Qu'est-ce que l'ERP pour les petites entreprises ?

Pour de nombreuses PME, évaluer les solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP) peut sembler une tâche difficile. Mais tout cela nous ramène à une seule et même question : votre système actuel soutient-il vos objectifs commerciaux ? Ou est-ce que cela vous freine ?

Afin de poursuivre leur croissance, les PME doivent évoluer et abandonner les feuilles de calcul, les solutions logicielles sur site et les solutions cloud ponctuelles limitées. Pour réussir dans l'environnement numérique actuel, à rythme rapide et mondial, les PME doivent adopter une approche moderne de la finance et des opérations avec leur sélection ERP. Or, qu'est-ce qu'un « ERP innovant »? Est-ce une solution ERP pour les petites entreprises ?

Comment les distractions tactiques répercutent les objectifs commerciaux et stratégiques des PME

L'objectif ultime de nombreuses petites entreprises est de devenir à terme une plus grande entreprise. Cet objectif ambitieux peut nécessiter des acquisitions, une expansion vers de nouvelles régions, nationales ou mondiales, l'ajout ou l'évolution de nouveaux produits ou services, des approches de distribution supplémentaires ou l'adoption de nouveaux modèles économiques, tels que les abonnements ou la franchise. Pour la plupart des PME, la stratégie de croissance est une approche pluridisciplinaire impliquant plusieurs combinaisons de toutes ces activités. Mais quel que soit le plan d'action, la capacité d'exécution rapide est essentielle pour atteindre - et, espérons-le, dépasser - les objectifs de croissance.

Pourtant, les objectifs stratégiques d'une entreprise sont souvent freinés par la réalité sous la forme d'applications et de technologies d'entreprise obsolètes qui consomment des ressources informatiques et nuisent à la productivité des collaborateurs.

Par exemple, lorsqu'une PME dispose de plusieurs applications logicielles sur site pour gérer son activité, le personnel informatique et ses partenaires passent du temps à gérer des activités importantes mais sans intérêt, impliquant des sauvegardes des données, la planification et les tests de récupération après sinistre, l'application de correctifs de sécurité et une myriade de mises à jour et de mises à niveau. Ces activités créent de multiples distractions continues qui empêchent les services informatiques (internes ou contractuels) de réaliser des tâches plus stratégiques susceptibles d'aider les entreprises à innover et à développer leur activité.

C'est la raison pour laquelle les PME adoptent de plus en plus une approche globale donnant la priorité au cloud. Avec les applications ERP cloud, les PME cèdent la plupart des responsabilités liées à la planification de la récupération après sinistre, à la gestion des données, à l'application de correctifs, à la mise à jour et à la plupart des autres activités informatiques tactiques à leur fournisseur cloud. Cette approche, en retour, libère les talents informatiques précieux pour qu'ils se consacrent aux objectifs stratégiques plus importants. En outre, grâce à une approche axée sur le cloud, les PME peuvent évoluer en toute confiance en sachant que leurs données et systèmes sont disponibles et sécurisés vingt-quatre heures par jour, sept jours par semaine par l'intermédiaire de leur fournisseur.

ERP Cloud comme avantage concurrentiel et égaliseur

Au-delà du passage d'une approche tactique à une approche stratégique des opérations et de la finance de base, les PME qui adoptent une approche axée sur le cloud pour l'ERP bénéficient de deux avantages supplémentaires

Défis et opportunités liés à l'ERP pour les PME

Les PME sont confrontées aux mêmes pressions financières et concernant les talents que leurs homologues plus importants. Toutefois, les PME évaluent et hiérarchisent les problèmes différemment parce que leurs objectifs en aval sont axés sur l'obtention de parts de marché, l'utilisation de l'innovation pour développer les services et les produits, l'expansion géographique rapide et la perturbation, tout en recrutant et en employant les meilleurs talents et autres ressources. La protection des marges et la prévention des problèmes de flux de trésorerie sont encore importantes pour les PME par rapport à leurs concurrents plus importants car les PME disposent de moins de ressources financières et humaines mais leurs priorités sont axées sur la croissance, la flexibilité et l'innovation.

