HR im Gesundheitswesen: 9 große Herausforderungen, die es zu lösen gilt
Mark Jackley | Content Strategist | 17. März 2023
Das Gesundheitswesen erlebte bereits vor COVID-19 große Veränderungen, und das Tempo der Veränderungen hat sich seit 2020 nur noch beschleunigt. Der Fachkräfte- und Personalmangel ist groß, und die Burnout- und Fluktuationsraten der Mitarbeiter nehmen zu, was manchmal die Patientenversorgung gefährdet. Diese Störungen stellen HR-Manager von Anbietern medizinischer Versorgungsdienste vor große Herausforderungen. Sie müssen stärker in die Mitarbeiter investieren und effektivere Wege finden, sie zum Bleiben zu motivieren und ihre beste Performance sicherzustellen.
Was versteht man unter HR im Gesundheitswesen?
Human Resources (HR) – oder Personalmanagement – spielen in jedem Gesundheitssystem eine entscheidende Rolle. HR-Teams tragen zur Verbesserung der Gesundheitsergebnisse bei, indem sie Ärzte, Krankenschwestern und andere Personen unterstützen, die sich um die Patientenversorgung kümmern. Das Personalmanagement beeinflusst und verfeinert betriebliche Prozesse, von der Patientenaufnahme und Aktenverwaltung bis hin zu Sicherheitsprotokollen und mehr, und trägt so zum reibungslosen Betrieb von Krankenhäusern und Kliniken bei. Außerdem arbeitet HR mit Führungskräften zusammen, um Organisationsstrategien zu entwickeln, die Mitarbeitern, Patienten und dem Unternehmen zugute kommen.
In einem Krankenhaus oder einer Klinik wirkt sich die Employee Experience auf die Arbeitsleistung, Effizienz und Patientenversorgung aus, und HR-Teams haben die Macht, dazu beizutragen, dass die Erfahrung jedes Mitarbeiters so gut wie möglich ist. Neben der Suche, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat das Personalmanagement die Aufgabe, eine Kultur aufzubauen, die bestehende Mitarbeiter zum Bleiben ermutigt. Zu den Möglichkeiten, dies zu erreichen, gehören das Anhören und Reagieren auf das Feedback der Mitarbeiter, die Aufrechterhaltung flexibler Planungspraktiken und die Verwaltung der Talententwicklung.
Darüber hinaus setzt sich das Personalmanagement auch für die Mitarbeiter ein und fungiert als Vermittler zwischen Führung und Mitarbeitern auf allen Ebenen. HR-Teams müssen das Vertrauen aller Mitarbeiter gewinnen, um medizinische und geschäftliche Interessen mit den Anliegen von Einzelpersonen und Abteilungen innerhalb der Organisation in Einklang zu bringen.
Wichtigste Erkenntnisse
- HR trägt dazu bei, die Geschäftsziele eines Gesundheitssystems mit den Interessen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen.
- Während die HR-Teams von Anbietern medizinischer Versorgungsdienste viele Aufgaben haben, besteht ihre Hauptaufgabe darin, durch die Einstellung, Entwicklung und Bindung der besten Talente für ein angemessenes Personal zu sorgen.
- Aufgrund des Personalmangels verbringt das Personalmanagement mehr Zeit mit Programmen zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern, während es gleichzeitig andere Aufgaben wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bewältigen muss.
Warum ist HR im Gesundheitswesen wichtig?
Personalmanagement ist im Gesundheitswesen vor allem aus einem Grund wichtig: Das Leben der Patienten hängt von den Ärzten und Mitarbeitern ab, die von HR unterstützt werden. HR-Teams überwachen die wichtige Arbeit der Rekrutierung qualifizierter Talente inmitten eines branchenweiten Arbeitskräftemangels und tun alles Mögliche – von der Aktualisierung der Vergütungspakete bis hin zur Bereitstellung von Technologien, die Schulungen leichter zugänglich machen –, um die besten Mitarbeiter zu halten.
Das Personalmanagement überwacht auch den Leistungsmanagementprozess der Organisation, damit Mitarbeiter das Feedback erhalten, das sie benötigen, um in ihren Jobs herausragende Leistungen zu erbringen und eine erstklassige Patientenversorgung zu gewährleisten.
Im Gesundheitswesen, wie auch in vielen anderen Sektoren, liefert das Personalmanagement wichtige Informationen, die die Unternehmensstrategie und Entscheidungsfindung beeinflussen und Anbietern helfen, Probleme gezielter zu lösen. Anstatt Personalengpässe überstürzt durch externe Einstellungen zu beheben, könnte das Personalmanagement beispielsweise Änderungen der internen Schulungs- und Beförderungspraktiken empfehlen, die ihnen dabei helfen könnten, Stellen schneller zu besetzen und gleichzeitig die Herausforderung einer Erweiterung der Karrierewege zu bewältigen.
