Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Comment fonctionne un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie s’intègre à d’autres systèmes métier fondamentaux pour permettre aux collaborateurs de recevoir une rémunération précise et à temps de la manière appropriée (comme le dépôt direct, le chèque ou la carte de paiement). Les collaborateurs peuvent généralement accéder au logiciel pour modifier leurs informations personnelles, leurs préférences de paiement et d’autres détails.

Pour les employeurs, les systèmes de paie doivent être fiables, faciles à configurer et suffisamment flexibles pour gérer et automatiser les paiements aux collaborateurs de tous types (y compris les collaborateurs salariés, à l’heure, temporaires et indépendants, etc.), à travers le monde. Les systèmes de paie doivent simplifier les tâches, ce qui permet aux collaborateurs de gérer plus facilement des règles complexes, des flux de paie et des listes de contrôle, et de se conformer aux lois fiscales et autres réglementations financières.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des logiciels de paie ?

Des millions d’entreprises dans le monde s’appuient sur des logiciels de paie pour rationaliser et gérer la rémunération des collaborateurs et garantir :

• Le respect des délais et la précision. En particulier en ce qui concerne les fusions et acquisitions, les nouvelles recrues et les réglementations changeantes, les paiements aux collaborateurs peuvent être compliqués et prendre du temps. Grâce à un logiciel de paie, les entreprises peuvent s'assurer que les collaborateurs perçoivent le bon montant, à temps et tout le temps, ce qui contribue à renforcer la confiance des collaborateurs.
• La transparence. Pour la plupart des entreprises, les frais relatifs au personnel sont la dépense la plus élevée. Un logiciel de paie s’intègre à d’autres domaines d’activité, tels que la finance et la comptabilité, en fournissant une transparence qui aide les entreprises à respecter leur budget, à créer des rapports précis et à planifier l’avenir.
• La flexibilité pour s’adapter et évoluer. Lorsque l’entreprise change, un logiciel de paie facilite l’adaptation. Par exemple, quand un bureau ouvre dans une nouvelle région avec des taxes et des réglementations différentes, le logiciel intègre automatiquement les nouvelles règles. Il n’est donc pas nécessaire de saisir des données pour chaque collaborateur.
• Plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée. Par rapport aux solutions manuelles et obsolètes, un logiciel de paie peut faire gagner des heures aux entreprises chaque mois, du temps qui peut plutôt être consacré à d’autres initiatives commerciales stratégiques.

Comment un logiciel de paie aide-t-il les entreprises ?

Les avantages de la mise en œuvre d’une solution logicielle de paie efficace, conforme et configurable vont au-delà des tâches tactiques de rémunération des collaborateurs. Elle aide également les entreprises à :

• Améliorer le moral. Éviter que les collaborateurs ne perçoivent un montant incorrect, ne soient pas rémunérés pour leurs heures supplémentaires ou autres tâches, soient payés en retard ou ne soient pas payés de la manière qu’ils préfèrent.
• Renforcer la sécurité. Les systèmes de paie permettent de garantir que les bonnes personnes n’ont accès qu’aux informations appropriées pour leur rôle. En particulier avec de nombreux collaborateurs en télétravail (salariés et indépendants), il est essentiel pour les entreprises d’avoir en place un logiciel qui empêche les doubles paiements, confirme que chaque paiement est correct et calcule automatiquement les avantages sociaux et les impôts pour chaque collaborateur.
• Obtenir des analyses approfondies de l’activité. Lorsque les systèmes de paie sont intégrés à d’autres systèmes métier fondamentaux, les entreprises tirent parti d'analyses approfondies qui peuvent les aider à élaborer des budgets et des prévisions plus précis. En quelques minutes, les entreprises peuvent, par exemple, identifier les coûts relatifs au personnel en temps réel pour chaque département et les revenus réalisés pour ce coût sur différentes périodes.
• Améliorer le reporting. Un logiciel de paie automatisé fournit des informations en temps réel facilement traduisibles en tableaux et graphiques que les dirigeants peuvent utiliser pour prendre des décisions commerciales stratégiques.

Comment un logiciel de paie aide-t-il les collaborateurs ?

