Was versteht man unter Buchhaltungssoftware?
Buchhaltungssoftware verwaltet und erfasst die täglichen Finanztransaktionen einer Organisation, einschließlich Anlagenbuchhaltung, Spesenmanagement, Umsatzverwaltung, Forderungen, Verbindlichkeiten, Nebenbuchkontierung sowie Reporting und Analysen. Ein vollständiges Buchhaltungssystem verfolgt die Anlagen, Verbindlichkeiten, Umsätze und Aufwendungen einer Organisation. Diese Transaktionen füllen dann das Hauptbuch in Echtzeit auf und bieten CFOs, Treasurer und Controllern sofortigen Zugriff auf genaue Finanzdaten in Echtzeit. Außerdem können GuV-Eigentümer ihre Performance auf Betriebsebene anzeigen.
Die systematische Aufzeichnung dieser Finanztransaktionen ermöglicht die Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen, einschließlich Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen und Eigenkapitalabrechnungen der Aktionäre. Buchhaltungssoftware ist eine Schlüsselkomponente eines Enterprise Resource Planning-(ERP-)Systems.
ERP-Systeme vereinheitlichen wichtige Geschäftsfunktionen wie Buchhaltung, Finanzplanung und -analyse (FP&A), Lieferkette, Bestandsverwaltung und Beschaffung. Diese Anwendungen sind nativ in eine gemeinsame Benutzeroberfläche und ein gemeinsames Datenmodell integriert, sodass kein Systemwechsel erforderlich ist oder isolierte Daten integriert werden müssen, um verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens zu verwalten.
Vorteile von Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware ist entscheidend, um Unternehmen bei der Ausführung ihrer täglichen Geschäftsprozesse zu unterstützen. Damit können Führungskräfte den Puls der finanziellen Gesundheit ihres Unternehmens im Griff behalten.
Hauptbuch (GL) und Nebenbuch
Moderne Buchhaltungssoftware ist darauf ausgelegt, sowohl Journalbuchungen als auch automatisierte Nebenbucheinträge automatisch in das Hauptbuch aufzufüllen, sodass CFOs und Controller eine Echtzeitansicht ihrer Finanzdaten erhalten.
Kreditorenbuchhaltung (AR) und Debitorenbuchhaltung (AR)
Eine komplette Buchhaltungssoftware-Lösung bietet mehr als nur einfache Buchhaltung. Sie hilft Unternehmen, die Redundanz von Datensätzen zu reduzieren, eine bessere Budgetierung und Prognose bereitzustellen und ein gründliches und ordnungsgemäß kategorisiertes Ausgabenmanagement zu ermöglichen. Darüber hinaus sorgt sie für eine nahtlose Integration in Banksysteme, ermöglicht genauere Audits und speichert detaillierte Aufzeichnungen aller Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.
Kassenführung
Die Cash-Management-Funktionen in der Buchhaltungssoftware bieten durch die automatische Abstimmung von Bargeldtransaktionen mit Kontoauszügen ein genaue Liquiditätslage. Mit diesen Funktionen können Unternehmen außerdem mithilfe automatisierter Cashflow-Prognosen, die auf Verbindlichkeiten, Forderungen, Nebenbüchern für die Entgeltabrechnung sowie externen Transaktionen basieren, zeitnahe Investitions-, Kredit- oder andere Entscheidungen in Bezug auf Barmittel treffen.
Asset-Management
Mit einer modernen Buchhaltungslösung können Sie den gesamten Finanzzyklus von Vermögenswerten verwalten, einschließlich Akquisition, Kapitalisierung, Abschreibung und Abgang. Durch diese vollständige Sichtbarkeit können Unternehmen genaue Jahresabschlüsse in Bezug auf Wertschätzung und Abschreibung erstellen.
Risikomanagement und Compliance
Die beste Verteidigung einer Organisation gegen Betrug und unbefugten Benutzerzugriff ist Buchhaltungssoftware mit integrierter Sicherheit, Risikomanagement und Auditkontrollen. Mit diesen internen Kontrollen und Aufgabentrennung (SoD) können Sie Sarbanes-Oxley-(SOX-)Bestimmungen einhalten und Ihrem Unternehmen eine sichere Single Source of Truth für Daten bieten.
Forderungsmanagement
Die Verwaltung von Forderungen unter Einbeziehung von Kunden ist eine wichtige Funktion von Buchhaltungssoftware. Mit einem umfassenden Forderungsmanagement ist es einfacher, Kunden zu bewerten, Inkassostrategien zu erarbeiten, die Zahlung von Forderungen zu verwalten und Eintreibungen von insolventen Kunden im Spätstadium einzuleiten.
Umsatzmanagement
Durch die eingebetteten Umsatzverwaltungsfunktionen in Buchhaltungssoftware wird der Prozess der Verwendung von Analysen zur Maximierung von Umsatz und Rentabilität automatisiert.
