Erklärung zur Bestandsverwaltung in Lebensmittelgeschäften

Wenn es um die Verwaltung des Warenbestands geht, stehen Lebensmittelgeschäfte vor ganz besonderen Herausforderungen, da sie eine breite Palette von Produkten anbieten, von denen viele verderblich sind, darunter so unterschiedliche Artikel wie Bio-Äpfel, Dutzende von Getreidemarken mit Fruchtgeschmack sowie klumpendes und nicht klumpendes Katzenstreu.

Lebensmittelgeschäfte, die Lebensmittel – wie Pizza, Brot und Salate – On-Premises herstellen, verwalten auch den Bestand an Lebensmitteln und Zutaten, die nicht direkt zum Verkauf stehen. Der Bestand bestimmter Warenarten, wie z. B. Getränke und Snacks, wird von den Lieferanten verwaltet (so genannter lieferantengeführter Bestand) und vom Lebensmittelhändler als Bestand gezählt, wenn der Lieferant diese Artikel in die Regale stellt.

Was versteht man unter Bestandsverwaltung in Lebensmittelgeschäften?

Bei der Bestandsverwaltung in Lebensmittelgeschäften handelt es sich um die Verfolgung und Verwaltung der Menge, des Werts und des Standorts der einzelnen Artikel in einem Lebensmittelgeschäft mithilfe von Barcodes, Radiofrequenz-Identifikation (RFID), elektronischen Regaletiketten, Scannern und POS-Technologien (Point-of-Sale).

Die Art und Weise, wie Lebensmittelgeschäfte den Lagerbestand für Online-Bestellungen verwalten, unterscheidet sich von der Art und Weise, wie andere Arten von Einzelhändlern ihn verwalten. Bekleidungseinzelhändler können beispielsweise die Online-Bestandsverwaltung über ein Distributionszentrum zentralisieren, während Lebensmittelhändler eine dynamischere Bestandsverwaltungskontrolle benötigen. Die Distributionszentren sind wichtig, aber auch die Geschäfte spielen eine wichtige Rolle, da Lebensmittelhändler Online-Bestellungen in den Geschäften in der Nähe des Kunden kommissionieren und verpacken, um eine schnellstmögliche Lieferung zu gewährleisten. Das bedeutet, dass die Lebensmittelhändler in der Lage sein müssen, die Nachfrage zu prognostizieren und den Bestand sowohl im Distributionszentrum als auch in den Geschäften aufrechtzuerhalten, um sowohl die traditionellen Laufkundschaft als auch die Kunden zu bedienen, die online zur Lieferung nach Hause oder zur Abholung im Geschäft bestellen.

Außerdem führen Lebensmittelhändler ein separates Inventar für Artikel, die für vorbereitete Waren verwendet werden, wie Salate und Pizzen, die On-Premises verkauft werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Lebensmittelhändler nicht verkaufte Ware in ein anderes Produkt umwandeln können, das in einem anderen Bereich des Geschäfts verkauft wird. Anstatt beispielsweise Thunfischsteaks, die kurz vor dem Verfallsdatum stehen, zu kennzeichnen, können die Lebensmittelhändler sie zu Sushi verarbeiten, die in der Abteilung für Fertiggerichte verkauft werden. Weniger Abschläge tragen dazu bei, die Gewinnspannen zu erhalten.

Wichtigste Erkenntnisse

• Eine wirksame Bestandsverwaltung hilft dem Lebensmitteleinzelhandel, die Notwendigkeit zu verringern, Produkte wegzuwerfen oder zu rabattieren.
• Sie verbessert die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung, indem sie sicherstellt, dass die Produkte verfügbar sind, wenn die Kunden sie brauchen.
• Lebensmittelgeschäfte nutzen tagesgenaue Daten als Ergänzung zu den aggregierten Verkaufsdaten und können so ihre Bestände genau auf die Wochentage abstimmen, an denen bestimmte Produkte besonders gefragt sind.
• Gut geführte Lebensmittelgeschäfte setzen Software und Simulationen ein, um den Bestand zu verwalten und den Verderb zu verringern.

