Qu’est-ce que la gestion des achats ?

La gestion des achats est également appelée le processus de la source au règlement. Elle englobe l’évaluation, la sélection et la création d’accords contractuels formels ainsi que la gestion des relations permanentes de l’entreprise avec ses fournisseurs.

Le processus d’achat est une discipline complexe qui englobe de nombreuses activités interdépendantes. Le processus de gestion des achats comprend l’achat transactionnel de biens et de services. Il s’intègre aux comptes fournisseurs pour compléter le cycle de la source au règlement en fournissant des pièces justificatives afin de faciliter le traitement des factures des fournisseurs en vue du paiement.

Fonctionnalités fondamentales d’une solution de gestion des achats dans le cloud

Dans un marché de plus en plus complexe et dynamique, les entreprises ont besoin d’outils agiles qui les aideront à améliorer les processus d’achats. Les entreprises d’approvisionnement stratégique adoptent de plus en plus des suites logicielles intégrées, basées sur le cloud, qui combinent la gestion des fournisseurs, le sourcing, la gestion des contrats et la gestion proactive des risques avec des capacités transactionnelles d’approvisionnement à paiement.

Avec une solution d’achat complète, les entreprises peuvent exploiter des informations stratégiques pour prendre des décisions tout en gérant de manière proactive les activités continues tout au long du cycle de vie de la source à la résolution. Une solution de gestion des achats intégrée dans le cloud comprend les éléments suivants :

Gestion des fournisseurs

Les achats stratégiques commencent par la qualification des fournisseurs avant d’entamer les négociations. Elle implique la collecte, l'évaluation et la surveillance des données fournisseurs afin de vous assurer qu’ils respectent les politiques de l’entreprise. Avec le software de gestion des achats, vous pouvez collecter des informations importantes sur la qualification des fournisseurs via des questionnaires internes et externes et des profils en libre accès. Sélectionnez les meilleurs fournisseurs en évaluant les qualifications, les facteurs de risque et la conformité des stratégies.

Une solution cloud permet aux équipes d'approvisionnement de gérer les relations avec les fournisseurs de manière proactive. Utiliser les médias sociaux intégrés pour collaborer plus efficacement et aligner vos activités lors de la planification et de la création de documents de négociation. Recevoir des alertes lorsque de nouvelles informations deviennent disponibles qui pourraient affecter la gestion des fournisseurs, les capacités ou les facteurs de risque. Les fournisseurs et les équipes Achats bénéficient d’une visibilité en temps réel sur les transactions, ainsi que sur les activités d’achat actuelles et à venir.

Approvisionnement

Définir les besoins et compiler et comparer manuellement les offres des fournisseurs peut prendre beaucoup de temps et laisser une grande place aux erreurs. Il peut même retarder les achats importants.

Une création de documents, des engagements de négociation et une sélection de fournisseurs plus intelligents s'appuient sur les bonnes pratiques de négociation pour atteindre des résultats nets. La collaboration sociale intégrée facilite la combinaison des efforts pour créer des documents de négation plus efficaces. Les outils d’analyse d’attribution vous permettent d’évaluer rapidement les offres des fournisseurs en fonction de facteurs prédéterminés (prix, qualité et valeur), vous permettant ainsi d’obtenir la meilleure attribution possible en fonction de vos besoins spécifiques.

Gestion des contrats

Une gestion efficace des contrats d'achat est essentielle. La gestion manuelle du processus peut prendre beaucoup de temps. Toutefois, grâce à un système moderne de gestion des achats, la création de contrats peut être rationalisée grâce à une création guidée qui utilise des bibliothèques de clauses pré-approuvées, des modèles standardisés et une collaboration sociale intégrée.

La standardisation et l'automatisation du processus de gestion des contrats vous permettent de créer des contrats de qualité plus rapidement. Vous pouvez bénéficier d'une visibilité complète sur vos contrats tout en contrôlant les coûts. Les analyses identifient les écarts de contrat par rapport aux normes définies. Les processus métier auditables permettent d’appliquer les approbations de documents. Un référentiel de contrats sécurisé et consultable avec un suivi complet et un historique d’audit permet aux utilisateurs de localiser rapidement ce dont ils ont besoin. Les fonctions automatisées de gestion des renouvellements permettent aux équipes d’approvisionnement de notifier rapidement l’expiration des contrats afin qu’elles puissent prendre les mesures nécessaires et éviter tout risque potentiel de manière proactive.