Das Personalmanagement hilft zunehmend bei der Entwicklung der Geschäftsstrategien des Unternehmens. Dies ist wichtig, denn wenn das Personalmanagement nicht in die Strategie eingebunden ist, kann sie die Ziele der Führung nicht effektiv unterstützen. Wenn beispielsweise die Führungsebene beschließt, sich stärker auf spezialisierte medizinische Dienstleistungen zu konzentrieren, das Personalmanagement jedoch immer noch Generalisten rekrutiert, entsteht eine Qualifikationslücke.
Gemeinsam mit der Rechtsabteilung überwacht das Personalmanagement auch ethische Fragen (sowohl medizinische als auch soziale), und Personalmanager spielen eine Schlüsselrolle dabei, der Organisation und ihren Mitarbeitern zu helfen, die Einhaltung interner Richtlinien sowie externer Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten.
Die sich entwickelnde Rolle des Personalmanagements im Gesundheitswesen
Wie immer stellen die HR-Teams in Gesundheitsorganisationen neue Mitarbeiter ein und integrieren sie, sorgen für die Sicherheit am Arbeitsplatz und spielen eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Compliance. Seit dem Ausbruch von COVID-19, der einen bereits akuten arbeitsmarktbedingten Fachkräftemangel in der Branche verschärfte, haben diese Teams vermehrt in die Rekrutierung von Ärzten, Pflegekräften und wichtigen unterstützenden Mitarbeitern investiert, einschließlich Vertragsarbeitern, die das fest angestellte Personal ergänzen und unterstützen.
In einem Bericht aus dem Jahr 2018 stufte das American College of Healthcare Executives (ACHE) finanzielle Herausforderungen als größtes Anliegen der Branche ein, gefolgt von Patientensicherheit und staatlichen Auflagen. Im ACHE-Bericht 2023 war das größte Anliegen der Führungskräfte, wie bereits in den letzten Jahren, der Personalmangel.
Da die Personalbesetzung zunehmend an Bedeutung gewann, erkannten Führungskräfte im Gesundheitswesen zunehmend den Wert, verstärkt in bestehende Mitarbeiter zu investieren, sowie die positiven Auswirkungen, die HR mit der richtigen Unterstützung erzielen kann. HR-Teams haben ihre zentrale Rolle bei der Förderung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie der Gewährleistung von Sicherheit am Arbeitsplatz stets im Blick behalten. Gleichzeitig genießen sie nun die Unterstützung der Führung, um in Programme zur Mitarbeiterbindung zu investieren. Dazu gehören Wettbewerbe und unterhaltsame Veranstaltungen, die Klärung und Erweiterung von Karrierepfaden, die Überarbeitung von Planungsrichtlinien zur Vermeidung von Burn-out sowie verbesserte Vergütungen und Benefits.
9 HR-Herausforderungen im Gesundheitswesen
Da HR-Teams ihre Prioritäten verschieben, um sich stärker auf die Mitarbeiter zu konzentrieren, müssen sie sich den folgenden Herausforderungen stellen.
1. Einstellung und Onboarding
Bis 2030 könnten in den USA 120.000 Ärzte fehlen. Um den Personalbestand aufrechtzuerhalten, muss das Personalmanagement neue Taktiken zur Einstellung und zum Onboarding von Mitarbeitern erkunden. Laut der Zeitschrift Hospital & Health Networks nutzen nur 29 % der Millennials Online-Jobbörsen. Um jüngere Fachkräfte zu erreichen, arbeiten einige HR-Teams mit ihren Marketingabteilungen zusammen, um mithilfe von Suchmaschinenoptimierung und Lead-Tracking Kandidaten besser anzuziehen und zu verfolgen. Andere bieten Unterschriftsbonusse und helfen bei der Bezahlung von Umzugskosten. Automatisierte Systeme können den Onboarding-Prozess optimieren, indem sie Orientierungssitzungen, Schulungen und die Anmeldung zu Benefits effizienter organisieren. Durch die Zuweisung von Mentoren wird der Onboarding-Prozess zusätzlich beschleunigt und personalisiert. Neue Mitarbeiter erhalten dadurch wertvolle Unterstützung, klare Orientierungshilfen sowie ein gestärktes Gefühl von Zugehörigkeit und Wertschätzung. Eine weitere Best Practice: Stellen Sie vom ersten Tag an sicher, dass neue Mitarbeiter Zugriff auf die Technologie haben, die sie benötigen – und wissen, wie sie diese nutzen.
