Was ist ERP?

Definition von Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) bezieht sich auf einen Software-Typ, den Unternehmen zur Verwaltung der täglichen Geschäftsaktivitäten verwenden, wie z. B. Buchhaltung, Beschaffung, Projektmanagement, Risikomanagement und Compliance sowie Supply Chain-Operationen. Eine vollständige ERP-Suite umfasst außerdem Enterprise Performance Management, eine Software, die hilft, die finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens zu planen, zu budgetieren, vorherzusagen und zu berichten.

ERP-Systeme führen eine Vielzahl an Geschäftsprozessen zusammen und ermöglichen den Datenfluss zwischen diesen Prozessen. ERP-Systeme erfassen gemeinsame transaktionale Daten eines Unternehmens aus mehreren Datenquellen, sodass doppelte Daten vermieden und Datenintegrität über eine einzige verlässliche Datenquelle bereitgestellt wird.

Für tausende Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchenzugehörigkeit sind ERP-Systeme heutzutage eine kritische Voraussetzung für die Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse. Für diese Unternehmen ist ERP so unverzichtbar wie die Stromversorgung der Geschäftsräume.

Was ist ein ERP-System?

Wie können diese Lösungen die täglichen Geschäftsaktivitäten von Unternehmen wie Buchhaltung, Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement, Supply Chain und Fertigung verwalten?

Enterprise Resource Planning-Systeme sind vollständige, integrierte Plattformen – entweder On-Premise oder in der Cloud – zur Verwaltung aller Aspekte eines produktions- oder verteilungsbasierten Unternehmens. Darüber hinaus unterstützen ERP-Systeme alle Aspekte von Finanzmanagement, Personalmanagement, Lieferkettenmanagement und Fertigung mit Ihrer Hauptbuchhaltungsfunktion.

ERP-Systeme bieten auch Transparenz in Ihrem gesamten Geschäftsprozess, indem sie alle Aspekte der Produktion, Logistik und Finanzen verfolgen. Diese integrierten Systeme fungieren als zentraler Hub eines Unternehmens für End-to-End-Workflows und -Daten, sodass zahlreiche Abteilungen darauf zugreifen können.

ERP-Systeme und -Software unterstützen mehrere Funktionen in großen, mittelständischen oder kleinen Unternehmen, einschließlich Anpassungen für Ihre Branche.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und der Finanzplanung?

Der Begriff „Finanzplanung“ wird oft verwendet, um eine ERP-Software zu beschreiben. Aber ERP und Finanzplanung sind dennoch nicht das selbe. Die Finanzplanung bezieht sich auf eine Untergruppe von Modulen innerhalb des ERP.

Bei der Finanzplanung handelt es sich um die geschäftlichen Aufgaben, die sich auf die Finanzabteilung eines Unternehmens beziehen. Sie beinhalten Module für die Finanzbuchhaltung, die Nebenbuchkontierung, den Accounting Hub, den Kreditoren- und Debitorenabgleich, das Umsatzmanagement, die Rechnungsstellung, Fördermittel, das Ausgabenmanagement, das Projektmanagement, das Asset-Management,die Buchhaltung für Join Ventures und Forderungseinzüge.

Finanzplanungssoftware verfügt über Reporting- und Analysefunktionen, um die behördlichen Anforderungen für das Reporting zu erfüllen wie z. B. die der International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS) oder des Financial Accounting Standards Board (FASB) for Generally Accepted Accounting Principles in den Vereinigten Staaten (GAAP) sowie für die anderer Länder (das HGB in Deutschland und das PCG in Frankreich zum Beispiel).

Bei öffentlichen Unternehmen muss eine Finanzplanungssoftware in der Lage sein, regelmäßige Finanzberichte für Aufsichtsbehörden wie die US Securities and Exchange Commission (SEC) (mit dem vierteljährlichen 10-Q- und dem jährlichen 10-K-Bericht), die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) oder andere zu erstellen. Für diese Arten von Finanzberichten wird ein Tool für narratives Reporting verwendet. Die Person, die letztendlich für die gesamte Finanzplanung verantwortlich ist, ist der CFO.

