Was versteht man unter Onboarding?

Sie sind vielleicht bereits mit dem Recruiting und der Mitarbeiterorientierung vertraut, aber was ist mit dem Onboarding-Prozess für Mitarbeiter? Häufig sind Organisationen der Meinung, dass der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter nebensächlich ist oder es keine weitere Verbesserung des Mitarbeiterengagements bedarf, wenn die Mitarbeiter eine Orientierung erhielten, die ausreichend erscheint. Die Mühe lohnt sich jedoch, insbesondere wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Mitarbeiter zu halten, sie zu einem Teil der Werte Ihres Unternehmens zu machen und als produktive Organisation zu arbeiten.

Es wurde viel über die Vorteile des Onboardings geschrieben – die Reduzierung des manuellen Aufwands, weniger Zeitaufwand bis zur Produktivität und die Steigerung der Mitarbeiterbindung. Veröffentlichte Daten sprechen ebenfalls für einen starken ROI: UrbanBound schätzt, dass britische und US-Unternehmen jährlich 37 Milliarden US-Dollar ausgeben, um unproduktive Mitarbeiter zu halten, die ihre Arbeit nicht verstehen, während erstaunlicherweise 35 % dieser Unternehmen 0 US-Dollar für das Onboarding ausgeben.

Diese Statistiken belegen, wie viel durch schlechtes oder nicht vorhandenes Onboarding verschwendet wird. Aber welche Gründe sprechen für die Investition in ausgeklügeltere Onboarding-Prozesse? Durch bessere Onboarding-Praktiken erkennen Mitarbeiter eher den Vorteil, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Dies führt letztendlich dazu, dass sich die Mitarbeiter engagieren und bereit sind, mehr zu ihrer Arbeit beizutragen.

Orientierung und Onboarding – wo liegt der Unterschied?

Die Unterschiede zwischen Mitarbeiterorientierung und Onboarding mögen unbedeutend erscheinen, sind es aber nicht. Die meisten Arbeitgeber bieten eine standardmäßige, grundlegende Orientierung für neue Mitarbeiter, jedoch reicht die Bereitstellung dieser allein nicht aus, um die sinkenden Bindungsraten zu reduzieren.

Bei der Orientierung müssen Sie sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter sich über Anfangsdaten und -zeiten im Klaren ist, einen Arbeitsplatz zugewiesen bekommt, Personalrichtlinien durchgegangen werden und der erforderliche Papierkram erledigt wird. Eine Orientierung dauert in der Regel nicht länger als ein paar Stunden oder in Ausnahmefällen ein paar Tage. Die Orientierung wird auf das Notwendigste beschränkt und befasst sich nur mit dem, was für einen neuen Mitarbeiter wichtig ist, sodass er herausfinden kann, welche Tätigkeit von ihm oder ihr erwartet wird.

Wie lange dauert der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter?

Das Onboarding von Mitarbeitern ist ein sehr umfangreicherer Prozess, der bis zu 12 Monate dauern kann. Auch wenn dies wie ein übermäßiger Zeitaufwand für neue Mitarbeiter erscheint, kann es sich langfristig als wertvoll erweisen. Wenn Sie diese längere Zeit mit neuen Mitarbeitern verbringen, können diese tiefer eintauchen und herausfinden, wie das Unternehmen funktioniert. Dieses Eintauchen ergibt sich aus der Schulung und dem Kontakt mit Ressourcen, über die Mitarbeiter ihre Rolle verstehen können, die sie innerhalb des Unternehmens einnehmen – und nicht nur die Personalrichtlinien.

Durch umfangreiche Schulungen können Mitarbeiter ihre Rollen besser ausführen, was wiederum zu einer besseren Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. Wie kann also der Wechsel von der Orientierung zum Onboarding einen solchen Unterschied machen? Schauen wir uns den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter mal genauer an.

