Qu'est-ce que la gestion du personnel (WFM) ?
Une solution de gestion du personnel (WFM) est un logiciel qui aide les entreprises à rationaliser et à automatiser les processus qui gèrent le temps de travail de leurs salariés, à organiser et à déployer efficacement leur main-d'œuvre, à proposer du libre-service aux salariés et aux responsables ainsi qu'à garantir la sécurité des salariés.
Une solution de gestion efficace du personnel permet d'effectuer toutes les activités nécessaires pour maintenir un personnel productif et rentable. Il s'agit de toutes les tâches et tous les processus nécessaires à la dotation en personnel efficace des projets afin de garantir la disponibilité de la combinaison de main-d'œuvre appropriée, au bon moment et au bon coût. Il s'agit également d'automatiser le suivi du temps de travail de tous les salariés (y compris les travailleurs occasionnels et les travailleurs postés) et de gérer les absences et les congés en tenant compte des législations locales sur la main-d'œuvre et des exigences de reporting.
Grâce aux outils intégrés qui s'étendent au-delà des activités traditionnelles de conformité et d'automatisation, les équipes RH peuvent adopter une approche plus stratégique dans la manière dont elles apportent de la valeur au reste de l'entreprise. Alors que les entreprises et les employeurs ont commencé à automatiser leur suivi du temps, ils augmentent également leur utilisation de la modélisation du personnel et des analyses en temps réel. Les systèmes RH à la pointe à l'heure actuelle ne sont pas un fouillis de systèmes d'informations hétérogènes et hérités, mais des systèmes stratégiques, connectés et intégrés qui répondent aux exigences des entreprises numériques modernes.
Quelles sont les composantes d'une solution de gestion du personnel ?
Une solution de gestion du personnel propose généralement des fonctionnalités qui facilitent le suivi du temps de travail et de la main-d'œuvre, la planification des horaires et la gestion des absences. En plus de ces processus fondamentaux, les solutions de gestion du personnel peuvent être étendues pour couvrir la santé et la sécurité du personnel.
Temps de travail et masse salariale
Un système de gestion du temps vous donne visibilité et contrôle sur vos ressources les plus coûteuses et les plus précieuses, à savoir votre personnel. Il garantit également le respect de la législation relative au travail ou des conventions collectives.
Temps de travail et masse salariale (3:54)
Gestion des absences
Une application permettant de gérer les absences des salariés et de se conformer à la législation en matière de congés partout dans le monde. Une application de gestion des absences vous permet de réduire les conséquences de l'absentéisme, telles que l'augmentation des coûts et des risques ainsi que la baisse de la productivité.
Santé et sécurité du personnel
Cette application permet aux entreprises de gérer facilement et efficacement les incidents liés à la santé et à la sécurité liées à l'environnement de travail. Elle améliore la sécurité globale de votre entreprise en simplifiant et en automatisant l'ensemble du processus, y compris le reporting, la capture d'informations essentielles et le repérage des causes premières des incidents.
Quelles sont les difficultés rencontrées avec les solutions traditionnelles de gestion du personnel ?
Chaque entreprise est unique et rencontre des difficultés différentes. Votre solution de gestion du personnel doit vous aider à les résoudre. Parmi les défis les plus courants en matière de gestion du personnel figurent les suivants :
Le suivi du temps
Le suivi du temps concerne presque tous les salariés d'une entreprise. L'un des principaux problèmes rencontrés par les clients avec leurs systèmes ultra personnalisés de gestion du temps et du personnel est la latence ou le manque d'intégrité des données résultant de leur système RH principal. Traditionnellement, le suivi du temps est source de confusion, de lenteur et d'erreurs, ce qui peut entraîner des coûts de paie inutiles et des charges administratives supplémentaires. Pire encore, le moral des salariés est plombé lorsque les fiches de paie sont inexactes. Aucune entreprise ne veut se retrouver au tribunal ou traîner une mauvaise réputation parce qu'elle n'a pas payé ses salariés correctement ou n'a pas respecté la loi.
