Was versteht man unter Personalmanagement (WFM, Workforce Management)?
Eine Personalmanagement-(WFM-)Lösung ist eine Softwarelösung, mit der Organisationen die Prozesse optimieren und automatisieren können, die die Zeit der Mitarbeiter verwalten, ihre Arbeitskräfte effizient organisieren, den Mitarbeiter- und Manager-Selfservice ermöglichen und für die Sicherheit der Mitarbeiter sorgen.
Ein effektives Personalmanagement umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um eine produktive und kostengünstige Belegschaft zu erhalten. Dies deckt alle Aufgaben und Prozesse ab, die mit einer effizienten Besetzung von Projekten verbunden sind, um sicherzustellen, dass der richtige Arbeitsmix zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten zur Verfügung steht. Außerdem umfasst es die Automatisierung der Zeiterfassung für alle Mitarbeiter (einschließlich Zeit- und Schichtarbeiter) sowie die Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaub unter Berücksichtigung regionaler Arbeitsgesetze und Meldepflichten.
Durch die Bereitstellung integrierter Tools, die über herkömmliche Compliance- und Automatisierungsaktivitäten hinausgehen, können HR-Teams bei der Wertschöpfung für das gesamte Unternehmen strategischer vorgehen. Mit der Automatisierung ihrer Zeiterfassung haben Unternehmen und Arbeitgeber auch den Einsatz von Arbeitsmodellen und Echtzeitanalysen verstärkt. Die führenden HR-Systeme von heute sind kein Mischmasch unterschiedlicher Tools und veralteter Informationssysteme, sondern strategische, vernetzte und integrierte Systeme, die den Anforderungen moderner, digitaler Unternehmen gerecht werden.
Komponenten der WFM-Lösung
Eine typische WFM-Lösung umfasst Features zur Verfolgung der Arbeit und Arbeitszeit, zur Einplanung von Mitarbeitern und zur Verwaltung von Abwesenheiten. Zusätzlich zu diesen grundlegenden Prozessen können Personalmanagementlösungen um Arbeitsschutz und -sicherheit erweitert werden.
Arbeit und Arbeitszeit
Ein Zeitmanagementsystem verschafft Ihnen Transparenz und Kontrolle über Ihre teuerste und wertvollste Ressource – Ihre Mitarbeiter. Außerdem wird die Einhaltung von Arbeitsgesetzen oder Tarifverträgen sichergestellt.
Abwesenheitsverwaltung
Eine Anwendung, mit der Sie die Abwesenheit von Mitarbeitern verwalten und die globalen Abwesenheitsvorschriften einhalten können. Eine Anwendung zur Abwesenheitsverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, die mit Fehlzeiten verbundenen Auswirkungen wie erhöhte Kosten und Risiken sowie verringerte Produktivität zu reduzieren.
Gesundheit und Sicherheit der Belegschaft
Mit dieser Anwendung können Organisationen Vorfälle im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit einfach und effektiv verwalten. Durch einen einfachen und automatisierten Prozess verbessert sie die Gesamtsicherheit Ihres Unternehmens, einschließlich des Reportings, der Erfassung kritischer Informationen und der Ermittlung der Grundursachen von Vorfällen.
Herausforderungen herkömmlicher Personalmanagementlösungen
Jedes Unternehmen ist einzigartig und hat seine eigenen Herausforderungen. Ihre Personalmanagementlösung sollte diese Anliegen berücksichtigen. Zu den häufigsten Herausforderungen beim Personalmanagement (WFM) gehören:
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung wirkt sich auf fast alle Mitarbeiter eines Unternehmens aus. Eines der größten Probleme, mit denen Kunden mit ihren aktuellen Nischen-Zeit- und Arbeitssystemen konfrontiert sind, ist die Latenz oder mangelnde Integrität der Daten, die von ihrem HR-Mastersystem stammen. Bisher war die Zeiterfassung verwirrend, langsam und sehr fehleranfällig, was zu unnötigen Personalkosten und zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen kann. Noch schlimmer ist die Auswirkung auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter bei ungenauen Gehaltsabrechnungen. Kein Unternehmen möchte vor Gericht landen oder eine schlechte Publicity haben, weil es seine Mitarbeiter falsch bezahlt oder sich nicht an das Gesetz gehalten hat.
Repräsentierte Arbeitnehmer
Repräsentierte Arbeitnehmer genießen im Allgemeinen deutlich höhere Löhne und bessere Vorteile als nicht repräsentierte Arbeitnehmer. Die Einhaltung dieser Vorschriften kann für einige Organisationen aufgrund der Komplexität der Regeln für Dienstalter, Betriebszugehörigkeit, Anspruch, Leistungen, Abwesenheit und Vergütungsansprüche eine große Herausforderung darstellen. Ohne eine umfassende Personalmanagementlösung kann die Verwaltung von Vertragsregeln schwierig werden.