Erklärung zur Bestandsverwaltung in Lebensmittelgeschäften

Bestandsverwaltung ist für Supermärkte und Lebensmittelgeschäfte von größter Bedeutung, um Kosten zu kontrollieren, Einnahmen zu maximieren und Kunden zu geben, was, wo und wann sie es wollen.

Bestandsverwaltung in Lebensmittelgeschäften verstehen

Supermärkte und Lebensmittelläden haben es bei der Verwaltung ihrer Bestände mit weitaus mehr Komplexität zu tun als die meisten anderen Einzelhändler. Sie verwalten eine Kombination aus verderblichen und nicht verderblichen Artikeln und führen verschiedene Versionen sehr ähnlicher Artikel, z. B. Müsli-Loops mit Fruchtgeschmack, Bio-Müsli-Loops mit Fruchtgeschmack und glutenfreie Müsli-Loops mit Fruchtgeschmack.

Sie kümmern sich um den Bestand der physischen Regale, die gleichzeitig auch als Bestand für Online-Bestellungen dienen. Außerdem organisieren sie den Bestand an Zutaten, die der Laden für die Herstellung seiner eigenen Lebensmittel wie Pizza, Brot oder Sushi verwendet.

Lebensmittelhändler legen zudem Nachbestellungsmengen für bestimmte Artikel fest und verlassen sich darauf, dass die Verkäufer die Regale mit anderen Waren (in der Regel Getränke, Wasserflaschen und Snacks) auffüllen.

Physisches vs. Online-Lebensmittelbestandsmanagement

Wenn Kunden in physischen Läden einkaufen, werden die von ihnen ausgewählten Artikel aus dem Bestand genommen, sobald sie vom Kassensystem gescannt werden.

Um Online-Bestellungen zu erfüllen, nutzen Lebensmittelhändler in der Regel die Filialen, die ihren Kunden am nächsten liegen. Das bedeutet, dass der Bestand einer bestimmten Filiale sowohl Einkäufe vor Ort als auch Online-Bestellungen bedienen kann. Ladenmitarbeiter oder Mitarbeiter von externen Einkaufsdiensten wie Instacart scannen die für Online-Bestellungen ausgewählten Artikel. Die Daten der für diesen Auftrag kommissionierten Waren werden dann in das Bestandsverwaltungssystem der Filiale übernommen.

Die Daten aus den POS-Systemen der Lebensmittelhändler, die in die Anwendungen für Bestandsmanagement und Merchandising eingespeist werden, dienen der Verwaltung der Bestände in den Filialen. Online-Bestellungen werden etwas anders gehandhabt. Sobald eine Bestellung im Laden eingeht, wird jeder ausgewählte vorrätige Artikel reserviert, sodass der Artikel für andere Online-Käufer nicht mehr als verfügbar erscheint.

Nach Abschluss einer Online-Bestellung, werden die Bestelldaten an das System des Lebensmittelhändlers zurückgeschickt, einschließlich der Ersatzartikel oder „No-Picks“ (Artikel, die ein Kunde auf ausdrücklichen Wunsch nicht durch ähnliche ersetzen lassen möchte), und die Bestellung wird im Bestandsverwaltungssystem aktualisiert, um zu zeigen, welche Artikel tatsächlich verkauft wurden.

Sobald die Artikel in jeder Bestellung kommissioniert wurden und den Laden verlassen haben, verlieren die Artikel den „Stock on Hand“-Status (SOH/vorrätig) und werden als verkauft betrachtet.

Physischer vs. Online-Lebensmittelbestand

Bestandsverwaltung in Lebensmittelgeschäften verstehen

Supermärkte und Lebensmittelläden haben es bei der Verwaltung ihrer Bestände mit weitaus mehr Komplexität zu tun als die meisten anderen Einzelhändler. Sie verwalten eine Kombination aus verderblichen und nicht verderblichen Artikeln und führen verschiedene Versionen sehr ähnlicher Artikel, z. B. Müsli-Loops mit Fruchtgeschmack, Bio-Müsli-Loops mit Fruchtgeschmack und glutenfreie Müsli-Loops mit Fruchtgeschmack.

Sie kümmern sich um den Bestand der physischen Regale, die gleichzeitig auch als Bestand für Online-Bestellungen dienen. Außerdem organisieren sie den Bestand an Zutaten, die der Laden für die Herstellung seiner eigenen Lebensmittel wie Pizza, Brot oder Sushi verwendet.

