.

Enfin, d'un point de vue pratique, il y a les questions critiques concernant les coûts et qui fournira le logiciel d'automatisation de la finance. Par exemple, les coûts et les avantages potentiels de l'automatisation correspondent-ils au budget et aux priorités de votre entreprise ? Pouvez-vous présenter une analyse de rentabilité claire pour investir dans des systèmes ERP qui prennent en charge l'automatisation de la finance ? Avez-vous trouvé le bon fournisseur de technologie pour votre entreprise ? La mise en œuvre de l'automatisation de la finance n'est pas une tâche ponctuelle, mais plutôt une initiative de transformation à long terme. Vous voulez être sûr d'avoir le bon partenaire à bord.

Adoptez l'automatisation avec Oracle

L'avenir de la finance est là, et il redessine déjà le paysage concurrentiel des entreprises. Les entreprises qui ne repensent pas leurs processus financiers pour intégrer les technologies innovantes s'exposent à des risques, notamment une baisse de la compétitivité, une diminution de l'attraction et de la rétention des talents, des analyses manquées, des rapports inexacts et une réduction de la productivité des collaborateurs. Investir dans l'automatisation de la finance a un impact significatif sur la capacité d'une entreprise à prendre des décisions centrées sur les données et à suivre le rythme des changements continus dans son secteur d'activité et son marché.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) et Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) aident les entreprises à automatiser et à connecter les processus financiers, notamment les comptes clients et les comptes fournisseurs, la gestion de la trésorerie, les immobilisations et le reporting. Les fonctionnalités d'IA d'Oracle Fusion Cloud Applications incluent des remises dynamiques pour créer des plans de paiement fournisseur personnalisés et des prévisions de trésorerie pour générer automatiquement des prévisions hebdomadaires. Oracle Cloud Applications s'exécute sur Oracle Cloud Infrastructure (OCI), fournissant une suite complète d'applications cloud sur une infrastructure cloud nouvelle génération spécialement conçue pour les exécuter. Cette combinaison unique permet aux entreprises de déployer de puissantes fonctionnalités d'IA traditionnelles et génératives intégrées aux applications Oracle Fusion Cloud. Résultat ? De meilleures données à exploiter et plus de temps pour l'équipe finance afin de se concentrer sur l'utilisation de ces données.

FAQ sur l'automatisation de la finance

La finance sera-t-elle entièrement automatisée ?
L'impact de l'automatisation sur le service finance est significatif. Selon Accenture, jusqu'à 80 % du travail transactionnel de la fonction pourrait être automatisé. Cependant, il est peu probable que les professionnels de la finance soient un jour entièrement remplacés par l'automatisation. Les métiers de la finance auront toujours besoin d'implication humaine pour fournir la créativité humaine, le jugement, l'intelligence émotionnelle, le renforcement des relations et la pensée critique. L'automatisation gérera les tâches manuelles et répétitives qui demandaient un temps important, ce qui permettra aux équipes finance de se concentrer sur des analyses plus complexes et une prise de décision stratégique.

Qu'est-ce que l'automatisation robotisée des processus (RPA) dans la finance ?
La RPA, ou automatisation robotisée des processus, utilise des bots logiciels low code pour gérer des processus récurrents et chronophages dans la finance. La RPA est idéale pour automatiser les processus basés sur des règles avec des ensembles de données structurées dans la finance qui nécessitent peu ou pas de prise de décision humaine. Il s'agit par exemple d'extraire des données, de remplir des formulaires et d'acheminer des approbations.

Qu'est-ce que l'automatisation intelligente dans la finance ?
L'automatisation intelligente, également appelée automatisation intelligente des processus, combine plusieurs technologies avancées, notamment la RPA, le machine learning, le traitement du langage naturel et l'IA pour fournir des fonctionnalités plus avancées que la RPA seule. Contrairement à la RPA, qui effectue les tâches en suivant les règles définies par les humains dans les scripts logiciels, l'automatisation intelligente peut s'adapter et apprendre de son expérience. L'automatisation intelligente peut analyser des données structurées et non structurées, s'adapter à l'évolution des circonstances et améliorer la performance au fil du temps en identifiant des modèles et en prenant des décisions en fonction des expériences passées. Cela permet à l'automatisation intelligente de gérer des tâches cognitives complexes qui nécessitent des capacités de prise de décision et de résolution de problèmes humaines. Par exemple, lorsqu'il s'agit de factures, la RPA peut traiter des factures qui suivent des règles et des modèles prédéfinis qui se composent de données structurées sous forme de nombres et de valeurs. Cependant, l'automatisation intelligente peut interpréter et extraire des données à partir de divers formats de facture qui incluent des données non structurées, l'apprentissage de formats spécifiques aux fournisseurs et l'adaptation aux écarts.