Repräsentierte Arbeitnehmer (4:11)
System zur Abwesenheitsverwaltung
Ein unzureichendes System zur Abwesenheitsverwaltung kann der Auslöser für erhöhte Kosten und Risiken sowie für eine geringere Produktivität sein. Unternehmen müssen die vielfältigen und komplexen Anforderungen erfüllen, die sich aus der Verwaltung von Abwesenheitsrichtlinien auf der ganzen Welt ergeben. Systeme zur Abwesenheitsverwaltung werden oft durch die einzigartigen Regeln und Benutzeroberflächen herausgefordert, die für verschiedene Länder und Regionen erforderlich sind.
Viele Organisationen finden es sehr schwierig, rechtzeitig Benachrichtigungen über Gesundheits- und Sicherheitsvorfälle (PDF) zu erhalten. Arbeitnehmern ist nicht klar, ob sie ihre Organisation über Beinahe-Unfälle oder unsichere Bedingungen informieren sollten. Vielen Organisationen mangelt es an einfachen, intuitiven Tools, die zur Meldung anregen und die Hürden für Mitarbeiter so gering wie möglich halten, sodass sie vergangene oder potenzielle Vorfälle melden. Letztendlich werden Unternehmen für die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien zur Rechenschaft gezogen. Deshalb ist es in ihrem eigenen Interesse, moderne, effiziente Gesundheits- und Sicherheitsmanagementprozesse zu implementieren.
Die 10 wichtigsten Vorteile des Personalmanagements
1. Automatische Anwesenheitsverfolgung
Personalmanagementsoftware automatisiert die Anwesenheitsverfolgung, verbessert die Datengenauigkeit und reduziert Fehler bei der Entgeltabrechnung. Mit einer umfassenden Personalmanagementlösung können Unternehmen mehreren Mitarbeitertypen eine einfache, intuitive Möglichkeit bieten, geleistete Stunden und Abwesenheiten in Echtzeit genau zu melden.
2. Höhere Produktivität der Belegschaft
Ein Personalmanagementsystem reduziert manuelle Prozesse und ermöglicht Ihnen eine bessere Verwaltung sämtlicher Richtlinien für Zeit und Anwesenheit. Durch bessere Einblicke in Arbeitsstunden, Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Sicherheitsvorfälle kann die Produktivität der Mitarbeiter insgesamt verbessert werden, und Manager können sicherstellen, dass der Personalbedarf gedeckt ist, und schnell reagieren, wenn sich etwas ändert.
3. Ein sicherer Arbeitsplatz
Ein Personalmanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, eine Kultur der Sicherheit und Compliance Ihrer Mitarbeiter zu fördern und gleichzeitig Vorfälle im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit zu bewältigen. Durch die Straffung und Automatisierung von Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen – von der Meldung von Vorfällen bis zur Erfassung kritischer Informationen – können Organisationen sicherstellen, dass die Informationen korrekt sind, und Mitarbeiter ermutigen, Gesundheits- und Sicherheitsprobleme zu melden.
4. Reduzierte Kosten
Wenn die Produktivität Ihrer Belegschaft steigt, können die Personalverwaltungskosten aufgrund von stärker ausgestalteten Prozessen sinken, was bedeutet, dass weniger Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet wird. Mehr Einblick in die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und budgetierte Stunden gewährleistet die Genauigkeit und Authentizität der Arbeitszeit und der beanspruchten Abwesenheiten. Dadurch werden die Personalkosten wie inkrementelle Überstunden oder Arbeitsüberschüsse gesenkt.
5. Mitarbeiterengagement
Personalmanagement-Tools können das Mitarbeiterengagement verbessern, indem sie den Mitarbeitern helfen, sich bei ihrer Arbeit produktiver zu fühlen und durch erhöhte Planungsflexibilität eine bessere Work-Life-Balance zu erzielen. Durch die Erfassung der Mitarbeiterstimmung im Moment und die Nutzung von Mitarbeiterfeedback und Voreinstellungen zur Beeinflussung von Personalmanagementfunktionen wie der Planung können Organisationen ihren Mitarbeitern auch eine Stimme geben und ihre Mitarbeiter stärken.
