Qu'est-ce que l'ERP ?

Définition de la planification des ressources d’entreprise (Enterprise Resource Planning, ERP)

Un système ERP (Enterprise resource planning) est un type de logiciel que les entreprises utilisent pour gérer leurs activités quotidiennes telles que la comptabilité, les achats, la gestion de projets, la gestion des risques et la conformité, ainsi que les opérations de supply chain. Une suite ERP complète comprend également un logiciel de gestion de la performance (EPM) qui aide à planifier, budgétiser, prévoir et générer un rapport sur les résultats financiers d’une entreprise.

Les systèmes ERP relient une multitude de processus métier et activent le flux de données entre eux. En collectant les données transactionnelles partagées d’une entreprise à partir de plusieurs sources, les systèmes ERP rendent la duplication des données inutile et assurent l’intégrité des données avec une "source unique d’informations fiables".

Aujourd’hui, les systèmes ERP sont essentiels pour la gestion de milliers d’entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs. Pour ces entreprises, l’ERP constitue un élément aussi indispensable que l’électricité.

Qu'est-ce qu'un système ERP ?

Comment ces solutions peuvent-elles gérer les activités quotidiennes des organisations, telles que la comptabilité, les finances, les achats, la gestion de projet, la chaîne d'approvisionnement et la production.

Les systèmes de planification des ressources d'entreprise sont des plates-formes complètes et intégrées, que ce soit sur site ou dans le cloud, qui gèrent tous les aspects d'une entreprise de production ou de distribution. En outre, les systèmes ERP prennent en charge tous les aspects de la gestion financière, des ressources humaines, de la gestion de la supply chain et de la fabrication dans le cadre de votre fonction de comptabilité de base.

Les systèmes ERP assurent également la transparence de votre processus métier complet en suivant tous les aspects de la production, de la logistique et des finances. Ces systèmes intégrés agissent comme le centre névralgique de votre entreprise pour les workflows complets et les données, avec différents accès pour chaque service.

Les systèmes et logiciels ERP prennent en charge plusieurs fonctions au sein des entreprises et des PME, y compris des personnalisations en fonction de votre secteur.

Quelle est la différence entre l'ERP et les produits financiers ?

Bien que le terme "produit financier" soit souvent utilisé pour décrire les logiciels ERP, les applications financières et ERP ne sont pas identiques. Les fonctionnalités de gestion financière constituent un sous-ensemble de modules de l'ERP.

La gestion financière désigne les fonctions métiers associées au service financier d'une organisation, lesquelles incluent des modules de comptabilité générale, de comptabilité auxiliaire, du pôle comptabilité, de comptes fournisseurs et clients, de gestion des revenus, de facturation, de subvention, de gestion des dépenses, de gestion de projet, de gestion des actifs, de comptabilité de coentreprise et de collecte.

Le logiciel Financials utilise des fonctions de reporting et d'analyse pour se conformer aux exigences de reporting des organes dirigeants, tels que l'International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), le Financial Accounting Standards Board (FASB) pour les principes comptables généralement reconnus aux États-Unis (GAAP), ainsi que pour d'autres pays (HGB en Allemagne et PCG en France, par exemple).

Pour les organismes publics, les logiciels financiers doivent être en mesure de produire des états financiers périodiques pour les organismes de réglementation, tels que la Securities and Exchange Commission américaine (SEC) (avec des rapports tels que le 10-Q trimestriel et le 10-K annuel), l'Autorité européenne des marchés financiers (ESMA), etc. Pour ces types d'états financiers, un outil de reporting narratif est utilisé. La responsabilité finale de la gestion financière revient au directeur financier.

Alors que la gestion financière est axée sur un seul domaine de l'activité, l'ERP couvre un large éventail de processus métier, lesquels incluent les finances. Les logiciels ERP peuvent intégrer des fonctionnalités d'achats, de gestion de la supply chain, de gestion des stocks, de fabrication, de maintenance, de gestion des commandes, de gestion de projet, de logistique, de gestion du cycle de vie des produits, de gestion des risques, de gestion des performances de l'entreprise (EPM) et de gestion des ressources humaines/du capital humain.