Der beste Onboarding-Prozess für Mitarbeiter lässt die neuen Mitarbeiter in die Unternehmenskultur eintauchen

Viele Mitarbeiter verlassen ihren Job aufgrund von Unzufriedenheit und fühlen sich von ihren Vorgesetzten nicht ausreichend gewürdigt. Wenn das Finden der besten Talente, die Mitarbeiterbindungsraten und das Engagement für Ihr Unternehmen wichtig sind, ist ein effektiver Onboarding-Prozess wahrscheinlich angebracht.

Bei Onboarding-Lösungen für Mitarbeiter ist es wichtig, dass Arbeitgeber Mitarbeiter nicht nur als Arbeitnehmer, sondern auch als Menschen betrachten. Dazu gehört, Ihren neuen Mitarbeitern zuzuhören, auf ihre Anliegen einzugehen und ihnen das Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln.

Ihre Mitarbeiter interessieren sich eher für die Geschichte und Ziele Ihres Unternehmens, wenn Sie ihnen im Gegenzug auch zuhören. Dies inspiriert die Mitarbeiter dazu, sich mehr um das Unternehmen zu sorgen, für das sie arbeiten, und kann ihr Engagement während der Arbeit fördern.

Außerdem bietet der Onboarding-Prozess eine großartige Plattform, um Vertrauen zu den Mitarbeitern aufzubauen und deutlich zu machen, was von ihnen erwartet wird. Auch Informationen darüber, was das Unternehmen für die Mitarbeiter tun kann, sind von Vorteil. Dies kann die Erwähnung von Aufstiegschancen, Prämien, Firmenveranstaltungen oder Unternehmensleistungen umfassen.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um zu zeigen, dass neue Mitarbeiter geschätzt werden, besteht kein Risiko, dass sich Mitarbeiter zurückgelassen oder unbeachtet fühlen. Langfristig kann sich dies äußerst vorteilhaft auf Ihr Unternehmen auswirken.

Vorteile einer Onboarding-Software

Engagierte Mitarbeiter haben ihre eigenen Vorteile, einschließlich einer höheren Qualität und Quantität der Arbeitsproduktion. Die Einbindung von Mitarbeitern durch Onboarding verbessert nicht nur die Arbeit Ihrer Mitarbeiter, sondern auch die Reputation und Bilanz Ihres Unternehmens. Zu den Vorteilen des Mitarbeiter-Onboardings gehören insbesondere:

• Reduzierter Zeitaufwand für manuelle Aufgaben
  Viele Unternehmen verbringen immer noch viel Zeit mit der manuellen Durchführung von Onboarding-Aufgaben (Sammeln, Versenden und Auffinden ausgefüllter Unterlagen, Erstellen von Mitarbeiterakten usw.). Die Automatisierung und Optimierung des Onboarding-Prozesses mit einer Cloud-Onboarding-Software reduziert diesen manuellen Aufwand und senkt auch die Kosten.

  Einer unserer Kunden, ein Gesundheitssystem mit 60.000 Mitarbeitern, hat beispielsweise die Zeit gemessen, die sein Onboarding-Team nach der Implementierung der Oracle Human Capital Management-Onboarding-Komponente bei zuvor manuellen Aufgaben eingespart hat. Das Onboarding mit Oracle HCM reduzierte die Onboarding-Zeit jeder Einstellung um mehr als 45 Minuten. Nachdem diese geschätzte Zeitersparnis pro „Onboarder“ bei einem Durchschnittsgehalt von 60.000 USD pro Jahr und den durchschnittlich 7.000 Neueinstellungen des Unternehmens pro Jahr in US-Dollar aufgeschlüsselt wurde, beliefen sich die Einsparungen auf mehr als 150.000 US-Dollar pro Jahr. Dies trug nicht nur zur Kapitalrendite (ROI) des Unternehmens bei, sondern die Reduzierung der Onboarding-Zeit ermöglicht es, 4.000 Stunden für strategischere HR-Aktivitäten aufzuwenden.