2. Schulung
Das Gesundheitswesen ist mehr als jede andere Branche darauf angewiesen, dass seine Mitarbeiter ihre Ausbildung auf dem neuesten Stand halten, da nicht mehr zeitgemäße Kenntnisse die klinische Versorgung beeinträchtigen. Einige HR-Teams arbeiten mit Schulungsinstituten zusammen; andere bieten ihre eigene Schulung vor Ort oder aus der Ferne an. Ein großer Schwerpunkt liegt darauf, sicherzustellen, dass Ärzte und Supportpersonal über die erforderlichen Lizenzen und Zertifizierungen verfügen. Eine cloudbasierte Schulungsplattform überwacht automatisch die Einhaltung, informiert Mitarbeiter über ihre Verpflichtungen und verknüpft sie mit den Kursen, die sie benötigen. Darüber hinaus ist die Schulung ein wichtiger Bestandteil der Talententwicklung – ein Bereich, den viele Arbeitgeber verbessern sollten, wenn sie zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit und Bindung beitragen wollen.
3. Verwalten von Zeitplänen und Entgeltabrechnungen
Die meisten Menschen denken nicht an Logistik, wenn sie an Personalressourcen denken, aber die Verwaltung der Schichtplanung im Krankenhaus ist eine komplexe logistische Herausforderung, insbesondere bei chronischem Personalmangel. Eine große Gesundheitseinrichtung kann Hunderte verschiedener Rotationen von Ärzten, Krankenschwestern, Vertragsangestellten, Gastärzten und anderem Personal verwalten. Die richtige Planung ist von entscheidender Bedeutung: Eine Studie zeigte, dass 33 % der Intensivpflegekräfte und 45 % der Intensivärzte schwere Burnouts erlebt haben. Das Personalmanagement sollte dabei helfen, flexible Zeitpläne zu erstellen, die einfach zu kommunizieren, abzurufen und bei Bedarf zu ändern sind.
Die Entgeltabrechnung stellt eine weitere logistische Herausforderung im Personalwesen dar. Einige Beschäftigte im Gesundheitswesen, etwa Therapeuten und Chirurgen, werden für die Behandlung einzelner Patienten bezahlt. Andere sind wiederum angestellt und verfügen möglicherweise über Bonusanreize. Ohne ein modernes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem fällt es Unternehmen möglicherweise schwer, alle erforderlichen Lohnstrukturen zu erfassen. Eine weitere große Herausforderung bei der Entgeltabrechnung ist die Verwaltung der Arbeitskosten. Arbeitgeber im Gesundheitswesen reduzieren diese Kosten auf vielfältige Weise, unter anderem durch die Analyse von Überstunden und Zuschlägen wie Doppel- und Dreifachvergütung, um Abteilungen mit potenziell überhöhten Ausgaben zu identifizieren. Eine andere Strategie besteht darin, den Einsatz von Vertragsangestellten – reisenden Krankenpflegern und anderen Zeitarbeitskräften – einzuschränken, die in der Regel ein hohes Gehalt erhalten und deren Ersatz teuer ist.
4. Personalplanung
Jeder Arbeitgeber muss mit den Personaltrends in der Branche Schritt halten, doch HR-Experten im Gesundheitswesen müssen ein besonders breites Netz auswerfen. Sie müssen über globale Trends wie Telearbeit Bescheid wissen und Fragen beantworten wie: Wie viele Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus? Wie viele werden vor Ort benötigt? Verfügen wir über die richtigen Technologien, um die virtuelle Arbeit zu ermöglichen? Und was sind die damit verbundenen Bedenken hinsichtlich der Cybersicherheit? Doch HR-Experten im Gesundheitswesen müssen auch lokal denken: Geht die Bevölkerung in unserem Versorgungsbereich zurück oder nimmt sie zu, und wie könnte sich das auf den Personalbestand auswirken? Schnappen sich neue Wettbewerber Talente und Kunden – wenn ja, haben wir einen Plan, um darauf zu reagieren? Wenn die Bevölkerung des auf dem Markt eines Anbieters medizinischer Versorgungsdienste altert oder jünger wird oder wenn das Durchschnittseinkommen und die Lebensqualität sinken, muss das Personalmanagement diese Veränderungen antizipieren und darauf reagieren.
