12 основных проблем по управлению персоналом в здравоохранении в 2023 году

1. Кадровое обеспечение

В отчете Ассоциации американских медицинских колледжей за 2021 год говорится, что нехватка врачей в США к 2034 году может достигнуть 124 000 человек. В документе прогнозируется нехватка почти 50 000 врачей первой помощи и до 77 000 специалистов.

В решении проблемы кадрового обеспечения отделам по управлению персоналом помогают технологии. Облачные системы управления человеческим капиталом (HCM) позволяют медицинским учреждениям в режиме реального времени видеть текущие и будущие потребности в персонале, а облачные системы планирования ресурсов предприятия помогают им планировать бюджеты для поддержания или повышения численности персонала. Технологии также могут улучшить предоставление кадровых услуг, например кандидаты на должность могут откликаться на открытые вакансии со своих мобильных устройств, что ускоряет процесс проверки, назначения собеседований и подготовки предложений и позволяет опережать конкурентов на горячем рынке.

2. Выгорание

Клиника Мейо определяет выгорание как форму стресса, связанного с работой — это «состояние физического или эмоционального истощения, которое также характеризуется ощущением снижения значимости достижений и потери личной идентичности». В ходе опроса, проведенного Американской медицинской ассоциацией, половина всех респондентов, включая 56 % медсестер, сообщили о наличии хотя бы одного симптома выгорания. Одна треть заявила о высоком уровне тревоги или депрессии, а 25 % опрошенных врачей сказали, что планируют оставить практику в течение двух лет.

Чтобы снизить уровень выгорания, отделы по управлению персоналом в сфере здравоохранения должны включить в основные ценности своей организации здоровье и благополучие своих сотрудников. Чтобы воплотить эти ценности в жизнь, отделы кадров также должны использовать аналитику данных для улучшения планирования, укомплектования штата и составления расписания. Для этого необходимо будет ответить на ряд вопросов. Например, сколько ресурсов и койко-мест было использовано за последние три месяца? Насколько велика вероятность того, что пациенты вернутся в больницу или их госпитализация продлится дольше, чем рассчитывалось? И как избежать нехватки ресурсов в пиковый сезона гриппа? На основе аналитических данных отдел по управлению персоналом может точно определить факторы, стимулирующие сотрудников остаться или уйти. Цифровые технологии не только предоставляют аналитические данные, но и позволяют сотрудникам оставаться на связи и снимать стресс, облегчая и повышая эффективность выполнения рутинных задач, включая проверку расписания, доступ к личным записям и прохождение опросов об удовлетворенности работой, в любое время, в любом месте, на любом устройстве.

3. Удержание сотрудников

Дефицит кадров и выгорание сотрудников негативно сказываются на их удержании. По данным компании NSI, занимающейся подбором персонала в сфере здравоохранения, в США средний уровень текучести кадров в больницах в 2021 году составил 25,9 %, что на 6,4 процентных пункта больше, чем в предыдущем году. За последние пять лет в среднестатистической больнице сменилось 100 % персонала.

В 2021 году 95,5 % всех увольнений в больницах произошло в результате добровольного расторжения договора. В отличие от отраслей, где можно остановить производственные линии или снизить процент заказов, в здравоохранении все смены должны быть полностью укомплектованы, чтобы можно было обеспечить необходимый уход за пациентами. Если из-за дефицита кадров сотрудникам обязательно приходится работать сверхурочно, они уходят: переходят к работодателям с лучшими условиями труда, или на время становятся безработными, или даже досрочно выходят на пенсию. По данным исследования NSI, молодые врачи уходят с работы в два раза быстрее, чем врачи старшего поколения, а почти треть вновь принятых на работу медсестер увольняется в течение года.

Чтобы повысить уровень удержания сотрудников, отделы по управлению персоналом должны делать нечто большее, чем просто повышать оплату труда и оптимизировать расписание. Некоторые медицинские организации стараются повышать комфорт сотрудников, например смягчают дресс-код. Calvert Health System, медицинский центр в штате Мэриленд, запустил программу, которая использует программный алгоритм для выявления и устранения проблем на рабочем месте. Программа позволяет сотрудникам анонимно сообщать о таких проблемах, как нарушение правил или медицинские ошибки и конфликты между сотрудниками, и дает возможность получить ценную информацию, которая поможет отделу по управлению персоналом решить трудности до того, как они негативно скажутся на удержании сотрудников.

4. Составление расписаний и управление

Когда расписание медицинских работников перегружено или они понимают, что их никто не сможет заменить, это часто приводит к выгоранию, некачественному обслуживанию пациентов и высокой текучести кадров. Помогая командам в компании лучше управлять расписанием, отдел управления персоналом также может способствовать удержанию талантливых сотрудников.

