Plan für ERP-Implementierungsprojekt erstellen
Alex Chan | Content Strategist | 8. Juli 2024
Oftmals ernten die größten Unternehmungen die höchsten Belohnungen. Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist eines dieser potenziellen Unterfangen mit hohem Ertrag. Heutzutage bedeutet die Umstellung auf eine neue ERP oft den Wechsel von einer langjährig genutzten, lokalen Software zu einem cloudbasierten System. ERP ist das Herzstück der Finanzen und des operativen Geschäfts eines Unternehmens, sodass eine erfolgreiche Umstellung auf ein neues ERP-System eine gezielte Vorbereitung und Aufmerksamkeit für Details erfordert. In jeder Phase des Prozesses – sei es bei der Zusammenstellung eines Teams zur Einführung des Systems oder bei der Vorwegnahme versteckter Kosten – ist ein Projektplan für die ERP-Implementierung ein wesentlicher Bestandteil für den Start dieser großen Software-Initiative.
Was ist ein ERP-Implementierungsprojektplan?
Ein ERP-Implementierungsprojektplan umfasst die Planung, Konfiguration und Bereitstellung Ihres ERP-Systems, um alle Vorgänge zu unterstützen, die in Ihrem gesamten Unternehmen davon abhängen. Die ERP-Implementierung ist ein Prozess, der die Zusammenstellung eines Projektteams, die Abbildung Ihrer Prozesse, die Migration von Finanz- und Transaktionsdaten, die Integration von Drittanbietersystemen und die Schulung der Mitarbeiter in der Verwendung der Software umfasst.
ERP-Systeme sind integrierte Plattformen, die entweder in einem On-Premises-Rechenzentrum oder in der Cloud ausgeführt werden, wobei die Cloud bei weitem der am schnellsten wachsende Ansatz ist. Cloudbasierte Anwendungen können einen ganz anderen Implementierungsaufwand mit sich bringen – in der Regel sind sie kürzer und einfacher als herkömmliche On-Premises-ERPs. Das liegt daran, dass bei den meisten On-Premises-Projekten die Geschäfts- und operativen Abteilungen ihre Anforderungen an die IT-Teams weitergeben, die die Software dann stark an die bestehenden Geschäftsprozesse anpassen. Andererseits werden Cloud-Anwendungen in der Regel von Führungskräften und den von ihnen benötigten Ergebnissen geprägt, wobei sie sofort einsatzbereite Prozesse ohne umfangreiche Anpassungen verwenden.
Der beste Weg, ein ERP-Projekt zu starten, besteht darin, die geschäftlichen Ziele, die Sie mit Ihrem neuen ERP-System erreichen möchten, und einen Zeitplan für die Implementierung des Systems festzulegen. Dazu gehört die Planung von Schritten und konkreten Terminen für die Aufgaben, die Sie bis zum Starttermin erledigen möchten. Um diese Schritte und Aufgaben zu bestimmen, müssen Sie sich zunächst fragen, welche bestimmten Prozesse Sie verbessern möchten, welche Funktionen Sie benötigen, welches System diese Anforderungen erfüllt und welche Implementierungsstrategie für Ihr Projekt am besten geeignet ist.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Ein Projektplan für die ERP-Implementierung ist ein detaillierter Leitfaden, den Sie erstellen, um ein ERP-System in Ihrem gesamten Unternehmen einzuführen, einschließlich der Ziele, des Zeitplans, der Schritte und der Ressourcen, die Sie für den Erfolg benötigen.
- Kommunikation und Change Management sind entscheidende Elemente eines ERP-Implementierungsplans, um Erwartungen zu setzen, Ziele mit den Führungskräften abzustimmen und die Belegschaft auf die mit einem neuen ERP-System einhergehenden Veränderungen vorzubereiten.
- Die ERP-Implementierung ist ein monatelanger Prozess, der die Installation von Software, die Migration von Daten, die Umgestaltung von Geschäftsprozessen und die Schulung Ihrer Mitarbeiter in neuen Prozessen umfasst.
- Ein ERP-Implementierungsteam ist für die erfolgreiche Bereitstellung Ihres neuen Systems verantwortlich und besteht idealerweise aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen und mit unterschiedlichem Dienstalter in Ihrem Unternehmen.
ERP-Implementierungsprojektpläne erklärt
ERP-Implementierungsprojektpläne bieten Unternehmen die Rahmenbedingungen und die Anleitung, die sie für den Umstieg auf ein neues System benötigen: eine klare Vision und messbare Ziele, ein robustes Governance-Modell, eine Übersicht über neu gestaltete Geschäftsprozesse, Pläne für die Datenmigration und -integration, eine Strategie zur Vorbereitung der Benutzer auf die Umstellung und vieles mehr.