Berichterstellung und Analysen
Ein vollständiges Buchhaltungssystem zeichnet nicht nur Finanztransaktionen auf, sondern umfasst auch Berichts- und Analysefunktionen. Diese vordefinierten Dashboards helfen Finanzführungskräften dabei, die finanzielle Gesundheit ihrer Organisation zu verstehen und einen Drilldown für ausführlichere Informationen durchzuführen. Diese Dashboards messen wichtige Finanz-KPIs in Echtzeit, einschließlich Liquidität dritten Grades, Liquidität zweiten Grades, Verschuldungsgrad, Nettoumlaufvermögen und Lagerumschlag – um nur einige zu nennen.
Buchhaltungssoftware – On-Premise oder in der Cloud
Seit der Einführung von Buchhaltungssoftware vor fast 45 Jahren hat sich das System enorm weiterentwickelt, von einem On-Premises-Bereitstellungsmodell zu einem cloudbasierten Modell. Die erste Generation von Buchhaltungssoftware wurde On-Premise bereitgestellt, d.h. die Hardware und die Server der Software befanden sich im Data Center eines Unternehmens.
Heute steigt die Nachfrage nach cloudbasierter Buchhaltungssoftware. Wenn sich die Buchhaltungssoftware in der Cloud befindet, wird sie in einem Netzwerk aus Remote-Servern ausgeführt, statt am Standort eines Unternehmens.
Die Cloud bietet eine erschwinglichere Alternative für Buchhaltungssoftware, mit der Sie sowohl die Betriebskosten (OpEx) als auch die Investitionsausgaben (CapEx) senken können, da Unternehmen keine Hardware kaufen oder zusätzliche IT-Mitarbeiter einstellen müssen. Ohne die Notwendigkeit, eine kostspielige Infrastruktur zu unterstützen, können Sie Ressourcen in Innovationschancen investieren und Ihre Mitarbeiter sich auf strategischere Aktivitäten konzentrieren, anstatt die IT zu verwalten.
Es gibt vier grundlegende betriebliche Konzepte, mit denen der Wechsel der Buchhaltungssoftware von On-Premise in die Cloud vorangetrieben wird. Sie umfassen:
| Macht Wartung überflüssig | Legacy-Softwaresysteme erfordern viel Wartung durch Mitarbeiter und Berater. Diese Systeme benötigen ständig Bugfixes, Patches, Upgrades und Wartungsgebühren. Mit einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware wird der Aufwand für die Nachverfolgung, Diagnose, Installation und zum Testen von Korrekturen vom Kunden zum Anbieter verlagert. Sie müssen nicht mehr kontinuierlich an dem System arbeiten, sondern das System arbeitet permanent für Sie. |
| Vermeidung teurer Wartung | On-Premises-Software erfordert viel Zeit, Aufwand und Geld, allein um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Mit cloudbasierter Buchhaltungssoftware sind Upgrades, Wiederherstellung im Notfall, Hardwareaktualisierungen und Sicherungen Bestandteil des Service. |
| Korrekte Finanzdaten in Echtzeit | Buchhaltungssoftwarelösungen aus der Vergangenheit wurden oft so konzipiert, dass Transaktionen aus Nebenbüchern in das Hauptbuch „übertragen“ wurden. Cloudbasierte Buchhaltungssoftware bucht automatisch alle Transaktionen in das Hauptbuch, um sicherzustellen, dass das Hauptbuch immer Echtzeitdaten enthält. |
| Nie mehr ungenutzte Software | Die alte Praxis, zusätzliche Lizenzen für zukünftige Benutzer und potenzielle Projekte zu kaufen, endet mit einer modernen Buchhaltungssoftware. Mit dem SaaS-Abonnementmodell der Cloud nutzen Unternehmen nur die benötigten Lizenzen und können bei fortschreitendem Wachstum weitere Nutzer oder Produkte hinzufügen. |
Die Zukunft der Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware wurde entwickelt, um die Anforderungen einer digitalen Welt zu erfüllen, und die Cloud war der Schlüssel zu dieser Transformation. Die Cloud hat die Buchhaltungssoftware des Backoffice auf eine umfassende, unternehmenskritische, integrierte Lösung erhöht, die für Innovationen entwickelt wurde. Wenn Unternehmen auf neue disruptive Kräfte und neuen Wettbewerbsdruck stoßen, können diese agilen, anpassungsfähigen Cloud-Buchhaltungssysteme ihnen helfen, finanzielle Stärke für die Zukunft zu erreichen.