Les travailleurs syndiqués
Les travailleurs syndiqués bénéficient généralement de salaires nettement plus élevés et de meilleurs avantages. Le respect de ces règles peut être très difficile pour certaines entreprises en raison de la complexité des règles d'ancienneté, de titularisation, d'éligibilité, d'avantages, d'absence et de rémunération. La gestion des clauses de contrat peut devenir difficile sans une solution complète de gestion du personnel.
Système de gestion des absences
Faute d'un système fiable de gestion des absences, les coûts et les risques peuvent augmenter tandis que la productivité décline. Les entreprises doivent répondre aux exigences diverses et complexes découlant de la gestion des politiques relatives aux absences dans le monde entier. Les systèmes de gestion des absences sont souvent mis en cause par les règles et interfaces utilisateur propres aux différents pays et régions.
De nombreuses entreprises éprouvent de grandes difficultés à être informées en temps opportun des d'incidents de santé et de sécurité (PDF). Les travailleurs ne sont pas sûrs de savoir s'ils doivent notifier leur employeur quand un accident manque de se produire ou quand les conditions de travail sont dangereuses. De nombreuses entreprises ne disposent pas d'outils simples et intuitifs favorisant le signalement et limitant les obstacles que les salariés peuvent rencontrer lors d'incidents passés ou potentiels. En fin de compte, les entreprises sont tenues responsables des politiques de santé et de sécurité, de sorte qu'il est dans leur propre intérêt de mettre en œuvre des processus modernes et efficaces de gestion de la santé et de la sécurité.
Les 10 principaux avantages de la gestion du personnel
1. Suivi automatique de la présence
Le logiciel de gestion du personnel automatise le suivi des présences, améliorant l'exactitude des données et réduisant les erreurs de paie. Grâce à une solution complète de gestion du personnel, les entreprises peuvent offrir à plusieurs types de collaborateurs un moyen simple et intuitif de déclarer directement et précisément leurs heures de travail et leurs absences.
2. Productivité accrue de vos collaborateurs
Un système de gestion du personnel réduit les processus manuels et vous permet de mieux gérer un ensemble complet de stratégies régissant le temps et l'assiduité. Grâce à une meilleure visibilité sur le temps de travail, la disponibilité des collaborateurs et les incidents de sécurité, la productivité globale du personnel s'améliore et les responsables peuvent prévoir le personnel nécessaire en fonction des besoins tout en réagissant rapidement en cas de changement.
3. Lieu de travail plus sûr
Un système de gestion du personnel peut vous aider à promouvoir une culture de la sécurité et de la conformité du personnel tout en vous aidant à gérer plus efficacement les incidents relatifs à la santé et à la sécurité liés à l'environnement de travail. En rationalisant et en automatisant les protocoles de santé et de sécurité, de la génération de rapports d'incidents à l'enregistrement des informations essentielles, les entreprises s'assurent d'obtenir des informations exactes et encouragent leurs salariés à signaler les problèmes de santé et de sécurité.
4. Réduction des coûts
Avec l'augmentation de la productivité de votre personnel, les coûts de gestion de la main-d'œuvre peuvent diminuer en raison de processus plus rationalisés, ce qui réduit le temps consacré aux tâches administratives. Une plus grande visibilité sur la disponibilité des salariés et les heures budgétées garantissent l'exactitude et l'authenticité du temps de travail et des absences, réduisant ainsi les dépenses de personnel liées aux heures supplémentaires ou au surplus de main-d'œuvre.
5. Motivation des salariés
Les outils de gestion du personnel peuvent améliorer la motivation des salariés en les aidant à se sentir plus productifs dans leur travail et à trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à une flexibilité accrue de la planification. En mesurant l'état d'esprit des salariés sur le moment et en utilisant les commentaires et les préférences des salariés pour influencer les fonctions de gestion du personnel telles que la planification, les entreprises peuvent également donner voix au chapitre à leur personnel et leur fournir plus d'outils pour agir.