Unternehmen, die auf Cloud-ERP umsteigen, haben eine zusätzliche Planungsdimension. Ähnlich wie Ihr Smartphone regelmäßig Software-Updates erhält, wird auch Ihre ERP-Cloud-Lösung regelmäßig aktualisiert. Daher sollte der Plan nicht nur die Vorbereitung auf den „Go-Live“-Zeitpunkt enthalten, sondern auch die mehrmals im Jahr anstehenden Software-Updates berücksichtigen.
Vor der Einführung eines ERP-Systems muss das verantwortliche Team die wichtigsten Interessengruppen zu diesem Prozess konsultieren, um sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen auf diese Veränderung vorbereitet ist und dass die Erwartungen in Bezug auf Zeitplan und Umfang klar sind. Ein ERP-Implementierungsplan umfasst die Bewertung von Systemen, die Definition des Projektumfangs und der Ziele, die Erstellung eines Zeitplans, die Zusammenstellung eines Implementierungsteams, die Bereinigung und Migration Ihrer aktuellen Daten in ein neues System, das Testen des Systems, die Schulung der Mitarbeiter sowie die Bereitstellung fortlaufender Wartungsarbeiten und Aktualisierungen.
Phase 1: Ein ERP-Implementierungsteam bilden
Die Auswahl der Teammitglieder aus Ihrem Unternehmen kann darüber entscheiden, ob Sie eine erfolgreiche ERP-Einführung haben oder ein Projekt, das nicht in Gang kommt. Um die besten Erfolgschancen zu haben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Personen mit den richtigen Fähigkeiten auswählen, z. B. in den Bereichen Projektmanagement, Budgetierung und Ressourcenzuweisung, Kommunikation mit Führungskräften, Datenmigration und Systemintegration sowie Mitarbeiterkommunikation und Change Management. Das bedeutet, dass Sie Ihr A-Team aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen auswählen, die Geschäftsführung weiterhin einbeziehen und einen hoch engagierten Teamleiter auswählen, der vorzugsweise Erfahrung sowohl im geschäftlichen als auch im operativen Bereich Ihres Unternehmens hat. Wenn Sie beispielsweise im Rahmen Ihrer ERP-Initiative ein neues Buchhaltungssystem einführen, sollten Sie sicherstellen, dass ein angesehenes Mitglied des Finanzteams als wichtiges Mitglied des Implementierungsteams fungiert – und idealerweise dessen Leitung übernimmt.
Gemeinsam mit Ihrem Implementierungspartner ist Ihr ERP-Implementierungsteam für die Einhaltung bewährter Implementierungsverfahren verantwortlich, um sicherzustellen, dass das neue System wie geplant eingeführt wird und funktioniert. Sie werden die Anforderungen an das ERP-System festlegen, wichtige Meilensteine definieren, herausfinden, wie das System bestimmte Geschäftsprozesse unterstützen wird, und die Software testen, bevor sie live geht. Implementierungs-Experten empfehlen, dass sich Ihre Teammitglieder auch einige Monate nach der Inbetriebnahme weiterhin engagieren. Sie werden dazu beitragen, die Akzeptanz durch Schulungen und die Verbreitung des neuen Systems zu fördern. Dies ist ein weiterer Grund, dafür zu sorgen, dass ein Experte für das jeweilige Fachgebiet, der das neue System nutzen wird, ein wichtiger Akteur in Ihrem Implementierungsteam ist.
„Projekte, die auf Geschäftsergebnissen basieren, führen eher zu positiven Ergebnissen als Projekte, die sich an IT-Anforderungen orientieren“, rät John Hallin, Vice President of Delivery Excellence bei Oracle Consulting, das ERP-Implementierungsprojektpläne für Unternehmen erstellt und ausführt. „Binden Sie talentierte Mitarbeiter ein, auch aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.“
Die wichtigsten Führungsrollen bei der Umsetzung können zudem nicht als Nebenbeschäftigung zu den bestehenden Vollzeitaufgaben einer Person betrachtet werden. „Beauftragen Sie wichtige Personen auf Vollzeitbasis, wobei die Führungskräfte an der Erstellung der Projektvision mitwirken, ihre Funktionsbereiche für die Gestaltung und Ausführung eigenverantwortlich übernehmen und bei der Vorbereitung auf die Zeit danach helfen“, so Hallin.