Lebensmittelhändler legen zudem Nachbestellungsmengen für bestimmte Artikel fest und verlassen sich darauf, dass die Verkäufer die Regale mit anderen Waren (in der Regel Getränke, Wasserflaschen und Snacks) auffüllen.

Prozess der Verwaltung des Lebensmittelbestands

Lebensmittelgeschäfte verfolgen, überwachen und bestellen den Bestand nach, um sicherzustellen, dass die Artikel verfügbar sind, wenn die Kunden sie brauchen.

Bestellung

Bei der Bestellung wird festgelegt, welche Artikel in welcher Menge gekauft werden müssen, um die Kundennachfrage zu decken. Lebensmittelhändler nutzen Trendanalysen, historische Daten und lokale demografische Daten (die Einkaufsgewohnheiten einer Uni-Community unterscheiden sich beispielsweise von denen in einem überwiegend wohlhabenden oder familiären Viertel), um ihre Bestellentscheidungen zu untermauern. Bei der Bestellung von Waren müssen sie außerdem die Werbeaktionen der Marken berücksichtigen.

Wareneingang

Hierbei handelt es sich um den Prozess der Überprüfung und Bearbeitung der bestellten Artikel und der Sicherstellung, dass sie den Qualitätsanforderungen des Geschäfts entsprechen. Lebensmittelhändler müssen sich vergewissern, dass nur die von ihnen bestellten Artikel geliefert wurden und dass der Lieferant nicht die nicht vorrätigen Artikel durch ähnliche vorrätige ersetzt hat. Lebensmittelhändler sollten dabei auch die Artikel berücksichtigen, die von den Verkäufern direkt in die Regale gestellt werden.

Lagerung

Bei der Lagerung werden die Artikel in die entsprechenden Regale oder Lagerbereiche gestellt. Diese Platzierung erfolgt in Abstimmung mit Merchandising-Anwendungen und Planogrammen, Diagrammen oder Modellen, die Einzelhändler verwenden, um zu entscheiden, wo in den Regalen Artikel platziert werden sollten, um sie am effektivsten zu bewerben. So zahlen beispielsweise Hersteller von Waren für Kinder für das Privileg, dass ihre Produkte in den unteren Regalen platziert werden, wo sie von Kleinkindern gesehen und an die Eltern weitergereicht werden (die dem Wunsch des Kindes im Tausch gegen einen Moment der Ruhe und Gelassenheit nachkommen können). Einzelhändler treffen zudem Entscheidungen darüber, wo sie Artikel platzieren, die häufig zusammen gekauft werden (z. B. Salatdressing im Gang für Frischwaren).

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur wird in regelmäßigen Abständen eine andere Teilmenge von Artikeln gezählt, um die Genauigkeit des Bestandssystems zu überprüfen. Einzelhändler können durch die regelmäßige Wiederholung solcher Kontrollsequenzen vermeiden, dass sie ihren Betrieb stilllegen müssen, wie es normalerweise bei einer kompletten Inventur der Fall ist.

Nachbestellung

Die Nachbestellung umfasst die automatische Auffüllung von Artikeln, wenn die Bestandszahlen unter einen bestimmten Schwellenwert fallen.

Wiederauffüllung

Bei der Wiederauffüllung werden die Regale mit Beständen aus Distributionszentren, Lagerhäusern oder Vorratsräumen aufgefüllt.

Vorteile der Bestandsverwaltung für den Lebensmitteleinzelhandel

Lebensmittelgeschäfte nutzen Techniken zur Bestandsverwaltung, um sicherzustellen, dass ihre Läden mit Waren bestückt sind, die von den Kunden nachgefragt werden, und gleichzeitig die Kosten einer Überbevorratung zu reduzieren, einschließlich übermäßiger Rabatte, gebundener Barmittel, Verderb und unordentlicher Läden. Zu den weiteren Vorteilen gehören folgende:

• Mehr Produktivität und Effizienz. Lebensmitteleinzelhändler verwenden Bestandsverwaltungssysteme, um den Bestand bei der Anlieferung, dem Verkauf oder der Rückgabe zu verfolgen. So erhalten sie einen Echtzeit-Überblick über die zum Verkauf stehenden Waren, um den Nachschub zu automatisieren und die Genauigkeit der Bestandsdaten zu verbessern. Lebensmitteleinzelhändler verwenden RFID-Etiketten zur elektronischen Bestandsverfolgung. Das spart Zeit und Geld, da die Notwendigkeit des manuellen Nachzählens entfällt. Lebensmittelhändler nutzen darüber hinaus Techniken zur Bestandsverwaltung, um die Regalfläche zu optimieren. So können Kunden und Ladenmitarbeiter leichter erkennen, ob Artikel zum Verkauf verfügbar sind oder aus dem Lager aufgefüllt werden müssen. Bestandsverwaltungssysteme werden häufig mit Vorhersageanalysen kombiniert, um die Kundennachfrage vorherzusagen und die Lagerbestände zu optimieren.
• Geringere Lebensmittelverschwendung. Lebensmittelgeschäfte nutzen Bestandsverwaltungssysteme, um Überbestände zu erkennen sowie Verderb und Lebensmittelverschwendung zu reduzieren. Die meisten Lebensmittelhändler prüfen ihren Bestand nach dem Prinzip „first in, first out“, wodurch sichergestellt wird, dass das älteste Produkt zuerst verkauft wird. Die Gefahr des Warenverderbs wird so weiter verringert. (Andererseits haben viele von uns sicher schon mindestens einmal hinten im Kühlregal nach der Milchtüte mit dem längsten Verfallsdatum gegriffen und damit diese Facette der Bestandsverwaltung zunichte gemacht). Lebensmittelhändler überwachen die Temperaturen mithilfe von Sensoren, um eine optimale Lagerung verderblicher Waren zu gewährleisten und so den Verderb zu verringern. Die Technologie zur Bestandsverwaltung umfasst die Verfolgung des Verfallsdatums und ermöglicht es Lebensmittelhändlern, den Verkauf von Produkten, die ihr Verfallsdatum bald erreichen, zu priorisieren. Nicht zuletzt nutzen Lebensmittelhändler die Datenanalyse, um die Kaufgewohnheiten ihrer Kunden besser zu verstehen und die Regale mit der richtigen Anzahl von Produkten zu bestücken.
• Bessere Customer Experience. Die Zufriedenheit der Kunden geht über den automatischen Nachschub hinaus, mit dem sichergestellt wird, dass die Grundnahrungsmittel gut bevorratet sind. Lebensmittelhändler nutzen Datenanalysen, um festzustellen, welche Artikel an bestimmten Standorten aufgrund von demografischen Daten, Wettermustern und anderen Variablen besonders gefragt sind. Lebensmittelgeschäfte können individuelle Bestandsprofile für einzelne Filialen mit unterschiedlicher Kundenstruktur erstellen und gleichzeitig Bestellungen konsolidieren, um von den Lieferanten die besten Preise zu erhalten. Die glücklichsten Kunden sind diejenigen, die das, was sie gesucht haben, zu dem Zeitpunkt, zu dem sie es gesucht haben, zu dem Preis gefunden haben, den sie erwartet haben.

Tipps zur Verbesserung der Bestandsverwaltung im Lebensmitteleinzelhandel

Lebensmittelhändler nutzen eine Kombination aus historischen Daten und Erfahrung, um sicherzustellen, dass sie genügend nachgefragte Artikel haben. Im Detail sollten Sie die folgenden Best Practices berücksichtigen:

Daten auf Tagesebene bewerten

Lebensmittelhändler wissen, dass die Analyse wöchentlicher Daten bei der Verwaltung der Bestände vieler Artikel hilfreich ist, insbesondere bei verpackten Grundnahrungsmitteln und nicht verderblichen Waren. Die Analyse von Daten auf Tagesniveau ist wichtig für die Verwaltung der Bestände verderblicher Waren. Zum Beispiel ist es weniger wertvoll zu wissen, dass ein bestimmtes Geschäft 11 Kilo Rindfleisch pro Woche verkauft, als zu wissen, dass es freitags 9 Kilo Rindfleisch verkauft und in den Tagen vor bestimmten Feiertagen doppelt so viel. Lebensmittelhändler, die diese Granularität der Datenanalyse nicht berücksichtigen, können aufgrund von Fehlbestellungen Umsatzeinbußen erleiden; umgekehrt können sie durch Überbestellungen einen übermäßigen Verderb erleiden.

