Что такое адаптация?

Возможно, Вы уже знакомы с наймом и ориентацией сотрудников, а как насчет процесса адаптации сотрудников? Часто в организациях считают, что если ориентация кажется достаточно хорошей, то нет необходимости сосредотачиваться или работать над улучшением процесса адаптации сотрудников. Тем не менее это стоит затраченных усилий, особенно если Вы заинтересованы в том, чтобы сохранить сотрудников, сделать их частью ценностей Вашей компании и работать продуктивно как организация.

О преимуществах адаптации было написано много: о сокращении ручного труда, сокращении времени до выхода в режим продуктивности и повышении удержания сотрудников. Опубликованные данные также подтверждают высокую окупаемость инвестиций: по оценкам UrbanBound британские и американские компании ежегодно тратят 37 миллиардов долларов на удержание непродуктивных сотрудников, которые не понимают своей работы, в то время как 35 % этих компаний, как ни удивительно, тратят 0 долларов на адаптацию.

Эти статистические данные показывают, сколько тратится впустую из-за плохой адаптации или ее отсутствия, однако каковы же отдельные причины для инвестирования в более сложные процессы адаптации? Чем лучше адаптация, тем с большей вероятностью сотрудники увидят преимущества работы в Вашей компании. В конечном итоге это приводит к тому, что сотрудники хотят участвовать и вносить больший вклад в свою работу.

В чем разница между ориентированием и адаптацией?

Различия между ориентацией сотрудников и адаптацией могут показаться незначительными, но это не так. Большинство работодателей предлагают стандартную базовую ориентацию для новых сотрудников, но одного этого недостаточно, чтобы улучшить показатели удержания.

Ориентация предполагает проверку того, что новый сотрудник четко знает дату и время начала работы, назначение рабочего места, ознакомление с правилами управления персоналом (HR) и подготовку необходимых документов. Ориентация обычно длится не более нескольких часов, а в некоторых случаях и нескольких дней. Ориентация минимальна и касается только того, что необходимо новому сотруднику, чтобы понять, что тот должен делать.

Сколько времени занимает процесс адаптации сотрудника?

Адаптация сотрудников — гораздо более масштабный процесс и может длиться до 12 месяцев. Хотя это время может показаться слишком долгим, чтобы тратить его на новых сотрудников, в долгосрочной перспективе это может принести выгоду. Столь длительный период адаптации новых сотрудников позволяет им погрузиться в то, как работает компания. Это погружение происходит в результате обучения и знакомства с ресурсами, которые позволяют сотрудникам понять роль, которую те выполняют в компании, а не просто кадровую политику.

Благодаря масштабному обучению сотрудники лучше справляются со своими обязанностями, что, в свою очередь, помогает повысить удержание и удовлетворенность сотрудников. Каким же образом переход от ориентации к адаптации может иметь столь большое значение? Рассмотрим подробнее процесс адаптации сотрудника.

Оптимальный процесс адаптации сотрудников погружает сотрудников в культуру компании

Многие сотрудники уходят с работы из-за неудовлетворенности и чувства недооцененности руководством. Если для Вашей организации важны поиск лучших талантов, показатели удержания и вовлеченность сотрудников, то Вам, скорее всего, нужен эффективный процесс адаптации.

С решениями для адаптации сотрудников важно, чтобы работодатели рассматривали сотрудников не только как работников, но и как личности. Сюда относится умение прислушаться к новым сотрудникам, понять их трудности и создать у людей ощущение, что их ценят.

Если Вы будете внимательны к тому, что хотят сказать сотрудники, они с большей вероятностью будут в ответ заботиться о том, что «хочет сказать» компания, о ее целях. Это вдохновляет сотрудников больше заботиться о компании, где те работают, и может повысить их вовлеченность во время работы.

Кроме того, процесс адаптации — прекрасное время для установления доверительных отношений с сотрудниками и разъяснения того, что от них ожидается. Также полезно предоставлять информацию о том, что компания может делать для сотрудников. Это может быть упоминание о возможностях продвижения по службе, поощрениях, корпоративных мероприятиях или преимуществах компании.

Если Вы потратите время на то, чтобы показать, что новых сотрудников ценят, не будет риска, что кто-то почувствует себя оставленным в стороне или недооцененным. В конечном итоге это может принести Вашей компании большую пользу.

Преимущества ПО для адаптации

Вовлеченные сотрудники имеют свои преимущества, в том числе более высокое качество и количество выполняемой работы. Вовлечение сотрудников через адаптацию улучшает не только работу самих сотрудников, но также репутацию и баланс Вашей компании. В частности, преимущества адаптации сотрудника следующие:

• Сокращение времени, затрачиваемого на ручные задачи
  Многие компании по-прежнему тратят много времени на ручное выполнение задач по адаптации (сбор, отправка и отслеживание заполненных документов, заведение дел сотрудников и т. д.). Автоматизация и оптимизация процесса адаптации с помощью облачного программного обеспечения сокращают объем ручных операций и расходы.

  Например, один из наших клиентов, система здравоохранения с штатом в 60 000 сотрудников, измерил время, которое команда по адаптации сэкономила на выполнении задач, ранее выполнявшихся вручную, после внедрения компонента адаптации Oracle Human Capital Management. Использование Oracle HCM сократило время адаптации каждого сотрудника более чем на 45 минут. После разбивки этого оцениваемого времени, сэкономленного на одного адаптируемого, в долларах при средней зарплате в 60 000 долларов в год, а также среднем количестве сотрудников в 7000 человек в год, экономия составила более 150 000 долларов в год. Это не только хорошо сказалось на окупаемости инвестиций компании, но и позволило сократить затрачиваемое на адаптацию время, 4000 часов, которые можно использовать для более важных стратегических операций с персоналом.