• Weniger Zeitaufwand bis zur Produktivität
  Obwohl viele Variablen zu dieser Kennzahl beitragen, konzentrieren wir uns auf zwei davon. Eine davon ist das, was unser Kunde aus dem Gesundheitswesen als „Zeit, um hierher zu kommen“ bezeichnet hat. Mit anderen Worten, wie schnell kann ein Unternehmen von der Phase „Angebot angenommen“ bis zum „ersten Arbeitstag“ gelangen, sodass es mit der Schulung eines neuen Mitarbeiters beginnen und seine Produktivität fördern kann?

  Durch die Optimierung und Automatisierung der Aktivitäten zwischen der Angebotsannahme und dem ersten Arbeitstag konnte das Unternehmen mit Oracle HCM Cloud neue Mitarbeiter eine ganze Woche früher hinter ihre Schreibtische bringen. Wie würde eine zusätzliche Woche Produktivität in Ihrem Unternehmen aussehen und wie würde sich das auf Ihr Endergebnis auswirken?

  Die andere Variable in Bezug auf den Zeitaufwand bis zur Produktivität ist die Umstellung auf „Aktivitäten vor dem ersten Arbeitstag“ oder das Wegnehmen dieser nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten (wie z. B. das Ausfüllen von Formularen) am ersten Arbeitstag der Neueinstellungen – stattdessen werden diese Aufgaben als papierloses Onboarding vor dem ersten Tag erledigt. Auf diese Weise kann sich der neue Mitarbeiter am ersten Tag auf die tätigkeitsbezogene Schulung und andere wichtigere Aktivitäten konzentrieren, anstatt auf das Ausfüllen von Formularen. Wenn wir bei schätzungsweise 7.000 neuen Mitarbeitern pro Jahr bei jeder Einstellung nur eine Stunde einsparen, haben wir jetzt 7.000 Stunden weniger wichtige Aktivitäten in produktive Arbeit umgewandelt, was wiederum zum Endergebnis beiträgt.

• Reduzierung der Fluktuation
  Die Fluktuation ist ein offensichtlicher Kostenfaktor, der das Endergebnis negativ beeinflusst. Zurück zu unserem Kunden aus dem Gesundheitswesen: Bindungsdaten standen für die Zeiträume vor und nach der Implementierung von Oracle HCM Cloud sowohl für die ersten 90 Tage als auch für das erste Jahr zur Verfügung. Die Fluktuation bei Neueinstellungen innerhalb der ersten 90 Tage sank von 10,3 % auf 8,2 % und die Fluktuation im ersten Jahr von 26,1 % auf 22,5 %. Wenn wir die Verbesserungen im ersten Jahr mit einer konservativen Schätzung von 5.000 US-Dollar als Kosten für den Ersatz eines Mitarbeiters quantifizieren (viele Studien beziffern diese Zahl auf das 1,5- bis 2-Fache des Jahresgehalts pro Mitarbeiter) und wir 7.000 Mitarbeiter pro Jahr einstellen, führt dies zu Einsparungen von mehr als 1.260.000 US-Dollar.

• Bessere Erfahrung für Neueinstellungen
  Wenn das Onboarding richtig durchgeführt wird, kann es schließlich dynamisch und ansprechend sein und sich positiv auf die Erfahrung von Neueinstellungen auswirken. Einige der überzeugenderen Gründe, Oracle HCM Cloud Onboarding in Betracht zu ziehen, sind die Möglichkeit, zeitaufwendige Formulare vor dem ersten Arbeitstag elektronisch auszufüllen, ein nahtloserer Übergang zu Onboarding-Aktivitäten, die Eliminierung von Redundanzen bei der Dateneingabe und die Präsentation von Inhalten, die die Kultur Ihrer Organisation fördern. Wie die obigen Zahlen belegen, wirken sich diese Vorteile langfristig auf die Kapitalrendite(ROI) aus.