Phase 2: So implementieren Sie Ihr ERP-System
Wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation, das Projektbudget und den Zeitplan für die Umsetzung kennen, können Sie die richtige Implementierungsstrategie wählen. Die beiden gängigsten Implementierungsstrategien sind der schrittweise Ansatz und der „Big Bang“-Ansatz, bei dem alles auf einmal umgesetzt wird. Ein schrittweiser Ansatz bedeutet, dass das ERP-System in mehreren Wellen implementiert wird, z. B. beginnend mit einer Geschäftseinheit oder einer Geschäftsfunktion, und die Einführung von dort aus erweitert wird. Dies ermöglicht mehr Feedback von Benutzern und geringere Risiken, wenn unerwartete Probleme auftreten. Beim Big Bang-Ansatz wird Ihr gesamtes ERP-System auf einmal in Betrieb genommen. Obwohl das riskant klingt, nehmen Unternehmen diesen Ansatz an, weil sie dann das neue ERP nicht in alte Systeme und Module integrieren müssen, die bald ausgemustert werden, und weil sie so im Erfolgsfall schneller eine Rendite erzielen können.
Über die technologische Strategie hinaus muss Ihr Plan für den Umsetzungserfolg auch die richtige Strategie für die Kommunikation und Koordination mit den Projektbeteiligten berücksichtigen. Das bedeutet, dass man sich mit den Mitgliedern verschiedener Abteilungen und der Geschäftsführung abstimmen und zusammenarbeiten, ihre Anliegen verstehen und Besprechungen abhalten muss, um Lösungen zu erörtern. Dazu gehört auch eine umfassende, transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern, die das System nutzen werden, damit sie die Vorteile dieser großen Veränderung verstehen und geschult werden können, um es für ihre Arbeit zu nutzen. Auf diese Weise erhalten alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation ein einheitliches Verständnis der erwarteten Vorteile des neuen Systems für jede ihrer Rollen, die Produktivität und das Unternehmen insgesamt.
Im Allgemeinen umfasst Ihr ERP-Implementierungsplan die folgenden Aufgaben:
1. Formulieren der gewünschten Ergebnisse
Wenn Sie die Geschäftsergebnisse, die Sie mit Ihrem Projekt erreichen möchten, klar definieren, wird die Erstellung Ihres Implementierungsplans viel einfacher. Sie können zunächst Ihr Team die Geschäftsergebnisse und Prozessänderungen detailliert auflisten lassen, die die wichtigsten Interessengruppen am Ende der Implementierung wünschen, und diese mit den Funktionen verknüpfen, die Sie von Ihrem neuen System benötigen, um diese Vorteile zu erzielen. Erzielen Sie eine Einigung zwischen den Beteiligten über den Zeitpunkt, zu dem verschiedene Funktionen voraussichtlich in Betrieb genommen werden. Diese Bemühungen werden dazu beitragen, die Ziele, die Sie am Ende Ihres Projekts erreichen möchten, klar zu definieren und eine Einigung darüber zu erzielen. Formulieren Sie Ihre Ziele so konkret wie möglich. Diese können sich auf die Verbesserung der betrieblichen Effizienz, die Senkung der Kosten, die Steigerung der Kundenzufriedenheit oder die Verbesserung der Datengenauigkeit beziehen.
„Man muss die Vision und die Ziele sowie die allgemeine Satzung klar formulieren und alle Beteiligten an einen Tisch bringen, um sicherzustellen, dass jeder versteht, was mit dem Programm erreicht werden soll“, so Keith Williams, Vice President for ERP Solutions Delivery bei Oracle Consulting. Ein „Erfolgsplan für die Implementierung“ dient als eine Art Nordstern, der Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern und die Kosten einer langwierigen, unsicheren Umsetzung zu vermeiden, so Williams.
Ein führendes amerikanisches Bauunternehmen hat beispielsweise bei der Einführung eines neuen Cloud-ERP-Systems folgenden Leitsatz aufgestellt: „Eine Zukunft schaffen, nicht die Vergangenheit neu erfinden.“ Bieten Sie eine verbesserte Benutzererfahrung und binden Sie alle Beteiligten ein, um die Akzeptanz sicherzustellen.
2. Standardisieren Ihrer Geschäftsprozesse: Nutzen Sie einen sofort einsatzbereiten Ansatz
Die Wartung von kundenspezifischen Anpassungen ist teuer. Best Practice bei SaaS ist die Nutzung von Out-of-the-Box-Funktionalitäten, die die angestrebten Prozesse im Rahmen unterstützen. Dann stellt sich jedoch die Frage: Warum funktioniert das nicht bei Ihnen? Es ist wichtig zu bedenken, dass Anpassungen auch den Upgrade-Prozess verkomplizieren und die Einführung neuer Funktionen behindern können. Die goldene Regel lautet, Prozesse nur dann anzupassen, wenn dies ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal für Ihr Unternehmen ist.