Demande d'achat

Les économies négociées sont rapidement perdues lorsque les achats ne sont pas correctement gérés au cours du cycle « achat contre paiement ». Grâce aux logiciels innovants de gestion des achats, les économies négociées sont mises en œuvre au moyen de politiques, de contrôles et d'approbations.

Les dépenses hors contrat peuvent être réduites grâce à une expérience d'achat en libre-service semblable à celle du consommateur. Grâce à une expérience intuitive, les employés peuvent facilement et rapidement rechercher des produits ou des services. Il y a peu ou pas de formation requise. Des fonctionnalités de recherche robustes, des formulaires intelligents, des listes d’achat et des expériences d’achat personnalisées garantissent que les prix et les conditions négociés sont automatiquement appliqués via des catalogues de fournisseurs et des processus d’approbation configurables conçus pour contrôler les dépenses et réduire les coûts.

Achats

L’automatisation des transactions courantes d’achat-paiement, telles que la création de commandes d’achat, vous permet de rechercher de nouvelles opportunités d’économies. Grâce à un système de gestion des achats dans le cloud, vous pouvez rationaliser le processus tout en appliquant des tarifs négociés et en garantissant le respect des politiques. Créer des bons de commande à partir de demandes approuvées sans intervention manuelle. Fournir à vos équipes Achats un aperçu des exceptions, du statut et des actions requises. Communiquer avec vos fournisseurs à l’aide d’outils sociaux intégrés.

Comptabilité fournisseurs

Le traitement des factures fournisseurs est souvent manuel, sujet aux erreurs et chronophage. Une solution complète de l’approvisionnement au règlement rationalise et automatise cette fonction essentielle. Dans le système intégré de gestion des achats, vous pouvez profiter des remises pour paiement anticipé et réduire les coûts de main-d’œuvre. Cela inclut un système robuste de gestion des paiements qui fournit la transmission électronique des factures des fournisseurs et un traitement plus rapide, assisté par l’analyse optique, le machine learning et la mise en correspondance automatisée des commandes. La validation des factures au niveau de la ligne est entièrement automatisée pour un traitement plus rapide. Les exceptions sont gérées via une collaboration sociale avec partage de documents afin d’accélérer les délais de résolution.

Améliorez la gestion des fournisseurs. Gérez les coûts. Mettre en œuvre la conformité.

Les entreprises investissent dans des solutions de gestion des achats pour rationaliser et automatiser le processus de la source au règlement. Les softwares de gestion des achats jouent un rôle majeur dans la gestion des coûts en augmentant les économies grâce à des accords d'achat négociés avec les fournisseurs. Les dépenses sont gérées en dirigeant les achats vers les fournisseurs approuvés via des applications qui appliquent également les politiques d'achat. Les solutions de la source au règlement améliorent également l’efficacité des achats en rationalisant les processus internes et en réduisant les risques grâce à une gestion des fournisseurs et des contrats plus efficaces.

En automatisant et en optimisant les processus d'achat, les systèmes de gestion des achats offrent les avantages suivants :

Améliorer les économies

Les économies de coûts commencent par l’approvisionnement, le processus consistant à identifier et évaluer les fournisseurs potentiels et à négocier avec eux pour acheter des biens et des services. Ces activités permettent à l'entreprise de bénéficier des prix concurrentiels et de la meilleure valeur. Pour la plupart des entreprises, les négociations sont menées dans le cadre d'un processus d'appel d'offres dans lequel plusieurs fournisseurs sont en concurrence pour l'entreprise. Bien qu'il soit excessif de dire que les économies de coûts sont le seul facteur, c'est en tête de la liste des critères par lesquels les organisations d'achats sont évaluées. Lorsqu'un fournisseur est sélectionné et qu'un contrat est signé, il devient le fournisseur approuvé pour un produit ou un service particulier. En appliquant des dépenses conformes, les entreprises sont en mesure d’optimiser leurs économies et d’améliorer leur rentabilité.

Augmenter l’influence sur les dépenses

De nombreuses entreprises éprouvent toujours des difficultés à réaliser des achats en dehors des processus établis, avec des fournisseurs qui ne sont pas sous contrat pour fournir des prix concurrentiels. On parle souvent de dépenses "marginales" ou hors contrat. Les solutions de gestion des achats sont conçues pour contrôler cette activité en imposant des achats conformes auprès de fournisseurs approuvés.