Und vergessen Sie die ungekühlten Produkte nicht.

Lebensmittelhändler legen zu Recht großen Wert auf die Verwaltung ihrer Bestände an frischen oder verderblichen Waren, aber sie müssen auch auf ihre Bestände an ungekühlten Waren (solche, die bei Raumtemperatur aufbewahrt werden können) achten. Bei ungekühlten Waren sollte sich die Bestandsverwaltung darauf konzentrieren, die Regale zu füllen und nicht nur die Nachfrage bis zur nächsten geplanten Lieferung zu befriedigen. Auf diese Weise muss das Personal die Regale seltener nachfüllen und vermittelt den Kunden gleichzeitig, dass der Laden gut geführt wird. Lebensmittelhändler können ihre Effizienz verbessern, indem sie die Lieferungen und das Auffüllen der Lagerbestände für bestimmte Wochentage planen. Das vereinfacht auch das Personalmanagement und verringert die Gefahr, dass die Lageristen den Kunden in die Quere kommen.

Die Haltbarkeit auf Produktebene beachten

Lebensmittelhändler neigen dazu, die ältesten verderblichen Waren vorne im Regal zu platzieren, doch Kunden greifen oft nach hinten zu den frischeren Artikeln. Bestandsverwaltungs- und Merchandising-Systeme helfen Lebensmittelhändlern, den Überblick zu behalten, wenn sich Artikel ihrem Verfallsdatum nähern, und Strategien zu entwickeln, um diese Art von Bestandsverlust einzudämmen. Zu solchen Strategien können wöchentliche „Manager-Angebote“ oder die Verwendung älterer, aber noch einwandfreier Produkte in umsatzstärkeren Ladenprodukten wie Salaten und Fertiggerichten gehören.

Simulationen zur Prognose des Verderbs verwenden

Lebensmittelhändler nutzen Datenanalysen, einschließlich Simulationen, die das Kundenverhalten berücksichtigen, um den Verderb zu reduzieren. Dadurch kann das bekannte Phänomen des „Griffs nach hinten, um die frischeste Milchtüte zu ergattern“ verhindert werden. Das ist für die Aufrechterhaltung der Gewinnspanne von entscheidender Bedeutung. Mithilfe von Simulationen können Lebensmittelhändler beispielsweise im Voraus erkennen, wie ein kälterer Sommer als erwartet zu einer geringeren Nachfrage nach Milchgetränken führen könnte; die Simulationen können den Lebensmittelhändlern außerdem helfen, ihre Klimaanlagen entsprechend anzupassen. Eine Kombination aus analytischen Simulationen und Sensoren hat es dem Lebensmitteleinzelhandel ermöglicht, den Verlust von Lebensmitteln um 40 % und die Energiekosten um 30 % zu senken, so eine Studie des Weltwirtschaftsforums aus dem Jahr 2021.

Einen speziellen Ansatz für besonders frische Produkte finden

Besonders frische Produkte, wie im Laden zubereitete Salate und Sandwiches, sowie leicht verderbliche Waren, wie Meeresfrüchte und Hackfleisch, sind für den Lebensmitteleinzelhandel oft ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal. Diese Artikel erfordern allerdings auch, dass die Lebensmittelhändler ihre Bestände auf einer detaillierteren Ebene verwalten. Ein unzureichendes Angebot kann Stammkunden abschrecken, aber ein zu großer Bestand ist eine Einladung zu täglichen Abschreibungen in großem Umfang. Der vergünstigte Verkauf von Salaten vom Vortag ist dabei keine attraktive Alternative.

Aus diesem Grund muss der Lebensmitteleinzelhandel besonders darauf achten, welche Artikel an bestimmten Wochentagen besonders gefragt sind. Diese Daten können je nach Standort stark variieren. Ein Geschäft in der Nähe eines Uni-Campus hat möglicherweise ganz andere Nachfragemuster (ein regelmäßiger Ansturm auf Bagels und Lachs um 1 Uhr nachts) als ein Geschäft im Finanzviertel einer Stadt (wo Trader vielleicht um 11:30 Uhr an die frische Luft gehen und Eiersalat-Brote kaufen). Andere Faktoren der Bestandsverwaltung, die Lebensmittelhändler berücksichtigen sollten, sind optimale Lieferzeiten, Verpackungsanforderungen und Sicherheitsbestände.

