Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidats ?

Qu'est-ce qu'un système de suivi des postulants ?

Un système de suivi des candidats est un logiciel destiné aux recruteurs et aux employeurs pour suivre les candidats tout au long du processus de recrutement et d'embauche. Ce logiciel peut être équipé de fonctionnalités allant de simples fonctionnalités de bases de données à une suite complète d'outils qui permettent aux entreprises de toutes tailles de filtrer, gérer et analyser facilement les candidats.

Pourquoi utiliser un système de suivi des candidats ?

Chaque entreprise est unique, mais chacune d'entre elles s'efforce d'attirer, d'embaucher et d'optimiser les meilleurs talents. De nombreuses entreprises sont confrontées à des défis majeurs à un moment donné du processus d'embauche ou d'intégration. Un système de suivi des candidats peut offrir diverses fonctionnalités qui peuvent aider l'entreprise à trouver, embaucher et garder ses meilleurs candidats. Parmi certains des avantages du système de suivi des candidats figurent :

Cherchez et attirez des candidats qualifiés

Certaines organisations n'ont pas la possibilité de communiquer avec les meilleurs demandeurs d'emplois ni de faire appel à un réseau suffisamment large sur le marché. Certaines entreprises ne disposent pas de données essentielles sur les bons canaux pour trouver des candidats spécifiques, d'autres peuvent manquer de visibilité ou de moyens pour la développer. Un système de suivi des candidats peut répondre aux difficultés importantes des candidats Certains systèmes peuvent être enrichis grâce à l'intelligence artificielle (IA) et le machine learning pour créer un profil de candidat idéal, évaluer et identifier les compétences, et prévoir les facteurs de réussite en vue d'optimiser chaque embauche. Les entreprises peuvent ainsi mieux comprendre le comportement des candidats, améliorer la visibilité de leur marque et cibler des demandeurs d'emploi spécifiques sur les plateformes et les canaux qu'ils utilisent le plus.

Améliorez l'implication des candidats ?

Le passage d'un candidat tout au long de son parcours depuis le premier contact jusqu'à la date de début peut être un processus à forte interaction. Il est malheureusement très facile de perdre un très bon candidat en raison de temps de réponse lents ou d'un manque d'activités concernant les plannings d'entretiens. Un système de suivi des candidats accroît la visibilité tout au long du cycle de vie des candidats afin que les points de contact ne soient laissés pour compte.

Améliorez votre efficacité et réduisez vos coûts

Reposer sur des processus manuels inefficaces, une mauvaise collaboration au sein de l'équipe de recrutement ou une mauvaise communication avec les principales parties prenantes du recrutement signifie que les candidats évoluent lentement dans le processus de recrutement. Il en résulte un coût d'embauche élevé et des délais d'embauche importants. Un système de suivi des candidats crée des opportunités pour automatiser les processus manuels, accroître la visibilité sur le cycle de recrutement pour l'ensemble de l'équipe de recrutement et augmenter les opportunités de communication tout au long du parcours du candidat.

Restez compétitif

Depuis 2019, 99 % des entreprises du classement de Fortune 500 ont utilisé un système de suivi des candidats dans leur processus de recrutement¹. Ces entreprises disposent déjà de la reconnaissance de la marque et des ressources pour être compétitives pour les meilleurs talents. Un système de suivi des candidats peut mettre en place des conditions de concurrence égales en créant un accès meilleur et plus rapide aux candidats.

Optimisez votre processus d'intégration

Le bon système de suivi des candidats peut également aider à l'intégration, en veillant à ce que les candidats qui acceptent un poste disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour que leur travail compte dès le premier jour, ce qui augmente la productivité et la rétention générales.

Avantages d'un système de suivi des candidatures pour les candidats

Sur un marché du travail concurrentiel, les recruteurs et les responsables du recrutement cherchent à tirer parti de tous les avantages potentiels de la course aux meilleurs talents. Alors que de plus en plus d'entreprises se tournent vers le télétravail, ce besoin est encore plus important. Le domaine de la concurrence s'est élargi : la barrière géographique est tombée, donnant encore plus de choix aux meilleurs candidats. Un système de suivi des candidats peut être un réel élément différenciant pour repérer les bons candidats. Voici quelques-uns des avantages :

Expérience collaborateur améliorée

Les demandeurs d'emploi attendent une expérience numérique sans heurts lors de leur recherche. Le meilleur système de suivi des candidats automatise la plupart des aspects les plus lourds de la recherche d'emploi en proposant le remplissage automatique des candidatures en ligne, la planification des entretiens en libre-service et une communication fluide et cohérente entre les équipes de recrutement.