Die Konsequenzen einer hohen Fluktuationsrate

Wenn ein Unternehmen eine hohe Fluktuationsrate hat, ist das ein schlechtes Zeichen. Aufgrund der Zeit und des Geldes, die für die Suche nach neuen Mitarbeitern benötigt werden, ist eine hohe Fluktuationsrate für Unternehmen oft eine sehr kostspielige Angelegenheit. Wenn Manager und leitende Angestellte kündigen, kann dies ein Unternehmen Hunderttausende von Dollar kosten – etwas, wofür kein Unternehmen Geld ausgeben möchte.

Diese Ausgaben wirken sich im Laufe der Zeit negativ auf die Arbeitsleistung des Unternehmens aus, da pausenlos neue Mitarbeiter geschult werden müssen. Ist der Mitarbeiter jedoch kurz nach der Einarbeitung unzufrieden, denkt er möglicherweise bereits darüber nach, das Unternehmen zu verlassen. Bei einer Belegschaft aus meist neuen und uninteressierten Mitarbeitern können die Qualität und Reputation eines Unternehmens in Mitleidenschaft gezogen werden.

Ein großartiger Onboarding-Prozess kann dieses Problem lösen.

Anstatt ständig Geld für die Einstellung von Mitarbeitern auszugeben, kann ein Unternehmen in das Onboarding investieren. Das Onboarding ist kostengünstiger und kann dem Unternehmen langfristig Geld einsparen.

Best Practices für das Onboarding

Es ist wichtig, zu erkennen, dass jeder neue Mitarbeiter voller Potenzial steckt Wenn Ihr Unternehmen dieses Potenzial ignoriert, könnte es teure und unnötige Verluste erleiden. Wird dieses Potenzial jedoch geschätzt, könnten dies maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter beisteuern.

Alles beginnt mit der Begrüßung Ihres neuen Mitarbeiters. Wenn Sie neue Mitarbeiter im Team willkommen heißen, fühlen sie sich weniger nervös und unbehaglich. Außerdem werden sie eher ein Gespräch führen und Fragen stellen.

Nachdem die Neueinstellung einige Zeit geschult wurde, ist ein Gespräch unter vier Augen mit dem Vorgesetzten der nächste wichtige Schritt. Hier hat der Vorgesetzte die Gelegenheit, die bereits geleistete Arbeit des Mitarbeiters zu prüfen und konstruktives Feedback zu geben.

Feedback ist für neue Mitarbeiter äußerst wichtig, da sie dadurch verstehen können, was sie richtig und was sie falsch machen. Außerdem können sie so Verbesserungen anstreben.

Wichtig ist, dass diese Feedbackgespräche in regelmäßigen Abständen, z. B. einmal im Monat, stattfinden. Dies zeigt dem Mitarbeiter, dass er unterstützt und nicht sich selbst überlassen wird. Feedbackgespräche sind auch für das Unternehmen von großer Bedeutung, da sie messen, wie gut neue Mitarbeiter am Arbeitsplatz sind.

Onboarding: Karriereentwicklung und -chancen

Selbst wenn Sie alle bisher erwähnten Onboarding-Praktiken befolgen, können Ihre Mitarbeiter nach einigen Monaten Arbeit immer noch unzufrieden sein. Aber warum? Dies ist oft auf eine arbeitsbezogene Stagnation oder auf Entwicklungsprobleme in ihrer Karriere zurückzuführen.

Die Besprechung möglicher Karrierechancen mit neuen Mitarbeitern gibt ihnen einen Anhaltspunkt, auf den sie hinarbeiten können. Mitarbeiter arbeiten oft härter, um ihre Ziele zu erreichen, wenn sie Aussicht auf neue Chancen haben. Insgesamt wirkt sich dieses Verfahren positiv auf die Performance und das Engagement der Mitarbeiter aus.