6. Planification flexible
De nombreuses entreprises ont du mal à gérer le calendrier de leurs salariés, en particulier pour mettre en correspondance les compétences professionnelles et les demandes de l'entreprise afin d'optimiser la productivité et de réduire les coûts. Les solutions de gestion du personnel offrent des outils qui permettent aux responsables de créer des emplois du temps faisant coïncider le personnel avec la demande prévue, ce qui donne aux salariés la liberté de gérer leurs calendriers avec des outils en libre-service.
7. Sécurité
Certaines solutions de gestion du personnel utilisent des dispositifs biométriques (par exemple, des scanners d'empreintes digitales) pour faire pointer les salariés à l'entrée et à la sortie, ce qui permet d'éliminer les arrangements entre salariés qui pointent pour les autres. En outre, l'accès lié à l'emplacement avec une horloge Web peut garantir que les salariés ne pointent qu'à l'endroit où ils sont censés travailler. Les systèmes de gestion du personnel sécurisés disposent également d'une fonction de machine learning intégrée qui détecte les activités suspectes et les anomalies dans les données de gestion du personnel afin d'éviter les erreurs ou les transactions frauduleuses sur la paie.
8. Informations sur les activités
Les entreprises peuvent prendre de meilleures décisions pour l'avenir grâce à des données sur l'entreprise et ses services centralisées dans un seul système de gestion du personnel. Les outils de gestion du personnel permettent aux entreprises de suivre leurs performances globales grâce à la génération de rapports en temps réel.
9. Accès en tout lieu
Les solutions de gestion du personnel permettent aux entreprises d'entrer en contact avec leurs salariés là où ils se trouvent pour les aider à travailler plus efficacement. L'accès depuis n'importe où permet aux salariés d'effectuer des tâches rapidement et facilement à partir de leur téléphone portable, notamment le pointage à l'entrée et à la sortie, le remplacement des périodes de travail, les demandes de congés et l'accès à des informations telles que les fiches de paie.
10. Diminution des erreurs
Les systèmes de gestion du personnel réduisent les erreurs humaines grâce aux fonctionnalités automatisées de temps et de présence. L'automatisation garantit l'exactitude des données saisies grâce aux outils de saisie des temps en libre-service. Par exemple, grâce à l'automatisation des processus robotiques, un système intelligent peut écouter les modifications rétroactives qui peuvent avoir une incidence sur le calcul du temps de travail d'un salarié, puis recalculer automatiquement son temps de travail et envoyer automatiquement les modifications à la paie. Les alertes de conformité intelligentes permettent également de vérifier la précision des fiches de temps introduites par les salariés et le respect des horaires de travail.
Quelles sont les fonctions d'une solution de gestion du personnel ?
Améliore la productivité de vos collaborateurs
Un système de gestion du personnel réduit les processus manuels et vous permet de mieux gérer un ensemble complet de stratégies régissant le temps et l'assiduité. Grâce à une meilleure visibilité sur le temps de travail, la disponibilité des collaborateurs et les incidents de sécurité, la productivité globale du personnel s'améliore et les responsables peuvent s'assurer que les besoins en personnel sont couverts et réagir rapidement en cas d'évolution de la situation.
Réduit les coûts et les risques
Avec l'augmentation de la productivité de votre personnel, les coûts de gestion des ressources humaines commencent à diminuer en raison de processus plus rationalisés, ce qui réduit le temps consacré aux tâches administratives. Une meilleure visibilité sur la disponibilité des salariés et le temps de travail prévu dans votre budget garantit l'exactitude et l'authenticité du travail effectivement réalisé et des absences, réduisant ainsi les dépenses de personnel.
Garantit des données précises et disponibles au moment opportun
Grâce à une solution complète de gestion du personnel, vous pouvez offrir à tous les types de collaborateurs un moyen simple et intuitif de déclarer précisément leurs heures de travail et leurs absences. Un ensemble complet d'outils de gestion du temps vous permet d'automatiser les validations et d'alerter les salariés en cas de violation de la conformité.