Meilleure efficacité du processus de recrutement

Le manque de motivation des candidats résulte souvent de la déconnexion des équipes de recrutement qui ne peuvent pas collaborer efficacement, qui manquent de visibilité sur la place du candidat dans le processus d'embauche ou qui ne peuvent pas fournir d'informations importantes à un candidat. Cette situation est source de frustrations considérables pour les meilleurs candidats, car ils décident d'accepter ou de refuser l'offre d'emploi en fonction de tous les aspects de leur expérience. Un système de suivi des candidats peut permettre d'éviter tout problème négatif, d'embaucher plus rapidement des candidats et de créer une meilleure réputation pour la marque.

Impact immédiat après l'embauche

Les meilleurs éléments veulent être opérationnels immédiatement. Un système de suivi des candidats facilite non seulement le recrutement et l'embauche, mais il offre également des dizaines d'outils pour rationaliser le processus d'intégration. Le passage de candidat à salarié à temps plein est ainsi plus fluide.

Le meilleur système de suivi des candidats : avantages pour les recruteurs et les employeurs

Le bon ATS peut avoir un impact considérable sur l'efficacité des recruteurs, ce qui leur permet de :

Créez de meilleures fiches de postes

Les entreprises créent une offre d'emploi, car elles ont remarqué un besoin essentiel pour leur activité auquel le personnel actuel ne répond pas. La description de l'emploi doit traduire ce besoin métier en responsabilités principales. Mais elle doit aussi attirer l'attention du candidat le plus qualifié. Un système de suivi des candidats dispose de modèles riches en mots-clés pour les descriptions d'emploi attractives au bon moment et là où les meilleurs candidats regardent.

Étendez la portée du recruteur et réduisez les points de friction

Un système de suivi des candidats permet aux recruteurs de mettre en correspondance les demandes de postes avec les sites de publication d'emploi et les canaux de réseaux sociaux les plus appropriés pour des candidats spécifiques. Un système de suivi des candidats optimise également la visibilité pour les comités d'emplois internes, tout en nécessitant moins de clics et en éliminant les obstacles pour les salariés potentiels.

Automatisez et améliorez votre efficacité

Un système de suivi des candidats peut transformer et automatiser les processus manuels tout au long du cycle d'embauche à l'aide d'outils tels que la publication automatique d'offres et la communication, ainsi que la planification flexible et numérisée des entretiens. Les employeurs peuvent réduire leur dépendance aux processus décentralisés, sur papier et par e-mails. Cela empêche les candidats qualifiés d'être laissés pour compte. Cela élimine également les erreurs et les ralentissements tout en déplaçant les candidats plus rapidement tout au long de l'entonnoir du recrutement pour améliorer les indicateurs du coût d'embauche. La numérisation et la centralisation des données sensibles améliorent également la sécurité de ces données.

Améliorez la visibilité et la collaboration au sein des équipes de recrutement

Si les candidats sont aujourd'hui de plus en plus dispersés, c'est également le cas des équipes de recrutement. De nombreuses entreprises luttent avec efficacité en raison de la mauvaise collaboration due à des processus incohérents et à des outils inefficaces. Un système de suivi des candidats permet à l'ensemble des équipes de recrutement de voir où se trouve un candidat, quels ont été les différents points de contact et les étapes restantes. Des alertes peuvent être configurées afin qu'aucune responsabilité essentielle ne soit négligée et que les bons candidats ne soient pas perdus.

Que savoir lorsque vous sélectionnez un système de suivi des candidats ?

Avec un large éventail d'options de systèmes de suivi des candidats disponibles, les entreprises doivent évaluer plusieurs facteurs avant de décider du meilleur outil pour optimiser leur investissement.

Appréhendez le problème à résoudre

Avec autant d'options de systèmes de suivi des candidats, il est essentiel d'isoler les véritables points faibles que la solution doit cibler. Par exemple :

• Si l'entreprise a du mal à trouver et recruter des talents haut de gamme, elle doit rechercher une solution de suivi des candidats qui crée des descriptions dynamiques de postes, automatise les évaluations de compétences préalables à l'enquête et utilise l'IA pour créer un profil de compétences solide.
• Les entreprises qui éprouvent des difficultés pour la communication et l'engagement des candidats tout au long du processus de recrutement doivent identifier un système de suivi des candidats qui fournit des points de contact plus humains et des repères de progression tout au long du parcours des candidats.
• Un système de suivi des candidats peut offrir encore plus de services de niche, comme la prise en charge multilingue pour les entreprises qui embauchent à l'échelle mondiale.

Faites correspondre votre investissement avec vos capacités organisationnelles

Comme pour tout investissement logiciel ou technologique, commencez par bien comprendre les capacités de l'entreprise. Les employeurs doivent connaître l'appétence de leur entreprise pour le changement et la volonté d'adopter de nouveaux outils. Ils doivent également être fermes en matière de restrictions budgétaires et avoir une acuité quant au retour sur investissement attendu en dollars et en temps.