Während die Finanzplanung sich nur einem Unternehmensbereich widmet, umfasst das ERP eine große Bandbreite von Geschäftsprozessen – einschließlich der Finanzplanung. ERP-Software kann Funktionen für Beschaffung, Lieferkettenmanagement, Bestand, Fertigung, Wartung, Auftragsmanagement, Projektmanagement, Logistik, Produktlebenszyklusmanagement, Risikomanagement, Unternehmensleistungsmanagement (EPM), Personalmanagement/Human Capital Management enthalten.

ERP kann auch in Frontoffice-Anwendungen integriert werden, um ganzheitliche Ansichten von Kunden zu erstellen, einschließlich Customer Relationship Management-(CRM-)Lösungen. Darüber hinaus sind cloudbasierte ERP-Anwendungen häufig in Technologien der nächsten Generation eingebettet, wie das Internet of Things (IoT), Blockchain, KI, maschinelles Lernen und digitale Assistenten. Diese fortschrittlichen Technologien stellen Daten und Funktionalitäten bereit, die nicht nur viele traditionelle ERP-Funktionen erweitern, sondern sorgen auch für neue Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, neue Services zu entwickeln oder ein fundierteres Verständnis aller Unternehmensbereiche zu enwickeln. Da ERP-Systeme sich auf das gesamte Unternehmen beziehen, erfordert ihre Verwaltung häufig die Zusammenarbeit von CFO, CIO und COO sowie von anderen zentralen Führungskräften.

Cloudbasierte ERP-Anwendungen sind oft mit Technologien der neuesten Generation integriert wie etwa dem Internet of Things (IoT), der Blockchain, KI, maschinellem Lernen und digitalen Assistenten.

ERP-Grundlagen

ERP-Systeme werden basierend auf einer einzelnen definierten Datenstruktur (Schema) konzipiert, die in der Regel eine gemeinsame Datenbasis hat. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die im gesamten Unternehmen verwendeten Informationen normalisiert sind und auf gemeinsamen Definitionen und Benutzer-Erfahrungen basieren. Diese Basiskonstrukte werden dann mit Geschäftsprozessen verbunden, die von Workflows für alle Unternehmensabteilungen (z. B. Finanzen, Personalwesen, Entwicklung, Marketing und Operations) gesteuert werden und so Systeme und die Mitarbeiter, die sie verwenden, verbinden. Einfach ausgedrückt ist ERP das Instrument zur Integration von Mitarbeitern, Prozessen und Technologien in einem modernen Unternehmen.

Beispiel: Ein Unternehmen erstellt Autos, indem es Teile und Komponenten von mehreren Lieferanten bezieht. Es kann ein ERP-System nutzen, um die Anforderung und den Kauf dieser Waren zu verfolgen und sicherzustellen, dass jede Komponente über den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zur Zahlung einheitliche und saubere Daten verwendet, die mit integrierten Unternehmens-Workflows, Geschäftsprozessen, Reporting und Analyse verbunden sind.

Wenn ERP bei diesem Automobilhersteller ordnungsgemäß eingesetzt wird, wird eine Komponente, beispielsweise „vordere Bremsbeläge“, einheitlich durch Teilename, Größe, Material, Quelle, Chargennummer, Lieferantenteilenummer, Seriennummer, Kosten und Spezifikation sowie mit einer Vielzahl anderer beschreibender und datengesteuerter Elemente identifiziert.

Da Daten das Lebenselixier eines modernen Unternehmens sind, erleichtert ERP die Sammlung, Organisation, Analyse und Verteilung dieser Informationen an jeden Einzelnen und jedes System, das diese benötigt, um die jeweilige Rolle und Verantwortung optimal zu erfüllen.