Un ERP s'intègre également aux applications front-office pour offrir des vues exhaustives sur les clients, y dans les solutions de gestion de la relation client (CRM). En outre, les applications ERP sur le cloud sont souvent intégrées à des technologies de nouvelle génération, telles que l'Internet des objets (IoT), la blockchain, l'IA, le machine learning et les assistants numériques. Ces technologies évoluées fournissent des données et des fonctionnalités qui non seulement améliorent nombre de fonctions ERP traditionnelles, mais créent de nouvelles opportunités pour offrir une efficacité accrue, de nouveaux services et des informations plus pertinentes à l'échelle de l'entreprise. Comme les systèmes ERP fournissent des fonctionnalités exhaustives pour l'ensemble de l'entreprise, leur gestion implique souvent un partenariat avec le directeur financier, ainsi qu'avec le directeur informatique, le directeur des opérations et d'autres dirigeants clés.

Les applications ERP sur le cloud sont souvent intégrées à des technologies nouvelle génération, telles que l'Internet des objets (IoT), la chaîne de blocs, l'IA, l'apprentissage automatique et les assistants numériques.

Fondamentaux d'ERP

Les systèmes ERP sont conçus autour d’une structure de données unique et définie (schéma) qui possède généralement une base de données commune. Cela permet de s’assurer que les informations utilisées à l’échelle de l’entreprise sont normalisées et basées sur des définitions et des expériences utilisateur communes. Ces concepts fondamentaux sont ensuite interconnectés avec des processus métier pilotés par des workflows à travers les départements (par exemple, services financiers, ressources humaines, ingénierie, marketing et opérations), reliant les systèmes et les utilisateurs. Dit simplement, l’ERP est le moyen d’intégrer les personnes, les processus et les technologies dans une entreprise innovante.

Prenez l'exemple d'un constructeur automobile qui achète ses pièces et composants auprès de plusieurs fournisseurs. Il pourrait utiliser un système ERP pour suivre la demande et l’achat de ces pièces et veiller à ce que chaque composante de l’ensemble du processus d’achat jusqu’au paiement utilise des données uniformes et propres liées aux workflows, aux processus opérationnels, au reporting et aux analyses de l’entreprise.

Lorsque l’ERP est correctement déployé chez ce constructeur automobile, un composant, par exemple les "plaquettes de frein avant", est identifié partout par son nom de pièce, sa taille, son matériau, sa source, son numéro de lot, son numéro de pièce fournisseur, son numéro de série, son coût et ses spécifications, ainsi que par une multitude d’autres éléments descriptifs et axés sur les données.

Etant donné que les données sont l'élément vital de toute entreprise innovante, les systèmes ERP facilitent leur collecte, organisation, analyse et répartition de l'information à toute personne où système la nécessitant pour accomplir au mieux leurs travail et responsabilités.

L’ERP garantit également que les champs et attributs des données soient répercutés au bon compte dans le grand livre de l’entreprise afin que tous les coûts soient correctement suivis et retranscrits. Si les plaquettes de frein avant étaient appelées « freins avant » dans un système logiciel (ou peut-être un ensemble de feuilles de calcul), « plaquettes de frein » dans un autre, et « plaquettes avant » dans un troisième, il serait difficile pour le constructeur automobile de savoir combien il dépense annuellement en plaquettes de frein avant, et s’il doit changer de fournisseur ou négocier pour obtenir un meilleur prix.

Un des principes clés de l’ERP est la collecte centrale de données dans le but de les diffuser plus largement. Au lieu de plusieurs bases de données autonomes avec un inventaire infini de feuilles de calcul déconnectées, les systèmes ERP mettent de l’ordre dans ce chaos afin que tous les utilisateurs - de la direction aux gestionnaires de comptes fournisseurs - puissent créer, stocker et utiliser les mêmes données dérivées par des processus communs. Grâce à un référentiel de données sécurisé et centralisé, tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent être assurés que les données sont exactes, à jour et complètes. L’intégrité des données est assurée pour chaque tâche effectuée dans l’entreprise, du bilan financier trimestriel à un rapport ponctuel sur les créances, sans passer par les feuilles de calcul sources d’erreur.

