Что такое система планирования и учета рабочего времени (Workforce Management, WFM)?

Эффективное управление персоналом включает все действия, необходимые для поддержания продуктивного и рентабельного коллектива. Сюда относятся все задачи и процессы, связанные с эффективным кадровым обеспечением проектов и позволяющие обеспечить наличие нужного сочетания рабочей силы — в нужное время и по нужной цене. Оно также включает в себя автоматизацию учета рабочего времени для всех сотрудников (в том числе внештатных и почасовых) и управление отсутствиями и отпусками с учетом регионального трудового законодательства и требований к отчетности.

Предоставляя интегрированные средства, идущие дальше традиционных действий по соблюдению требований и автоматизации, HR-команды могут начать приносить пользу остальной компании на более стратегическом уровне. По мере того как компании и работодатели начали автоматизировать отслеживание рабочего времени, также стали чаще использовать моделирование труда и аналитику в реальном времени. Ведущие современные HR-системы — это не набор разрозненных инструментов и устаревших информационных систем, а стратегические, взаимосвязанные и интегрированные системы, отвечающие требованиям современных цифровых предприятий.

Компоненты решения WFM

В состав типичного решения WFM будут входить функции, помогающие отслеживать время и трудозатраты, планировать работников и управлять отсутствиями. В дополнение к этим основным процессам решения по управлению персоналом могут быть расширены за счет включения функций охраны труда и техники безопасности.

Управление временем

Система тайм-менеджмента обеспечивает прозрачность и контроль над самым дорогостоящим и ценным ресурсом — людьми. Кроме того, обеспечивается соблюдение трудового законодательства или соглашений с профсоюзами.

Управление временем (3:54)

Управление отсутствиями

Приложение, позволяющее управлять отсутствиями сотрудников и соблюдать глобальные правила для отпусков. Приложение для управления отсутствиями дает возможность уменьшить последствия, связанные с невыходом на работу, например увеличение затрат и рисков, а также снижение производительности.

Управление отсутствием на рабочем месте (4:06)

Здоровье и безопасность сотрудников

Это приложение позволяет организациям легко и эффективно обрабатывать инциденты, связанные с охраной окружающей среды и безопасностью. Так повышается общая безопасность в Вашей компании за счет упрощения и автоматизации всего процесса, включая отчетность, сбор важной информации и выявление основных причин инцидентов.

Здоровье и безопасность сотрудников (4:16)

Каковы проблемы традиционных решений для управления персоналом?

Каждая компания уникальна, у каждой свои непростые задачи. Решение по управлению персоналом должно учитывать эти моменты. Вот некоторые из наиболее распространенных проблем управления персоналом (WFM):

Контроль времени

Контроль времени влияет практически на каждого сотрудника организации. Одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются клиенты в своих нынешних нишевых системах учета рабочего времени и труда, является задержка или отсутствие целостности данных, поступающих из их основной системы управления персоналом. Традиционно отслеживание времени было процессом запутанным, медленным и подверженным ошибкам, а это может приводить к излишним затратам на заработную плату и дополнительной административной нагрузке. Еще хуже сказывается на настроениях сотрудников неточный расчет заработной платы. Ни одна компания не хочет оказаться в суде или заработать плохую репутацию из-за неправильных выплат своим сотрудникам или несоблюдения законодательства.

Представленные работники

Представленные работники обычно получают значительно более высокую заработную плату и лучшие льготы, чем непредставленные. Соблюдение этих правил может быть очень сложным для некоторых организаций из-за сложности правил в отношении трудового стажа, пребывания в должности, соответствия требованиям, льгот, отсутствий и прав на выплаты. Управление правилами контрактов может стать затруднительным без комплексного решения по управлению персоналом.

Представленные сотрудники (4:11)

Система управления отсутствиями

Отсутствие надежной системы управления отсутствиями может приводить к увеличению затрат и рисков, а также к снижению производительности. Организациям необходимо учитывать разнообразные и сложные требования, возникающие в ходе управления политиками отсутствия по всему миру. В системах управления отсутствием часто возникают проблемы из-за уникальных правил и пользовательских интерфейсов, требуемых в разных странах и регионах.