3. Bestimmen der Reihenfolge Ihres Projekts auf der Grundlage Ihrer Programmziele
Die Reihenfolge der Umsetzung hängt oft von Ihren Prioritäten ab. Sie könnten mit Ihrem größten Schwachpunkt beginnen oder sich auf die Funktionen konzentrieren, die den größten Nutzen bringen. Oder Sie könnten eines der einfacheren Elemente mit dem geringsten Risiko identifizieren, um dem Team einen schnellen Erfolg zu ermöglichen und Vertrauen in das System aufzubauen. Wenn Sie Ihre Umsetzung auf der Grundlage Ihrer Prioritäten planen, können Sie die wichtigsten Schritte ermitteln, die zu Beginn, in der Mitte und am Ende Ihres Projekts zu erledigen sind.
Zum Beispiel betrieb ein großes Kreditkartenunternehmen in den USA früher sieben hochgradig angepasste On-Premises-ERP-Systeme. Das Unternehmen legte fest, dass die Vereinfachung seiner Buchhaltungsprozesse und -systeme durch eine Cloud-ERP-Plattform oberste Priorität hat. Indem das Unternehmen dieses Problem bei seinem Projekt in den Vordergrund stellte, konnte es ein System implementieren, das einen schnelleren Zugriff auf Finanzinformationen sowie genauere Planungsprognosen und Kostenanalysen bietet.
4. Fortschritte abbilden: Halten Sie Ihre Umsetzung nachprüfbar
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Umsetzung, indem Sie regelmäßig überprüfen, wo Sie im Vergleich zum Zeitplan und zum Budget stehen. Weitere Indikatoren, die verfolgt werden können, sind IT-bezogene Meilensteine oder der Prozentsatz der migrierten Daten.
Um auf Kurs zu bleiben, sollte Ihr Team Besprechungen zur aktuellen Projektlage mit den wichtigsten Interessengruppen planen, um den Projektstatus zu kommunizieren und wichtige Probleme zu besprechen. Das Implementierungsteam kann diese Informationen mithilfe von Dashboards bereitstellen, die den Zeitplan und die Ergebnisse des Projekts verfolgen. Ein Feedback-Mechanismus sollte eingerichtet werden, um Fragen der Benutzer zu sammeln und zu beantworten, während das neue System eingeführt wird.
Nach der Bereitstellung sollten Sie die Überwachung und Unterstützung Ihrer ERP-Implementierung einplanen, um die Zufriedenheit der Benutzer zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die gewünschten Ergebnisse erzielt. Dazu gehört auch, dass Sie auf das Feedback der Benutzer hören, neue Mitarbeiter (und Partner und Anbieter) weiterhin im Umgang mit dem System schulen, Ihr System entsprechend anpassen und alle zusätzlichen Entwicklungen und Konfigurationen vornehmen, die erforderlich sind, wenn dem System neue Funktionen hinzugefügt werden. Ein cloudbasiertes ERP-System wird mehrmals im Jahr Software-Updates erhalten, für (oder gegen) die Sie sich entscheiden können.
5. Fehler proaktiv vermeiden
Lassen Sie sich nicht überrumpeln, weil Ihr Plan nicht ausgereift war.
Viele Implementierungsprojekte scheitern, weil der Plan nicht klar genug oder der erstellte Zeitplan unrealistisch war. Implementierungen können zudem aufgrund einer fehlenden Notfallplanung scheitern, einschließlich der Vorbereitung Ihrer Organisation auf eine effiziente Reaktion auf eine Verzögerung oder ein Problem. Ihr Implementierungsteam sollte überlegen, auf welche Hindernisse es stoßen könnte, und Wege finden, diese zu überwinden. Das könnte bedeuten, dass Sie aktuelle Schwachstellen im Geschäftsmodell Ihres Unternehmens identifizieren, die vor der ERP-Implementierung behoben werden sollten.
Der richtige ERP-Lieferpartner, Unterstützung durch die Geschäftsführung und Best Practices aus anderen Unternehmen Ihrer Branche können zu einer erfolgreichen Implementierung in Ihrem Unternehmen führen.
6. Früh und regelmäßig kommunizieren
Kommunikation ist ein wesentlicher Aspekt in allen Phasen Ihrer ERP-Implementierung. Ihr Implementierungsteam sollte daran denken, das Ziel der ERP-Implementierung, die gewünschten Ergebnisse und Vorteile sowie die Erwartungen an jede Phase regelmäßig an Ihre größere Organisation zu kommunizieren. Darüber hinaus sollte Ihr Team auch dem Zuhören bei Problemen der Benutzer sowohl vor als auch nach der Bereitstellung Priorität einräumen.