5. Förderung von Vielfalt, Inklusion und Gleichbehandlung
Der beste Arbeitsplatz ist einer, an dem sich jeder einbezogen fühlt und fair behandelt wird. Das Personalmanagement legt Richtlinien fest und setzt diese durch, die dazu beitragen, dieses Ideal Wirklichkeit werden zu lassen. Klare Richtlinien zu Einstellungspraktiken, Gehaltserhöhungen und beruflichem Aufstieg tragen zum Aufbau einer transparenten, gleichberechtigten Kultur bei. Und die konsequente Durchsetzung dieser Richtlinien zeigt den Mitarbeitern, dass sie geschützt sind, wenn jemand sie aufgrund ihres Alters, ihrer Rasse, ihrer ethnischen Zugehörigkeit, ihres Geschlechts, ihrer sexuellen Orientierung oder eines anderen geschützten Merkmals diskriminiert. Derselbe Schutz muss sich auch auf Patienten erstrecken. Die meisten HR-Teams benötigen mittlerweile jährliche Schulungen zur Förderung von Vielfalt und Inklusion, zur Bekämpfung von Belästigung und verwandten Themen. Ohne diese Art der Aufklärung ist es wahrscheinlicher, dass inakzeptable Verhaltensweisen auftreten.
6. Aufrechterhaltung der Patientenzufriedenheit
Es ist die Aufgabe des Personalmanagements, zu definieren, wie Mitarbeiter arbeiten sollen. Die Herausforderung für Gesundheitssysteme besteht darin, sicherzustellen, dass eine höhere Leistung zur Patientenzufriedenheit führt. Von der Erstellung von Stellenbeschreibungen bis hin zur Definition der organisatorischen Rollen ganzer Abteilungen legt das Personalmanagement die Erwartungen fest, die eine erstklassige Betreuung fördern. Darüber hinaus ist das Personalmanagement für die Schaffung einer Arbeitsplatzkultur verantwortlich, die es den Menschen ermöglicht, die zusätzliche Meile für ihre Patienten zu gehen. Arbeitgeber im Gesundheitswesen sollten Mitarbeiter belohnen, die außergewöhnliche Pflege leisten, und ihre Geschichten dann im gesamten Unternehmen teilen. Eine solche Werbung gibt den Mitarbeitern die Anerkennung, die sie verdienen, und hebt die Verhaltensweisen hervor, die zu zufriedenen Patienten führen.
7. Mitarbeitermanagement
Angesichts der anhaltenden Personallücken und des bundesweiten Fachkräftemangels ist das Mitarbeitermanagement zu einer der größten Herausforderungen des Personalmanagements geworden. Während HR-Experten nicht wirklich Krankenschwestern und Ärzte verwalten, kümmern sie sich doch um alle Angelegenheiten rund um die Mitarbeiter. Die Personalabteilung überwacht beispielsweise den Prozess der Erfassung von Daten neuer Mitarbeiter und muss dies in Übereinstimmung mit Gesetzen und Vorschriften tun. Außerdem verwaltet das Personalmanagement den Mitarbeiterleistungsprozess und stellt sicher, dass die Mitarbeiter regelmäßig Feedback erhalten, damit sie ihre Arbeit verbessern und ihre Karriere vorantreiben können. Zusätzlich gestaltet das Personalmanagement die Organisationsstruktur, was gelegentlich auch die unangenehme Aufgabe beinhaltet, Mitarbeiter zu entlassen. In den letzten Jahren haben Gesundheitssysteme jedoch zunehmend dazu tendiert, ihre Belegschaft auszubauen, anstatt sie zu verkleinern.
8. Disziplinar- und Konfliktmanagement
Disziplinarprobleme und Mitarbeiterstreitigkeiten bei Gesundheitsorganisationen können die Patientenversorgung behindern. Mitarbeiter dürfen keine Schichten verpassen und ihre Teams unterbesetzt zurücklassen oder nachlässig mit Patientendaten umgehen und ihre Privatsphäre verletzen, wodurch das Krankenhaus oder die Klinik dem Risiko von Klagen ausgesetzt ist. Bei Verstößen oder wenn Mitarbeiter – einschließlich hoch bezahlter Ärzte und schwer zu findender Fachpflegekräfte – Patienten oder Kollegen respektlos behandeln, muss das Personalwesen Ermittlungen anstellen und die Täter disziplinieren. In ungewöhnlich komplexen Situationen bitten einige Anbieter medizinischer Versorgungsdienste die Hilfe externer Mediatoren.