• Сокращение времени выхода на режим продуктивности
  Хотя на этот показатель влияет множество переменных, сейчас сосредоточимся на двух. Один наш клиент из сферы здравоохранения привел в пример «время до места». Другими словами, как быстро организация может перейти от принятия предложения к первому рабочему дню, чтобы начать обучение и вывести нового сотрудника на продуктивный режим работы?

  Оптимизация и автоматизация действий между принятием предложения и первым рабочим днем, помогли компания вывести новых сотрудников на рабочие места на целую неделю раньше, чем без Oracle HCM Cloud. Как будет выглядеть дополнительная продуктивная неделя в Вашей организации и как это повлияет на Вашу прибыль?

  Другая переменная, влияющая на времени до выхода на режим продуктивности — это переход к действиям до первого рабочего дня или отказ от не связанных с работой действий (заполнение формуляров и т. п.) у новых сотрудников в первый день работы и вместо этого выполнение подобных задач по мере поступления — безбумажная адаптация до первого дня. Таким образом, новый сотрудник может сосредоточиться в первый день на профессиональной подготовке и других более важных мероприятиях, а не на заполнении форм. Если оценить экономию всего одного часа на одного наемного работника и более 7000 новых сотрудников в год, то получим более 7000 часов менее важных занятий на работу, приносящую доход.

• Снижение текучести
  Текучесть — это очевидная статья расходов, которая отрицательно влияет на практический результат. Возвращаясь к нашему клиенту в сфере здравоохранения — данные об удержании как за первые 90 дней, так и за первый год были доступны для периодов до и после внедрения Oracle HCM Cloud. Текучесть новых сотрудников в течение первых 90 дней снизилась с 10,3 % до 8,2 %, а за первый год — с 26,1 % до 22,5 %. Если количественно оценить улучшения за первый год, используя консервативную оценку в 5000 долларов США в качестве стоимости замены работника (во многих исследованиях эта цифра достигает 1,5–2 годового оклада на одного работника), и мы наймем 7000 человек в год, это приведет к экономии более 1 260 000 долларов США.

• Более приятные впечатления нового сотрудника
  Наконец, если адаптацию проводить правильно, она может быть динамичной и увлекательной, а новые сотрудники будут получать положительный опыт. К наиболее веским причинам, почему следует рассмотреть вариант Oracle HCM Cloud Onboarding, относится возможность заполнения больших анкет в электронном виде до первого рабочего дня; более плавный переход к адаптации; устранение избыточности при вводе данных; демонстрация контента, который представляет корпоративную культуру Вашей организации. Как видно из приведенных выше цифр, эти преимущества влияют на окупаемость инвестиций в долгосрочной перспективе.

Последствия высокой текучести персонала

Когда у компании высокая текучесть персонала, это дурной знак. Высокая текучесть кадров часто очень дорого обходится организациям из-за времени и денег, которые приходится тратить на поиск новых сотрудников. Когда менеджеры и сотрудники высшего звена увольняются, это может стоить компании сотни тысяч долларов, на что ни одна организация не хочет тратить деньги.

Эти расходы со временем начинают наносить ущерб производительности компании из-за бесконечного цикла новых сотрудников, которых необходимо обучать. Однако если вскоре после обучения сотрудник оказывается недоволен, то он может уже думать об уходе из компании. Если коллектив состоит в основном из новых и незаинтересованных сотрудников, могут пострадать качество и репутация компании.

Отличный процесс адаптации может решить эту проблему.

Вместо того чтобы постоянно тратить деньги на наем сотрудников, компания может инвестировать средства в адаптацию. Адаптация дешевле и в долгосрочной перспективе может сэкономить деньги компании.

Адаптация лучших практик

Важно понимать, что каждый новый сотрудник имеет свой потенциал. Игнорируя этот потенциал, Ваша компания может понести дорогостоящие и ненужные убытки. Однако если Вы оцените этот потенциал по достоинству, то компания и сотрудники могут добиться большого успеха.

Все начинается с приветствия нового сотрудника. Приветствие нового сотрудника в команде помогает человеку меньше нервничать и чувствовать себя более комфортно. Они также с большей вероятностью будут готовы разговаривать и задавать вопросы.

После обучения нового сотрудника в течение некоторого времени руководителю важно побеседовать с сотрудником с глазу на глаз. Это возможность для руководителя проверить работу, которую сотрудник уже сделал, и дать конструктивный отзыв.

Обратная связь важна для новых сотрудников, поскольку помогает понять, что делается правильно, а что нет. Кроме того, это дает цель — что-то, в чем можно совершенствоваться.

Важно, чтобы эти встречи для обратной связи проводились регулярно, например раз в месяц. Это показывает сотруднику, что его поддерживают и не бросают одного. Такие встречи с обратной связью также важны для компании, поскольку позволяют оценить, насколько хорошо новые сотрудники справляются со своей работой.

Адаптация: развитие карьеры и возможности

Даже если следовать всем вышеперечисленным методам адаптации, сотрудники все равно могут оказаться недовольными через несколько месяцев работы. С чем это может быть связано? Часто такое происходит из-за того, что сотрудники чувствуют застой в работе и не могут развивать карьеру.

Обсуждение карьерных возможностей с новыми сотрудниками даст им что-то, к чему можно стремиться. Когда сотрудникам есть чего ждать, они часто работают усерднее, чтобы достичь поставленных целей. В целом это отлично сказывается на показателях работы и вовлеченности сотрудника.