Bien que les recettes et les coûts contribuent aux pressions exercées par les entreprises pour les PME, l'exécution des attentes en matière de croissance est la principale préoccupation. Pourquoi ? Étant donné que la croissance est généralement un signe positif pour toute entreprise, le succès à long terme est particulièrement important pour les PME qui encouragent la capacité de leur entreprise à construire une base solide pour assurer une expansion rapide des entreprises grâce à l'innovation et à augmenter la part de marché. Il est essentiel d'éviter les erreurs. Et prendre des risques opérationnels peut potentiellement ruiner définitivement une opportunité de croissance. C'est pourquoi il est tout aussi important pour une PME de s'assurer qu'elle dispose des systèmes informatiques back-end qui seront en mesure de soutenir sa croissance future.

C'est pourquoi un ERP dans le cloud devient essentiel pour les PME axées sur la croissance. Pour la plupart des entreprises, mais en particulier pour les PME, le financement de CapEx est limité. Lorsque les PME s'appuient sur un plan ERP donnant la priorité au cloud, elles fournissent leurs fonctionnalités financières et opérationnelles à l'aide d'un modèle de budgétisation mensuelle OpEx qui s'adapte à leur croissance et consomme ce dont elles ont besoin au moment opportun. Plutôt que de déployer ou de gérer des systèmes sur site qui s'appuient sur des fonds CapEx limités et élevés en amont, les PME peuvent évoluer et payer pour leur ERP si nécessaire. Cela libère les CapEx pour les investissements stratégiques dans les nouveaux équipements, les installations supplémentaires et les activités de R&D visant à atteindre les objectifs de croissance de la PME. Cela devient encore plus important lorsque les dépenses d'investissement de capital sont nécessaires pour mettre à niveau des systèmes sur site obsolètes avec de nombreuses personnalisations, intégrations et conflits de données.

Les PME sont également confrontées à des difficultés lorsqu'il s'agit de partager efficacement des informations financières. Souvent, les éléments de base du système comptable d'une PME utilisent des processus qui ont évolué à partir de feuilles de calcul manuelles et papier. Ce manque de collaboration financière induit également des cloisonnements entre les fonctions métier. Mais si une PME transforme ses opérations avec un ERP dans le cloud, les processus financiers sont simplifiés. Plus important encore, ils établissent une version unique de la réalité pour la comptabilité et les données dans toute l'entreprise. À lui seul, il peut constituer un avantage concurrentiel par rapport aux autres PME et aux grandes entreprises rivales qui luttent avec des systèmes financiers disparates.

Dans notre environnement professionnel en rapide évolution, la capacité à générer des rapports prédéfinis et à fournir facilement des résultats ad hoc est une composante indispensable des logiciels de gestion financière. Ajoutez à cela les exigences en matière d’analyse approfondie des données, de visualisation des informations, d’une plus grande visibilité opérationnelle, ainsi que de rapports narratifs, et c'est ainsi que les entreprises découvrent rapidement que leurs solutions ERP doivent pouvoir fonctionner facilement avec des systèmes de reporting avancés tels que les solutions de gestion de la performance d’entreprise (EPM, Enterprise Performance Management).

Cependant, migrer vers le cloud peut sembler intimidant pour une petite entreprise. Pour de nombreuses PME, la croissance arrive parfois rapidement et plus vite que prévu, ce qui rend difficile la détermination précise de l'utilisation de l'ERP dans le cloud.

Les solutions cloud complètes offrent des fonctionnalités bien au-delà des meilleurs systèmes sur site qui remontent au siècle dernier. La bonne nouvelle, c'est qu'en raison de la multitude de fonctionnalités disponibles avec les applications logicielles en tant que service (ou SaaS), très peu d'entreprises, quelle que soit leur taille, démarrent avec une suite complète de solutions cloud ERP ; la plupart d'entre elles ajoutent des fonctionnalités au fur et à mesure de leurs besoins.

Les besoins en constante évolution des clients sont également une force de transformation pour les PME à l'heure où les utilisateurs professionnels s'attendent (ou même exigent), à ce que leurs applications de travail soient similaires, voire meilleures, par rapport à ce qu'elles vivent dans leur vie personnelle. Voici un autre domaine où l'ERP innovant dans le cloud offre aux PME des avantages métier clairs. Étant donné que l'ERP dans le cloud est généralement conçu avec les mêmes technologies à jour qui offrent aux clients des expériences modernes pour les applications mobiles et de bureau, les PME peuvent instantanément proposer des expériences utilisateur améliorées à leurs employés et à leurs clients.

9 signes qui prouvent que votre système ERP ne peuvent pas soutenir votre croissance

Les technologies de nouvelle génération, telles que l'IA, le machine learning, les chatbots et l'automatisation des processus, modifient le fonctionnement de la finance. Lorsque vous migrez vers un système ERP basé sur le cloud, vous pouvez accéder aux fonctionnalités de ces technologies pour gagner en efficacité et améliorer votre prise de décision.