ERP stellt auch sicher, dass diese Datenfelder und -attribute im Hauptbuch des Unternehmens auf das korrekte Konto hochgerechnet werden, sodass alle Kosten ordnungsgemäß erfasst und dargestellt werden. Wenn die vorderen Bremsbeläge in einem Softwaresystem (oder möglicherweise in Kalkulationstabellen) „vordere Bremsen“, in einem weiteren „Bremsbacken“ und in einem dritten „Bremsbeläge“ genannt würden, wäre es für den Automobilhersteller schwierig, herauszufinden, wie viel jährlich für die vorderen Bremsbeläge ausgegeben wird und ob der Hersteller den Lieferanten wechseln oder bessere Preise aushandeln sollte.

Ein wesentliches ERP-Merkmal ist die zentrale Erfassung von Daten für eine weite Verbreitung. Statt mehrere eigenständige Datenbanken mit einer endlosen Fülle aus unzusammenhängenden Arbeitsblättern zu verwalten, bringt ERP Ordnung in das Chaos und sorgt dafür, dass alle Nutzer – vom CEO bis zu Mitarbeitern aus dem Rechnungswesen – die gleichen Daten aus gemeinsamen Prozessen erstellen, speichern und verwenden können. Ein sicherer und zentralisierter Datenspeicher sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen über korrekte, aktuelle und vollständige Daten verfügen. Datenintegrität wird für alle unternehmensweit ausgeführten Aufgaben gewährleistet – von einer Quartalsbilanz bis hin zu einem Einzelbericht über Außenstände – ohne die Nutzung fehleranfälliger Kalkulationstabellen.

Der Geschäftswert von ERP

Die Auswirkungen von ERP in der heutigen Geschäftswelt können nicht ignoriert werden. Durch die Integration von Unternehmensdaten und -prozessen in ERP-Systeme sind Unternehmen in der Lage, unterschiedliche Abteilungen aufeinander abzustimmen und den Workflow zu verbessern, wodurch erhebliche Bottom-Line-Einsparungen erzielt werden. Beispiele für konkrete Geschäftsvorteile:

• Verbesserte Geschäftsdaten dank Echtzeitinformationen, die im Rahmen von Berichten generiert werden
• Niedrigere Betriebskosten durch optimierte Geschäftsprozesse und Best Practices
• Verbesserte Zusammenarbeit durch Benutzer, die Daten in Verträgen, Anforderungen und Bestellungen gemeinsam verwenden
• Mehr Effizienz durch eine gemeinsame Nutzererfahrung über viele Geschäftsfunktionen und gut definierte Geschäftsprozesse hinweg
• Konsistente Infrastruktur vom Backoffice bis zum Frontoffice, wobei alle Geschäftsaktivitäten ein gemeinsames Look-and-Feel aufweisen
• Höhere Benutzerakzeptanzraten durch gemeinsame Nutzererfahrung und Design
• Geringeres Risiko durch verbesserte Datenintegrität und finanzielle Kontrollen
• Niedrigere Management- und Betriebskosten durch einheitliche und integrierte Systeme

Ein kurzer historischer Rückblick auf das ERP

Von Papierkarten zu Mobilgeräten
Die Ursprünge des ERP liegen mehr als 100 Jahre zurück. 1913 entwickelte der Ingenieur Ford Whitman Harris das sogenannte Losformelmodell (EOQ), ein papierbasiertes Fertigungssystem für die Produktionsplanung. Jahrzehntelang war EOQ der Standard im Fertigungswesen. Der Werkzeughersteller Black and Decker änderte die Spielregeln, als er 1964 als erstes Unternehmen eine Materialbedarfsplanungs-Lösung (MRP) implementierte, die EOQ-Konzepte mit einem Mainframe-Computer kombinierte.