Valeur commerciale d'ERP

Il est impossible d’ignorer l’impact de l’ERP dans le monde professionnel actuel. Au fur et à mesure que les données et les processus de l’entreprise sont regroupés dans des systèmes ERP, les entreprises peuvent uniformiser des services distincts et améliorer les workflows, ce qui se traduit par d’importantes économies sur le résultat net. Voici quelques exemples de bénéfices métier :

• Meilleure compréhension de l’activité à partir d’informations en temps réel générées par des rapports
• Réduction des coûts opérationnels grâce à la rationalisation des processus métier et des bonnes pratiques
• Collaboration améliorée des utilisateurs partageant des données dans des contrats, des demandes d’achat et des bons de commandes
• Efficacité améliorée via une expérience utilisateur commune à travers de nombreuses fonctionnalités et processus métier bien définis
• Infrastructure cohérente du back-office au front-office, avec toutes les activités de l’entreprise ayant la même apparence
• Taux d’adoption par l’utilisateur plus élevés grâce à une expérience utilisateur et à une conception communes
• Risques réduits grâce à une meilleure intégrité des données et des contrôles financiers
• Réduction des coûts de gestion et d’exploitation à travers des systèmes uniformes et intégrés

Une brève histoire de l'ERP

Des fiches papiers aux appareils mobiles
L' histoire de l'ERP remonte à plus de 100 ans. En 1913, l’ingénieur Ford Whitman Harris développe ce qui deviendra la formule du lot économique (ou formule de Wilson), un système basé sur papier ayant pour but de planifier la production. Pendant des décennies, la formule du lot économique est restée la norme en matière de production. Le fabricant d’outils Black & Decker a changé la donne en 1964 lorsqu’il est devenu la première entreprise à adopter une solution de planification des besoins en composants (MRP) qui combinait les concepts de formule du lot économique avec un ordinateur central.

La planification des besoins en composants était restée la norme de production jusqu'à ce que la planification des ressources de production (MRP II) soit développée en 1983. MRP II comportait des "modules" en tant que composante clé de l’architecture du logiciel et des composants de fabrication de base intégrés, dont les achats, les nomenclatures, la planification et la gestion des contrats. Pour la première fois, différentes tâches de production étaient intégrées à un même système. Le système MRP II offrait également une preuve convaincante de la manière dont les entreprises pouvaient exploiter les logiciels afin de partager et d’intégrer des données d’entreprise, tout en optimisant l’efficacité opérationnelle à travers une meilleure planification de la production, une réduction des stocks et une diminution des déchets (rebut). Avec l’évolution des technologies informatiques dans les années 1970 et 1980, des concepts similaires à MRP II ont été développés pour gérer les activités de l’entreprise autres que la production, à savoir la finance, la gestion de la relation client et les ressources humaines. En 1990, les analystes des technologies ont donné un nom à cette nouvelle catégorie de gestion d’entreprise : l’ERP (Enterprise Resource Planning, planification des ressources d’entreprise).

Modèles de déploiement ERP : du système sur site au cloud

Passé de l'ERP : des années 90 au nouveau millénaire
Des années 1990 au début du XXIe siècle, l'adoption de l'ERP a été rapide. Au même moment, les coûts de mise en oeuvre des systèmes ERP ont commencé à grimper. Le hardware nécessaire à l’exécution du logiciel se trouvait généralement sur site dans l’entreprise, avec de grosses machines dans une salle de serveurs. Les licences hardware et software ont nécessité des investissements en capital et ont été amorties sur une période de 5 à 10 ans. En outre, les entreprises souhaitaient presque toujours personnaliser leurs systèmes ERP pour répondre à leurs besoins spécifiques, ce qui donnait lieu à des dépenses supplémentaires en consultants en logiciels et en formation.

Pendant ce temps, la technologie ERP évoluait et a pris en compte Internet, avec de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités telles que l’analytique intégrée. Au fil du temps, de nombreuses entreprises se sont rendu compte que leurs systèmes ERP sur site ne pouvaient plus s'adapter aux exigences de sécurité modernes ni aux technologies émergentes comme les smartphones.

Cloud ERP - Un nouveau modèle de livraison ERP

Software-as-a-service (SaaS)
C'est là que le Cloud entre en jeu, en particulier le modèle de livraison Software-as-a-service (SaaS) pour l'ERP. Lorsque le logiciel ERP est accessible dans le cloud, il s’exécute sur un réseau de serveurs distants au lieu d’être installé dans la salle des serveurs de l’entreprise. Le fournisseur de cloud corrige, gère et met à jour le logiciel plusieurs fois par an, au lieu d’une mise à jour coûteuse tous les 5 à 10 ans avec un système sur site. Le cloud peut réduire à la fois les dépenses d’exploitation (OpEx) et les dépenses en capitaux (CapEx), car il épargne aux entreprises l’acquisition de logiciels et de matériel ou le recrutement de personnel informatique supplémentaire. Ces ressources peuvent plutôt être investies dans de nouvelles opportunités commerciales et l’entreprise est toujours à jour sur les logiciels ERP les plus récents. Les collaborateurs peuvent passer de la gestion des tâches informatiques à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’innovation et la croissance.