Or, comment savez-vous que votre système ERP courant n'est pas conçu pour la croissance ? Répondez aux questions suivantes sur votre environnement financier et opérationnel de back-office actuel pour vous aider à déterminer si votre ERP existant vous freine :

1. Les données sont-elles téléchargées et rentrées manuellement dans d'autres systèmes, en particulier des feuilles de calcul Excel ?
2. Les lignes de production font-elles confiance aux données et existe-t-il une source fiable unique ?
3. La prise de décision a-t-elle été retardée à cause d'une remise en question des données ou l'impossibilité de les consulter en temps réel ?
4. Vos feuilles de calcul sont-elles davantage utilisées que votre système ERP ?
5. La clôture des livres dure-t-elle indéfiniment comme cela semble paraître (des semaines au lieu de quelques jours) ?
6. Vos équipes peuvent-elles prendre en charge de nouveaux modèles de revenus ou méthodes de planification, de budgétisation et de prévision ?
7. Votre système ERP est-il une collecte bidouillée de solutions ponctuelles issues de différents fournisseurs avec des intégrations internes ou tierces multiples ?
8. Les plaintes sur l'expérience client ont-elles augmenté ?
9. Avez-vous affaire à l'un des problèmes suivants : coûts de support du système ERP Skyrocketing ? Fin de vie de votre support produit ERP actuel ? Une mise à niveau ERP requise arrive-t-elle prochainement ?

Objectifs ERP pour les PME

Pour la plupart des PME, la croissance et les parts de marché sont les principaux objectifs alimentés par une approche ciblée singulière ; or, ce ne sont pas les seuls objectifs auxquels les PME s'intéressent, ni de loin. Une autre préoccupation importante est la rentabilité. Même si les PME améliorent souvent les marges en raison de l'échelle et du volume, il devient impératif de connaître tous les coûts des produits et des services, de gérer étroitement les dépenses, d'évaluer les procédures et processus d'approvisionnement et de travailler avec des budgets établis grâce à des prévisions, une planification et des analyses continues.

Les PME ne peuvent pas se permettre d'être laissées pour compte car de nouvelles pratiques, telles que l'accès mobile, le commerce électronique, le big data et l'IA, commencent à s'imposer dans un environnement professionnel compétitif. La modernisation des systèmes métier reste une responsabilité permanente pour les PME. Adopter de nouvelles technologies leur permettra de rester compétitifs dans un marché en plein changement.

Le service client est tout aussi important pour chaque PME. La croissance rentable tout en maintenant les systèmes à jour contribue à fournir à la fois la structure et la gouvernance pour chaque PME. Moderniser son logiciel permet aux entreprises proposant une approche tournée vers le client de prendre en compte les besoins de leurs clients et les transformer en décisions et en investissements. La meilleure façon de servir les clients varie selon l'entreprise mais il s'agit généralement d'une combinaison entre la marque, les produits, les services et/ou les capacités uniques qu'une entreprise peut avoir dans son secteur.

Facteurs clés de réussite ERP pour les petites et les moyennes entreprises

Les petites et moyennes entreprises doivent faire face à ce à quoi devrait ressembler un système ERP moderne et à ses fonctionnalités spécifiques. Pour toutes les PME axées sur les performances financières élevées et la croissance de l'entreprise, voici les principales exigences qui définissent un système ERP moderne. Ils constituent un bon point de départ pour toute conversation sur le déploiement d'un ERP innovant :

• Les applications financières de base comprenant le grand livre, les comptes fournisseurs et les comptes clients pour effectuer le suivi des dépenses par rapport aux comptes, au bilan, aux rapports de pertes et profits, au cycle de la commande client au paiement et au fournisseur de l'approvisionnement au paiement (P2P).
• Processus leaders du secteur pour l'intégration de solutions supplémentaires pour la gestion de projets, la gestion du personnel et les fondamentaux des RH.
• Système clair et auditable de gestion des coûts des produits, de gestion d'un référentiel commun d'indicateurs clés de performance et de reporting et de contrôle de la sécurité via un accès au système des employés basé sur les rôles.
• Capacités à suivre les mises en conformité réglementaires, la qualité des données et le statut de tous les systèmes.
• Processus transversaux et procédures standardisées entre les opérations, le service clients, la logistique, la finance et les ventes pour soutenir la collaboration en temps réel entre les services ou les divisions.
• Les services financiers sont intégrés de manière native au CRM, à l'e-commerce, aux portails clients et fournisseurs en libre-accès, à la planification et à la budgétisation, aux analyses métier, à la gestion des commandes, à la planification de la supply chain, à la fabrication et aux autres fonctionnalités selon les besoins.