Un logiciel de paie n’est pas seulement utile à l'entreprise. Il est aussi utile pour les collaborateurs. Il permet de garantir que ces derniers reçoivent le bon montant, au bon moment, via le mode de paiement qu’ils préfèrent, le tout avec un minimum de temps et de désagréments.

Les collaborateurs peuvent également profiter d’interfaces conviviales pour consulter leur historique de paiement et actualiser facilement leurs informations personnelles ou leurs préférences de paiement. S’ils ont des questions, ils peuvent obtenir des réponses rapidement, minimisant ainsi les interruptions de travail.

Quels sont les avantages d’un logiciel de paie basé dans le cloud ?

Un logiciel de paie peut être basé sur site ou dans le cloud. L’un des principaux avantages des systèmes de paie basés dans le cloud est que les informations sont accessibles depuis n’importe où, via un ordinateur de bureau ou un dispositif mobile.

Les meilleurs systèmes de paie offrent une expérience simple et cohérente sur toutes les plates-formes. Lorsqu’un collaborateur regarde le tableau de bord depuis son téléphone, par exemple, il a la même apparence que sur son bureau et propose des interactions intuitives qui réduisent le besoin d’appels au service d’assistance.

L’automatisation est un autre avantage considérable des systèmes de paie basés dans le cloud, qui intègrent souvent l’intelligence artificielle (IA) pour anticiper les besoins et réduire les erreurs. Les processus courants tels que l’intégration de nouveaux collaborateurs peuvent être automatisés afin que chaque nouvelle recrue pour un poste donné soit correctement intégrée, en suivant les mêmes listes de contrôle et les mêmes processus et en veillant à ne rien oublier.

Les besoins et les exigences en matière de paie changent constamment, il est donc utile de disposer d’une solution cloud constamment mise à jour pour se conformer aux lois, taxes et réglementations locales, régionales et fédérales. Lorsqu’une nouvelle législation est adoptée, votre collaborateur n’a pas à saisir les modifications manuellement. Au lieu de cela, le système intègre automatiquement les modifications pour garantir une conformité continue.

Les systèmes de paie basés dans le cloud sont généralement fournis avec des options préconfigurées mais ils facilitent également la configuration et la personnalisation des workflows et des listes de contrôle en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise. Les solutions sur site peuvent vite être désorganisées et truffées d’erreurs à mesure que de nouveaux postes, structures de paie ou autres complexités sont ajoutés. Cependant, les systèmes basés dans le cloud évoluent facilement, en conservant la simplicité, quel que soit le nombre d’échéances, d’approbations, de propriétaires de tâches et de dépendances impliqués dans un processus de paie donné.

En quoi un logiciel de paie vous permet-il de respecter les réglementations ainsi que vos obligations en matière de fiscalité et de conformité ?

Un logiciel de paie élimine de nombreux problèmes associés aux taxes, à la conformité et autres réglementations. Il garantit des paiements et des déductions fiscales précis et opportuns par localité, s’adaptant automatiquement aux différentes règles et réglementations à mesure que les collaborateurs déménagent et que les bureaux ouvrent ou ferment. Lors des fusions et acquisitions, les informations des collaborateurs peuvent être transférées facilement et des opérations complexes telles que des paiements ponctuels peuvent être générées automatiquement.

L’intégration et l’automatisation des systèmes de paie sont essentielles pour simplifier la préparation des déclarations fiscales et les audits. Les entreprises sous-traitent souvent la préparation des déclarations de revenus, c'est pourquoi il est indispensable qu'elles acquièrent un logiciel de paie intégré qui fournit une vue unique et mise à jour des informations internes et externalisées. Cela permet aux collaborateurs, aux auditeurs et aux administrateurs de la paie d’examiner et de surveiller facilement tout écart éventuel. L’automatisation améliore également l’exactitude des données utilisées dans les audits et simplifie ainsi la conformité aux lois fiscales et autres réglementations.

Les systèmes de paie basés dans le cloud offrent un haut niveau de sécurité, un autre facteur critique de conformité. Si les processus manuels peuvent contenir des erreurs, comme un collaborateur qui reste dans les registres de paie après avoir quitté l’entreprise, l’automatisation des systèmes de paie permet de prévenir et d’identifier les erreurs. La validation basée sur des règles et sur des postes peut encore améliorer la sécurité en limitant l’accès aux informations sensibles.

Quelles fonctions les entreprises doivent-elles rechercher dans un logiciel de paie ?