Les achats conformes sont gérés par plusieurs couches de systèmes d'approvisionnement qui utilisent à la fois des mesures incitatives et dissuasives. Premièrement, elles offrent une expérience d’achat comparable à celle du consommateur. Les employés peuvent ainsi trouver facilement ce dont ils ont besoin et effectuer leurs achats exclusivement auprès de fournisseurs autorisés. Les produits ou services sont affichés dans une interface d'achat intuitive. Ces systèmes utilisent également des stratégies, des règles et des contrôles configurables de gestion des dépenses, composés de workflows et d'approbations de gestion, afin de garantir la conformité des achats et d'améliorer les économies.

Améliorer l’efficacité et automatiser les processus d’approvisionnement

Des processus manuels fastidieux empêchent les équipes d’approvisionnement de fournir une plus grande valeur stratégique. Des processus d'approvisionnement inefficaces peuvent entraîner la perte de documents, des dépenses non contrôlées et des opportunités de remises manquées.

Les solutions de gestion des achats standardisent, rationalisent et automatisent généralement des processus manuels avec des documents papier et réduisent la quantité de main-d'œuvre nécessaire pour les mener à bien. Les entreprises peuvent créer de meilleurs contrats plus rapidement et optimiser la valeur des accords négociés. L'efficacité s'améliore tout au long du processus de gestion des achats : qualification des fournisseurs, accélération des négociations, passation de contrats et suivi des activités d'achat. Par conséquent, les demandes d’achat reçoivent des approbations plus rapides et les factures fournisseur sont traitées et payées plus rapidement. Des ressources précieuses sont libérées pour des activités plus stratégiques telles que la gestion des fournisseurs, la négociation de tarifs plus favorables et la recherche de nouvelles sources d'approvisionnement.

Améliorez la gestion des fournisseurs

Les fournisseurs sont des partenaires commerciaux essentiels qui fournissent les produits ou services dont votre société a besoin. La qualification de l'adéquation d'un fournisseur potentiel en tant que partenaire commercial est essentielle. Le software de gestion des achats rationalise le processus d'évaluation de facteurs essentiels tels que la viabilité financière, le respect du code de conduite de l'entreprise et d'autres facteurs qui les qualifient de partenaire commercial.

Une fois qualifiés, le système aide à gérer les relations avec les fournisseurs en cours, par exemple en avertissant les professionnels de l'approvisionnement lorsque les qualifications d'un fournisseur arrivent à expiration. Le système informe également les utilisateurs lorsque de nouvelles informations sont susceptibles d’affecter les qualifications et les capacités des fournisseurs et de modifier leur profil de risque.

Standardiser et rationaliser le cycle de vie du contrat

Les contrats d'achat terminent le processus d'approvisionnement. Ils officialisent la relation commerciale entre une entreprise et ses fournisseurs, leurs responsabilités, leur tarification et définissent les conditions de traitement des litiges. Un système moderne de gestion des achats vous aide à maîtriser le processus de gestion des contrats pour gagner en visibilité sur les contrats, réduire la durée des cycles et gérer la conformité.

Le processus de création des contrats est plus rapide et comporte moins de risques avec des langages, modèles et workflows prédéfinis. Au cours des négociations, les vérificateurs de contrats peuvent rapidement identifier les écarts par rapport au langage standard afin de mettre en évidence les risques, d’apporter les modifications requises et d’obtenir les approbations requises avant la finalisation. Une fois les contrats exécutés, le système fournit un stockage et une extraction électroniques. Les responsables sont informés d'événements, tels que l'expiration des contrats, afin de garantir des actions en temps voulu et de réduire les délais.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Oracle Procurement Cloud modernise les processus métier d’achats pour vous permettre de gérer de manière proactive les relations et les activités des fournisseurs tout au long du processus d’achat au règlement. Cette solution complète, intégrée dans le cloud vous permet de transformer votre équipe achats en fournissant des services d’approvisionnement rapides et conformes dans tous les services de votre entreprise.

Tirer parti des capacités du numérique telles que l’analytique intégrée, la collaboration sociale et les terminaux mobiles, Oracle Procurement Cloud, vous permet de réduire les risques liés aux fournisseurs, d’approvisionner plus efficacement, de contrôler les dépenses et de renforcer les marges de profit de votre entreprise.