Saisonalität und unvorhersehbare Nachfrage im Auge behalten

Zu einer effizienten Bestandsverwaltung gehört auch die Berücksichtigung von unvorhersehbaren Ereignissen, wie z. B. einer Werbeanzeige eines Prominenten, die ein gewisses Maß an Sicherheitsbeständen erfordert. Vorhersehbare Ereignisse, wie z. B. eine höhere Nachfrage nach Salaten und Getränken in den Sommermonaten und eine größere Nachfrage nach Suppen und scharfen Speisen im Winter, lassen sich leichter planen.

Software zur Verwaltung des Lebensmittelbestands

Angesichts der Komplexität der Bestandsverwaltung in Lebensmittelgeschäften ist es nicht verwunderlich, dass die meisten Lebensmittelhändler Bestandsverwaltungssoftware einsetzen, in der Regel in Verbindung mit Systemen für POS, Merchandising, Marketing und andere Bereiche, um sicherzustellen, dass sie genügend Waren haben, um die Nachfrage zu befriedigen und gleichzeitig Verderb und Abschreibungen zu minimieren.

In Kombination mit den genannten Systemen helfen Bestandsverwaltungsanwendungen Lebensmittelhändlern, die Nachfrage zu prognostizieren, Preise und Werbeaktionen festzulegen, personalisiertere Marketingprogramme zu erstellen, ihre Waren so zu platzieren, dass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit zusätzliche Umsätze generieren, einfachere und umweltfreundlichere Rückgabeverfahren einzurichten und die Lieferungen so zu koordinieren, dass sie den Ladenverkehr möglichst wenig stören.

Bestände mit Oracle überwachen und verfolgen

Die Produkte zur Bestandsplanung und -verwaltung von Oracle Retail arbeiten mit anderen Anwendungen für das Einzelhandelsmanagement zusammen, einschließlich der Anwendungen für Merchandising, POS und Marketing, um Lebensmittelhändler dabei zu unterstützen, bessere Entscheidungen beim Einkauf von Waren zu treffen. Diese Entscheidungen wiederum führen oft zu höheren Gewinnspannen, Kundenzufriedenheit und Durchverkaufsraten. Die Produkte von Oracle helfen den Lebensmittelhändlern außerdem, Geld für andere Prioritäten freizumachen, z. B. für die Einstellung von Mitarbeitern, Werbung und Marketing.

Darüber hinaus nutzen Lebensmittelhändler Oracle Fusion Cloud ERP für ihre Finanzen und Oracle Retail Brand Compliance Management für die Verwaltung ihrer Eigenmarken-Produktportfolios, die Einhaltung von Vorschriften und eine Vielzahl anderer Zwecke.

Häufig gestellte Fragen zur Bestandsverwaltung im Lebensmitteleinzelhandel

Warum sollten Lebensmittelläden den Bestand zählen?

Lebensmittelhändler zählen die Bestände, um sicherzustellen, dass sie genügend Waren vorrätig haben, um die Nachfrage zu befriedigen, und um festzustellen, ob sie zu viele Artikel vorrätig haben, die sie nicht gewinnbringend verkaufen können.

Was sind SKUs im Supermarkt?

SKU, ein Akronym für Stock Keeping Unit, ist eine eindeutige Kennung für jeden Artikel in einem Geschäft. Sie besteht aus Buchstaben und Ziffern, die in der Regel acht Zeichen lang sind und Codes für den Lieferanten, den Typ und die Variante eines bestimmten Artikels darstellen.

Welche Inventurmethode verwenden Lebensmittelgeschäfte?

Lebensmittelgeschäfte verwenden die FIFO-Methode (first-in, first-out), bei der ältere Lebensmittel und andere zum Verkauf stehende Artikel in den vorderen Bereichen der Regale gelagert werden, um sie zuerst zu verkaufen.