Solutions de logiciels ERP pour les PME

De nombreux facteurs expliquent le fait que les entreprises sont susceptibles de changer ou de mettre à niveau leur système ERP. Tirer parti des dernières fonctionnalités et fonctions de la liste.

Au fur et à mesure que la PME se développe, la gestion d'un volume accru de transactions, l'accélération de la vitesse du flux d'informations et les nouvelles exigences en matière de processus peuvent exiger l'ajout de nouvelles fonctionnalités. La facilité d'utilisation est essentielle à l'engagement des employés et figure au deuxième rang dans la liste. La priorité est que la solution ERP fasse son travail mais qu'elle soit également conviviale et intuitive.

En fonction de leur offre commerciale, la flexibilité des PME doit permettre une certaine rentabilité et croissance, deux objectifs stratégiques. La flexibilité est également importante pour la solution de planification des ressources d'entreprise elle-même et pour son déploiement.

En résumé, si un système ERP ne répond pas aux besoins actuels de votre entreprise, il est temps de changer. Les entreprises dans cette situation doivent réexaminer l'ensemble de leur stratégie informatique et système si elles veulent atteindre leurs objectifs. Une approche ERP dans le cloud, l'une avec un fournisseur capable de gérer la croissance et le support d'intégration, est la meilleure solution viable. Les options diffèrent mais l'accent est mis sur la flexibilité et la sécurité.

Solutions financières pour les petites et moyennes entreprises

L'adoption de l'ERP débute généralement par les solutions financières. Tout comme les grandes entreprises, les PME ont besoin d'un moyen de rapprocher les coûts de leurs comptes, au bilan et à la génération de profits et pertes, ainsi qu'à la fonctionnalité de grand livre. Quatre des processus ERP les plus courants que les PME adoptent initialement sont les suivants : comptabilité fournisseurs, comptes clients, grand livre et paie. La comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients sont deux processus que les PME utilisent pour communiquer avec leurs clients et leurs fournisseurs. La comptabilité clients couvre le processus de la commande au paiement côté client (exécution de commandes, livraison d'un produit ou d'un service, facturation et collecte du paiement par le client). La comptabilité fournisseurs gère les transactions avec les fournisseurs.

Les comptes fournisseurs sont essentiels pour un processus de l'approvisionnement au paiement ou de la source au règlement. Ils impliquent la commande de biens ou de services auprès d'un fournisseur et incluent le règlement, le traitement des factures et le paiement. Le grand livre est la colonne vertébrale de tout système comptable.

D'autres domaines de solutions qui prennent également de l'importance en matière de gestion financière avec les PME comprennent la gestion des dépenses, l'approvisionnement, l'inventaire et la gestion de projet.

Applications administratives et fonctionnelles

Outre les applications financières communes, les PME doivent s'attendre à ce que leur système ERP inclue des applications administratives et fonctionnelles de base.

Les principales fonctionnalités RH font peut-être également partie intégrante de vos systèmes ERP. Il s'agit d'un autre domaine dans lequel les PME devraient initialement externaliser. Au fur et à mesure de leur croissance, elles peuvent souhaiter une solution RH qui s'intègre facilement à leur ERP.

Un logiciel de gestion de base du personnel permet aux entreprises d'anticiper la demande en main d'oeuvre et en charge de travail, de définir et d'attribuer des plannings en fonction des objectifs de l'entreprise, de saisir le temps travaillé, les absences et toutes autres informations sur la main d'oeuvre, de suivre le respect du planning et la productivité et de respecter les lois du travail et de la paie. À mesure que les exigences en matière de gestion du personnel et de reporting deviennent plus complexes, l'utilisation d'une solution de gestion du personnel ou d'une solution de gestion du temps et de la main d'oeuvre intégrée à un système ERP pourrait être l'étape suivante.

En outre, à mesure que les entreprises de toutes tailles se battent pour des solutions cloud de talents qui non seulement améliorent le recrutement, mais également l'expérience globale des employés, ce qui contribue à la fidélisation, deviennent de plus en plus importantes. Ensemble, ces solutions de gestion des employés augmentent le besoin d'applications complètes qui travaillent ensemble au recrutement, à l'intégration, au développement de carrière, à la paie et aux avantages sociaux.