Als die Taylor Corporation – ein diversifiziertes globales Unternehmen, das in den Bereichen Druck, Daten und Marketing tätig ist – eine ERP-Lösung zur Modernisierung seines Backoffice einführte, versammelte CEO Charlie Whitaker die 10.000 Mitarbeiter des Unternehmens, um sie davon zu überzeugen, dass das Projekt zum Wachstum des Unternehmens führen würde. Whitaker erreichte das, indem er Sitzungen des Lenkungsausschusses und Arbeitssitzungen mit Mitgliedern des Projektteams leitete. Dank der Kommunikation und der Zustimmung der Mitarbeiter konnte die Taylor Corporation ihre Finanz-, Lieferketten- und Fertigungsanwendungen in die Cloud verlagern und so hohe Renditen erzielen.
7. Ziele mit Istwerten vergleichen
Ein wichtiger Teil des Implementierungsprozesses besteht darin, die Leistung Ihres neu implementierten Systems anhand der ursprünglichen Ziele zu messen und zu analysieren, die Ihre Organisation vor und während der Implementierungsphase festgelegt hat.
Um die Leistung Ihres Systems zu erfassen, müssen Daten und KPIs gesammelt werden. Einige davon beziehen sich auf die Anwendungsleistung, wie z. B. Betriebszeit, Geschwindigkeit und Sicherheit. Andere beziehen sich auf die Nutzung, z. B. die Anzahl der Mitarbeiter, die das System verwenden, und wie häufig sie es verwenden. Und wieder andere sind operative Kennzahlen, die sich auf die Effizienz der Mitarbeiter oder finanzielle Ergebnisse wie Umsatz, Cashflow und Ausgaben beziehen. Sie sollten Kennzahlen auswählen, die direkt mit den Zielen verglichen werden können, die Sie zu Beginn des Projekts festgelegt haben. Wenn Sie die Ziele mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen, können Sie Bereiche identifizieren, in denen Ihr neues System diese Ziele entweder erreicht, übertrifft oder verfehlt.
Durch den Vergleich der Ziele mit den tatsächlichen Ergebnissen können Sie feststellen, ob Ihr Projekt weiterhin mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt, und Bereiche identifizieren, in denen die Leistung Ihres Systems und Ihre Geschäftsprozesse verbessert werden können.
Phase 3: ERP-Change Management erstellen
Ein wesentlicher Bestandteil jeder ERP-Implementierung ist ein effektiver Plan für das Change Management, der Ihre Organisation darauf vorbereitet, das Projekt zu planen und durchzuführen und dann mit Ihrem neuen ERP-System zu arbeiten. Ein ERP-Change-Management-Plan hilft Ihrer Organisation, das System an Ihre Geschäftsprozesse anzupassen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu verbessern, die Benutzerakzeptanz zu erhöhen und das Risiko von Projektverzögerungen oder Misserfolgen zu verringern.
Bei der Erstellung eines effektiven Änderungsmanagementplans, der Ihrer Organisation bei der Umsetzung von Änderungen hilft, sind viele Dinge zu berücksichtigen. Laut Betsie Reynolds, Vice President of Transformation and Strategic Services bei Oracle, gibt es mehrere kulturelle Schlüsselfaktoren, die zu einem erfolgreichen Change Management während einer ERP-Implementierung führen. Zu diesen Faktoren gehört die Förderung der Zusammenarbeit in Ihrer Organisation, die Inspiration Ihrer Mitarbeiter für neue Arbeitsweisen und die Förderung von Veränderungen vom ersten Tag an.
