10 наиболее популярных ERP-модулей и их возможности

1. Управление финансами

Модуль управления финансами — это фундамент ERP-системы. Обеспечивая отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, а также ведение главной книги, этот модуль позволяет в любой момент получить представление о текущем и перспективном финансовом положении вашей компании. Также он отвечает за создание хранение балансовых отчетов, квитанций об оплате и других ключевых финансовых документов.

Решающую роль играет автоматизация. Среди прочих, финансовый модуль автоматизирует задачи, связанные с выставлением счетов, платежами поставщикам, управлением расходами, управлением активами и бухгалтерским учетом совместных предприятий. Например, автоматизированное управление денежными средствами упрощает анализ кассовых операций и улучшает прогнозы движения денежных средств. Бухгалтеры могут быстрее закрывать отчетные периоды — иногда экономя неделю и больше — и соблюдать все требования по признанию доходов. Автоматизация составления баланса позволяет получать приближенные к реальному времени данные для создания точной картины финансового положения вашей компании в данный момент времени.

2. Закупки

Модуль закупок улучшает вашу способность закупать товары или сырье, необходимые вам для изготовления или продажи продукции. Он обеспечивает автоматическую обработку, отслеживание и анализ коммерческих предложений, одновременно позволяя оформлять и отправлять заказы на покупку. На основе списка утвержденных поставщиков модуль может автоматически закупать определенные позиции, что ускоряет процессы, обеспечивает соответствие расходов нормам, улучшает отношения с поставщиками и в конечном итоге повышает рентабельность.

Правильно подобранный модуль упрощает закупки от начала до конца — оптимизирует выбор поставщиков и расходы, а также позволяет с комфортом покупать материалы и услуги напрямую. За использования счет данных реального времени на переговорах с поставщиками и при подведении итогов конкурсов он также поможет выявить способы консолидации вашей покупательской способности, чтобы вы могли закупать все необходимое с максимальной экономией и минимальными перебоями в поставках.

3. Управление рисками

Модуль управления рисками и обеспечения соответствия предполагает использование искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения для усиления финансового контроля, позволяя финансовым департаментам предотвращать утечки денежных средств, проводить аудит и защищаться от возникающих рисков — с минимальными трудозатратами.

Функциональность для управления рисками позволяет обеспечивать соблюдение нормативных требований за счет автоматизации процессов, таких как разделение обязанностей, а также предоставление пользователям доступа и его контроль. Автоматизация ускоряет аудит транзакций, чтобы вы могли быстро выявлять мошенничество, ошибки и нарушения политик. Также можно рационализировать рабочие процессы аудита и соблюдения требований закона Сарбейнса-Оксли, управления рисками и планирования непрерывности бизнеса.

4. Управление цепочками поставок

Модули для управления цепочками поставок (supply chain management, SCM) отслеживают движение сырья и товаров по звеньям ваших цепочек поставок: от поставщиков и субпоставщиков к изготовителям, а от них к дистрибьюторам и розничным сетям или потребителям. Они позволяют эффективно планировать спрос, поставки, выполнение заказов и производство в масштабах всей вашей компании для минимизации затрат и перебоев в поставках — иными словами, обеспечивают наличие нужных запасов в нужное время в нужном месте.

Наглядный пример: системы управления цепочками поставок способны определять оптимальные уровни запасов и время их пополнения для каждого места хранения запасов на основе прогнозов спроса, помогая избегать избытка или нехватки запасов. Одновременно автоматизация экономит время и деньги на всем протяжении логистических процессов, например управления заказами, упрощая получение заказов, расчеты и послепродажное обслуживание клиентов.

Модуль управления цепочками поставок также может прогнозировать спрос с использованием таких возможностей, как сегментация и машинное обучение, которые помогают управлять изменчивостью. Все это позволяет строить более гибкие логистические цепочки, способные противостоять изменениям на рынке и глобальным потрясениям.

5. Управление эффективностью деятельности предприятия

Модули для управления эффективностью деятельности предприятия (enterprise performance management, EPM) позволяют усовершенствовать процессы планирования, бюджетирования, прогнозирования и определения результатов деятельности вашей компании. Они обеспечивают возможность связного (а не разрозненного, как в былые времена) планирования, создавая целостную картину для финансового планирования, операционного планирования и планирования отдельных бизнес-направлений. В этих модулях также используется автоматизация для ускорения определения финансовых результатов.

Сценарное моделирование, перспективное планирование и другие возможности EPM-модулей позволяют получать глубокое представление о затратах и рентабельности, выполнять планы по доходам, а также упростить сверку счетов и формирование налоговой отчетности. EPM-модуль предоставляет в распоряжение ваших сотрудников всех необходимое для моделирования и планирования всех ключевых аспектов деятельности, таких как финансы, персонал, цепочки поставок и продажи.