7 raisons de migrer vers une solution cloud ERP

Pour les entreprises de toutes tailles, dont les petits aux moyennes entreprises, il est impossible d'arrêter tous leurs systèmes sur site pour migrer vers le cloud en une seule fois. Ou, du moins, ces entrepreneurs ne se sentent pas à l'aise à l'idée d'entreprendre une telle migration en une courte période de développement. Cependant, il n'est pas idéal de conserver un ERP sur site et d'ignorer tous les avantages des systèmes de planification des ressources d’entreprise dans le cloud. Pourquoi devriez-vous envisager d’utiliser des applications cloud pour remplacer ou compléter votre système sur site ?

Lancez-vous avec Oracle ERP

Les entreprises ont toujours lutté pour trouver un équilibre entre les coûts élevés et la complexité des ERP traditionnels et le besoin de disposer de fonctionnalités personnalisées et de flexibilité, tout en répondant aux exigences de l’entreprise. Découvrir comment Oracle Cloud ERP permet d'avoir des équipes connectées, des données unifiées et des analyses en temps réel pour vous aider, vous et votre équipe Finance, à prendre les meilleures décisions. Grâce à l'ERP accessible en tant que service dans le cloud, votre entreprise peut être prête pour l'avenir et être plus rapide que les changements.

L’un des avantages du modèle SaaS est que le logiciel est tenu à jour avec les dernières fonctionnalités, propriétés et bonnes pratiques. Les fournisseurs cloud d'ERP déploient régulièrement des mises à jour (mensuellement, comme dans le cas d’Oracle). Cela signifie que les nouvelles technologies révolutionnaires en date, telles que l’IA, les assistants numériques, le machine learning, la blockchain, la réalité augmentée et l’Internet des objets (IoT), sont rendues accessibles aux abonnés à une cadence régulière.

Grâce à l’accès à ces nouvelles technologies, les entreprises peuvent rapidement améliorer leurs bonnes pratiques métier à mesure que le logiciel ERP évolue. Elles peuvent automatiser les processus qui nécessitaient autrefois une lourde intervention manuelle, tel que le rapprochement des comptes financiers. En outre, les utilisateurs acquièrent une compréhension complète et en temps réel des activités de l’entreprise, non seulement dans le front office, mais aussi dans les entrepôts, dans les usines et partout ailleurs dans l’entreprise. Cette connaissance est ensuite facilement disponible pour chaque collaborateur sur son terminal mobile, y compris sur leurs smartphones et tablettes.

Conçu pour l’ère du numérique, le cloud ERP d’aujourd’hui englobe les technologies mobiles, sociales, analytiques et les dernières innovations technologiques. Elles sont désormais indispensables pour aller de l’avant.

FAQ sur l'ERP

Qu'est-ce que l'ERP en termes simples ?
L’acronyme ERP signifie Enterprise Resource Planning (planification des ressources d’entreprise). Il s'agit d'un système logiciel qui comprend tous les outils et processus nécessaires pour gérer au mieux une entreprise, notamment les RH, la fabrication, la chaîne logistique, la finance, la comptabilité, etc.

Quels sont les trois types courants d'ERP ?
Les trois types d'ERP les plus courants sont les ERP on-premises, cloud et hybrides. Un système ERP on-premises tourne sur les serveurs locaux d'une entreprise, tandis qu'un ERP cloud fonctionne avec un serveur tiers distant. L'ERP hybride est un mélange des deux, souvent avec un ERP on-premises au siège de l'entreprise et des systèmes ERP cloud pour les filiales.

Quel serait un exemple d'ERP ?
Un ERP peut, par exemple, être conçu spécialement pour un secteur afin de répondre aux exigences spécifiques des entreprises de ce secteur et offrir des fonctionnalités spécifiques au secteur telles que la planification des matériaux et la gestion des enregistrements de fabrication spécialisés. Étant donné que ces systèmes offrent de nombreuses fonctionnalités personnalisées, les entreprises n'ont pas à faire trop de personnalisation ni à s'intégrer à de nombreux autres outils externes.