„Es handelt sich nicht nur um ein Technologieprojekt, sondern um eine Veränderung der Prozesse, die Menschen bei ihrer täglichen Arbeit anwenden werden“, so Reynolds. „Wir alle wissen, dass Veränderungen zwar nicht einfach sind, aber unvermeidlich. Wenn die Mitarbeiter wissen, was auf sie zukommt, haben sie weniger Angst und können den Wandel im Unternehmen als inspirierend und motivierend erleben.“
Um die Begeisterung für die Umstellung auf ein neues ERP aufrechtzuerhalten, sollte Ihre Organisation die Implementierung außerdem als Chance sehen, Geschäftsprozesse zu transformieren und zu vereinfachen, anstatt nur das zu wiederholen, was in der Vergangenheit bereits getan wurde. „Man möchte ein Team, das es vermeidet, den sogenannten ,Kuhpfad zu pflastern' – das heißt, immer denselben Weg zu beschreiten“, so Hallin. „Was Sie brauchen, sind Menschen in Ihrem Team, die offen dafür sind, einen neuen Weg auf der Grundlage führender Praktiken zu beschreiten.“
Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann bedeuten, dass das Unternehmen die Mitarbeiter auffordert, ihre Arbeit anders zu erledigen, um die in cloudbasierten ERP-Anwendungen integrierten Best Practices der Branche zu übernehmen. Das ist eine Abkehr von den Implementierungsplänen der alten On-Premises-Softwarewelt, in der Beratungsunternehmen umfangreiche Anpassungen vornahmen, um die Software an die individuelle Art und Weise eines Unternehmens anzupassen, Kunden zu fakturieren, Lieferanten zu bezahlen, Kontoauszüge abzugleichen oder eine beliebige Anzahl gängiger Geschäftsaktivitäten durchzuführen. Bei den heutigen Cloud-ERP-Systemen raten Implementierungsexperten Unternehmen, sich an Best Practices zu halten und unnötige Anpassungen zu vermeiden. Die Stadt Tampa beispielsweise konnte in 10 Monaten mit ERP, Human Capital Management (HCM) und Supply Chain Management (SCM) in der Cloud live gehen, indem sie eine Out-of-the-Box-Implementierung durchführte und 8.500 Anpassungen, die ihr vorheriges ERP-System aufwies, beseitigte. Ihr Rat: Schnell in die Cloud wechseln und iterieren.
Phase 4: Daten migrieren und Integrationen verwalten
Die Migration Ihrer Daten von den bisherigen Quellen auf Ihre neue ERP-Plattform ist ein wichtiger Prozess, bei dem Daten aus verschiedenen Systemen und Formaten in ein einziges System übertragen werden. Je nach Branche können diese Daten Produkt-, Kunden-, Partner-, Bestands-, Lieferanten- und Finanzdaten sein. Eine erfolgreiche Datenmigration beruht auf der Überprüfung, Extraktion, Bereinigung und Umwandlung von Daten, bevor diese in das neue System übertragen werden. Dieser Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die migrierten Daten korrekt und vollständig sind, was den Mitarbeitern in Ihren Abteilungen, die auf diese historischen Daten angewiesen sind, zugutekommen wird. Eine gut geplante Datenmigration sorgt dafür, dass Ihr Implementierungsprojekt im Zeitplan bleibt und somit Ihr Projekt im Budget bleibt.
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist auch eine Gelegenheit, die Daten Ihrer Organisation zu durchforsten und zu entscheiden, welche Daten in das neue System übernommen werden sollten. Manche Organisationen möchten zwar alle historischen Daten migrieren, aber die Übertragung jedes einzelnen Datenelements verlängert die Implementierung. Einige der Informationen in Ihrem alten System sind möglicherweise auch irrelevant, z. B. Lieferanten, die Sie nicht mehr nutzen, Kunden, die seit Jahren nichts mehr bestellt haben, oder Produkte, die veraltet sind. Möglicherweise finden Sie sogar Daten, die Sie bereinigen müssen. Überlegen Sie bei der Entscheidung, welche Daten Sie aufbewahren möchten und welche Daten Sie für die Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen benötigen, und beziehen Sie jede Abteilung mit ein. In der Regel migrieren Unternehmen Daten aus den letzten zwei Jahren, es sei denn, es gibt Compliance-Vorschriften für mehr historische Daten. Dies vereinfacht Ihren Implementierungsaufwand und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Zukunft zu konzentrieren, während Ihre Daten sauber und überschaubar bleiben.
Für Ihre Datenmigration müssen Sie zunächst eine Datenmigrationsgruppe zusammenstellen, die aus Mitgliedern bestehen kann, die bereits Teil Ihres gesamten Implementierungsteams sind. Diese Gruppe wird die Daten in jedem der Quellsysteme untersuchen und die zuvor erwähnten Datenredundanzen und -inkonsistenzen beseitigen. Außerdem müssen sie die Daten vor dem Import der ERP-Datenbankstruktur zuordnen. Dieser Prozess, der als Datenzuordnung bezeichnet wird, überbrückt die Unterschiede zwischen Ihrem alten und dem neuen System, um sicherzustellen, dass die Daten, die von ihrer ursprünglichen Quelle verschoben werden, korrekt sind und in dem System, in das sie verschoben werden, verwendet werden können.