Processus élémentaires de contrôle des opérations

Au-delà des applications de comptabilité financière et d'administration, il existe de nombreuses autres fonctionnalités liées aux contrôles, aux processus, à la visibilité et à l'intégration que les PME sont plus susceptibles d'adopter.

Bien que les PME indiquent généralement que leur objectif global est de se développer, il n'en reste pas moins que la rentabilité et le contrôle des coûts reste important, car il est impossible d'opérer en toute confiance sans avoir de visibilité sur les coûts impliqués. À un moment donné, il n'est pas possible pour les PME de survivre sans comprendre, puis contrôler leurs coûts.

Grâce à un ERP basé sur le cloud, les PME peuvent bénéficier d'un système d'entreprise intégré qui offre un système d'enregistrement complet et auditable de l'entreprise et établisse une vision unique et fiable. Les solutions cloud d'ERP facilitent la communication et la collaboration en éliminant les données cloisonnées et les processus déconnectés. Un référentiel central pour les indicateurs de performances et les KPI disponibles à la demande renforce cette approche. Mettre les informations entre les mains des bonnes personnes, en fonction de leurs fonctions et de leurs responsabilités, établit également un contrôle. Il est essentiel de veiller à ce que les bonnes personnes aient accès aux informations dont elles ont besoin afin qu'elles puissent prendre des décisions éclairées en temps voulu.

À mesure que les entreprises se développent et croissent, il est essentiel de s'assurer que les canaux soient en place pour faciliter le flux des informations. Les solutions ERP intègrent différents services (opérations, service client, logistique, ventes et finance). Après avoir étroitement intégré les services à un modèle de données commun, le temps perdu lors de la vérification et de la correction des erreurs entre les silos qui existaient auparavant est éliminé. Il en résulte un flux d'informations plus rapide et une meilleure collaboration entre les différents services.

Pourquoi choisir le cloud pour votre ERP ?

Lorsque les dirigeants des PME évaluent leurs besoins en matière de systèmes ERP pour mieux gérer leurs finances et leurs opérations, ils peuvent avoir des perspectives différentes sur les employés selon leur profil, leur formation, leur discipline ou encore leur fonction dans l'entreprise. Bien que les réponses varient d'abord, les PME parviennent souvent à la même conclusion lorsqu'elles évaluent leurs options pour une solution ERP innovante. Pour de nombreuses PME, une approche de l'ERP basée sur le cloud et la solution adéquate. En standardisant votre infrastructure sur une plate-forme unique pour plusieurs services, l'ERP basé sur le cloud répond aux problèmes d'intégration des entreprises qui ont du mal à fusionner des solutions héritées et de pointe.

Le cloud ERP simplifie l'intégration au sein de la fonction financière et dans les différents secteurs d'activité. Non seulement, les solutions ERP basées sur le cloud peuvent contacter directement le client, en fournissant les bases nécessaires pour proposer les fonctionnalités en libre-service que les clients apprécient.

Les PME doivent pouvoir disposer de l'agilité si besoin. Elles choisissent souvent le cloud parce qu'il offre une solution ERP facilement adaptable. Migrer vers le cloud élimine également une grande partie des coûts de gestion des systèmes ERP sur site. Les PME ont besoin d'une solution facile à intégrer et qui évite les mises à niveau coûteuses, ainsi que d'une solution offrant une sécurité industrielle constante pour toutes leurs données.

Tout aussi important, une solution cloud ERP réduit le besoin de conserver un personnel informatique peu efficace. Cela permet à une PME d'utiliser ses ressources informatiques pour des tâches plus stratégiques axées sur la croissance du marché et d'autres initiatives commerciales.

Afin de garder une longueur d'avance sur la concurrence, votre petite ou moyenne entreprise a besoin de plus qu'un ERP sur site. Vous avez besoin de bonnes pratiques intégrées, de fonctionnalités à jour et des dernières technologies révolutionnaires fournies via une infrastructure cloud globale de pointe. La suite cloud ERP d'Oracle est la solution la plus complète et la plus évolutive actuellement disponible. Elle est classée leader du marché par les analystes clés. Oracle Cloud ERP est une solution éprouvée pour les PME qui compte plus de 8 500 clients de toutes tailles dans le monde entier, quel que soit le secteur, qui utilisent chaque processus métier ERP critique. Grâce à Oracle Cloud ERP, votre PME bénéficie d'un avantage concurrentiel qui aide l'ensemble de votre entreprise à stimuler la croissance et la rentabilité du marché.