Mit einer modernen, cloudbasierten Buchhaltungssoftwarelösung können Unternehmen in einer digitalen Wirtschaft wettbewerbsfähig sein. Diese umfassenden Lösungen beinhalten folgende Funktionen:
| Erweiterte Berichterstellung und Analyse | Erhalten Sie einen umfassenden Einblick in die Finanzperformance Ihrer Organisation, und verstehen Sie Rentabilität, Kosten und Umsatz durch die Durchführung historischer Trend- und Abweichungsanalysen anhand vordefinierter Kennzahlen. |
| Technologien der nächsten Generation | Moderne, cloudbasierte Buchhaltungsanwendungen sind häufig in Technologie der nächsten Generation eingebettet, wie künstliche Intelligenz (KI), Blockchain, maschinelles Lernen (ML) und digitale Assistenten. |
| Automatisierung | Die integrierte Kontenabstimmung und der integrierte Transaktionsabgleich ermöglichen es Unternehmen, den Finanzabschlussprozess erheblich zu beschleunigen. Erfahren Sie, wie Oracle den schnellsten Abschluss am S&P 500 erreicht hat – in nur neun Kalendertagen. |
| Geringere Gesamtbetriebskosten (TCO) | Mit der Cloud müssen Unternehmen nicht mehr in Hardware, Wartung, ungenutzte Software und Upgrades investieren. Dank der Geschwindigkeit und Skalierbarkeit von SaaS haben Unternehmen, die Cloud-Buchhaltungssoftware verwenden, bis zu 52 % weniger (PDF) Gesamtbetriebskosten als On-Premise-Kunden. |
| Extreme Skalierbarkeit | Wenn Unternehmen wachsen, muss ihre Finanzmanagementsoftware schnell und einfach über Märkte, Regionen und Produkte hinweg skalierbar sein. Die Data Center der Anbieter von Cloud-Buchhaltungssoftware sind so konzipiert, dass sie beispiellose Geschwindigkeit, Performance, Sicherheit und Skalierbarkeit bieten. |
| Von überall arbeiten | Mit Cloud-Buchhaltungssoftware können Buchhalter, Controller, Schatzmeister und CFOs mit einer Internetverbindung von Laptops bis hin zu Smartphones auf jedes mobile Gerät zugreifen, sodass Finanzabteilungen von überall, jederzeit und auf jedem Gerät sicher arbeiten können. |
| Vierteljährlicher Updatezyklus | Die Software von Oracle enthält automatische vierteljährliche Updates, mit denen Kunden von zunehmender Automatisierung und mehr Funktionen profitieren können – alle 90 Tage. |
| Eine vollständige Finanzmanagementsuite | Wir bieten die derzeit umfassendsten Finanzlösungen mit Anwendungen für grundlegende Buchhaltung und Finanzwesen, Risikomanagement, direkte und indirekte Beschaffung und Projektportfolio-Management (PPM). |
| Disaster Recovery | Die in Cloud-Buchhaltungssoftware eingebetteten Sicherheitsprotokolle sind weitaus umfassender und moderner als On-Premise-Systeme. Cloud-Provider sichern Ihre Daten regelmäßig an mehreren Standorten auf Servern und reduzieren so das Risiko, dass ein Brand oder eine Naturkatastrophe Ihre System- und Informationsinstanz beeinträchtigen kann. |
| Compliancestandards | Unternehmen von heute erfordern mehr als nur eine digitale Version der Buchhaltung mit Kalkulationstabellen. Neben der Aufzeichnung von Transaktionen unterstützt die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Finanzteams dabei, ihre treuhänderische Kontrolle aufrechtzuerhalten, Buchhaltungsfehler zu reduzieren, Abrechnungszyklen zu verkürzen, sich ständig ändernde Steuergesetze und behördliche Vorschriften einzuhalten und den Cashflow zu optimieren. |
| Risikomanagement | Durch die Nachverfolgung und Verwaltung von Mitteln im gesamten Unternehmen sollten Buchhaltungssysteme helfen, kritische Daten vor Diebstahl, Betrug und anderen kriminellen Handlungen zu schützen. Cloudbasierte Finanzmanagementlösungen umfassen Risiko- und Compliancemanagement, sodass Unternehmen diese Funktionen auch außerhalb von Audittrails und Fehlerprüfungen nutzen können, um Aufgabentrennung (SoD) und Zuordnung von Rollen zu Zuständigkeiten im gesamten Unternehmen zu ermöglichen. |
Die Cloud-Rechnungslegung ist nicht mehr nur die Zukunft – sie muss jetzt von Unternehmen übernommen werden, um Wettbewerbsnachteile zu vermeiden. Die Vorteile von Cloud-Buchhaltungssoftware ähneln anderen Cloud-Anwendungen, sind aber noch wichtiger, weil Finanzen die Grundlage für alles bilden, was ein Unternehmen tut. Das Führen eines Unternehmens ohne genaue und Echtzeit-Finanzinformationen ist wie das Fahren eines Autos ohne Tachometer oder Kraftstoffanzeige. Deshalb ist ein cloudbasiertes Buchhaltungssystem heute eine so wichtige Investition für Unternehmen.