Sobald die Datenzuordnung abgeschlossen ist, extrahiert diese Gruppe Daten aus dem alten System, wandelt sie in ein für das neue ERP geeignetes Format um und lädt sie in Ihr neuestes System. Anschließend müssen sie überprüfen, ob die Daten vollständig, korrekt und richtig migriert wurden, indem sie die übertragenen Daten mit den Quelldaten vergleichen und nach Unstimmigkeiten oder Fehlern zwischen den beiden suchen. Schließlich werden von der Gruppe Tests durchgeführt, um zu bestätigen, dass die migrierten Daten in das neue ERP integriert sind und mit den Systemmodulen korrekt funktionieren. Testen Sie unbedingt alle Aspekte des Systems, wie Sicherheit, Leistung und Funktionalität.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei jeder ERP-Implementierung ist die Verwaltung von Integrationen in andere Softwaresysteme. Beispielsweise möchten Sie vielleicht ältere Grenzanwendungen integrieren, die auf einer anderen Plattform laufen. Integrationen können unerwartete Verzögerungen verursachen und Projektzeitpläne sprengen, wenn sie sich als komplizierter erweisen als erwartet. Idealerweise verfügt Ihr neues ERP-System über vorgefertigte Adapter, die die Integration erleichtern. Ein großer Vorteil eines neuen ERP-Systems sollte darin bestehen, dass die Organisation auf vertrauenswürdige Daten zurückgreifen kann, um ihre operativen Entscheidungen zu treffen. Die Weitergabe dieser Daten wird wahrscheinlich Integrationen beinhalten, sodass sie Teil des Implementierungsplans sein müssen, wobei Ihr neues System als Unternehmenszentrale fungiert, von der aus alle Daten und Integrationen verwaltet werden.
Phase 5: ERP starten und sich auf die nächsten Schritte vorbereiten
Die Fertigstellung der Einführung Ihres neuen ERP-Systems umfasst viele Prozesse, die Sie sorgfältig planen müssen, wie z. B. Design, Entwicklung des Projektplans, Test, Bereitstellung und Auswertung der Ergebnisse. Um den Erfolg dieser Schritte sicherzustellen, müssen Sie die Aufgaben und Ergebnisse für jeden einzelnen Schritt identifizieren und die Rollen und Aufgaben für diese an die Mitglieder Ihres Einführungsteams verteilen.
Es wäre außerdem von Vorteil, wenn Ihr Team Erwartungen an das Budget und den Zeitplan für Ihren Einführungsprozess festlegen und diese beiden Aspekte während des Prozesses überwachen würde. Darüber hinaus sollten Sie Notfallpläne für alle Änderungen oder Probleme haben, die auftreten könnten. Um langfristig eine erfolgreiche ERP-Lösung zu erzielen, wäre es zudem von Vorteil, einen Plan zu entwickeln, um Ihre Geschäftsprozesse auch nach der Inbetriebnahme Ihres ERP-Systems weiterhin zu überprüfen und zu optimieren. Dabei könnten nach und nach neue Funktionen hinzugefügt werden.
„Betrachten Sie die Einführung nicht als Ende, sondern eher als Anfang“, so Williams. „Ähnlich wie bei einem Umzug in ein neues Haus ist eine sorgfältige Planung erforderlich, damit man sich in Ruhe an das Leben in der neuen Umgebung gewöhnen kann.“
Zusatzpunkt: Versteckte ERP-Implementierungskosten vermeiden
Sobald Ihr ERP-Implementierungsteam recherchiert, sich mit Anbietern getroffen und die endgültige Softwareauswahl getroffen hat, kann Ihr ERP-Implementierungspartner nicht nur einen Erfolgsplan für die ERP-Implementierung erstellen, sondern auch eine Schätzung der Kosten für die Implementierung Ihres neuen Systems abgeben. Allerdings treten bei der ERP-Implementierung fast immer unvorhergesehene Kosten auf. Um solche Unannehmlichkeiten zu vermeiden, sollten Sie die folgenden versteckten Kosten im Voraus einkalkulieren:
- Personalkostenüberschreitungen: Ein entscheidender Teil Ihrer ERP-Implementierung besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über genügend Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten verfügen, um das Projekt durchzuführen. Ein Großteil Ihrer Projektkosten entfällt auf das Personal, da Sie Ihr Projektteam bezahlen und möglicherweise Aushilfskräfte einstellen müssen, um die Aufgaben zu erledigen, die Ihre Teammitglieder unbeaufsichtigt lassen, da sie sich auf die Umsetzung konzentrieren. Außerdem benötigen Sie möglicherweise externe Projektmanagement- oder IT-Berater, die während dieses Prozesses ihr Fachwissen einbringen und zusätzliche Unterstützung leisten.