Crée un environnement de travail plus sûr
Un système de gestion du personnel peut vous aider à promouvoir une culture de la sécurité et de la conformité du personnel tout en vous aidant à gérer plus efficacement les incidents relatifs à la santé et à la sécurité liés à l'environnement de travail. En rationalisant et en automatisant l'ensemble du processus, de la génération de rapports d'incidents à la capture d'informations essentielles, vous favorisez l'exactitude des informations et encouragez vos salariés à signaler les problèmes de santé et de sécurité.
Quels sont les points principaux à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution de gestion du personnel ?
Pour une adoption réussie des solutions de gestion du personnel, les entreprises doivent pouvoir appliquer les bonnes pratiques suivantes :
Facilitez la vie de vos salariés
Donnez à vos salariés la possibilité de saisir et de gérer leurs heures de travail en libre-service sur tous leurs appareils. Réduisez les erreurs et déchargez le personnel RH en permettant aux salariés de saisir leurs heures de travail, de remplir des feuilles de présence ou d'utiliser d'autres processus utilisateur en libre-service. Une saisie des heures et des absences simple et réactive sur mobile ou via un assistant numérique permet aux salariés d'enregistrer facilement et rapidement leur temps de travail. Une bonne solution de gestion des congés offre un contrôle total lorsqu'il s'agit de définir les règles et les politiques qui régissent l'absentéisme au sein de votre entreprise. Configurez rapidement les délais, l'admissibilité, les cumuls, les définitions de droits et les spécifications de paiement pour créer des plans d'absence. Enfin, configurez les validations d'absence, les règles de report, les tâches administratives et l'affichage pour créer des types d'absence.
Facilitez la tâche des responsables et des RH
Les solutions modernes et flexibles de gestion du temps de travail et des absences peuvent être configurées en fonction des besoins de l'entreprise et du personnel afin que les responsables puissent réduire l'impact des absences impromptues et gérer le temps lors des cas exceptionnels. Les alertes de conformité permettent d'arrêter les éventuelles violations avant qu'il ne soit trop tard. Vous pouvez recevoir un message pour en être informé plus rapidement. Un moteur de règles et des modèles configurables permettent aux responsables de concevoir des feuilles de temps adaptées à chaque salarié, sans intervention du service informatique.
Facilitez la connexion des données des salariés de votre entreprise
Un système de gestion du temps de travail et de la main-d'œuvre offre de nombreux avantages. Mais, lorsqu'un tel système est intégré à la planification, à la paie, au grand livre, à la gestion de projet et aux systèmes RH de base, ces avantages s'avèrent considérables. En effet, les entreprises qui intègrent le temps de travail et l'assiduité à leur solution de paie constatent une diminution des erreurs de traitement de la paie et de suivi du temps. Fournissez une intégration étroite avec les systèmes de paie et de gestion du temps. En s'appuyant sur les données issues de la paie et du temps de travail ainsi que sur les systèmes HCM de base, une solution robuste de gestion des congés fait le lien entre les modifications apportées aux congés et le calcul de la paie. Les salariés peuvent planifier des absences en libre-service ou directement dans une feuille de temps. Dans tous les cas, le résultat est le même : une visibilité complète sur la gestion des congés et du temps de travail.
Que réserve l'avenir à la gestion du personnel ?
L'évolution des marchés, un environnement réglementaire renforcé et une main-d'œuvre de plus en plus diversifiée et dispersée ont rendu le travail de gestion du personnel plus complexe et plus essentiel. Sans technologie intégrée de gestion du personnel, les résultats des entreprises seront affectés parce qu'elles n'ont pas la possibilité d'accéder aux informations stratégiques nécessaires pour déterminer les changements nécessaires et aligner les activités RH sur les objectifs de l'entreprise.
Une gestion efficace du personnel englobe la gestion du temps de travail et du personnel, la gestion des absences, la santé et la sécurité — et elle est entièrement intégrée à la paie et à d'autres fonctions RH de base et aux données financières — pour apporter précision, simplicité et vision à une tâche autrefois onéreuse. Il en résulte une main-d'œuvre motivée, productive et connectée qui souhaite contribuer au succès de son entreprise.