Comprenez votre infrastructure informatique

La portée des options de systèmes de suivi des candidats peut varier de l'un à l'autre. Les offres complètes et exhaustives peuvent être assez complexes. Les systèmes de suivi des candidats les plus avancés ne sont pas des solutions prêtes à l'emploi. Il est donc impératif de s'assurer que l'entreprise dispose du temps et des ressources informatiques nécessaires pour se consacrer à un processus qui pourrait prendre des mois voire des années. L'implémentation et l'intégration des processus peuvent également s'étendre au-delà de l'infrastructure informatique existante. Le système de suivi des candidats peut avoir besoin d'interagir avec des logiciels externes qui sont souvent essentiels au processus d'embauche, mais qui ne sont pas inclus dans les systèmes de suivi. Il s'agit notamment de contrôles antidrogues pré-embauche et des vérifications d'antécédents. Les employeurs doivent connaître leur environnement pour trouver la bonne solution.

L'avenir des systèmes de gestion des candidats

Les systèmes de suivi des candidats sont des outils solides qui continuent d'innover pour s'adapter aux changements et des exigences du personnel. Les meilleurs systèmes relèvent désormais ce défi, mais ils partageront les fonctionnalités communes suivantes à l'avenir :

Adaptés au mobile, riches en information, rapidement adaptables

Les besoins d'une main-d'œuvre multigénérationnelle évoluent constamment, et votre système de suivi des candidats doit être flexible et adaptable pour répondre à ces attentes. Les meilleurs candidats exigent une interaction facile et totalement mobile et les leaders du marché des systèmes de suivi des candidats sont accessibles depuis partout et de différentes façons pour leurs recherches et candidatures, soit par téléphone, soit en déplacement. Les demandeurs d'emploi attendent également des réponses détaillées à un ensemble de questions avant la prise de poste, ce qui demande aux systèmes de suivi des candidats de fournir une recherche facile, un soutien en direct ou de faire appel à des bots pour répondre aux FAQ, et d'être personnalisables pour répondre aux nouveaux besoins en temps réel.

Une expérience utilisateur enrichie

Les systèmes de suivi des candidats continueront d'affiner et d'optimiser le parcours des candidats. Interfaces plus intuitives et plus simples, capacité à extraire automatiquement les informations des CV et la planification des entretiens en libre-service font et continueront à faire la différence entre les fonctionnalités des futurs salariés. Les recruteurs bénéficieront également d'une expérience plus fluide dans tous les domaines, de la publication d'offres à la gestion des tâches.

Meilleure capacité à tirer parti des plateformes sociales

Les réseaux sociaux sont essentiels au processus de recrutement et les systèmes de suivi des candidats seront mieux intégrés aux réseaux sociaux pour identifier les meilleurs candidats passifs et actifs tout en aidant les entreprises à bâtir une marque sociale forte.

Efficacité accrue grâce à l'IA

L'IA est indispensable pour être plus efficace Un système de suivi des candidats qui intègre l'IA peut traiter des ensembles de données complexes, permettant ainsi d'identifier les compétences qui différencient les meilleurs éléments au sein d'une entreprise. En isolant les facteurs qui déterminent le succès, les employeurs et les recruteurs peuvent créer des offres d'emploi plus ciblées, contrôler et évaluer les compétences à un niveau plus détaillé et aider à corriger les faiblesses du processus d'embauche. Les algorithmes affinés fourniront un portrait plus précis et détaillé du candidat idéal et créeront une expérience plus personnalisée et simplifiée pour les demandeurs d'emploi.

Un écosystème entièrement intégré, basé dans le cloud

L'avenir des systèmes de suivi des candidats sera dans le cloud, éliminant ainsi le besoin de maintenance et de gestion sur site tout en exploitant l'infrastructure tierce, l'évolutivité et les fonctions de sécurité. Les meilleurs systèmes de suivi des candidats s'intégreront également à la pile technologique plus large, ce qui permettra aux employeurs de mieux comprendre l'impact des processus de recrutement sur l'entreprise.

Plus de diversité et d'inclusion

Non seulement une main-d'œuvre diversifiée et une culture inclusive renforcent une entreprise, mais c'est également une attente de la part des employeurs et des candidats. Un système de suivi des candidats utilisera les données et les modèles d'embauche pour identifier et éliminer les préjugés inhérents au processus d'embauche, ouvrant ainsi les entreprises à un ensemble plus diversifié de candidats qualifiés.

¹ Linda Qu, «99 % des entreprises du classement Fortune 500 utilisent des systèmes de suivi des candidats (ATS) », Jobscan, 7 novembre 2019

² Karen McCandless, « Rapport sur les stratégies de recrutement : investissez dans les recommandations des salariés et améliorez la visibilité de votre marque », GetApp, 3 octobre 2017.

³ McCandless, « Rapport sur les stratégies de recrutement »