Традиционно медицинские организации использовали для управления расписанием персонала электронные таблицы, а это утомительный процесс, выполняющийся вручную. Сегодня этот процесс облегчается благодаря программе для составления расписания работы медицинских учреждений, которая позволяет экономить время и повышать эффективность деятельности сотрудников. Сотрудники получают автоматические уведомления о расписании, включая сообщения об изменениях, на свои мобильные устройства. В этой программе сотрудники могут легко запрашивать отгулы или меняться сменами с коллегами. Менеджеры могут создавать ежедневные или еженедельные расписания за считанные минуты. Аналитические данные по расписанию могут показать руководителям, когда сотрудник перегружен работой — например, выявлять членов команды, которые постоянно пропускают перерывы или работают сверх нормы, — и предоставить информацию, которая поможет организациям улучшить условия труда в целом.

5. Повышение уровня удовлетворенности пациентов

Удовлетворенность пациентов — тоже зона ответственности отдела управления персоналом, поскольку это тесно связано с эффективностью работы сотрудников. Если врачи постоянно опаздывают на прием, медсестры относятся к пациентам невнимательно, а сотрудники регистратуры не очень спешат записывать пациентов на прием или отвечать на вопросы, удовлетворенность пациентов снижается. Исследование Национального института здравоохранения показало, что 39 % людей перестают обращаться к врачам из-за предыдущего неудачного опыта.

С помощью опросов, встреч в небольших группах или функций обратной связи, встроенных в системы HCM, отдел управления персоналом должен определить основные проблемы, влияющие на эффективность работы сотрудников, будь то перегруженное расписание, низкая оплата труда, устаревшие технологии или другие факторы. Устранив факторы, которые мешают обеспечить удовлетворенность сотрудников, отдел управления персоналом может помочь повысить удовлетворенность пациентов.

6. Соблюдение нормативных требований к ведению документации

Отдел управления персоналом отвечает за определение политики и процедур для обеспечения соответствия нормативным требованиям, регулирующим данные о пациентах. Согласно Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования, в индустрии здравоохранения США должны соблюдаться строгие стандарты сбора данных о пациентах, хранения записей, доступа к записям и т. д. Несоблюдение этого требования может привести к штрафам в размере до 1,5 млн долларов США в год.

Отдел управления персоналом должен помочь в этом, создав культуру соответствия нормативным требованиям в тесном сотрудничестве с ИТ- и юридическими службами организации для обеспечения сохранности медицинских документов. С помощью отдела управления персоналом медицинское учреждение может решить, кто должен иметь доступ к конфиденциальной информации, что произойдет, если сотрудник нарушит политику, и где будут храниться и обновляться политики и процедуры по мере необходимости. Внедряя разумные подходы к соблюдению нормативных требований, включая обучение всех сотрудников, отдел управления персоналом помогает защитить организацию от финансовых штрафов и судебных исков и облегчает общую административную нагрузку.

7. Обучение и развитие

Комплексная программа обучения и развития имеет широкий спектр преимуществ, включая повышение уровня удержания персонала, улучшение соблюдения правовых нормативных требований и повышение качества обслуживания пациентов. Однако, по данным Ассоциации развития талантов, в среднем медицинские работники тратят на обучение на 34 % меньше времени в год, чем работники других отраслей, что объясняется характером сменной работы и огромным разнообразием должностей, навыков и сертификатов.

Учитывая остроту проблемы дефицита кадров и выгорания сотрудников, медицинским учреждениям необходимо инвестировать во все виды программ обучения и развития. Обучение по вопросам безопасности и соблюдения нормативных требований приносит пользу всем сотрудникам. Специализированное обучение медсестер и администраторов улучшает медицинское обслуживание пациентов и работу сотрудников. Грамотно составленные планы развития сотрудников помогают им профессионально расти. Особенно важно, чтобы сотрудники больниц и других учреждений с круглосуточной работой могли иметь доступ к функциональным средствам обучения в любое время и в любом месте. Технологии могут сыграть здесь важную роль на всех этапах — от предоставления доступа к обучению и развитию с любого устройства до создания системы онлайн-отслеживания, которая будет отправлять автоматические уведомления о приближении сроков окончания обучения.

8. Безопасность пациентов и сотрудников

В большинстве случаев недостаточная безопасность пациентов обусловлена непреднамеренными причинами. Это может быть результат недостаточной подготовки сотрудников или несоблюдения процедур. Решая некоторые другие ключевые проблемы здравоохранения, такие как дефицит кадров, выгорание, чрезмерная загруженность и недостаточное обучение, отдел по управлению персоналом может также помочь повысить безопасность и комфорт пациентов.

Безопасность сотрудников находится под угрозой из-за рисков, присущих данной работе. По данным Бюро трудовой статистики США, медицинские работники подвергаются высокому риску травм на рабочем месте, таких как порезы острыми предметами, воздействие химических веществ и лекарств, а также травмы спины. Ежегодно травмы получают более 600 000 работников. Сохраняющаяся угроза COVID-19 и других инфекционных заболеваний значительно усугубляет ситуацию. Более того, Управление по охране труда и здоровья США (OSHA) сообщает, что риск нападения на медицинских работников на рабочем месте в четыре раза выше, чем на работников других отраслей. Но дело не только в физической безопасности. Эмоциональное благополучие также является проблемой. Одно из исследований показало, что каждый четвертый медицинский работник сам испытывал на рабочем месте сильные эмоциональные потрясения или видел, как их испытывают другие люди.