- Verzögerungen: Zeit ist Geld, und je länger Ihre Umsetzung aufgrund von Verzögerungen ins Stocken gerät, desto mehr Kosten entstehen Ihnen unweigerlich, einschließlich der Vorteile, die Sie durch das neue System nicht nutzen können. Verzögerungen werden oft durch unrealistische Erwartungen an den Umfang und den Zeitplan zu Beginn des Projekts, eine hohe Arbeitsbelastung der Teammitglieder, die die Umsetzung mit ihren täglichen Aufgaben vereinbaren müssen, mangelnde Abstimmung zwischen Ihrem Umsetzungsteam und der Unternehmensleitung in Bezug auf die Projektziele, langsame Entscheidungsfindung und mangelndes Interesse der Unternehmensleitung verursacht. Sie können diese Verzögerungen und die dadurch entstehenden Kosten abmildern, indem Sie sorgfältig planen und wissen, was Sie in jeder Phase der Umsetzung erwartet, indem Sie Informationen mit Ihrem Umsetzungsteam sowie Ihrer Führung und der breiteren Organisation teilen und die notwendigen Vorkehrungen treffen, damit sich die Mitglieder Ihres Umsetzungsteams auf das Projekt konzentrieren können.
- Schulungskosten: Ein weiterer wichtiger Bestandteil Ihrer Implementierung ist die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter auf neue Prozesse. Zum Beispiel weiß ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vielleicht bereits, wie man eine Bestellung erstellt. Mit dem neuen System können die Schritte zur Erstellung derselben Bestellung allerdings variieren. Ihre Mitarbeiter müssen zudem neue Prozesse erlernen, mit denen sie noch keine Erfahrung haben. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Mitarbeiter mussten im Rahmen ihrer Finanzplanung und -Berichterstattung zuvor Daten in eine Tabelle kopieren. Jetzt können sie mit Ihrem neuen ERP-System Dashboards und Berichte innerhalb des Systems erstellen. Um diesen Prozess zu erlernen, müssen sie aber wieder eingeschult werden. Planen Sie Ihre Schulungen so, dass die Teilnehmer das neue System direkt nach Abschluss der Schulung in ihrem Alltag anwenden können. Denken Sie daran, dass Schulungen Zeit brauchen und Menschen auf unterschiedliche Weise lernen. Bieten Sie daher immer wieder Schulungen und mehrere Lernmöglichkeiten an, z. B. Präsenzunterricht, Online-Kurse, Videos und Schulungen innerhalb der Anwendung mithilfe eines digitalen Einführungstools wie Oracle Guided Learning.
- Zeitverlust: Größere Software-Updates erfordern fast immer eine Eingewöhnungsphase, in der Organisationen das neue System kennenlernen und sich darin zurechtfinden müssen. Das könnte eine Verlangsamung der Betriebsabläufe oder einen gewissen Produktivitätsverlust bedeuten, nachdem das ERP-System in Betrieb genommen wurde und Ihre Belegschaft diesen Übergang vollzogen hat. Ihre Implementierung könnte zudem eine geplante Ausfallzeit für Ihre alten Systeme erfordern. Beide dieser Fälle können dazu führen, dass Ihre Geschäftsabläufe ins Stocken geraten, was wiederum zu Einnahmeverlusten und unzufriedenen Kunden führen kann.
Umstellung auf Cloud ERP mit Oracle
Die Erstellung eines Erfolgsplans für die ERP-Implementierung kann zwar ein umfangreicher und detaillierter Prozess sein, der sich jedoch für Ihr Unternehmen erheblich auszahlen kann. Durch die Auswahl eines neuen Systems, die Migration vorhandener Daten und die Einführung Ihrer Plattform erhalten Sie ein einziges System, das zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen bietet. Dazu gehört auch eine einzige Quelle für vernetzte Finanz- und Betriebsdaten in Echtzeit für Ihr Unternehmen, die zur Verbesserung der Entscheidungsfindung beitragen kann. Ein Cloud-ERP-System kann sowohl die Skalierbarkeit als auch die Agilität aufweisen, um Ihr Unternehmenswachstum zu unterstützen und sich ändernden Prioritäten gerecht zu werden.
Oracle Fusion Cloud ERP ist eine vollständige Cloud-Plattform, die Hunderte von Prozessen automatisieren und ausführen kann, die für den Betrieb und das Reporting über die Ergebnisse erforderlich sind. Oracle Cloud ERP enthält eingebettete KI zur Automatisierung manueller Prozesse, die Ihre Abläufe verlangsamen, sowie Analysen, mit denen Sie schnell auf Marktveränderungen reagieren können. Als branchenführende ERP-Cloud-Lösung ist Oracle Cloud ERP Teil einer Suite von Oracle Fusion Applications, die einheitliche Daten, vernetzte Teams und wertvolle Erkenntnisse bieten, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, effizienter zu arbeiten und Ihren Führungskräften dabei helfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
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