6. Производственный процесс

Производственный модуль упрощает планирование производства и управление им. Он обеспечивает наличие на ваших объектах сырья для удовлетворения спроса, помогает эффективно управлять производственным процессом и снижать затраты, одновременно гарантируя качество готовой продукции.

Сегодняшние модули предусматривают управление смешанным производством, поэтому вы можете использовать сочетание производственных процессов — например, дискретное и непрерывное производство — а не только один их тип. Это позволяет диверсифицировать ваш портфель продукции и привлечь новых клиентов. Например, вы можете использовать непрерывное производство для производства линейки напитков и дискретное производство (с деталями и сборкой) для выпуска бутылок и банок. Вы можете отслеживать затраты и отклонения по заводам, сравнивать выход продукции с прогнозами, а также сравнивать поставки с прогнозируемым спросом после расчета среднего времени, затрачиваемого на изготовление позиции.

7. Управление взаимоотношениями с клиентами

Модули для управления взаимоотношениями с клиентами (customer relationship management, CRM) упрощают работу с клиентами за счет совершенствования процессов продаж и маркетинга, особенно направленных на сбор и обработку интересов (лидов). В этих модулях хранится вся информация о существующих и потенциальных клиентах, включая каждое взаимодействие с клиентом и историю его покупок, с данными для сегментации и возможностью генерировать таргетированные рекомендации для перекрестных продаж.

Возможности, на которые следует ориентироваться в CRM-модулях, включают управление контактами, отслеживание коммуникаций, отслеживание возможных сделок или интересов (лидов), ведение истории заказов, прием обращений по проблемам, создание предложений с расценками, а также средства для повышения продуктивности специалистов по продажам. Главное, что должен делать модуль — это отслеживать движение клиента от начальных стадий маркетинга до отправки предложения и процесса, который завершается продажей и дальнейшим обслуживанием клиента.

Обратите внимание, что не все организации или поставщики ERP считают CRM модулем ERP-системы. Некоторые из них включают в свои системы только модули, тесно связанные с управлением финансами и другим бэк-офисными задачами, тогда как другие подходят к вопросу шире и включают функциональность для фронт-офиса, например для работы с клиентами.

8. Управление персоналом

Модуль для управления человеческим капиталом (human capital management, HCM), иногда называемого также управлением персоналом (human resources management, HRM), содержит подробные записи обо всех сотрудниках, включая результаты аттестаций, должностные инструкции, льготы, а также данные учета рабочего времени и выходные/отгулы/отпуска. Как и другие ERP-модули, он позволяет заменить электронные таблицы автоматизацией, которая постоянно собирает данные со всех отделов и точек компании, что уменьшает дублирование данных и повышает их точность — важное преимущество, если учитывать сам по себе объем HR-данных в большинстве компаний.

Модуль для управления персоналом автоматизирует такие задачи, как составление графиков работы сотрудников, набор персонала и управление компенсациями. Благодаря интеграции между рабочими процессами HR-модуль может легко подключаться к данным CRM для начисления премий торговым представителям — намного более точного и менее трудоемкого, чем при ручном расчете.

9. Управление проектами

Этот модуль способен улучшить управление проектами за счет инструментов визуализации для отслеживания графиков, бюджетов и ресурсов. Например, вы можете просматривать несколько планов проектов в одном представлении, что позволяет легко назначать (и переназначать) ресурсы. Вы можете собрать идеальную команду для работы над проектом с помощью фильтров по ролям, навыками и местонахождению. Кроме того, вы можете повысить эффективность управления бюджетами за счет стандартизации отражения затрат в разных подразделениях вашей компании. Передовые инструменты управления проектами также позволяют максимизировать денежные потоки за счет автоматизации выставления счетов клиентам по проектам.

Легко догадаться, что использование модуля для управления проектами более характерно для отраслей с проектной организацией работы, таких как строительство и производство. При надлежащем развертывании модули для управления проектами способны повысить процент завершаемых в срок проектов, обеспечить мониторинг и контроль затрат, повысить точность смет и затрат на оказание услуг, а также оптимизировать использование персонала и техники.

10. ERP-аналитика

Модуль для ERP-аналитики позволяет специалистам по финансам, закупкам и управлению проектами определять факторы, которые способствуют рентабельности, эффективнее использовать рабочий капитал, а также контролировать бизнес-расходы.

Такие модули анализируют главную книгу для получения выводов о рентабельности, а также ускоряют процесс сбора задолженностей для улучшения движения денежных средств. Кроме того, они упрощают работу с кредиторской задолженностью, помогая финансистам отслеживать своевременные и просроченные платежи поставщикам для определения срочности оплат. Также эти модули обеспечивают контроль расходов компании путем выявления возможностей для экономии и финансовых рисков. Например, с их помощью финансисты могут отслеживать расходы сотрудников более точно, чем при использовании традиционных ручных процедур, для быстрого выявления случаев мошенничества и обеспечения соблюдения политик в отношении расходов.