Волшебного решения не существует. Отдел по управлению персоналом отвечает за обучение новых сотрудников стандартам безопасности, установленным OSHA и их собственной организацией, а также за то, чтобы руководители обеспечивали безопасные условия труда. Отдел по управлению персоналом должен регулярно пересматривать и обновлять политику и процедуры безопасности, а также в сотрудничестве с управляющими инженерным обеспечением контролировать потенциальные вредные или опасные производственные факторы.

9. Достойное вознаграждение

При поиске лучших врачей, медсестер и административного персонала менеджеры по персоналу сталкиваются с множеством препятствий. Очень часто медицинские работники подписывают соглашение об отказе от конкуренции, которое предусматривает длительный период уведомления работодателя, т. е. должно пройти много времени, прежде чем они смогут устроиться на новую работу. Если медицинское учреждение находится в отдаленном районе, то медперсонал, который больше всего там нужен (профильные врачи и медсестры), может быть не заинтересован в переезде.

По этим и другим причинам очень важно предложить достойный пакет по оплате труда и льготам, сравнимый с предложениями прямых конкурентов. Помимо того, что медицинские учреждения должны как минимум предлагать зарплату, сравнимую с зарплатой конкурентов, они также должны предлагать стандартные льготы, такие как медицинское страхование, включая стоматологию и офтальмологию, а также план 401(k) или другой план пенсионных накоплений. Но это только обязательная часть. В зависимости от предлагаемых вакансий, отдел управления персоналом медицинских учреждений должен подумать о расширении льгот, включая оплачиваемый уход за детьми, программы по охране психического здоровья, абонементы в спортзал, помощь в погашении студенческих кредитов и льготы для поездок на работу, например компенсация расходов на общественный транспорт.

10. Укрепление бренда работодателя

Благодаря Glassdoor и другим источникам в Интернете, соискателям стало как никогда легко найти всю информацию о работодателях, что является для медицинских учреждений одновременно и проблемой, и, в то же время, открывает перед ними разные возможности. Чтобы привлечь в свое медицинское учреждение лучших профессионалов, отделы по управлению персоналом должны вместе с отделом маркетинга укреплять престиж бренда своей организации.

Эксперты предупреждают, что хороший брендинг — это честный брендинг. Каково на самом деле работать в Вашей организации? Что нравится сотрудникам и что организация делает для постоянного совершенствования? Совет: предоставьте сотрудникам возможность рассказать о своем опыте — не только о том, чем они занимаются, но и как себя ощущают на работе. Если Ваша рабочая среда очень динамичная, сделайте на этом акцент, чтобы привлечь сотрудников, которым нравится чувствовать адреналин. Если Вам удается поддерживать коэффициент удержания сотрудников выше среднего, обязательно расскажите, почему люди остаются, что их привлекает: стабильность, отношение руководства, интересная работа, тесная связь с коллегами или другие факторы.

11. Расходы на оплату труда и начисление заработной платы

Рост стоимости рабочей силы усугубляет финансовые проблемы, с которыми сталкиваются системы здравоохранения США. В отчете Kaufman Hall (PDF) показано, что с начала пандемии COVID-19 затраты на рабочую силу в отрасли выросли более чем на треть. Одна из основных причин — работа по контракту, которая в настоящее время составляет 11 % от общих затрат на оплату труда в системах здравоохранения. Средняя почасовая заработная плата медсестер, работающих по контракту, резко возросла — на 106 % с 2019 по 2022 год.

Существует ряд способов, с помощью которых работодатели в сфере здравоохранения могут сократить расходы на оплату труда и фонд заработной платы, предлагая при этом достойную зарплату. Проанализируйте выплаты за работу в сверхурочное время и выходные по повышенному тарифу, например оплату труда в двойном и тройном размере, чтобы выявить отделы, которые производят такие выплаты регулярно. Пересмотрите структуру управления и сократите количество должностей там, где это возможно. Таким образом можно не только сэкономить деньги, но и показать рядовым сотрудникам, что к руководству также применяются меры по сокращению расходов. Вероятно, наиболее важно в данном случае по возможности уменьшить зависимость от контрактных сотрудников — выездных медсестер и других временных работников, которые, как правило, получают персональные надбавки, а их замена обходится дорого.

12. Актуальная информация о последних технологиях

Технологии меняют здравоохранение так же, как и любую другую отрасль. Врачи и практикующие медсестры теперь могут дистанционно принимать пациентов, особенно пожилых и сильно заразных, экономя время и повышая безопасность. Истории болезни уже давно оцифрованы, а медицинский персонал может собирать данные (иногда в режиме реального времени) с носимых или встроенных устройств пациентов.

Однако, поскольку медицинские технологии продолжают развиваться, многие медработники не успевают за ними, так как для работы с некоторыми системами необходимо пройти сложное обучение. Отделы по управлению персоналом должны проводить обязательное обучение по новым медицинским системам и помогать сменным работникам находить время на прохождение обучения. Конечно, нанимать специалистов, разбирающихся в технических вопросах, — это хорошо, но в условиях жесткого рынка труда работодатели не всегда могут позволить себе быть разборчивыми.