MRP blieb solange der Fertigungsstandard, bis im Jahr 1983 die Fertigungsressourcenplanung (MRP II genannt) entwickelt wurde. MRP II stellte Module als eine zentrale architektonische Softwarekomponente bereit und integrierte zentrale Fertigungskomponenten wie Einkauf, Stücklisten, Zeitplanung und Auftragsmanagement. Zum ersten Mal wurden unterschiedliche Fertigungsaufgaben in einem gemeinsamen System integriert. MRP II bot auch eine überzeugende Vision dahingehend, wie Unternehmen Software nutzen könnten, um Unternehmensdaten zu teilen und zu integrieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern – durch eine bessere Produktionsplanung, reduzierte Lagerbestände und weniger Abfall (Überschuss). Mit der Weiterentwicklung von Computertechnologien in den 1970er und 1980er Jahren wurden MRP II-ähnliche Konzepte entwickelt, um die Geschäftsaktivitäten über die Fertigung hinaus zu verwalten. Es wurden Daten aus den Bereichen Finanzen, CRM und Human Ressources hinzugefügt. Im Jahr 1990 hatten Technologieexperten einen Namen für diese neue Kategorie der Geschäftsmanagementsoftware gefunden: Enterprise Resource Planning.

ERP-Bereitstellungsmodelle: von On-Premise-Standorten in die Cloud

Die Vergangenheit des ERP: von den 1990er Jahren bis ins neue Jahrtausend
Von den 1990er Jahren bis zum Anfang des einundzwanzigsten Jahrhunderts kam die ERP bei immer mehr Unternehmen zum Einsatz. Gleichzeitig begannen die mit der Implementierung von ERP-Systemen verbundenen Kosten in die Höhe zu schnellen. Die Hardware, die zur Ausführung der Software erforderlich war, befand sich im Unternehmen, wobei große Computer in einem Serverraum standen. Sowohl die Hardware- als auch die Softwarelizenzen erforderten Kapitalinvestitionen von 5 bis 10 Jahren. Darüber hinaus wollten Unternehmen ihre ERP-Systeme fast immer an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, was zusätzliche Kosten für Softwareberater und Schulung zur Folge hatte.

Inzwischen hat sich ERP-Technologie zur Anpassung an das Internet weiterentwickelt, mit neuen Funktionen und Funktionalitäten, wie z. B. eingebettete Analysen. Im Laufe der Zeit haben viele Unternehmen erkannt, dass ihre On-Premise-ERP-Systeme nicht mit modernen Anforderungen und neuen Technologien, wie z. B. Smartphones, mithalten konnten.

Cloud ERP – Ein neues ERP-Bereitstellungsmodell

Software-as-a-Service (SaaS)
Migrieren Sie ERP in die Cloud – nutzen Sie insbesondere das Software as a Service (SaaS)-Bereitstellungsmodell für ERP. Wenn ERP-Software „als Service“ in der Cloud bereitgestellt wird, wird sie in einem Netzwerk von Remote-Servern und nicht in einem Serverraum eines Unternehmens ausgeführt. Der Cloud-Anbieter patcht, verwaltet und aktualisiert die Software mehrmals im Jahr – anstatt ein kostspieliges Upgrade alle 5 bis 10 Jahre (oder mehr) mit einem On-Premises-System durchzuführen. Mit der Cloud lassen sich sowohl die Betriebskosten als auch die Investitionskosten senken, da weder Software noch Hardware angeschafft und auch keine neuen IT-Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Diese Ressourcen können stattdessen in neue Geschäftschancen investiert werden und das Unternehmen ist immer auf dem neuesten Stand der aktuellen ERP-Software. Mitarbeiter können ihren Fokus verlagern und sich wichtigeren Aufgaben als der Verwaltung der IT, z. B. Innovation und Wachstum, zuwenden.

7 Gründe für den Wechsel zu einer ERP-Cloud-Lösung

Für Unternehmen jeder Größe, darunter große und kleine bis mittlere Unternehmen, ist die Stilllegung von On-Premise-Systemen und der gleichzeitige Wechsel ganz in die Cloud nicht möglich. Oder zumindest ist es nicht etwas, was sie innerhalb eines kurzen Entwicklungsfensters gerne tun. Unterdessen ist es nicht mehr ideal, bei einem On-Premise-ERP-System zu bleiben und alle Vorteile der Enterprise Resource Planning als Cloud-Lösung zu ignorieren. Warum sollten Sie die Verwendung von Cloud-Anwendungen in Betracht ziehen, um Ihr On-Premise-System zu ersetzen oder zu erweitern?