La paie peut être complexe, tant pour les entreprises que pour les collaborateurs. Il est donc essentiel qu’un logiciel de paie soit facile à utiliser et dispose d'une interface simple, cohérente et sécurisée accessible par les collaborateurs et le personnel de la paie à partir de différents terminaux.

Les administrateurs de la paie doivent être en mesure de configurer le système sans avoir à coder ni à faire appel au service informatique. Le logiciel doit intégrer les bonnes pratiques et les formules recommandées, en guidant les collaborateurs non techniques à travers quelques étapes simples pour configurer le système en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.

Il est important de rechercher un logiciel de paie qui intègre les fonctionnalités de business intelligence et de reporting qui simplifient la gestion des talents et de l’environnement de travail, la budgétisation et d’autres processus stratégiques. Compte tenu de la complexité croissante liée aux fusions et acquisitions, ainsi qu’au nombre de télétravailleurs, de collaborateurs indépendants et de projets ponctuels, il est essentiel que les systèmes de paie fournissent une visibilité et une assistance approfondies pour la business intelligence.

Plus important encore peut-être, les entreprises doivent sélectionner un système de paie qui sécurise les données sensibles contre les attaques accidentelles et intentionnelles qui peuvent provenir de l’intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise. Les administrateurs de la paie et les collaborateurs devraient avoir accès aux données dont ils ont besoin, ni plus ni moins. La validation basée sur des règles et sur des rôles est essentielle pour protéger l’entreprise et les collaborateurs.

Quelles questions faut-il se poser lors du choix d’un logiciel de paie ?

Lorsque vous êtes prêt à investir dans un système de paie, assurez-vous d’évaluer les fournisseurs en posant les questions suivantes :

• Le système gère-t-il toutes les régions où vous avez des collaborateurs ? Recherchez des fournisseurs qui offrent une prise en charge directe partout où vous en avez besoin ou qui ont des partenariats pour soutenir ces régions. Vous voulez vous assurer de ne pas avoir à exécuter la paie manuellement dans certaines régions, maintenant ou à l’avenir.
• Le logiciel s’intègre-t-il à vos autres systèmes métier fondamentaux ? Le logiciel que vous choisissez doit s’intégrer nativement à votre gestion du temps et des tâches, des rémunérations, des finances et des absences, ainsi qu’à d’autres systèmes métier.
• Le logiciel est-il facile à configurer ? Vous ne voudrez sûrement pas changer souvent de prestataire de services de paie, alors assurez-vous que vous avez la flexibilité nécessaire pour évoluer et vous adapter au fil du temps en fonction de l’évolution des besoins de votre entreprise. Assurez-vous que le logiciel peut être configuré facilement, sans codage ni intervention du service IT.
• Avez-vous de l’expérience avec des entreprises comme la mienne ? Recherchez des fournisseurs qui ont une expérience importante dans votre secteur d’activité et avec des entreprises de taille similaire à la vôtre.
• Le logiciel est-il vraiment facile à utiliser ? Assurez-vous qu’il existe des processus prédéfinis que les collaborateurs trouveront intuitifs, afin qu’ils puissent modifier leurs coordonnées bancaires, ajouter des bénéficiaires et apporter d’autres modifications en quelques secondes. Évaluez les fonctionnalités intégrées, y compris les conseils destinés aux nouveaux collaborateurs, pour vous assurer qu’ils n’auront pas besoin de demander de l’aide aux RH.

Quel est l’avenir des logiciels de paie ?

Dans les années à venir, attendez-vous à voir les systèmes de paie devenir plus adaptables à la diversité croissante des postes et des structures de paiement. Aux collaborateurs ayant des horaires de bureau se rajoutent différents collaborateurs salariés et indépendants, dont beaucoup travaillent à distance.

Il sera impératif de disposer de systèmes de paie flexibles pour procéder à la rémunération de différentes manières, notamment par projet, durée de contrat et différentes périodes de paie (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle). L’IA et la business intelligence permettront d’améliorer l’automatisation et de rationaliser les workflows.

La sécurité sera un défi permanent pour les entreprises de toutes tailles. La validation basée sur des règles et l’accès aux données basé sur les rôles seront essentiels, d’autant plus que davantage de personnes travailleront à distance.