Многим организациям весьма сложно своевременно получать уведомления об инцидентах в области охраны труда и здоровья. Рабочие не знают или не уверены в том, следует ли уведомлять организацию о предаварийных или небезопасных условиях. Многим организациям не хватает простых, интуитивно понятных инструментов, которые стимулируют подачу отчетности и сводят к минимуму помехи сотрудникам сообщать о прошлых или потенциальных инцидентах. В конечном счете организации несут ответственность за политику в области охраны труда и техники безопасности, поэтому в их интересах внедрять современные и эффективные процессы управления охраной труда и техникой безопасности.

Главные 10 преимуществ управления персоналом

1. Автоматическое отслеживание посещаемости

Программное обеспечение для управления персоналом автоматизирует отслеживание посещаемости, повышая точность данных и сокращая количество ошибок в платежной ведомости. С комплексным решением по управлению персоналом организации могут предлагать различным типам работников простой и интуитивно понятный способ точного учета отработанного времени и отсутствий в режиме реального времени.

2. Повышение производительности труда

Система управления персоналом сокращает выполняемые вручную процессы и позволяет лучше управлять полным набором правил, регулирующих время и посещаемость. Благодаря повышению прозрачности в отношении отработанных часов, наличия доступных работников и инцидентов, связанных с безопасностью, общая производительность труда повышается и менеджеры могут гарантировать, что потребности в персонале удовлетворяются, а также быстро реагировать на изменения.

3. Повышение безопасности рабочей среды

Система управления персоналом может помочь в продвижении культуры безопасности и соблюдения требований, способствуя более эффективной работе с инцидентами в области охраны труда и здоровья. Оптимизация и автоматизация протоколов охраны труда и здоровья — от сообщения об инцидентах до сбора важной информации — позволяет организации гарантировать точность информации и стимулировать сотрудников сообщать о проблемах со здоровьем и безопасностью.

4. Сокращение расходов

По мере повышения производительности коллектива затраты на управление персоналом могут снижаться благодаря упорядоченности процессов, что означает сокращение времени, затрачиваемого на административные задачи. Наличие информации о доступности сотрудников и запланированных часах обеспечивает точность и достоверность данных по отработанному времени и отсутствия, что сокращает расходы на персонал, связанные с такими факторами, как дополнительные сверхурочные или перерасходы труда.

5. Вовлечение сотрудников

Инструменты управления персоналом могут повышать вовлеченность сотрудников, помогая сотрудникам чувствовать себя более продуктивными в своей работе и достигать лучшего баланса между работой и личной жизнью за счет большей гибкости планирования. Собирая настроения сотрудников в данный момент и используя их отзывы и предпочтения, чтобы влиять на функции управления персоналом, например планирование, организации также могут предоставлять сотрудникам больше возможностей высказываться и действовать.

6. Гибкое планирование

Многие организации изо всех сил пытаются управлять графиками сотрудников, в частности приводить рабочие навыки в соответствие с требованиями бизнеса, чтобы получить максимальную производительность и свести затраты к минимуму. Решения для управления персоналом предлагают инструменты, позволяющие менеджерам создавать графики, согласующие рабочую силу с ожидаемыми (прогнозируемыми) потребностями, а сотрудникам предоставляют свободу управлять своим графиком с помощью инструментов самообслуживания.

7. Безопасность

В некоторых решениях по управлению персоналом используются устройства сбора биометрических данных (например, сканеры отпечатков пальцев) для регистрации прихода и ухода сотрудников, что помогает исключить практику, когда один работник отмечается за другого. Кроме того, доступ к веб-часам на основе местоположения может гарантировать, что работники отсчитывают время только там, где должны работать. Безопасные системы управления персоналом также имеют встроенное машинное обучение, которое отслеживает подозрительную активность и аномалии в данных управления персоналом, что помогает предотвращать ошибки или мошеннические транзакции, нацеленные на заработную плату.

8. Бизнес-информация

Предприятия могут принимать более эффективные бизнес-решения на будущее благодаря централизованным данным организации и отдела в единой системе управления персоналом. Инструменты управления персоналом позволяют организациям отслеживать общую производительность компании с помощью отчетов в режиме реального времени.

9. Доступ из любого места

Решения для управления персоналом позволяют организациям встречать сотрудников там, где те находятся, чтобы помогать им работать более эффективно. Доступ из любого места позволяет сотрудникам быстро и легко выполнять задачи со своих мобильных устройств, в том числе учет прихода и ухода, передачу смен, запрос отгулов и доступ к такой информации, как платежные ведомости и налоговые формы.