6. Flexible Planung
Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, Mitarbeiterpläne zu verwalten, insbesondere indem sie Arbeitsfähigkeiten mit den Unternehmensanforderungen abgleichen, um die Produktivität zu maximieren und Kosten zu minimieren. Personalmanagementlösungen bieten Tools, mit denen Manager Zeitpläne erstellen können, die ihre Mitarbeiter an den erwarteten (prognostizierten) Bedarf ausrichten, sodass Mitarbeiter ihre Zeitpläne mit Selfservice-Tools verwalten können.
7. Sicherheit
Einige Personalmanagementlösungen verwenden biometrische Datenerfassungsgeräte (z.B. Fingerabdruck-Scanner), um Mitarbeiter ein- und auszustempeln, wodurch das „Buddy-Stanzen“ vermieden wird – die Praxis, dass ein Mitarbeiter für einen anderen stempelt. Darüber hinaus kann der standortbasierte Zugriff auf eine Web-Uhr sicherstellen, dass Mitarbeiter nur dort einchecken, wo sie arbeiten sollen. Sichere Personalmanagementsysteme bieten auch integriertes maschinelles Lernen, das verdächtige Aktivitäten und Anomalien in den Personalmanagementdaten überwacht, um Fehler oder betrügerische Transaktionen bei der Entgeltabrechnung zu verhindern.
8. Geschäftliche Erkenntnisse
Mit organisatorischen und abteilungsbezogenen Daten, die in einem Personalmanagementsystem zentralisiert sind, können Unternehmen bessere Geschäftsentscheidungen für die Zukunft treffen. Mit Personalmanagementtools können Unternehmen die Gesamtleistung des Unternehmens mit Echtzeitberichten überwachen.
9. Zugriff von überall
Mit Personalmanagementlösungen können Unternehmen Mitarbeiter dort abholen, wo sie sind, und so ihre Arbeit effizienter gestalten. Mit jedem Zugriff können Mitarbeiter Aufgaben schnell und einfach über ihre Mobilgeräte ausführen, darunter das Ein- und Ausstempeln, den Austausch von Schichten, das Anfordern von Abwesenheitszeiten und das Zugreifen auf Informationen wie Lohnabrechnungen und W2s.
10. Weniger Fehler
Personalmanagementsysteme minimieren menschliche Fehler durch automatisierte Zeit- und Anwesenheitsfunktionen. Die Automatisierung gewährleistet die Genauigkeit und eliminiert Fehler bei der Dateneingabe mit den Selfservice-Tools für die Zeiterfassung. So kann beispielsweise ein intelligentes System mithilfe einer Roboter-Prozessautomatisierung auf rückwirkende Änderungen horchen, die sich auf die Berechnung der Mitarbeiterzeit auswirken könnten. Anschließend kann es automatisch die Arbeitszeit eines Mitarbeiters neu berechnen und Anpassungen automatisch an das Abrechnungssystem senden. Intelligente Compliance-Alerts können auch dazu beitragen, dass die Zeit eines Mitarbeiters korrekt erfasst und der Arbeitszeitplan eingehalten wird.
Welche Funktionen bietet eine Personalmanagementlösung?
Höhere Produktivität der Belegschaft
Ein Personalmanagementsystem reduziert manuelle Prozesse und ermöglicht Ihnen eine bessere Verwaltung sämtlicher Richtlinien für Zeit und Anwesenheit. Durch bessere Einblicke in Arbeitsstunden, Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Sicherheitsvorfälle kann die Produktivität der gesamten Belegschaft verbessert werden. Außerdem können Manager einen gedeckten Personalbedarf sicherstellen, und schnell reagieren, wenn sich etwas ändert.
Niedrigere Kosten und weniger Risiko
Wenn die Produktivität Ihrer Belegschaft steigt, beginnen die Personalverwaltungskosten aufgrund optimierter Prozesse zu sinken und somit wird weniger Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet. Mehr Einblick in die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und budgetierte Stunden gewährleistet die Genauigkeit und Authentizität der Arbeitszeit und der in Anspruch genommenen Abwesenheiten und senkt die Personalkosten.
Stellen Sie genaue, zeitnahe Daten sicher
Mit einer umfassenden Personalmanagementlösung können Sie allen Arten von Mitarbeitern eine einfache, intuitive Möglichkeit bieten, geleistete Arbeitsstunden und Abwesenheiten genau zu melden. Mit einer umfassenden Reihe von Zeitmanagement-Tools können Sie Validierungen automatisieren und Mitarbeiter warnen, wenn Complianceverstöße vorliegen.
Schaffen Sie einen sichereren Arbeitsplatz
Ein Personalmanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, eine Kultur der Sicherheit und Compliance Ihrer Mitarbeiter zu fördern und gleichzeitig Vorfälle im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit zu bewältigen. Durch die Optimierung und Automatisierung des gesamten Prozesses – von der Meldung von Vorfällen bis zur Erfassung kritischer Informationen – wird sichergestellt, dass die Informationen korrekt sind, und Mitarbeiter werden zur Meldung von Gesundheits- und Sicherheitsprobleme ermutigt.