9. Gewährleistung von Compliance und Rechtmäßigkeit
HR-Teams im Gesundheitswesen stehen vor einer großen Herausforderung beim Zeitmanagement. Sie müssen weiterhin eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung der rechtlichen Compliance übernehmen – sei es in der Aktenverwaltung, der Arbeitssicherheit oder anderen Bereichen – und gleichzeitig mehr Zeit denn je für die Bewältigung von Personalmangel aufwenden. Es gibt keine einfache Möglichkeit, diese konkurrierenden Pflichten auszugleichen. Die Klärung der Rollen innerhalb des Personalmanagements und das Delegieren können hilfreich sein, es kann jedoch auch erforderlich sein, mehr Personal für das Personalmanagement einzustellen, insbesondere Personen mit nachgewiesener Compliance-Erfahrung. Das Personalmanagement muss wie immer über fundierte Kenntnisse der Arbeits- und Gesundheitsgesetze verfügen und als Schutz vor Verstößen und Bußgeldern dienen. In den USA gehören zu diesen Gesetzen der Health Insurance Portability and Accountability Act, dessen Verstöße zu Geldstrafen von bis zu 1,5 Millionen US-Dollar pro Jahr führen können, der Affordable Care Act und die Vorschriften des Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Das Personalmanagement muss außerdem Arbeitsverträge überprüfen und durchsetzen, auch solche mit reisenden Ärzten und Krankenschwestern, die in größerer Zahl zur Schließung von Personallücken eingesetzt werden.
Lösung der HR-Herausforderungen im Gesundheitswesen mit Oracle HCM für das Gesundheitswesen
Es gibt keinen Mangel an Plattformen, die HR-Teams bei der Bewältigung ihrer vielfältigen Aufgaben unterstützen. Jedoch stellt das Personalmanagement im Gesundheitswesen einzigartige Herausforderungen dar und erfordert auf die Branche zugeschnittene Anwendungen.
Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) ist eine cloudbasierte Anwendungssuite, die jeden HR-Prozess im gesamten Gesundheitssystem verbindet und als zentrale Datenquelle dient. Als einheitliche Plattform lässt es sich in Systeme im gesamten Unternehmen integrieren und Gesundheitsorganisationen können ältere, oft nicht vernetzte Technologien ersetzen.
Mit Oracle Cloud HCM können HR-Teams Prozesse erstellen, verwalten und optimieren, die eine fürsorgliche Kultur unterstützen, die dazu beiträgt, die Mitarbeiterfluktuation zu verringern. Das Personalmanagement kann qualifizierte Kandidaten schneller finden und einstellen, indem es automatisierte Systeme und Prozesse nutzt. Zudem ist das Personalmanagement in der Lage, Talente mit personalisierten, rollenbasierten Lerntools und Entwicklungsplänen zu verwalten, um sowohl für Kliniker als auch für Nicht-Kliniker Chancen zu schaffen, die das berufliche Wissen, die Arbeitsleistung und die Karriereentwicklung fördern. Darüber hinaus kann das Personalmanagement dabei helfen, die Performance der Mitarbeiter und die Patientenversorgung zu verbessern und gleichzeitig Burn-out durch die Erstellung flexibler Ressourceneinsatzpläne zu lindern. Das Personalmanagement kann auch dazu beitragen, Mitarbeiter zur Bindung zu motivieren, indem es Tools für das Personalmanagement und die Kommunikation einsetzt, um die Schichtplanung und die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu verbessern.
Häufig gestellte Fragen zur Rolle von HR im Gesundheitswesen
Welche Rolle spielt das Personalmanagement im Gesundheitswesen?
Personalfachleute im Gesundheitswesen haben eine doppelte Aufgabe: Sie vertreten die wirtschaftlichen Interessen ihrer Arbeitgeber und setzen sich gleichzeitig für die Belange der Arbeitnehmer in einem anspruchsvollen Beruf ein. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass motivierte Menschen für eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung und Geschäftswachstum unerlässlich sind.
Wie verändert sich die Rolle des Personalmanagements im Gesundheitswesen?
HR-Experten im Gesundheitswesen erweitern ihre Rollen über die Personalbeschaffung, die Verwaltung der Vergütung und andere traditionelle Aufgaben hinaus. Heutzutage arbeitet das Personalmanagement mit der Führung zusammen, um Geschäftsstrategien zu gestalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften inmitten einer Flut an Patientendaten zu gewährleisten und Technologien einzuführen, die die Employee Experience verbessern.
Welche Rolle spielt das Personalmanagement im Bereich Gesundheit und Sicherheit?
In den USA ist das Personalmanagement dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz im Gesundheitswesen den OSHA-Vorschriften entspricht. In den letzten Jahren hat sich das Personalmanagement auch mit der medizinischen Bedrohung durch COVID-19 und der damit einhergehenden Zunahme von Gewalt gegen Beschäftigte im Gesundheitswesen befasst.