10. Меньше ошибок

Системы управления персоналом сводят к минимуму человеческие ошибки благодаря автоматизированным функциям учета рабочего времени и посещаемости. Автоматизация обеспечивает точность, устраняя ошибки при вводе данных, вносимые через средства самообслуживания для отчетов по рабочему времени. Например, используя роботизированную автоматизацию процессов, интеллектуальная система может следить за ретроактивными изменениями, способными повлиять на то, как должно было рассчитываться время сотрудника, а затем может автоматически пересчитывать время сотрудника и автоматически отправлять корректировки в платежную ведомость. Интеллектуальные оповещения о соблюдении требований также могут помочь обеспечить точную регистрацию времени сотрудников и соблюдение ими соответствующего графика работы.

Каковы функции решения для управления персоналом?

Ключевые соображения для выбора оптимального решения для управления персоналом

Для успешного внедрения решений по управлению персоналом в организациях должны уметь применять следующие лучшие практики:

Сделайте так, чтобы сотрудникам было проще работать

Предоставьте возможность самостоятельно вводить время и управлять временем на устройствах, которыми пользуются сотрудники. Сократите количество ошибок и освободите сотрудников отдела кадров, предоставив им возможность вводить данные о своем рабочем времени и посещаемости с помощью карт учета рабочего времени или других пользовательских процессов самообслуживания. Простой ввод времени с учетом мобильных устройств или цифровой помощник для ввода времени и отсутствия позволяют сотрудникам быстро и легко регистрировать отработанное время. Хорошее решение для управления отпусками обеспечивает полный контроль над определением правил и политик, регулирующих невыход на работу в организациях. Быстро настройте длительность периода, соответствие требованием, начисление, определения прав и спецификации платежей для создания планов отсутствия. Наконец настройте проверки отсутствия, правила переноса, административные задачи и внешний вид интерфейса для создания типов отсутствия.

Упрощение работы менеджеров и кадровиков

Современные, гибкие решения для управления рабочим временем и отсутствием можно настроить в соответствии с потребностями бизнеса и персонала, чтобы менеджеры могли уменьшить влияние незапланированных отсутствий и управлять временем с помощью исключений. Предупреждения о соответствии предотвращают потенциальные нарушения до того, как те реально происходят. Чтобы ускорить процесс уведомления, их можно отправлять текстовыми сообщениями. Настраиваемый механизм правил и шаблоны позволяют менеджерам создавать табели учета рабочего времени индивидуально для каждого работника, без привлечения ИТ-отдела.

Упростите соединение данных о сотрудников на предприятии

Система времени и оплаты труда сама по себе предлагает множество преимуществ, однако, когда она интегрирована с планированием, расчетом заработной платы, главной бухгалтерской книгой, управлением проектами и основными системами управления персоналом, преимущества резко возрастают. Действительно, в организациях, где учет времени и посещаемости интегрирован с платежной ведомостью, количество ошибок при обработке платежной ведомости уменьшается и количество ошибок в отслеживании рабочего времени уменьшается. Обеспечение тесной интеграции с системой управления ведомостью и временем. Используя данные из платежной ведомости, времени и оплаты труда, а также основных HCM-систем, надежное решение для управления отпусками связывает точки между изменениями в отпусках и расчетами заработной платы. Сотрудники могут планировать свое отсутствие через средства самообслуживания или непосредственно в карточке учета рабочего времени. В любом случае результат один: полная видимость времени и управление уходом.

Будущее управление персоналом

Меняющиеся рынки, ужесточение нормативно-правовой базы и все более разнообразная и рассредоточенная рабочая сила сделали работу по управлению персоналом более сложной и важной. Без интегрированной технологии управления персоналом итоговые показатели организаций будут страдать, поскольку не будет доступа к стратегической информации, необходимой для понимания, где нужны изменения, а также для приведения работы с кадрами в соответствие с бизнес-целями.

Эффективное управление персоналом включает в себя управление временем и оплатой труда, управление отсутствием, охрану труда и технику безопасности — и полностью интегрировано с расчетом заработной платы и другими основными функциями управления персоналом и финансовыми данными, — чтобы обеспечить точность, простоту и понимание некогда обременительной задачи. Результатом является вовлеченный, продуктивный и связанный коллектив, стремящийся внести свой вклад в успех организации.