Die wichtigsten Überlegungen für die Auswahl der besten Personalmanagementlösung
Für eine erfolgreiche Einführung von Personalmanagementlösungen sollten Organisationen in der Lage sein, die folgenden Best Practices anzuwenden:
Vereinfachen Sie den Prozess für Mitarbeiter
Bieten Sie bezüglich Zeiterfassung und -verwaltung auf allen von Mitarbeitern genutzten Geräten Selfservice-Funktionen an. Reduzieren Sie Fehler und entlasten Sie HR-Mitarbeiter, indem Sie Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen Zeit- und Anwesenheitsdaten über Zeitkarten oder andere Selfservice-Benutzerprozesse einzugeben. Durch eine einfache, responsive Zeiterfassung für Mobilgeräte oder einen digitalen Assistenten für die Zeit- und Abwesenheitserfassung können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit schnell und einfach erfassen. Eine gute Managementlösung für Abwesenheiten bietet vollständige Kontrolle bei der Definition von Regeln und Richtlinien, die die Fehlzeiten in Organisationen regulieren. Schnelle Konfiguration von Frist, Anspruch, Abwesenheitszeiten, Berechtigungsdefinitionen und Zahlungsspezifikationen, um Abwesenheitspläne zu erstellen. Und konfigurieren Sie Abwesenheitsvalidierungen, Übertragungsregeln, administrative Aufgaben und Anzeigedarstellung zur Erstellung von Abwesenheitstypen.
Vereinfachter Prozess für Manager und Personalabteilung
Die modernen, flexiblen Managementlösungen für Zeit, Arbeit und Abwesenheit von heute können entsprechend den Anforderungen des Unternehmens und der Belegschaft konfiguriert werden, sodass Manager die Auswirkungen ungeplanter Abwesenheiten reduzieren und die Zeit durch Ausnahmen verwalten können. Compliance-Hinweise verhindern potenzielle Verletzungen, bevor sie auftreten. Diese können für eine schnellere Benachrichtigung als Textnachrichten gesendet werden. Mit einer konfigurierbaren Regel-Engine und Vorlagen können Manager Stundennachweise so gestalten, dass sie zu jedem Mitarbeiter passen – ohne dabei die IT einzubeziehen.
Vereinfachen sie die Anbindung von Mitarbeiterdaten im Unternehmen
Obwohl ein System für die Arbeit und Arbeitszeit selbst viele Vorteile bietet, nehmen diese zu, wenn ein solches System in Arbeitsplanung, Entgeltabrechnung, Hauptbuch, Projektmanagement und zentralen HR-Systemen integriert wird. Organisationen, die die Zeit- und Anwesenheitserfassung in die Entgeltabrechnung integrieren, können tatsächlich einen Rückgang der Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie auch bei der Zeiterfassung wahrnehmen. Sorgen Sie für eine enge Integration mit Gehaltsabrechnungs- und Zeitmanagementsystemen. Anhand von Daten aus Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft und zentralen HCM-Systemen verknüpft eine robuste Abwesenheitsmanagementlösung die Punkte zwischen Abwesenheitsänderungen und Berechnungen bei der Vergütung. Angestellte können Abwesenheiten über eine Selfservice-Funktion oder direkt in einem Stundennachweis planen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen gleich: eine vollständige Transparenz im Zeit- und Abwesenheitsmanagement.
Die Zukunft des Personalmanagements
Marktveränderungen, ein verschärftes regulatorisches Umfeld und eine zunehmend vielfältige und weit verstreute Belegschaft führten zu einem komplexeren sowie auch unerlässlichen Personalmanagement. Ohne eine integrierte Personalmanagementtechnologie werden Unternehmen unter dem Strich leiden, da sie nicht auf die strategischen Erkenntnisse zugreifen können, die für die Feststellung von Änderungen und der Ausrichtung von HR-Aktivitäten an den Geschäftszielen erforderlich sind.
Effektives Personalmanagement umfasst das Verwalten der Arbeit und Arbeitszeit, Abwesenheitsverwaltung sowie Gesundheit und Sicherheit. Außerdem ist es vollständig in die Entgeltabrechnung und andere zentrale HR-Funktionen bzw. Finanzdaten integriert, um Genauigkeit, Einfachheit und Einblick in eine einst mühsame Aufgabe zu bringen. Das Ergebnis ist eine engagierte, produktive und vernetzte Belegschaft, die bereit ist, zum Unternehmenserfolg beizutragen.