Erste Schritte mit Oracle ERP

Unternehmen hatten schon immer Schwierigkeiten damit, die hohen Kosten und die Komplexität des herkömmlichen ERP mit den Erfordernissen angepasster Funktionen und Flexibilität in Einklang zu bringen und gleichzeitig den geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Erfahren Sie, wie Oracle ERP Cloud vernetzte Teams, einheitliche Daten und Echtzeit-Einblicke ermöglicht, um Sie und Ihr Finanzteam dabei zu unterstützen, die besten Unternehmensentscheidungen zu treffen. Mit ERP als Service in der Cloud ist Ihr Unternehmen zukunftsfähig und dem Fortschritt einen Schritt voraus.

Einer der Vorteile des SaaS-Modells ist, dass die Software mit den aktuellen Features, Funktionen und Best Practices auf dem neuesten Stand gehalten wird. Cloud- ERP-Anbieter bringen regelmäßig Updates (bei Oracle häufig monatlich) heraus. Das bedeutet, dass die neuesten und revolutionären Technologien – wie KI, digitale Assistenten, maschinelles Lernen, Blockchain, Augmented Reality und Internet of Things (IoT) – den Abonnenten in einem regelmäßigen Intervall zur Verfügung stehen.

Durch den Zugriff auf diese neuen Technologien können Unternehmen die Best Practices ihrer Geschäftsabläufe schnell verbessern, wenn sich die ERP-Software weiterentwickelt. Sie können Prozesse automatisieren, für die früher umfangreiche manuelle Eingriffe erforderlich waren, beispielsweise die Abstimmung der Finanzkonten. Darüber hinaus erhalten die Nutzer ein umfassendes Echtzeit-Verständnis der Geschäftsaktivitäten von Unternehmen, nicht nur im Front Office, sondern auch in Lagern, in Fabrikhallen und an allen anderen Standorten im gesamten Unternehmen. Dieses Wissen steht dann jedem entsprechenden Mitarbeiter auf seinen mobilen Geräten zur Verfügung, einschließlich Smartphones und Tablets.

Entwickelt für das digitale Zeitalter umfasst die heutige ERP-Cloud mobile, soziale, analytische und die neuesten Technologien. Alles andere wird ein Unternehmen nicht voranbringen.

Häufig gestellte Fragen zu ERP

Was ist ERP in einfachen Worten?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Hier handelt es sich um ein Softwaresystem, das alle Tools und Prozesse umfasst, die für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens erforderlich sind, einschließlich Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Finanzwesen, Buchhaltung und mehr.

Welche drei gängigen ERP-Typen gibt es?
Die drei häufigsten Arten von ERP sind On-Premises, cloudbasiertes und hybrides ERP. Ein On-Premises-ERP-System wird vor Ort auf den Servern eines Unternehmens ausgeführt, während cloudbasiertes ERP auf einem Remote-Server eines Drittanbieters ausgeführt wird. Und das hybride ERP-System ist eine Mischung aus beidem, oft mit einem On-Premises-ERP-System in der Zentrale und cloudbasierten ERP-Systemen in den Tochtergesellschaften.

Was ist ein Beispiel für ERP?
Ein Beispiel für ERP sind branchenspezifische ERP-Systeme, die die spezifischen Anforderungen dieser Geschäftstypen erfüllen und branchenspezifische Funktionen wie die Materialplanung und spezielle Verwaltung von Fertigungsdatensätzen bieten. Da diese Systeme solch maßgeschneiderte Funktionen bieten, müssen Unternehmen keine allzu großen Anpassungen vornehmen bzw. viele andere externe Tools integrieren.